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Coletar dados de formulário com contratos

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Última atualização em 18 de set de 2024

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Introdução

Administrar

Visão geral do Admin Console
Gerenciamento de usuários
1. Adicionar usuários
2. Criar usuários focados em funções
  1. Contas técnicas - Orientadas por API
  2. Contas de serviço - Orientadas manualmente
3. Verificar usuários com erros de provisionamento
4. Alterar nome/endereço de email
5. Editar a associação de grupo de um usuário
6. Editar a associação de grupo de usuários por meio da interface de grupo
7. Promover um usuário a uma função de admin
8. Tipos de identidade de usuário e logon único
9. Alternar identidade de usuário
10. Autenticar usuários com o MS Azure
11. Autenticar usuários com a federação do Google
12. Perfis de produto
13. Experiência de logon
Configurações de conta/grupo
1. Visão geral das configurações
2. Configurações globais
  1. Nível de conta e ID
  2. Nova experiência para destinatários
  3. Fluxos de trabalho de autoassinatura
  4. Envio em massa
  5. Formulários web
  6. Fluxos de trabalho de envio personalizados
  7. Fluxos de trabalho do Power Automate
  8. Documentos da biblioteca
  9. Coletar dados de formulário com contratos
  10. Visibilidade de documento limitada
  11. Anexar uma cópia em PDF do contrato assinado
  12. Incluir um link no email
  13. Incluir uma imagem no email
  14. Arquivos anexados a emails receberão o nome
  15. Anexar relatórios de auditoria a documentos
  16. Mesclar vários documentos em um
  17. Baixar documentos individuais
  18. Fazer upload de um documento assinado
  19. Delegação para usuários da minha conta
  20. Permitir que destinatários externos deleguem
  21. Autoridade para assinar
  22. Autoridade para enviar
  23. Autoridade para adicionar selos eletrônicos
  24. Definir um fuso horário padrão
  25. Definir um formato de data padrão
  26. Usuários em vários grupos (UMG)
    1. Atualizar para usar o UMG
  27. Permissões de admin de grupo
  28. Substituir destinatário
  29. Relatório de auditoria
    1. Visão geral
    2. Permitir acesso não autenticado na página de verificação de transação
    3. Incluir lembretes
    4. Incluir eventos de exibição
    5. Incluir contagem de páginas e anexos do contrato
  30. Rodapé da transação
  31. Mensagens e orientações nos produtos
  32. PDFs acessíveis
  33. Nova experiência de criação
  34. Cliente do setor de saúde
3. Configuração da conta
  1. Adicionar logotipo
  2. Personalizar nome do host e URL da empresa
  3. Adicionar nome da empresa
  4. Redirecionamento de URL pós-conclusão de contrato
4. Preferências de assinatura
  1. Assinaturas bem formatadas
  2. Permitir que destinatários assinem por
  3. Permitir que signatários alterem seus nomes
  4. Permitir que os destinatários usem a assinatura salva
  5. Divulgação do cliente e Termos de uso personalizados
  6. Navegar pelos destinatários em campos de formulário
  7. Reiniciar fluxo de trabalho do contrato
  8. Recusar-se a assinar
  9. Permitir fluxos de trabalho de carimbo
  10. Exigir que signatários informem o cargo ou empresa
  11. Permitir que os signatários imprimam e insiram uma assinatura manuscrita
  12. Mostrar mensagens ao assinar eletronicamente
  13. Exigir que signatários usem um dispositivo móvel para criar assinaturas
  14. Solicitar endereço IP dos signatários
  15. Excluir o nome da empresa e o cargo dos carimbos de participação
5. Assinaturas digitais
  1. Visão geral
  2. Baixar e assinar com o Acrobat
  3. Assinar com assinaturas em nuvem
  4. Incluir metadados para provedores de identidade
  5. Provedores de assinatura em nuvem restritos
6. Selos eletrônicos
7. Identidade digital
  1. Gateway de identidade digital
  2. Política de verificação de identidade
8. Configurações de relatório
  1. Nova experiência de relatório
  2. Configurações clássicas de relatório
9. Configurações de segurança
  1. Configurações de logon único
  2. Configurações de lembrete pessoal
  3. Política de senha de logon
  4. Nível de segurança da senha de logon
  5. Duração da sessão da Web
  6. Tipo de criptografia PDF
  7. API
  8. Acesso às informações de usuários e grupos
  9. Intervalos de IP permitidos
  10. Compartilhamento de conta
  11. Permissões de compartilhamento da conta
  12. Controles de compartilhamento de contrato
  13. Verificação de identidade de signatário
  14. Senha de assinatura do contrato
  15. Nível de segurança da senha do documento
  16. Bloquear signatários por geolocalização
  17. Autenticação por telefone
  18. Autenticação baseada em conhecimento (KBA)
  19. Permitir extração de página
  20. Validade do link do documento
  21. Fazer upload de um certificado de cliente para webhooks e retornos de chamada
  22. Carimbo de data e hora
10. Configurações de envio
  1. Mostrar a página Enviar após o logon
  2. Solicitar nome do destinatário ao enviar
  3. Bloquear valores de nome para usuários conhecidos
  4. Funções de destinatário permitidas
  5. Permitir testemunhas eletrônicas
  6. Grupos de destinatários
  7. CCs
  8. Acesso ao contrato do destinatário
  9. Campos obrigatórios
  10. Anexar documentos
  11. Compactar campo
  12. Modificar contratos
  13. Nome do contrato
  14. Idiomas
  15. Mensagens privadas
  16. Tipos de assinatura permitidos
  17. Lembretes
  18. Proteção com senha de documentos assinados
  19. Enviar notificação de contrato por meio de
  20. Opções de identificação do signatário
    1. Visão geral
    2. Senha de assinatura
    3. Senha de uso único por email
    4. Autenticação do Acrobat Sign
    5. Autenticação por telefone
    6. Assinatura digital baseada na nuvem
    7. Autenticação baseada em conhecimento
    8. Documento de identidade
    9. Relatórios de identidade do signatário
  21. Proteção de conteúdo
  22. Habilitar transações da Notarize
  23. Expiração do documento
  24. Visualizar, posicionar assinaturas e adicionar campos
  25. Ordem de assinatura
  26. Liquid Mode
  27. Controles de fluxo de trabalho personalizados
  28. Opções de upload para a página de assinatura eletrônica
  29. URL de redirecionamento para confirmação pós-assinatura
11. Modelos de mensagem
12. Configurações de Bio-Pharma
  1. Visão geral
  2. Autenticação de identidade aplicada
  3. Motivos para assinar
13. Integração de fluxo de trabalho
14. Configurações de autenticação
15. Integração de pagamento
16. Mensagens para signatários
17. Configurações de SAML
  1. Configuração de SAML
  2. Instalar o serviço de federação do Microsoft Active Directory.
  3. Instalar Okta
  4. Instalar OneLogin
  5. Instalar a federação de identidade da Oracle
18. Governança de dados
19. Configurações de carimbo de data e hora
20. Arquivo externo
21. Idiomas da conta
22. Configurações de email
  1. Imagens de cabeçalho e rodapé do email
  2. Permitir rodapés de email de usuário individual
  3. Personalizar o email de solicitação de assinatura
  4. Personalizar os campos Para e CC
  5. Habilitar notificações sem link
  6. Personalizar modelos de email
23. Migração de echosign.com para adobesign.com
24. Opções de configuração para destinatários
Orientações com respeito aos requisitos normativos
1. Acessibilidade
2. HIPAA
3. GDPR
4. 21 CFR parte 11 e EudraLex anexo 11
5. Clientes do setor de saúde
6. Suporte a IVES
7. “Armazenamento” de contratos
8. Considerações para a UE e Reino Unido
Baixar contratos em massa
Reivindicar um domínio
Links para denunciar abuso

Enviar, assinar e gerenciar contratos

Opções do destinatário
1. Cancelar um lembrete de email
2. Opções na página de assinatura eletrônica
Enviar contratos
Criar campos em documentos
1. Ambiente de criação no aplicativo
2. Criar formulários e tags de texto
3. Criar formulários usando o Acrobat (Acroforms)
  1. Criação do Acroform
  2. Criar PDFs acessíveis
4. Campos
5. Perguntas frequentes sobre criação
Assinar contratos
Gerenciar contratos
Relatório de auditoria
Relatórios e exportações de dados
1. Visão geral
2. Conceder aos usuários acesso aos relatórios
3. Gráficos de relatório
4. Exportações de dados
5. Renomear um relatório ou exportação
6. Duplicar um relatório ou exportação
7. Agendar um relatório ou exportação
8. Excluir um relatório ou exportação
9. Verificar o uso de transações

Recursos e fluxos de trabalho avançados de contratos

Formulários web
Modelos reutilizáveis (modelos de biblioteca)
Transferir a propriedade de formulários web e modelos de biblioteca
Fluxos de trabalho do Power Automate
1. Visão geral da integração com o Power Automate e direitos incluídos
2. Habilitar a integração do Power Automate
3. Ações no contexto da página Gerenciar
4. Acompanhamento do uso do Power Automate
5. Criar um novo fluxo (exemplos)
6. Acionadores usados para fluxos
7. Importação de fluxos de fora do Acrobat Sign
8. Gerenciar fluxos
9. Editar fluxos
10. Compartilhar fluxos
11. Desabilitar ou habilitar fluxos
12. Excluir fluxos
13. Modelos úteis
  1. Somente admins
  2. Arquivar o contrato
    1. Salvar seus documentos concluídos no SharePoint
    2. Salvar seus documentos concluídos no OneDrive for Business
    3. Salvar seus documentos concluídos no Google Drive
    4. Salvar seus documentos concluídos no Dropbox
    5. Salvar seus documentos concluídos no Box
  3. Arquivar o contrato de formulário web
    1. Salvar documentos de formulários web concluídos na biblioteca do SharePoint
    2. Salvar documentos de formulários web concluídos no OneDrive for Business
    3. Salvar documentos concluídos no Google Drive
    4. Salvar documentos de formulários web concluídos no Box
  4. Extração de dados do contrato
    1. Extraia dados de campos de formulário do documento assinado e atualize a planilha do Excel
  5. Notificações de contrato
    1. Enviar notificações personalizadas por email com o conteúdo do contrato e o contrato assinado
    2. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign em um canal do Teams
    3. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign no Slack
    4. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign no Webex
  6. Geração de contrato
    1. Gerar documento a partir de um modelo do Word e formulário do Power App, e enviar para assinatura
    2. Gere um contrato a partir de um modelo do Word no OneDrive e obter a assinatura
    3. Gerar contrato para a linha selecionada do Excel e enviar para revisão e assinatura
Fluxos de trabalho de envio personalizados
Compartilhar usuários e contratos
1. Compartilhar um usuário
2. Compartilhar contratos

Integrar a outros produtos

Acrobat Sign Developer

Suporte e solução de problemas

Visão geral

Não é incomum que o remetente do contrato seja o contato principal para o processo de documento/assinatura de um cliente. Isso geralmente significa que ele precisa ter acesso às informações fornecidas pelo cliente no documento.

O grupo de controles Coletar dados de formulário com contratos fornece ao agente de envio:

A opção de visualizar as entradas de campo dos destinatários enquanto eles trabalham no formulário em tempo real. Isso pode ser útil se o signatário estiver se comunicando com o destinatário para ajudar a adicionar as informações corretas em cada campo.
Um relatório CSV de todo o conteúdo dos campos assim que o contrato é concluído. É útil se os remetentes forem obrigados a coletar e relatar dados derivados dos contratos que enviaram.

Observação:

Os controles de coleta de dados de formulário concedem acesso apenas aos dados de campos para o remetente de um contrato. Essas opções não estão disponíveis para nenhum outro participante do acordo.

Disponibilidade:

Os controles de coletar dados de campos de formulário e expô-los ao remetente estão disponíveis para planos de licença do Acrobat Sign Solutions.

Escopo da configuração:

O recurso pode ser habilitado nos níveis de conta e de grupo.

Como usar

Há dois controles:

Anexe um CSV com dados de formulário ao email de acordo assinado do remetente: esta configuração só precisa ser configurada na camada dos grupos, para que o remetente receba ou não o arquivo CSV em anexo. O remetente não precisa (nem tem permissão para) interagir diretamente com a opção de anexar o arquivo CSV.
Os remetentes podem visualizar os dados dos campos de formulário à medida que os destinatários os preenchem: trata-se de uma visualização dinâmica apenas dos campos de um documento e do conteúdo que o destinatário atual adicionou a eles. O remetente pode acessar essa visualização a partir da página Gerenciar e observar o conteúdo com o qual cada campo é preenchido.

Faça logon no Acrobat Sign como remetente.
Navegue até a página Gerenciar e selecione o contrato em questão.

Isso abre o painel de Ações à direita da lista de contratos.
Abaixo da lista de ações, temos a lista de destinatários.

