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Configurar a função de testemunha eletrônica para destinatários

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Guia do Adobe Acrobat Sign

Novidades

  1. Notas de pré-lançamento
  2. Notas de versão
  3. Notificações importantes

Introdução

  1. Guia de início rápido para admins
  2. Guia de início rápido para usuários
  3. Para desenvolvedores(as)
  4. Biblioteca de tutoriais em vídeo
  5. Perguntas frequentes

Administrar

  1. Visão geral do Admin Console
  2. Gerenciamento de usuários
    1. Adicionar usuários
      1. Adicionar um usuário
      2. Adicionar usuários em massa
      3. Adicionar usuários do diretório
      4. Adicionar usuários do MS Azure Active Directory
    2. Criar usuários focados em funções
      1. Contas técnicas - Orientadas por API
      2. Contas de serviço - Orientadas manualmente
    3. Verificar usuários com erros de provisionamento
    4. Alterar nome/endereço de email
    5. Editar a associação de grupo de um usuário
    6. Editar a associação de grupo de usuários por meio da interface de grupo
    7. Promover um usuário a uma função de admin
    8. Tipos de identidade de usuário e logon único
    9. Alternar identidade de usuário
    10. Autenticar usuários com o MS Azure
    11. Autenticar usuários com a federação do Google
    12. Perfis de produto
    13. Experiência de logon 
  3. Configurações de conta/grupo
    1. Visão geral das configurações
    2. Configurações globais
      1. Nível de conta e ID
      2. Nova experiência para destinatários
      3. Fluxos de trabalho de autoassinatura
      4. Envio em massa
      5. Formulários web
      6. Fluxos de trabalho de envio personalizados
      7. Fluxos de trabalho do Power Automate
      8. Documentos da biblioteca
      9. Coletar dados de formulário com contratos
      10. Visibilidade de documento limitada
      11. Anexar uma cópia em PDF do contrato assinado 
      12. Incluir um link no email
      13. Incluir uma imagem no email
      14. Arquivos anexados a emails receberão o nome
      15. Anexar relatórios de auditoria a documentos
      16. Mesclar vários documentos em um
      17. Baixar documentos individuais
      18. Fazer upload de um documento assinado
      19. Delegação para usuários da minha conta
      20. Permitir que destinatários externos deleguem
      21. Autoridade para assinar
      22. Autoridade para enviar
      23. Autoridade para adicionar selos eletrônicos
      24. Definir um fuso horário padrão
      25. Definir um formato de data padrão
      26. Usuários em vários grupos (UMG)
        1. Atualizar para usar o UMG
      27. Permissões de admin de grupo
      28. Substituir destinatário
      29. Relatório de auditoria
        1. Visão geral
        2. Permitir acesso não autenticado na página de verificação de transação
        3. Incluir lembretes
        4. Incluir eventos de exibição
        5. Incluir contagem de páginas e anexos do contrato
      30. Rodapé da transação
      31. Mensagens e orientações nos produtos
      32. PDFs acessíveis
      33. Nova experiência de criação
      34. Cliente do setor de saúde
    3. Configuração da conta
      1. Adicionar logotipo
      2. Personalizar nome do host e URL da empresa    
      3. Adicionar nome da empresa
      4. Redirecionamento de URL pós-conclusão de contrato
    4. Preferências de assinatura
      1. Assinaturas bem formatadas
      2. Permitir que destinatários assinem por
      3. Permitir que signatários alterem seus nomes
      4. Permitir que os destinatários usem a assinatura salva
      5. Divulgação do cliente e Termos de uso personalizados
      6. Navegar pelos destinatários em campos de formulário
      7. Reiniciar fluxo de trabalho do contrato
      8. Recusar-se a assinar
      9. Permitir fluxos de trabalho de carimbo
      10. Exigir que signatários informem o cargo ou empresa
      11. Permitir que os signatários imprimam e insiram uma assinatura manuscrita
      12. Mostrar mensagens ao assinar eletronicamente
      13. Exigir que signatários usem um dispositivo móvel para criar assinaturas
      14. Solicitar endereço IP dos signatários
      15. Excluir o nome da empresa e o cargo dos carimbos de participação
    5. Assinaturas digitais
      1. Visão geral
      2. Baixar e assinar com o Acrobat
      3. Assinar com assinaturas em nuvem
      4. Incluir metadados para provedores de identidade
      5. Provedores de assinatura em nuvem restritos
    6. Selos eletrônicos
    7. Identidade digital
      1. Gateway de identidade digital
      2. Política de verificação de identidade
    8. Configurações de relatório
