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Guia do Adobe Acrobat Sign

Novidades

  1. Notas de pré-lançamento
  2. Notas de versão
  3. Notificações importantes

Introdução

  1. Guia de início rápido para admins
  2. Guia de início rápido para usuários
  3. Para desenvolvedores(as)
  4. Biblioteca de tutoriais em vídeo
  5. Perguntas frequentes

Administrar

  1. Visão geral do Admin Console
  2. Gerenciamento de usuários
    1. Adicionar usuários
      1. Adicionar um usuário
      2. Adicionar usuários em massa
      3. Adicionar usuários do diretório
      4. Adicionar usuários do MS Azure Active Directory
    2. Criar usuários focados em funções
      1. Contas técnicas - Orientadas por API
      2. Contas de serviço - Orientadas manualmente
    3. Verificar usuários com erros de provisionamento
    4. Alterar nome/endereço de email
    5. Editar a associação de grupo de um usuário
    6. Editar a associação de grupo de usuários por meio da interface de grupo
    7. Promover um usuário a uma função de admin
    8. Tipos de identidade de usuário e logon único
    9. Alternar identidade de usuário
    10. Autenticar usuários com o MS Azure
    11. Autenticar usuários com a federação do Google
    12. Perfis de produto
    13. Experiência de logon 
  3. Configurações de conta/grupo
    1. Visão geral das configurações
    2. Configurações globais
      1. Nível de conta e ID
      2. Nova experiência para destinatários
      3. Fluxos de trabalho de autoassinatura
      4. Envio em massa
      5. Formulários web
      6. Fluxos de trabalho de envio personalizados
      7. Fluxos de trabalho do Power Automate
      8. Documentos da biblioteca
      9. Coletar dados de formulário com contratos
      10. Visibilidade de documento limitada
      11. Anexar uma cópia em PDF do contrato assinado 
      12. Incluir um link no email
      13. Incluir uma imagem no email
      14. Arquivos anexados a emails receberão o nome
      15. Anexar relatórios de auditoria a documentos
      16. Mesclar vários documentos em um
      17. Baixar documentos individuais
      18. Fazer upload de um documento assinado
      19. Delegação para usuários da minha conta
      20. Permitir que destinatários externos deleguem
      21. Autoridade para assinar
      22. Autoridade para enviar
      23. Autoridade para adicionar selos eletrônicos
      24. Definir um fuso horário padrão
      25. Definir um formato de data padrão
      26. Usuários em vários grupos (UMG)
        1. Atualizar para usar o UMG
      27. Permissões de admin de grupo
      28. Substituir destinatário
      29. Relatório de auditoria
        1. Visão geral
        2. Permitir acesso não autenticado na página de verificação de transação
        3. Incluir lembretes
        4. Incluir eventos de exibição
        5. Incluir contagem de páginas e anexos do contrato
      30. Rodapé da transação
      31. Mensagens e orientações nos produtos
      32. PDFs acessíveis
      33. Nova experiência de criação
      34. Cliente do setor de saúde
    3. Configuração da conta
      1. Adicionar logotipo
      2. Personalizar nome do host e URL da empresa    
      3. Adicionar nome da empresa
      4. Redirecionamento de URL pós-conclusão de contrato
    4. Preferências de assinatura
      1. Assinaturas bem formatadas
      2. Permitir que destinatários assinem por
      3. Permitir que signatários alterem seus nomes
      4. Permitir que os destinatários usem a assinatura salva
      5. Divulgação do cliente e Termos de uso personalizados
      6. Navegar pelos destinatários em campos de formulário
      7. Reiniciar fluxo de trabalho do contrato
      8. Recusar-se a assinar
      9. Permitir fluxos de trabalho de carimbo
      10. Exigir que signatários informem o cargo ou empresa
      11. Permitir que os signatários imprimam e insiram uma assinatura manuscrita
      12. Mostrar mensagens ao assinar eletronicamente
      13. Exigir que signatários usem um dispositivo móvel para criar assinaturas
      14. Solicitar endereço IP dos signatários
      15. Excluir o nome da empresa e o cargo dos carimbos de participação
    5. Assinaturas digitais
      1. Visão geral
      2. Baixar e assinar com o Acrobat
      3. Assinar com assinaturas em nuvem
      4. Incluir metadados para provedores de identidade
      5. Provedores de assinatura em nuvem restritos
    6. Selos eletrônicos
    7. Identidade digital
      1. Gateway de identidade digital
      2. Política de verificação de identidade
    8. Configurações de relatório
      1. Nova experiência de relatório
      2. Configurações clássicas de relatório
    9. Configurações de segurança
      1. Configurações de logon único
      2. Configurações de lembrete pessoal
      3. Política de senha de logon
      4. Nível de segurança da senha de logon
      5. Duração da sessão da Web
      6. Tipo de criptografia PDF
      7. API
      8. Acesso às informações de usuários e grupos
      9. Intervalos de IP permitidos
      10. Compartilhamento de conta
      11. Permissões de compartilhamento da conta
      12. Controles de compartilhamento de contrato
      13. Verificação de identidade de signatário
      14. Senha de assinatura do contrato
      15. Nível de segurança da senha do documento
      16. Bloquear signatários por geolocalização
      17. Autenticação por telefone
      18. Autenticação baseada em conhecimento (KBA)
      19. Permitir extração de página
      20. Validade do link do documento
      21. Fazer upload de um certificado de cliente para webhooks e retornos de chamada
      22. Carimbo de data e hora
    10. Configurações de envio
      1. Mostrar a página Enviar após o logon
      2. Solicitar nome do destinatário ao enviar
      3. Bloquear valores de nome para usuários conhecidos
      4. Funções de destinatário permitidas
      5. Permitir testemunhas eletrônicas
      6. Grupos de destinatários
      7. CCs
      8. Acesso ao contrato do destinatário
      9. Campos obrigatórios
      10. Anexar documentos
      11. Compactar campo
      12. Modificar contratos
      13. Nome do contrato
      14. Idiomas
      15. Mensagens privadas
      16. Tipos de assinatura permitidos
      17. Lembretes
      18. Proteção com senha de documentos assinados
      19. Enviar notificação de contrato por meio de
      20. Opções de identificação do signatário
        1. Visão geral
        2. Senha de assinatura
        3. Senha de uso único por email
        4. Autenticação do Acrobat Sign
        5. Autenticação por telefone
        6. Assinatura digital baseada na nuvem
        7. Autenticação baseada em conhecimento
        8. Documento de identidade
        9. Relatórios de identidade do signatário
      21. Proteção de conteúdo
      22. Habilitar transações da Notarize
      23. Expiração do documento
      24. Visualizar, posicionar assinaturas e adicionar campos
      25. Ordem de assinatura
      26. Liquid Mode
      27. Controles de fluxo de trabalho personalizados
      28. Opções de upload para a página de assinatura eletrônica
      29. URL de redirecionamento para confirmação pós-assinatura
    11. Modelos de mensagem
    12. Configurações de Bio-Pharma
      1. Visão geral
      2. Autenticação de identidade aplicada
      3. Motivos para assinar
    13. Integração de fluxo de trabalho
    14. Configurações de autenticação
    15. Integração de pagamento
    16. Mensagens para signatários
    17. Configurações de SAML
      1. Configuração de SAML
      2. Instalar o serviço de federação do Microsoft Active Directory.
      3. Instalar Okta
      4. Instalar OneLogin
      5. Instalar a federação de identidade da Oracle
    18. Governança de dados
    19. Configurações de carimbo de data e hora
    20. Arquivo externo
    21. Idiomas da conta
    22. Configurações de email
      1. Imagens de cabeçalho e rodapé do email
      2. Permitir rodapés de email de usuário individual
      3. Personalizar o email de solicitação de assinatura
      4. Personalizar os campos Para e CC
      5. Habilitar notificações sem link
      6. Personalizar modelos de email
    23. Migração de echosign.com para adobesign.com
    24. Opções de configuração para destinatários
  4. Orientações com respeito aos requisitos normativos
    1. Acessibilidade
      1. Conformidade de acessibilidade
      2. Criar formulários acessíveis com o Acrobat para desktop
      3. Criar Acroforms acessíveis
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. Visão geral do GDPR
      2. Redigir um usuário
      3. Redigir contratos de um usuário    
    4. 21 CFR parte 11 e EudraLex anexo 11
      1. Pacote de validação do 21 CRF parte 11
      2. Manual EudraLex, anexo 11 e 21 CFR
      3. Análise das responsabilidades compartilhadas
    5. Clientes do setor de saúde
    6. Suporte a IVES
    7. “Armazenamento” de contratos
    8. Considerações para a UE e Reino Unido
      1. Transações transfronteiriças da UE/Reino Unido e eIDAS
      2. Requisitos HMLR para escrituras assinadas eletronicamente
      3. O impacto do Brexit nas leis de assinatura eletrônica do Reino Unido
  5. Baixar contratos em massa
  6. Reivindicar um domínio 
  7. Links para denunciar abuso

Enviar, assinar e gerenciar contratos

  1. Opções do destinatário
    1. Cancelar um lembrete de email
    2. Opções na página de assinatura eletrônica
      1. Visão geral da página de assinatura eletrônica
      2. Abrir para ler o contrato sem campos
      3. Recusar-se a assinar um contrato
      4. Delegar autoridade de assinatura
      5. Reiniciar o contrato
      6. Baixar um PDF do contrato
      7. Exibir o histórico do contrato
      8. Exibir as mensagens do contrato
      9. Converter de uma assinatura eletrônica para uma assinatura manuscrita
      10. Converter de uma assinatura manuscrita para uma assinatura eletrônica 
      11. Navegar pelos campos do formulário
      12. Limpar os dados dos campos de formulário
      13. Ampliação e navegação da página de assinatura eletrônica
      14. Alterar o idioma usado nas ferramentas e informações do contrato
      15. Revisar os Avisos legais
      16. Ajustar as preferências de cookies do Acrobat Sign
  2. Enviar contratos  
    1. Visão geral da página Enviar
    2. Enviar um contrato somente para você
    3. Enviar um contrato para outras pessoas
    4. Assinaturas manuscritas
    5. Ordem de assinatura dos destinatários
    6. Envio em massa
      1. Visão geral do recurso de Envio em massa
      2. Enviar em massa: configurar um modelo principal
      3. Envio em massa: configurar um arquivo CSV
      4. Cancelar uma transação de Envio em massa
      5. Adicionar lembretes de Envio em massa
      6. Relatórios de Envio em massa
  3. Criar campos em documentos
    1. Ambiente de criação no aplicativo
      1. Detecção automática de campo
      2. Arrastar e soltar campos usando o ambiente de criação
      3. Atribuir campos de formulário aos destinatários
      4. Função de preenchimento prévio
      5. Aplicar campos com um modelo de campo reutilizável
      6. Transferir campos para um novo modelo de biblioteca
      7. Ambiente de criação atualizado ao enviar contratos
    2. Criar formulários e tags de texto
    3. Criar formulários usando o Acrobat (Acroforms)
      1. Criação do Acroform
      2. Criar PDFs acessíveis
    4. Campos
      1. Tipos de campo
        1. Tipos de campo comuns
        2. Imagens incorporadas
        3. Imagens do carimbo
      2. Aparência do conteúdo do campo
      3. Validações de campo
      4. Valores de campos ocultos
      5. Definir condições para mostrar e ocultar
      6. Campos calculados 
    5. Perguntas frequentes sobre criação
  4. Assinar contratos
    1. Assinar contratos enviados a você
    2. Preencher e assinar
    3. Autoassinatura
  5. Gerenciar contratos
    1. Visão geral da página Gerenciar
    2. Delegar contratos
    3. Substituir destinatários
    4. Limitar a visibilidade do documento 
    5. Cancelar um contrato 
    6. Criar novos lembretes
    7. Revisar lembretes
    8. Cancelar um lembrete
    9. Acessar fluxos do Power Automate
    10. Mais ações...
      1. Como a pesquisa funciona
      2. Visualizar um contrato
      3. Criação de um modelo a partir de um contrato
      4. Ocultar ou reexibir contratos
      5. Fazer upload de um contrato assinado
      6. Modificar os arquivos e campos de um contrato enviado
      7. Editar o método de autenticação de um destinatário
      8. Adicionar ou modificar uma data de expiração
      9. Adicionar uma nota ao contrato
      10. Compartilhar um contrato individual
      11. Deixar de compartilhar um contrato
      12. Baixar um contrato individual
      13. Baixar os arquivos individuais de um contrato
      14. Baixar o relatório de auditoria de um contrato
      15. Baixar o conteúdo dos campos de um contrato
  6. Relatório de auditoria
  7. Relatórios e exportações de dados
    1. Visão geral
    2. Conceder aos usuários acesso aos relatórios
    3. Gráficos de relatório
      1. Criar novo relatório
      2. Relatórios de contrato
      3. Relatórios de transação
      4. Relatório de atividades de configuração
      5. Editar um relatório
    4. Exportações de dados 
      1. Criar uma nova exportação de dados
      2. Exportação de dados do Formulário web
      3. Editar uma exportação de dados
      4. Atualizar o conteúdo da exportação de dados
      5. Baixar a exportação de dados
    5. Renomear um relatório ou exportação
    6. Duplicar um relatório ou exportação
    7. Agendar um relatório ou exportação
    8. Excluir um relatório ou exportação
    9. Verificar o uso de transações

Recursos e fluxos de trabalho avançados de contratos

  1. Formulários web 
    1. Criar um formulário web
    2. Editar um formulário web
    3. Desabilitar ou habilitar um formulário web
    4. Ocultar ou reexibir um formulário web
    5. Localizar o URL ou o código de script 
    6. Preencher campos de formulário web com parâmetros de URL
    7. Salvar um formulário web para concluir mais tarde
    8. Redimensionar um formulário web
  2. Modelos reutilizáveis (modelos de biblioteca) 
    1. Formulários do governo dos EUA na biblioteca do Acrobat Sign
    2. Criar um modelo de biblioteca
    3. Alterar o nome de um modelo de biblioteca
    4. Alterar o tipo de um modelo de biblioteca
    5. Alterar o nível de permissão de um modelo de biblioteca
    6. Copiar, editar e salvar um modelo compartilhado
    7. Baixar os dados de campo agregado de um modelo de biblioteca
  3. Transferir a propriedade de formulários web e modelos de biblioteca
  4. Fluxos de trabalho do Power Automate 
    1. Visão geral da integração com o Power Automate e direitos incluídos
    2. Habilitar a integração do Power Automate
    3. Ações no contexto da página Gerenciar
    4. Acompanhamento do uso do Power Automate
    5. Criar um novo fluxo (exemplos)
    6. Acionadores usados para fluxos
    7. Importação de fluxos de fora do Acrobat Sign
    8. Gerenciar fluxos
    9. Editar fluxos
    10. Compartilhar fluxos
    11. Desabilitar ou habilitar fluxos
    12. Excluir fluxos
    13. Modelos úteis
      1. Somente admins
        1. Salvar todos os documentos concluídos no SharePoint
        2. Salvar todos os documentos concluídos no OneDrive for Business
        3. Salvar todos os documentos concluídos no Google Drive
        4. Salvar todos os documentos concluídos no Dropbox
        5. Salvar todos os documentos concluídos no Box
      2. Arquivar o contrato
        1. Salvar seus documentos concluídos no SharePoint
        2. Salvar seus documentos concluídos no OneDrive for Business
        3. Salvar seus documentos concluídos no Google Drive
        4. Salvar seus documentos concluídos no Dropbox
        5. Salvar seus documentos concluídos no Box
      3. Arquivar o contrato de formulário web
        1. Salvar documentos de formulários web concluídos na biblioteca do SharePoint
        2. Salvar documentos de formulários web concluídos no OneDrive for Business
        3. Salvar documentos concluídos no Google Drive
        4. Salvar documentos de formulários web concluídos no Box
      4. Extração de dados do contrato
        1. Extraia dados de campos de formulário do documento assinado e atualize a planilha do Excel
      5. Notificações de contrato
        1. Enviar notificações personalizadas por email com o conteúdo do contrato e o contrato assinado
        2. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign em um canal do Teams
        3. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign no Slack
        4. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign no Webex
      6. Geração de contrato
        1. Gerar documento a partir de um modelo do Word e formulário do Power App, e enviar para assinatura
        2. Gere um contrato a partir de um modelo do Word no OneDrive e obter a assinatura
        3. Gerar contrato para a linha selecionada do Excel e enviar para revisão e assinatura
  5. Fluxos de trabalho de envio personalizados
    1. Visão geral do fluxo de trabalho de envio personalizado
    2. Criar um novo fluxo de trabalho de envio
    3. Editar um fluxo de trabalho de envio
    4. Ativar ou desativar um fluxo de trabalho de envio
    5. Enviar um contrato com um fluxo de trabalho de envio
  6. Compartilhar usuários e contratos
    1. Compartilhar um usuário
    2. Compartilhar contratos