Cada destinatário que adicionou o conteúdo dos campos ao contrato exibe um ícone à direita do registro do destinatário correspondente.
- Se nenhum ícone estiver visível, o destinatário ainda não inseriu nenhuma informação dos campos.
- Se apenas o ícone de lápis estiver visível, o destinatário está preenchendo suas informações dos campo.
- Se houver um ícone de marca de seleção ao lado do ícone de lápis, o destinatário concluiu sua interação com o contrato
Selecione o destinatário que deseja revisar.

Observação:

A visualização dos dados dos campos fica disponível depois que o destinatário insere seu primeiro valor no formulário. Até isso acontecer, o botão (e o ícone) Exibir progresso fica oculto.
Isso não significa que o destinatário não leu o contrato, apenas que ele não adicionou nenhum conteúdo dos campos.

A assinatura e os campos relacionados à ela (como Cargo, Empresa, Nome, Email e Data da assinatura) não são considerados campos de formulário nesse contexto, portanto, não são exibidos e, se houver apenas campos relacionados à assinatura, o botão e o ícone Exibir progresso não serão expostos.
Selecione o botão Exibir progresso ou Exibir dados do formulário.

Isso abre uma sobreposição que mostra uma lista de rolagem de campos com o nome do campo do formulário à esquerda e o valor do campo atual à direita:

Observação:

O destinatário não pode interagir nem editar o conteúdo dos campos. Esta é uma exibição somente de leitura dos valores dos campos.
Quando terminar, selecione OK para fechar a sobreposição.

Práticas recomendadas

Antes de habilitar esses controles, esteja ciente do tipo de informação que você está coletando nos contratos e entenda se é uma boa prática expor essas informações aos remetentes dos contratos. Se você coletar informações privadas ou de cobrança, poderá não ser uma prática recomendada expor essas informações aos remetentes.

Cuidado:

O conteúdo dos campos exposto aos remetentes não é mascarado, mesmo que o campo seja designado para mascarar o conteúdo dos campos. Esse é um método de entrega de conteúdo dos campos não mascarado ao usuário interno (remetente), que pode precisar dessas informações.

Configuração

Para revisar e editar os controles de recurso:

Faça logon como administrador, navegue até a guia Configurações da conta e selecione a guia do submenu Configurações globais.

Menu do administrador “Configurações globais”, realçando as configurações de “Coletar dados de formulário para contratos”.

As opções configuráveis são:

O CSV é anexado junto com a cópia em PDF do contrato assinado e o relatório de auditoria (se a conta estiver configurada para incluir esses documentos).

Exemplo de email final, realçando o arquivo CSV em anexo.

Se a configuração não estiver habilitada, o CSV que contém os dados dos campos não será anexado ao email final.

Quando habilitada, o remetente pode exibir todos os dados inseridos pelos destinatários nos detalhes do destinatário, na página Gerenciar.

Informações específicas da assinatura, como a assinatura real, data da assinatura etc., não estão incluídas. Isso significa que se os únicos campos do documento forem campos de assinatura, o botão e o ícone Exibir progresso não estarão expostos.

Exemplo de registro de destinatário, realçando o ícone e o botão “Exibir progresso”.

Se essa configuração estiver desabilitada, o remetente não terá acesso para visualizar os dados dos campos do registro do destinatário.

Observação:

A opção de visualizar os dados dos campos do destinatário a partir da página Gerenciar é dinâmica, o que significa que, se você alterar e salvar a configuração, o novo valor será aplicado a todos os contratos existentes.
(Aplica-se somente a contratos criados após 17 de setembro de 2024)

Informações importantes

Se esses controles estiverem habilitados, os valores dos campos mascarados não serão mascarados para o remetente.
A opção de Exibir dados de formulário continua disponível após a conclusão do contrato:

A lista de destinatários de um contrato concluído, realçando os ícones de “Exibir dados de formulário”

Contratos cancelados ou vencidos não retêm os dados dos campos.
A assinatura e os campos relacionados à ela não são considerados “campos de formulário” nesse contexto. Eles não estarão presentes na lista de campos, nem farão com que o botão ou ícone Exibir progresso apareça.
Se um destinatário for substituído no fluxo de assinatura, o destinatário substituído não mostrará nenhum progresso, pois seus dados de campo serão perdidos quando forem substituídos. Se um novo destinatário for adicionado como um signatário alternativo, o progresso do destinatário original ainda será visível.

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