      1. Nova experiência de relatório
      2. Configurações clássicas de relatório
    9. Configurações de segurança
      1. Configurações de logon único
      2. Configurações de lembrete pessoal
      3. Política de senha de logon
      4. Nível de segurança da senha de logon
      5. Duração da sessão da Web
      6. Tipo de criptografia PDF
      7. API
      8. Acesso às informações de usuários e grupos
      9. Intervalos de IP permitidos
      10. Compartilhamento de conta
      11. Permissões de compartilhamento da conta
      12. Controles de compartilhamento de contrato
      13. Verificação de identidade de signatário
      14. Senha de assinatura do contrato
      15. Nível de segurança da senha do documento
      16. Bloquear signatários por geolocalização
      17. Autenticação por telefone
      18. Autenticação baseada em conhecimento (KBA)
      19. Permitir extração de página
      20. Validade do link do documento
      21. Fazer upload de um certificado de cliente para webhooks e retornos de chamada
      22. Carimbo de data e hora
    10. Configurações de envio
      1. Mostrar a página Enviar após o logon
      2. Solicitar nome do destinatário ao enviar
      3. Bloquear valores de nome para usuários conhecidos
      4. Funções de destinatário permitidas
      5. Permitir testemunhas eletrônicas
      6. Grupos de destinatários
      7. CCs
      8. Acesso ao contrato do destinatário
      9. Campos obrigatórios
      10. Anexar documentos
      11. Compactar campo
      12. Modificar contratos
      13. Nome do contrato
      14. Idiomas
      15. Mensagens privadas
      16. Tipos de assinatura permitidos
      17. Lembretes
      18. Proteção com senha de documentos assinados
      19. Enviar notificação de contrato por meio de
      20. Opções de identificação do signatário
        1. Visão geral
        2. Senha de assinatura
        3. Senha de uso único por email
        4. Autenticação do Acrobat Sign
        5. Autenticação por telefone
        6. Assinatura digital baseada na nuvem
        7. Autenticação baseada em conhecimento
        8. Documento de identidade
        9. Relatórios de identidade do signatário
      21. Proteção de conteúdo
      22. Habilitar transações da Notarize
      23. Expiração do documento
      24. Visualizar, posicionar assinaturas e adicionar campos
      25. Ordem de assinatura
      26. Liquid Mode
      27. Controles de fluxo de trabalho personalizados
      28. Opções de upload para a página de assinatura eletrônica
      29. URL de redirecionamento para confirmação pós-assinatura
    11. Modelos de mensagem
    12. Configurações de Bio-Pharma
      1. Visão geral
      2. Autenticação de identidade aplicada
      3. Motivos para assinar
    13. Integração de fluxo de trabalho
    14. Configurações de autenticação
    15. Integração de pagamento
    16. Mensagens para signatários
    17. Configurações de SAML
      1. Configuração de SAML
      2. Instalar o serviço de federação do Microsoft Active Directory.
      3. Instalar Okta
      4. Instalar OneLogin
      5. Instalar a federação de identidade da Oracle
    18. Governança de dados
    19. Configurações de carimbo de data e hora
    20. Arquivo externo
    21. Idiomas da conta
    22. Configurações de email
      1. Imagens de cabeçalho e rodapé do email
      2. Permitir rodapés de email de usuário individual
      3. Personalizar o email de solicitação de assinatura
      4. Personalizar os campos Para e CC
      5. Habilitar notificações sem link
      6. Personalizar modelos de email
    23. Migração de echosign.com para adobesign.com
    24. Opções de configuração para destinatários
  4. Orientações com respeito aos requisitos normativos
    1. Acessibilidade
      1. Conformidade de acessibilidade
      2. Criar formulários acessíveis com o Acrobat para desktop
      3. Criar Acroforms acessíveis
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. Visão geral do GDPR
      2. Redigir um usuário
      3. Redigir contratos de um usuário    
    4. 21 CFR parte 11 e EudraLex anexo 11
      1. Pacote de validação do 21 CRF parte 11
      2. Manual EudraLex, anexo 11 e 21 CFR
      3. Análise das responsabilidades compartilhadas
    5. Clientes do setor de saúde
    6. Suporte a IVES
    7. “Armazenamento” de contratos
    8. Considerações para a UE e Reino Unido
      1. Transações transfronteiriças da UE/Reino Unido e eIDAS
      2. Requisitos HMLR para escrituras assinadas eletronicamente
      3. O impacto do Brexit nas leis de assinatura eletrônica do Reino Unido
  5. Baixar contratos em massa
  6. Reivindicar um domínio 
  7. Links para denunciar abuso

Enviar, assinar e gerenciar contratos

  1. Opções do destinatário
    1. Cancelar um lembrete de email
    2. Opções na página de assinatura eletrônica
      1. Visão geral da página de assinatura eletrônica
      2. Abrir para ler o contrato sem campos
      3. Recusar-se a assinar um contrato
      4. Delegar autoridade de assinatura
      5. Reiniciar o contrato
      6. Baixar um PDF do contrato
      7. Exibir o histórico do contrato
      8. Exibir as mensagens do contrato
      9. Converter de uma assinatura eletrônica para uma assinatura manuscrita
      10. Converter de uma assinatura manuscrita para uma assinatura eletrônica 
      11. Navegar pelos campos do formulário
      12. Limpar os dados dos campos de formulário
      13. Ampliação e navegação da página de assinatura eletrônica
      14. Alterar o idioma usado nas ferramentas e informações do contrato
      15. Revisar os Avisos legais
      16. Ajustar as preferências de cookies do Acrobat Sign
  2. Enviar contratos  
    1. Visão geral da página Enviar
    2. Enviar um contrato somente para você
    3. Enviar um contrato para outras pessoas
    4. Assinaturas manuscritas
    5. Ordem de assinatura dos destinatários
    6. Envio em massa
      1. Visão geral do recurso de Envio em massa
      2. Enviar em massa: configurar um modelo principal
      3. Envio em massa: configurar um arquivo CSV
      4. Cancelar uma transação de Envio em massa
      5. Adicionar lembretes de Envio em massa
      6. Relatórios de Envio em massa
  3. Criar campos em documentos
    1. Ambiente de criação no aplicativo
      1. Detecção automática de campo
      2. Arrastar e soltar campos usando o ambiente de criação
      3. Atribuir campos de formulário aos destinatários
      4. Função de preenchimento prévio
      5. Aplicar campos com um modelo de campo reutilizável
      6. Transferir campos para um novo modelo de biblioteca
      7. Ambiente de criação atualizado ao enviar contratos
    2. Criar formulários e tags de texto
    3. Criar formulários usando o Acrobat (Acroforms)
      1. Criação do Acroform
      2. Criar PDFs acessíveis
    4. Campos
      1. Tipos de campo
        1. Tipos de campo comuns
        2. Imagens incorporadas
        3. Imagens do carimbo
      2. Aparência do conteúdo do campo
      3. Validações de campo
      4. Valores de campos ocultos
      5. Definir condições para mostrar e ocultar
      6. Campos calculados 
    5. Perguntas frequentes sobre criação
  4. Assinar contratos
    1. Assinar contratos enviados a você
    2. Preencher e assinar
    3. Autoassinatura
  5. Gerenciar contratos
    1. Visão geral da página Gerenciar
    2. Delegar contratos
    3. Substituir destinatários
    4. Limitar a visibilidade do documento 
    5. Cancelar um contrato 
    6. Criar novos lembretes
    7. Revisar lembretes
    8. Cancelar um lembrete
    9. Acessar fluxos do Power Automate
    10. Mais ações...
      1. Como a pesquisa funciona
      2. Visualizar um contrato
      3. Criação de um modelo a partir de um contrato
      4. Ocultar ou reexibir contratos
      5. Fazer upload de um contrato assinado
      6. Modificar os arquivos e campos de um contrato enviado
      7. Editar o método de autenticação de um destinatário
      8. Adicionar ou modificar uma data de expiração
      9. Adicionar uma nota ao contrato
      10. Compartilhar um contrato individual
      11. Deixar de compartilhar um contrato
      12. Baixar um contrato individual
      13. Baixar os arquivos individuais de um contrato
      14. Baixar o relatório de auditoria de um contrato
      15. Baixar o conteúdo dos campos de um contrato
  6. Relatório de auditoria
  7. Relatórios e exportações de dados
    1. Visão geral
    2. Conceder aos usuários acesso aos relatórios
    3. Gráficos de relatório
      1. Criar novo relatório
      2. Relatórios de contrato
      3. Relatórios de transação
      4. Relatório de atividades de configuração
      5. Editar um relatório
    4. Exportações de dados 
      1. Criar uma nova exportação de dados
      2. Exportação de dados do Formulário web
      3. Editar uma exportação de dados
      4. Atualizar o conteúdo da exportação de dados
      5. Baixar a exportação de dados
    5. Renomear um relatório ou exportação
    6. Duplicar um relatório ou exportação
    7. Agendar um relatório ou exportação
    8. Excluir um relatório ou exportação
    9. Verificar o uso de transações

Recursos e fluxos de trabalho avançados de contratos

  1. Formulários web 
    1. Criar um formulário web
    2. Editar um formulário web
    3. Desabilitar ou habilitar um formulário web
    4. Ocultar ou reexibir um formulário web
    5. Localizar o URL ou o código de script 
    6. Preencher campos de formulário web com parâmetros de URL
    7. Salvar um formulário web para concluir mais tarde
    8. Redimensionar um formulário web
  2. Modelos reutilizáveis (modelos de biblioteca) 
    1. Formulários do governo dos EUA na biblioteca do Acrobat Sign
    2. Criar um modelo de biblioteca
    3. Alterar o nome de um modelo de biblioteca
    4. Alterar o tipo de um modelo de biblioteca
    5. Alterar o nível de permissão de um modelo de biblioteca
    6. Copiar, editar e salvar um modelo compartilhado
    7. Baixar os dados de campo agregado de um modelo de biblioteca
  3. Transferir a propriedade de formulários web e modelos de biblioteca
  4. Fluxos de trabalho do Power Automate 
    1. Visão geral da integração com o Power Automate e direitos incluídos
    2. Habilitar a integração do Power Automate
    3. Ações no contexto da página Gerenciar
    4. Acompanhamento do uso do Power Automate
    5. Criar um novo fluxo (exemplos)
    6. Acionadores usados para fluxos
    7. Importação de fluxos de fora do Acrobat Sign
    8. Gerenciar fluxos
    9. Editar fluxos
    10. Compartilhar fluxos
    11. Desabilitar ou habilitar fluxos
    12. Excluir fluxos
    13. Modelos úteis
      1. Somente admins
        1. Salvar todos os documentos concluídos no SharePoint
        2. Salvar todos os documentos concluídos no OneDrive for Business
        3. Salvar todos os documentos concluídos no Google Drive
        4. Salvar todos os documentos concluídos no Dropbox
        5. Salvar todos os documentos concluídos no Box
      2. Arquivar o contrato
        1. Salvar seus documentos concluídos no SharePoint
        2. Salvar seus documentos concluídos no OneDrive for Business
        3. Salvar seus documentos concluídos no Google Drive
        4. Salvar seus documentos concluídos no Dropbox
        5. Salvar seus documentos concluídos no Box
      3. Arquivar o contrato de formulário web
        1. Salvar documentos de formulários web concluídos na biblioteca do SharePoint
        2. Salvar documentos de formulários web concluídos no OneDrive for Business
        3. Salvar documentos concluídos no Google Drive
        4. Salvar documentos de formulários web concluídos no Box
      4. Extração de dados do contrato
        1. Extraia dados de campos de formulário do documento assinado e atualize a planilha do Excel
      5. Notificações de contrato
        1. Enviar notificações personalizadas por email com o conteúdo do contrato e o contrato assinado
        2. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign em um canal do Teams
        3. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign no Slack
        4. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign no Webex
      6. Geração de contrato