Integrar a outros produtos

  1.  Visão geral das integrações do Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign para Salesforce
  3. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
    2. Acrobat Sign para Outlook
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign para Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps e Power Automate
    6. Conector do Acrobat Sign para Microsoft Search
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
  4. Outras integrações
    1. Acrobat Sign para ServiceNow
    2. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign para Workday
    5. Acrobat Sign para NetSuite
    6. Acrobat Sign para VeevaVault
    7. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
  5. Integrações gerenciadas por parceiro
  6. Como obter uma chave de integração

Acrobat Sign Developer

  1. APIs REST 
    1. Documentação de métodos
    2. Guia do desenvolvedor e SDK
    3. Perguntas frequentes sobre API 
  2. Webhooks 
    1. Visão geral do webhook
    2. Configurar um novo webhook
    3. Exibir ou editar um webhook
    4. Desativar ou reativar um webhook
    5. Excluir um webhook
    6. Certificados SSL bidirecionais
    7. Webhooks na API

Suporte e solução de problemas

  1. Recursos de suporte ao cliente 
  2. Recursos de sucesso do cliente corporativo 

Permitindo que os usuários enviem contratos por meio de mais de um grupo, os administradores podem criar um vínculo forte entre modelos de biblioteca, autenticação de destinatário e requisitos de assinatura e um grupo, o que permite que o fluxo de trabalho, em vez dos usuários contidos no grupo, defina a natureza do grupo.

Visão geral

Quando um contrato é criado, são as configurações de nível de grupo que determinam em grande parte os ativos disponíveis (modelos e fluxos de trabalho) e as propriedades do contrato aplicadas pelo sistema (marca, funções de destinatário, métodos de autenticação, segurança/retenção de PDF etc.).

Estar trancado em um grupo significa que qualquer userID individual está trancada em um conjunto de padrões, uma matriz de modelos e fluxos de trabalho e um conceito de conformidade de assinatura.

Permitir que os usuários acessem vários grupos abre a porta para que os administradores pensem nos grupos como mais do que uma coleção de usuários. Os grupos podem ser vistos como um ambiente para requisitos específicos de assinatura de documentos ao qual você concede acesso aos usuários.

Por exemplo, um grupo pode ser criado com base em um conjunto de regras rígidas de assinatura e distribuição relacionadas à conformidade e outro pode ser configurado para fluxos de trabalho e modelos internos com poucos requisitos de autenticação. Um usuário atribuído a ambos os grupos pode acessar todos os recursos de cada grupo.

Os administradores de nível de grupo também têm a capacidade de gerenciar mais de um grupo, o que melhora a usabilidade prática da função administrador de nível de grupo.

Observação:

Este documento foi desenvolvido para destacar as alterações que o UMG traz à interface/funcionalidade dos usuários e identificar as considerações que a migração para o UMG gera para os administradores.

Pré-requisitos

  • Somente contas de nível empresarial e corporativo estão qualificadas para habilitar usuários em vários grupos
  • Verifique se a segurança de rede permite explicitamente o acesso dos endpoints do Acrobat Sign
  • A versão mais atual das interfaces Fluxos de trabalho personalizados, Início e Gerenciar deve estar ativada na conta
    • Alternar a configuração da conta para permitir usuários em vários grupos ativa automaticamente as novas versões de páginas (se ainda não for o caso) e desativa as opções de reverter para a interface herdada.  Isso inclui os links para “Alternar”
      • As páginas Fluxo de trabalho/Início/Gerenciar são incompatíveis com usuários em vários grupos
      • Sair do UMG não redefine as páginas Início e Gerenciar
  • Para garantir a funcionalidade, revise todas as integrações compatíveis com o Acrobat Sign, desenvolvimentos personalizado de API e/ou integrações de terceiros em uma conta de desenvolvedor

