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Crie um fluxo do Power Automate que salve automaticamente uma cópia de todos os contratos Concluídos em uma pasta designada do DropBox.

Visão geral

Este modelo automatiza o processo de salvamento de documentos assinados do Acrobat Sign no DropBox. Sempre que um fluxo de trabalho de contrato for concluído no Acrobat Sign, o modelo recupera o documento assinado, cria um novo arquivo no DropBox e salva o documento assinado no local especificado.

Um contrato é considerado concluído quando todos os destinatários definidos pelo contrato concluem suas atividades designadas (assinar, aprovar, preencher o formulário, etc.) do contrato.

Pré-requisitos

  • O fluxo deve ser criado por um(a) administrador(a) no nível da conta do Acrobat Sign.
  • É necessário uma conta válida do DropBox.
  • É necessário existir uma pasta de destino para os PDFs assinados no DropBox antes da execução do fluxo.

Ativação do fluxo

  1. Navegue até Fluxos de trabalho > Power Automate > Criar fluxo de trabalho.

    Etapas da navegação para a página Criar fluxo de trabalho do Power Automate.

  2. Na página O que você gostaria de automatizar hoje?Na página , digite Drop na barra de pesquisa.

  3. Selecione o fluxo de trabalho que deseja habilitar.

    A página Criar fluxo de trabalho mostrando os resultados da pesquisa e o botão Iniciar realçado

  4. A página Criar um fluxo será carregada mostrando:

    • O Nome do fluxo editável. Esse é o mesmo nome do modelo original, que pode ser editado.
    • Os Conectores necessários para que o fluxo seja concluído.
      • Um Conector é um invólucro em torno do código da API, fornecendo uma interface amigável para coletar as informações exigidas para autenticar cada serviço necessário e personalizar o fluxo para as necessidades de um(a) usuário(a) específico(a). É necessário estabelecer a conexão autenticada primeiro. Será solicitado qualquer informação necessária exigida pelo conector em uma etapa posterior.
      • Para autenticar um Conector, selecione os três pontos ao lado do Conector. Um painel de autenticação para o serviço (aplicativo) será exibido onde as credenciais de usuário poderão ser inseridas.
        Uma vez autenticado com sucesso, uma conexão persistente será estabelecida entre o serviço e o Power Automate.
        Uma marca de verificação verde ao lado dos três pontos indica que há uma conexão autenticada.

    Autentique cada Conector na seção Fazer logon.

  5. Selecione Próximo quando todos os Conectores estiverem autenticados.

    O Power Automate entre o Acrobat Sign e o Box com o painel de autenticação exposto

  6. A página é atualizada para exibir os campos necessários dos Conectores.

    Esse fluxo requer:

    • Caminho da pasta do DropBox: o caminho da pasta em sua conta do DropBox onde deseja salvar os PDFs assinados.

     

    A página Criar um fluxo mostrando os campos necessários para configurar os Conectores.

    Selecionar Editar no modo avançado abrirá a exibição detalhada dos conectores e todos os campos disponíveis que podem ser usados para ajustar o fluxo.

    Somente usuários(as) com um grande conhecimento do Power Automate devem usar a edição avançada.

    A exibição de edição avançada mostrando todos os conectores

  7. Clique em Criar fluxo quando todos os valores de campo obrigatórios forem fornecidos.

    A criação do fluxo pode levar alguns segundos.  Uma vez concluído, a página de gerenciamento do fluxo será exibida. 

    Página de gerenciamento do fluxo.

    Observação:

    Os fluxos são criados com um status “habilitado”. Se você não quiser que o fluxo fique ativo, selecione a opção Desativar na barra de ações superior.

Uso do modelo

Este modelo é acionado por um evento (quando o status de um contrato é atualizado para “concluído”).

Quando configurado e habilitado corretamente, o fluxo é executado automaticamente sempre que o evento de acionamento ocorrer. Nenhuma interação do(a) usuário(a) é necessária.

O fluxo continuará a ser executado até ser desabilitado, desde que a conta do Power Automate do cliente tenha transações disponíveis (seja por meio dos direitos incluídos na integração ou pelo volume adquirido diretamente da Microsoft).

Teste do modelo

Depois de fornecer os detalhes necessários no modelo de fluxo, certifique-se de clicar no botão Criar fluxo para habilitá-lo para uso. Quando o fluxo estiver habilitado, você já poderá testar.

  1. Verifique a pasta do DropBox para identificar se o contrato assinado foi adicionado a ela.

Solução de erros comuns

  • Depois que o contrato do fluxo de trabalho é concluído, às vezes o fluxo não é acionado.

    Nesses casos, verifique se são exibidos erros de acionamento (com mensagens) na página de detalhes e corrija-os.

  • Configuração do conector: às vezes, quando há mais de uma conta do DropBox, a sessão atual pode ser iniciada com uma conta diferente. 

    Como resultado, o arquivo não estará disponível na conta real.

    Nesses casos, verifique se você está conectado à conta correta.

  • Fornecer um caminho de pasta incorreto pode resultar em falhas no fluxo.

    Por exemplo, /Apps/TestFiles/ resultaria em um erro se TestFiles ou Apps não existissem.

    É sempre mais seguro escolher/navegar pelo caminho disponível na lista suspensa.

  • Permissões: verifique se o Adobe Acrobat Sign tem as permissões corretas para acessar a pasta do DropBox.

    Caso contrário, não será possível salvar o documento no local mencionado.

    Normalmente, uma marca de verificação verde no lado direito de um conector é um bom indicador de que ele está configurado como esperado. Qualquer erro será exibido com um ponto de exclamação. Clique nele para obter mais informações.

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