        1. Gerar documento a partir de um modelo do Word e formulário do Power App, e enviar para assinatura
        2. Gere um contrato a partir de um modelo do Word no OneDrive e obter a assinatura
        3. Gerar contrato para a linha selecionada do Excel e enviar para revisão e assinatura
  5. Fluxos de trabalho de envio personalizados
    1. Visão geral do fluxo de trabalho de envio personalizado
    2. Criar um novo fluxo de trabalho de envio
    3. Editar um fluxo de trabalho de envio
    4. Ativar ou desativar um fluxo de trabalho de envio
    5. Enviar um contrato com um fluxo de trabalho de envio
  6. Compartilhar usuários e contratos
    1. Compartilhar um usuário
    2. Compartilhar contratos

Integrar a outros produtos

  1.  Visão geral das integrações do Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign para Salesforce
  3. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
    2. Acrobat Sign para Outlook
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign para Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps e Power Automate
    6. Conector do Acrobat Sign para Microsoft Search
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
  4. Outras integrações
    1. Acrobat Sign para ServiceNow
    2. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign para Workday
    5. Acrobat Sign para NetSuite
    6. Acrobat Sign para VeevaVault
    7. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
  5. Integrações gerenciadas por parceiro
  6. Como obter uma chave de integração

Acrobat Sign Developer

  1. APIs REST 
    1. Documentação de métodos
    2. Guia do desenvolvedor e SDK
    3. Perguntas frequentes sobre API 
  2. Webhooks 
    1. Visão geral do webhook
    2. Configurar um novo webhook
    3. Exibir ou editar um webhook
    4. Desativar ou reativar um webhook
    5. Excluir um webhook
    6. Certificados SSL bidirecionais
    7. Webhooks na API

Suporte e solução de problemas

  1. Recursos de suporte ao cliente 
  2. Recursos de sucesso do cliente corporativo 

Visão geral

Muitos contratos (como documentos fiscais, registros imobiliários, procurações, transferências de ativos etc.) exigem que o destinatário assine o contrato na presença de uma testemunha. A testemunha pode ser praticamente qualquer parte fisicamente presente para observar a assinatura pelo signatário.

O Acrobat Sign fornece uma “função” selecionável no processo de configuração que insere um destinatário “signatário” com um destinatário “testemunha” associado que o signatário precisa definir.

  • Antes que o signatário possa revisar o contrato, ele precisará fornecer o nome e o endereço de email da testemunha.
  • Assim que o signatário concluir o processo de assinatura, a testemunha receberá um email solicitando uma confirmação de que ela presenciou o processo de assinatura. A testemunha precisará revisar seu nome e endereço de email antes de poder interagir com o contrato.
  • Campos adicionais podem ser atribuídos à testemunha para captar qualquer informação exigida pelos requisitos de conformidade.

