Configurar um novo fluxo de trabalho de envio

O designer de fluxo de trabalho abre e o painel Informações sobre o fluxo de trabalho é exibido:

Na página Informações sobre o fluxo de trabalho, insira as seguintes informações:

• Nome do fluxo de trabalho — Insira um nome para o seu fluxo de trabalho. Este nome é exibido no banner do designer de fluxo de trabalho, no menu suspenso Usar um fluxo de trabalho na página de Início e na parte superior da página Enviar, quando o fluxo de trabalho é usado para enviar um contrato. 
• Instruções para o remetente — Insira instruções sobre como usar o fluxo de trabalho. Estas instruções são exibidas na parte superior da página Enviar, quando o fluxo de trabalho é usado para enviar um contrato. 

• Quem pode usar este fluxo de trabalho — Especifique quem pode usar o fluxo de trabalho. As opções são:
  
  • Somente eu - O fluxo de trabalho só está disponível para uso do criador do fluxo de trabalho.
    
    • “Somente eu” está disponível somente quando o acesso aos fluxos de trabalho personalizados é concedido a todos os usuários.
    • Os usuários com acesso a vários grupos têm a opção de selecionar para qual grupo o fluxo de trabalho é disponibilizado.
      
  • Grupo selecionado — Um campo suspenso que exibe todos os grupos aos quais o criador tem acesso.
    
    • Quando Usuários em vários grupos estiver ativado para a conta, os usuários podem criar fluxos de trabalho para qualquer grupo do qual sejam membros.
    • Os fluxos de trabalho só podem ser associados a um grupo. O seletor de grupo na página Enviar é suprimido.
      • Se vários grupos precisarem de acesso ao fluxo de trabalho, conclua o teste do fluxo de trabalho e, em seguida, clone uma cópia do fluxo de trabalho para cada grupo que precise de acesso.
        
    • Quando um grupo é selecionado, qualquer usuário que seja membro desse grupo tem acesso para usar o fluxo de trabalho.
      
      • Se o acesso personalizado ao fluxo de trabalho for concedido a todos os usuários, outros usuários terão a opção de clonar o contrato e criar sua própria versão do fluxo de trabalho.
        
    • Os administradores de nível de grupo têm autoridade para editar qualquer fluxo de trabalho compartilhado com um grupo no qual eles têm autoridade administrativa. (Os administradores no nível da conta também têm autoridade para editar fluxos de trabalho compartilhados em grupo, pois têm autoridade sobre todos os grupos.)
      
  • Qualquer usuário em minha organização — Qualquer usuário na conta do Acrobat Sign pode usar o fluxo de trabalho.
    • Os fluxos de trabalho em nível de conta podem ser enviados de qualquer grupo do qual o remetente seja membro.
    • Os administradores em nível de conta podem editar qualquer fluxo de trabalho compartilhado no nível da organização.
      

A seguir está um exemplo de Informações sobre o fluxo de trabalho: 

Clique em Informações do contrato no painel esquerdo.

Defina as informações do contrato que devem ser preenchidas na página Enviar:

• Nome do contrato — Insira o nome do contrato. Este nome é exibido na página Enviar, quando o fluxo de trabalho é usado para enviar um contrato, e no cabeçalho do email “Por favor, assine/Por favor, aprove”.
  
• Mensagem — Insira uma mensagem para os destinatários. Esta mensagem é exibida na página Enviar quando o fluxo de trabalho é usado para enviar um contrato.
  
• Cc — Se necessário, insira o endereço de email para destinatários em Cc. Endereços de email devem ser separados por vírgula ou ponto e vírgula
  • Mínima — Especifique o número mínimo de endereços de email que podem ser incluídos para Cc.
  • Máxima — Especifique o número máximo de endereços de email que podem ser incluídos para Cc.
  • Editável — Ative esta opção para permitir que os remetentes editem os endereços em Cc do fluxo de trabalho na página Enviar.
• Idioma do remetente — O remetente pode usar essa opção para especificar o idioma do destinatário.  Essa configuração define se o seletor de idioma deve ser exibido na página Enviar e, em caso afirmativo, qual o idioma padrão a ser exibido.
  • Se Não mostrar seletor de idioma for escolhido, então o idioma padrão do destinatário definido no nível da conta/grupo será usado.
• Opções de envio
  • Definir senha para abrir o PDF baixado — Ative esta opção para permitir que o remetente especifique uma senha para um PDF baixado.
    
    • Obrigatório — Ative essa opção para sempre exigir uma senha para o PDF baixado. Se essa opção for definida, os remetentes não poderão desativá-la na página Enviar e deverão digitar uma senha.
  • Prazo de conclusão — Ative esta opção para permitir a especificação de um prazo de conclusão na página Enviar.
    • dias para concluir o contrato — Selecione o número de dias padrão que os destinatários terão para concluir o processo de assinatura. O número de dias especificado é sempre editável na página Enviar.
  • Permitir autoria de documentos antes do envio—Ative esta opção para permitir que os remetentes modifiquem os campos de formulário de documento no ambiente de autoria usando a opção Visualizar e adicionar campos de assinatura na página Enviar.
    • Ativar autoria por padrão—Ative esta opção para ativar automaticamente a opção de Visualizar e adicionar campos de assinatura na página Enviar.

A seguir está um exemplo de Informações do contrato:

Clique em Destinatários no painel esquerdo para acessar a seção Roteamento de destinatários

Na seção Roteamento de destinatários, é possível especificar os destinatários e a ordem de roteamento de acordo com as suas necessidades. É possível criar fluxos de trabalho bastante complexos com roteamento serial, paralelo, híbrido ou híbrido aninhado.  As instruções a seguir destacam a funcionalidade disponível para roteamentos de destinatários.

