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Criar uma página de Composição personalizada usando o Designer de fluxo de trabalho personalizado

 

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Crie uma página de Composição personalizada com o Designer de fluxo de trabalho personalizado.

Em contas corporativas, todos os usuários podem criar páginas de Composição personalizadas usando o Designer de fluxo de trabalho personalizado, se habilitado.

As páginas de Composição personalizadas podem variar de um modelo de composição simples e personalizado, incluindo detalhes de assinatura, horários de expiração, mensagens pessoais e assim por diante, até fluxos de trabalho complexos e híbridos de várias assinaturas que exigem estrita conformidade com as políticas da empresa.

  • Admins de conta podem criar fluxos de trabalho para toda a conta ou para grupos específicos.
  • Admins de grupo podem criar fluxos de trabalho para seus grupos atribuídos.
  • Usuários com as permissões corretas podem criar e compartilhar fluxos de trabalho pessoais com seus grupos.

Acesso ao Designer de fluxo de trabalho personalizado:

  1. Acesse a guia Fluxos de trabalho na barra de navegação superior.
  2. Selecione Fluxos de trabalho personalizados no menu à esquerda para ver os fluxos de trabalho disponíveis.
  3. Selecione Criar fluxo de trabalho para começar a criar um novo.
A lista de fluxos de trabalhos personalizados com o botão Criar fluxo de trabalho destacado.

Ao abrir um novo fluxo de trabalho, o cabeçalho Designer de fluxo de trabalho aparece abaixo do logotipo.

No topo da página, você encontrará vários indicadores e controles:

  1. Indicador de status: mostra o estado atual do fluxo de trabalho:
    • Rascunho/Inativo: marcado como “Rascunho”.
    • Ativo: marcado como “Ativo”.
  2. Nome do fluxo de trabalho: exibe o nome do fluxo de trabalho (por exemplo, Novo fluxo de trabalho).
  3. Clonar fluxo de trabalho: cria uma cópia do fluxo de trabalho com um novo nome.
  4. Excluir fluxo de trabalho: remove o fluxo de trabalho da conta.
  5. Fechar: sai do fluxo de trabalho. Uma mensagem aparecerá se houver alterações não salvas.
  6. Salvar: salva todas as alterações.
  7. Ativar/Desativar: alterna o status do fluxo de trabalho:
    • Ativado: o fluxo de trabalho é marcado como “Ativo” e disponibilizado para usuários atribuídos, grupos ou para a organização.
    • Desativado: o fluxo de trabalho permanece no status “Rascunho” e só pode ser acessado pelo(a) proprietário(a) ou admin.
Painel do cabeçalho do designer de fluxo de trabalho com as ações numeradas

A criação de um fluxo de trabalho envolve configurar os seguintes detalhes:

  • Informações do fluxo de trabalho: forneça um nome para o fluxo de trabalho, adicione instruções personalizadas para remetentes e atribua permissões.
  • Informações do contrato: personalize como os detalhes do contrato são exibidos na página de Composição personalizada.
  • Destinatários: defina a ordem de assinatura adicionando signatários e outros tipos de destinatários.
  • Emails: especifique notificações por email para diferentes participantes em cada estágio do processo de assinatura.
  • Documentos: selecione os documentos a serem incluídos no fluxo de trabalho.
  • Campos de entrada do remetente: adicione campos para que remetentes insiram informações antes de enviar um contrato. Essa entrada é incorporada ao contrato antes de chegar a signatários e aprovadores.

Todas as configurações definidas no Designer de fluxo de trabalho ajudam a automatizar a página de Composição personalizada, reduzindo a inserção manual de remetentes. Os campos obrigatórios são marcados com um asterisco (*) e os campos opcionais podem ser personalizados ou deixados em branco.

A meta é preencher previamente o máximo de informações possível, facilitando e agilizando o processo de envio e reduzindo a possibilidade de erros.

Observação:

As configurações e propriedades definidas em um fluxo de trabalho personalizado substituem todas as configurações em nível de grupo ou conta. Isso se aplica a todos os elementos configuráveis no fluxo de trabalho.

Por exemplo, se uma configuração em nível de grupo especificar uma expiração de cinco dias para um documento, mas o modelo de fluxo de trabalho possuir um prazo de conclusão de três dias, o contrato expirará em três dias.

Depois que o fluxo de trabalho for totalmente configurado, clique em Salvar para armazenar suas alterações.

Quando o fluxo de trabalho estiver pronto para a implantação, selecione Ativar para torná-lo disponível.

Dica:

Durante o teste, defina Quem pode usar este fluxo de trabalho como Somente eu para garantir que todas as configurações funcionem conforme o esperado.

Depois de confirmar se o fluxo de trabalho está configurado corretamente, atualize a opção Quem pode usar este fluxo de trabalho para a configuração de produção apropriada e salve as alterações.

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