Disponibilidade:

A função Assinar com testemunha está disponível somente para os planos de licença corporativa.

Escopo da configuração:

A função de testemunha pode ser habilitada nas camadas das contas e dos grupos.

Observação:

“Testemunha” é diferente de “tabelião”.

Uma “testemunha” pode ser qualquer pessoa que cumpra os requisitos abaixo:

  • ser maior de idade
  • estar em plena capacidade mental
  • ser independente, imparcial e não fazer parte do contrato
  • estar fisicamente presente no momento da assinatura do contrato pelo signatário

As testemunhas não podem ser pagas pelo ato de testemunhar o processo de assinatura.

Um “tabelião” geralmente é um tipo de testemunha encarregada por um órgão do governo (como o Estado). O processo de registro em cartório tende a ser consideravelmente mais formal, na medida em que documenta a identidade do signatário e geralmente cobra uma taxa de processamento.
Serviços de cartório eletrônico também estão disponíveis por meio do Acrobat Sign.

Entre em contato com o seu departamento jurídico para confirmar se uma testemunha ou um tabelião é o requisito para as suas necessidades de conformidade.

Como os remetentes adicionam uma testemunha eletrônica a um contrato

Quando a função estiver habilitada, os remetentes poderão encontrar a função Assinar com testemunha listada no seletor de Função, na página Compor.

Quando um signatário seleciona a função Assinar com testemunha, adiciona-se um outro registro abaixo do registro do destinatário para identificar que uma testemunha é necessária e que o signatário fornecerá os dados da testemunha.

Devido à natureza do processo de testemunhar e a como as testemunhas são indexadas, somente fluxos de assinatura sequenciais são aceitos.

Observação:

A opção Assinar com testemunha não está disponível atualmente na nova experiência de Solicitar assinatura.

Página “Compor”, mostrando a lista suspensa de “Funções” expandida e a opção “Assinar com testemunha” realçada.

Autenticação por telefone está disponível para casos de uso em que é necessária uma senha de uso único como segundo fator para a testemunha (por exemplo, escrituras de imóvel).

A autenticação por telefone é configurada pelo remetente ao compor o contrato, mas o remetente não precisa fornecer o número de telefone da testemunha. O signatário fornece o número de telefone da testemunha ao identificá-la.

A testemunha é obrigada a usar um celular para a autenticação, e é entregue uma mensagem de texto (a opção de chamada telefônica foi suprimida).
Se for usado um telefone fixo, será exibido um erro informando à testemunha que ela precisa usar um celular.

Cuidado:

A verificação para garantir que o telefone seja um dispositivo móvel está em desenvolvimento e deve estar disponível na versão de março de 2024. 

Página “Compor”, com uma testemunha adicionada à lista de destinatários e o menu suspenso de autenticação expandido.

Observação:

A autenticação de testemunhas por senha de uso único como segundo fator é opcional na interface do remetente, mas pode ser necessária para uso por empresas. Verifique com a sua equipe jurídica para entender a sua obrigação de conformidade.

Mensagens privadas também podem ser adicionadas para a testemunha:

Registro da testemunha na página “Compor”, com a mensagem privada realçada

Criar fluxos de trabalho com envio personalizado

Os usuários que criam fluxos de trabalho com envio personalizado podem encontrar a opção Signatário com testemunha ao selecionar um novo destinatário no fluxograma de destinatários.

A definição da função Signatário com testemunha instala os objetos do signatário (destinatário) e da testemunha (destinatário atuando como testemunha).

Observação:

Espera-se que a configuração de testemunhas no criador de fluxos de trabalho entre em vigor na versão de março de 2024. A versão atual do Insider Access ainda não é compatível com essa funcionalidade.

Interface de fluxo de trabalho com envio personalizado, realçando a função “Enviar com testemunha” na guia “Destinatários”

Certifique-se de que os campos necessários referentes à testemunha sejam incluídos no contrato

Os campos devem ser criados no documento em que a assinatura da testemunha é necessária. Se não for inserido um campo de assinatura para a testemunha, ele será inserido no fim do documento automaticamente.

Alguns casos de uso podem exigir informações adicionais das testemunhas para concluir um testemunho válido. Entre em contato com a sua equipe jurídica para definir quais informações são necessárias. Adicione os campos para captar essas informações, atribua-os à testemunha e marque os campos conforme necessário.

Observação:

As regras de visibilidade limitada do documento aplicam-se às testemunhas como a qualquer outro participante. Somente os arquivos que contêm campos para a testemunha podem ser visualizados.

Criação no aplicativo: atribuição de campos à testemunha

O ambiente de criação no aplicativo identifica as testemunhas na ordem do fluxo de assinaturas e lhes atribui identificadores por cores na lista de Destinatários.

Ambiente de criação, mostrando a lista de destinatários expandida e realçando a testemunha participante.

Tags de texto

As testemunhas são destinatários no que diz respeito à indexação de participantes. Se você tiver dois destinatários, e cada um deles exigir uma testemunha, então:

  • O primeiro signatário é _es:signer1
  • A testemunha anexada ao primeiro signatário é _es:signer2
  • O segundo signatário é _es:signer3
  • A testemunha anexada ao segundo signatário é _es:signer4

A atribuição dos identificadores de tags de texto é feita de acordo com com o fluxo de assinaturas do contrato. No entanto, a indexação na página de composição não representa as testemunhas na interface. (As testemunhas são apresentadas como um registro auxiliar do destinatário identificado.)

Página “Compor”, com o índice de assinatura usado pelas tags de texto adicionadas e alinhadas aos destinatários da lista de destinatários

Cuidado:

Reserve um tempo para criar e testar os seus formulários com cuidado, para que o fluxo de assinaturas seja processado corretamente e que os participantes tenham acesso aos campos corretos.

A experiência do destinatário signatário

A experiência do signatário começa com uma notificação por email de que um contrato lhe foi enviado e exige uma testemunha.

Depois de clicar no botão Revisar e assinar e aceitar os Termos de Uso, o signatário deverá fornecer as informações da testemunha. O acesso ao contrato não será concedido até que as informações das testemunhas sejam coletadas.

As informações solicitadas da testemunha são:

  • Nome completo
  • Endereço de email
  • Opcional: número de celular (se a autenticação de segundo fator da testemunha tiver sido configurada)
    • Números de telefone fixo acionam um erro para a testemunha.
O email do signatário com a caixa de inserção das informações da testemunha

Se o processo de assinatura for encerrado antes de ser concluído, e a assinatura precisar ser reiniciada, as informações da testemunha serão perdidas e precisarão ser inseridas novamente.

Observe que o campo Confirmar email não aceita um valor colado. O endereço de email precisa ser digitado manualmente.

A experiência da testemunha

Assim que o signatário concluir sua assinatura, um email será enviado ao endereço de email da testemunha.

A testemunha recebe um email que identifica o pedido de confirmação do contrato e identifica o signatário que a indicou.

Depois que a testemunha clicar no botão Revisar e assinar e aceitar os Termos de Uso, ela precisará verificar suas informações antes de ter acesso para interagir com o contrato.

Email da testemunha e interface de inserção para coletar endereço e profissão

Uma vez concedido o acesso ao contrato, a testemunha poderá preencher os campos que lhe forem exigidos e aplicar sua assinatura. 

Durante o processo de assinatura, a testemunha não pode alterar o valor do nome fornecido pelo signatário que a indicou.

Observação:

Em nenhum momento a testemunha poderá baixar o contrato ou acessá-lo após concluir o processo de testemunho. Nenhum anexo de email será enviado, e, se a testemunha tiver uma conta do Acrobat Sign, o contrato não aparecerá na página Gerenciar da testemunha.