• Para adicionar outro destinatário antes ou depois de um destinatário existente:
  • Clique no ícone Adicionar .
  • Selecione a função que deseja usar (todas as funções habilitadas para a conta estarão disponíveis).

• Para especificar uma ramificação paralela, clique no ícone Adicionar acima de um destinatário e selecione Ramificações paralelas. 

• Para excluir um destinatário, passe o mouse sobre a bolha do destinatário e clique no ícone excluir .

• Para personalizar um destinatário, passe o mouse sobre a bolha e clique no ícone editar.

Ao editar um destinatário, é possível configurar o seguinte:

• Rótulo do destinatário — Personalize o rótulo do destinatário. Por exemplo, altere o rótulo Destinatário padrão para Comprador. 
  • Os rótulos dos destinatários devem ser exclusivos em um fluxo de trabalho.
• Destinatário: digite o endereço de email padrão do destinatário(a).
• Adicionar grupo de destinatários: clique nesse botão para adicionar um grupo de destinatários reutilizáveis a partir da lista de grupos de destinatários disponíveis para você.
• Marcar como grupo de destinatários: quando marcado, um grupo de destinatários é criado a partir dos endereços de email listados no campo Destinatário ao invés de um registro padrão de email de destinatário(a). O grupo de destinatários pode ser deixado em branco ou preenchido com um ou mais endereços de email do campo Email (delimitados por vírgula).
• O destinatário é o remetente: quando selecionado, o remetente será inserido como o destinatário.
• Obrigatório: ative esta opção se a assinatura do destinatário for obrigatória.
  
• Editável: ative esta opção para permitir que o remetente atualize o endereço de email deste destinatário na página Enviar.
• Adicionar mensagem privada - Selecione essa opção para fornecer uma mensagem privada ao destinatário. As mensagens privadas são inseridas no email do destinatário (juntamente com a mensagem global) e na página de assinatura eletrônica.
• Função: atualize a função do destinatário (signatário, aprovador, preenchedor de formulários etc.).
• Autenticação: selecione o tipo de verificação de identidade que será exigida para o(a) signatário(a). Somente as opções que foram habilitadas serão visíveis.
  
  • Autenticações de fator único: nenhuma (email), Acrobat Sign, OTP de email.
  • Autenticações de dois fatores: telefone, KBA, senha e documento de identidade.

Certifique-se de clicar em Salvar para salvar as configurações do destinatário.

A seguir está um exemplo de informações dos Destinatários e um roteamento em que os rótulos, tanto dos signatários (Comprador e Diretor de vendas) quanto do aprovador (Vice-presidente de vendas), foram personalizados. 

Clique em Emails no painel esquerdo para ir para a seção Emails.

• Na seção Emails, é possível controlar quais emails serão enviados durante o processo de assinatura/aprovação com base em vários eventos. 
• Por exemplo, é possível especificar que emails de notificação sejam enviados aos destinatários e CCs quando um contrato for cancelado. 

Marque as caixas para os eventos com os quais você deseja acionar a notificação por email e Salve a configuração.

Clique em Documentos no painel esquerdo para ir até a seção Documentos.

Na seção Documentos, é possível configurar o seguinte:

• Título do documento — Insira um título para o documento. Esse título é exibido na área Documentos da página Enviar.
  
• Arquivos: clique no ícone Adicionar arquivo  para anexar um documento da sua biblioteca de modelos do Acrobat Sign. Este documento é anexado automaticamente quando você envia usando esse fluxo de trabalho
  • Se nenhum arquivo for selecionado, o fluxo de trabalho permite que o remetente forneça um arquivo ao enviar o contrato
  • Se um documento estiver marcado como Obrigatório, ele será anexado automaticamente ao contrato quando o fluxo de trabalho é iniciado
  • Excluir arquivo — Se você anexar o arquivo errado, pode clicar no ícone Excluir (X) ao lado do nome do arquivo para removê-lo
• Nome do documento — Insira um nome significativo que identifique o documento para o remetente. O nome do documento carregado da biblioteca é padrão, mas pode ser substituído
• Obrigatório — Especifica se o documento é obrigatório
• Adicionar documento — Clique no botão Adicionar documento para inserir linhas para documentos adicionais
  •  Os títulos dos documentos devem ser valores exclusivos
• Excluir linha — Clique no ícone Excluir linha (X) para excluir toda a linha

Veja a seguir um exemplo de uma seção Documentos configurada:

Clique em Campos de entrada do remetente no painel esquerdo para acessar a seção Campos de entrada do remetente.

Esses campos de entrada estão mapeados aos campos de formulário definidos nos documentos anexados (como parte do design do fluxo de trabalho ou como um arquivo carregado pelo remetente).

O remetente pode usar esses campos para pré-preencher o conteúdo antes de enviar o contrato ao destinatário.

No painel Campos de entrada do remetente, clique em Adicionar campo.

Para cada linha adicionada, é possível configurar o seguinte:

• Título do campo — Insira um título para o campo. Esse valor será exibido na página Enviar para referência do remetente
• Nome do campo do documento — Digite o nome de um campo no documento anexado da biblioteca
  • O nome do campo inseridas aqui deve corresponder ao nome do campo do formulário no documento
• Valor padrão — Insira um valor padrão, se houver.
• Obrigatório — Ative esta opção se um valor para este campo precisar ser inserido antes de enviar o contrato
• Editável — Ative esta opção para permitir que o remetente do contrato modifique o valor padrão
• Clique no ícone Excluir linha (X) para excluir toda a linha

A seguir está um exemplo de Campos de entrada do remetente: