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Extrair dados de campo do documento assinado e atualizar a planilha do Excel

 

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Crie um fluxo do Power Automate que extraia automaticamente os dados de campos de formulário de um contrato concluído e preencha os dados em um documento online do Excel.

Visão geral

Este modelo automatiza a extração de dados de campos de formulário de um contrato assinado no Acrobat Sign e atualiza uma planilha online do Excel com as informações extraídas. Quando um fluxo de trabalho do contrato é concluído no Acrobat Sign, o modelo recupera o documento assinado, extrai os dados dos campos de formulário e atualiza a planilha do Excel especificada com os dados extraídos.

Um contrato é considerado concluído quando todos os destinatários definidos pelo contrato concluem suas atividades designadas (assinar, aprovar, preencher o formulário, etc.) para o formulário web.

Exemplos de casos de uso

  • Vendas: extraia dados de contratos assinados, como nomes de clientes, informações de contato e valor da compra, a fim de gerar relatórios sobre o desempenho das vendas.
  • Satisfação de clientes: extraia dados de pesquisas assinadas, como avaliações de satisfação de cliente, feedbacks e sugestões para melhorar os produtos e serviços da empresa.
  • Recursos humanos: extraia dados de revisões de desempenho assinadas, como a avaliação de desempenho, metas e realizações de funcionários(as), para monitorar seu desempenho.

Pré-requisitos

  • Requer uma conta online válida do Excel e do OneDrive for Business.
  • A pasta de trabalho de destino deve estar no OneDrive antes de executar o fluxo.

Ativação do fluxo

  1. Navegue até Fluxos de trabalho > Power Automate > Criar fluxo de trabalho.

    Etapas da navegação para a página Criar fluxo de trabalho do Power Automate.

  2. Na página “O que deseja automatizar hoje?”, digite Extrair na barra de pesquisa.

  3. Selecione Iniciar no fluxo de trabalho que deseja habilitar.

    A página Criar fluxo de trabalho mostrando os resultados da pesquisa e o botão Iniciar realçado

  4. A página Criar um fluxo é carregada e mostra:

    • O nome do fluxo editável. Esse é o mesmo nome do modelo original, que pode ser editado.
    • Os conectores necessários para a conclusão do fluxo. 
      • conector é um wrapper do código da API que fornece uma interface intuitiva para coletar as informações obrigatórias para autenticar cada serviço necessário e personalizar o fluxo de acordo com as necessidades de um usuário específico. É necessário estabelecer a conexão autenticada primeiro. Será solicitado qualquer informação necessária exigida pelo conector em uma etapa posterior.
      • Para autenticar um conector, selecione os três pontos ao lado do conector. Um painel de autenticação para o serviço (aplicativo) será exibido onde as credenciais de usuário poderão ser inseridas.
        Após ser autenticado com sucesso, uma conexão persistente é estabelecida entre o serviço e o Power Automate.
        Uma marca de verificação verde ao lado dos três pontos indica que há uma conexão autenticada.

    Autentique cada conector na seção Fazer logon.

  5. Selecione Avançar quando todos os conectores estiverem autenticados.

    O Power Automate entre o Acrobat Sign e o Excel, com o painel de autenticação exposto

  6. A página é atualizada para exibir os campos necessários dos Conectores.

    Esse fluxo requer:

    • Local do Excel Online: selecione o local de armazenamento do arquivo na lista suspensa. 
    • Biblioteca de documentos do Excel Online: selecione uma biblioteca de documentos na lista suspensa.
    • Arquivo do Excel Online: selecione na lista suspensa o arquivo individual do Excel a ser atualizado. Talvez seja necessário navegar pela estrutura do arquivo dependendo de como ele foi projetado.

     

    A página Criar um fluxo mostrando os campos necessários para configurar os Conectores.

    Selecionar Editar no modo avançado abrirá a exibição detalhada dos conectores e todos os campos disponíveis que podem ser usados para ajustar o fluxo.

    Somente usuários(as) com um grande conhecimento do Power Automate devem usar a edição avançada.

    A exibição de edição avançada mostrando cinco conectores

  7. Selecione Criar fluxo quando todos os valores de campo obrigatórios forem fornecidos.

    A criação do fluxo pode levar alguns segundos. Uma vez concluído, a página de gerenciamento do fluxo será exibida. 

    Página de gerenciamento do fluxo.

    Observação:

    Os fluxos são criados com um status “habilitado”. Se não quiser manter o fluxo ativo, selecione a opção Desativar na barra de ações superior.

Uso do modelo

Este modelo é acionado por um evento (quando o status de um contrato é atualizado para “concluído”).

Quando configurado e habilitado corretamente, o fluxo é executado automaticamente sempre que o evento de acionamento ocorrer. Nenhuma interação do(a) usuário(a) é necessária.

O fluxo continuará a ser executado até ser desabilitado, desde que a conta do Power Automate do cliente tenha transações disponíveis (seja por meio dos direitos incluídos na integração ou pelo volume adquirido diretamente da Microsoft).

Teste do modelo

Depois de fornecer os detalhes necessários no modelo de fluxo, certifique-se de selecionar o botão Criar fluxo para habilitá-lo para uso. Quando o fluxo estiver habilitado, você já poderá testar.

  1. Verifique sua planilha do Excel para identificar se os dados do contrato foram adicionados.

Solução de erros comuns

  • Às vezes, o fluxo não é acionado após a conclusão do contrato de fluxo de trabalho.

    Nesses casos, verifique se são exibidos erros de acionamento (com mensagens) na página de detalhes e corrija-os.

  • Configuração do conector: às vezes, quando há mais de uma conta do OneDrive Business, a sessão atual pode ser iniciada com uma conta diferente.

    Como resultado, o arquivo não estará disponível na conta real. Nesses casos, verifique se você está conectado à conta correta

  • Fornecer um caminho de pasta incorreto pode resultar em falhas no fluxo.

    Por exemplo, /Apps/TestFiles/ resultaria em um erro se TestFiles ou Apps não existissem.

    É sempre mais seguro navegar pelo caminho disponível na lista suspensa.

  • Permissões: verifique se o Adobe Acrobat Sign tem as permissões corretas para acessar a pasta do OneDrive. Caso contrário, não será possível salvar o documento no local mencionado.

    Normalmente, uma marca de verificação verde no lado direito de um conector é um bom indicador de que ele está configurado como esperado. Qualquer erro será exibido com um ponto de exclamação. Clique nele para obter mais informações.

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