Os campos de testemunha devem ser criados em um documento que exija a assinatura de testemunhas. Se não for inserido um campo de assinatura para a testemunha, ele será inserido no fim do documento automaticamente.

Se a profissão e o endereço da testemunha não forem coletados na janela pop-up de verificação da testemunha, será necessário adicioná-los como campos obrigatórios atribuídos à testemunha. Não fazer isso pode resultar no descumprimento dos regulamentos referentes a testemunhas de contratos.

As regras de visibilidade limitada do documento são aplicáveis às testemunhas como a qualquer outro participante. Somente os arquivos que contêm campos para a testemunha podem ser visualizados.

Criação no aplicativo: atribuição de campos à testemunha

O ambiente de criação no aplicativo identifica as testemunhas na ordem do fluxo de assinaturas e lhes atribui identificadores por cores na lista de Destinatários.

Ambiente de criação, mostrando a lista de destinatários expandida e realçando a testemunha participante.

Tags de texto

As testemunhas são destinatários no que diz respeito à indexação de participantes. Se você tiver dois destinatários, e cada um deles exigir uma testemunha, então:

  • O primeiro signatário é _es:signer1
  • A testemunha anexada ao primeiro signatário é _es:signer2
  • O segundo signatário é _es:signer3
  • A testemunha anexada ao segundo signatário é _es:signer4

A atribuição dos identificadores de tags de texto é feita de acordo com com o fluxo de assinaturas do contrato. No entanto, a indexação na página de composição não representa as testemunhas na interface. (As testemunhas são apresentadas como um registro subordinado do destinatário identificado.)

Página “Compor”, com o índice de assinatura usado pelas tags de texto adicionadas e alinhadas aos destinatários da lista de destinatários

Cuidado:

Reserve um tempo para criar e testar os seus formulários com cuidado, para que o fluxo de assinaturas seja processado corretamente e que os participantes tenham acesso aos campos corretos.

Configuração

Para acessar os controles desse recurso, navegue até Configurações da conta > Configurações de envio > Funções do destinatário permitidas

Habilite a caixa de verificação Permitir que remetentes marquem destinatários como signatários com testemunha.

A função pode estar habilitada, concedendo acesso à função, ou não. Não há mais controles.

Menu do administrador de configurações de envio, realçando o controle “Permitir que remetentes marquem destinatários como signatários com testemunha”.

Quando o controle está habilitado, a função Assinar com testemunha é exposta na lista de funções disponíveis para o remetente, na página “Compor” e no criador de fluxo de trabalho de envio personalizado:

Página “Compor” e Criador de fluxo de trabalho, com as funções de destinatário expandidas e a função “Enviar com testemunha” realçada.

Status da página Gerenciar

Um contrato na página Gerenciar reflete o status de Enviado para testemunho enquanto o ciclo de assinaturas está aguardando que uma testemunha conclua sua participação.
Observe que os destinatários que não são testemunhas continuam com o status apropriado para sua função no contrato (“Enviado para assinatura”, “Enviado para aprovação” e assim por diante).

Página “Gerenciar”, mostrando um contrato aguardando testemunho, com o status “Enviado para testemunho”.

Relatório de auditoria e itens da lista de atividades

 Todas as atividades registradas no relatório de auditoria para a testemunha são identificadas explicitamente com a terminologia apropriada, por exemplo, “Documento assinado pela testemunha”

Relatório de auditoria, destacando que o signatário precisa de uma testemunha e a atividade da testemunha, incluindo sua profissão e endereço.

A lista de Atividade exibe os mesmos eventos do relatório de auditoria em um formato condensado. As atividades das testemunhas são identificadas claramente, mas o evento do signatário não inclui a necessidade de uma testemunha.

Lista de Atividade, realçando a assinatura da testemunha

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