O grupo principal

Todos os usuários sob regras do UMG recebem um “grupo principal”.  O grupo principal é:

  • O grupo padrão que o usuário carrega ao chegar na página Enviar
  • O grupo que define a autoridade/os parâmetros de assinatura de userIDs se um contrato for enviado para o endereço de email
  • O grupo que é referenciado se uma configuração de nível de grupo for necessária e a origem solicitante não for compatível com o UMG
    • Por exemplo: as integrações do Acrobat Sign podem abranger várias versões. As versões mais antigas não compatíveis com o UMG precisam de um padrão para referência, o grupo principal

Objetos e herança (objetos Pai-Filho)

“Objeto” é um termo usado para descrever uma coleção de propriedades que representa uma ideia. Sua Conta é um tipo de objeto, assim como seu Usuário.

Em um aplicativo como o Acrobat Sign, os objetos podem ser usados como modelos para criar outros objetos e, quando um objeto é criado de um “modelo”, diz-se que esses dois objetos têm um relacionamento de pai-filho.

Como um objeto filho é uma cópia direta do pai, as configurações são idênticas.  O objeto filho herda os valores de propriedades do pai. Se um valor pai for alterado, essa alteração também será herdada pelo filho.

Uma árvore de objetos no Acrobat Sign é o grupo de propriedades Conta > Grupo > Usuário.

  • Cada grupo herda naturalmente as propriedades da conta em que estão, pois os grupos são objetos filho da conta
  • Cada usuário herda as propriedades do grupo em que estão, pois são considerados os objetos filho do grupo

Observando a cadeia de objetos Conta > Grupo > Usuário, você pode ver rapidamente como mover um usuário para um novo grupo altera a funcionalidade “padrão” do usuário devido aos novos parâmetros herdados do grupo.

É permitido alterar um valor de propriedade de um objeto filho; essa alteração explícita geralmente quebra a herança desse valor de propriedade do objeto pai. Se o objeto pai alterar o valor da propriedade, o filho não herdará o novo valor, pois o valor explicitamente definido tem precedência.

Isso pode ser visto melhor quando administradores de nível de grupo sobrepujam as configurações de nível de conta do grupo. E como os usuários no grupo são objetos filho do grupo em que estão, a experiência do usuário é alterada de acordo.

As propriedades herdadas dos usuários com acesso a vários grupos são alteradas quando o grupo sob o qual estão agindo é alterado. Você notará que quando um usuário altera seu grupo na página Enviar, a página é atualizada à medida que as novas propriedades no nível do grupo são carregadas. Isso é mais perceptível se você tiver um logotipo exclusivo por grupo.

 

Objeto IDs

Cada objeto tem um número de identificação exclusivo em segundo plano.  Essa ID exclusiva é como o aplicativo diferencia objetos de tipos semelhantes e relaciona os objetos entre si.

As implicações de user e groupIDs tornam-se mais evidentes nas regras do UMG, particularmente no que diz respeito à emissão de relatórios. Quando um usuário cria um ativo no sistema (contrato, modelo ou formulário web), a userID do criador e a groupID na qual o ativo foi criado são codificadas no ativo.

Quando um usuário executa um relatório relativo a seus contratos, o aplicativo retorna os dados relacionados à userID. A groupID não é relevante para a pesquisa (a menos que um filtro seja aplicado).

Mas quando um administrador de grupo executa um relatório relativo a um grupo, o aplicativo retorna os dados relacionados à groupID (independentemente de qual userID a criou)

Quando os usuários só podiam existir em um grupo, geralmente não havia diferença observável. Com os usuários criando ativos em vários grupos, é possível que o conteúdo de um usuário possa abranger os grupos de mais de um administrador de nível de grupo.

Administradores de nível de grupo podem acessar apenas o conteúdo gerado nas groupIDs nas quais têm autoridade (com exceção do conteúdo que eles criam pessoalmente). Se um administrador de grupo gerar um relatório do conteúdo de uma userID, o conjunto de dados retornado incluirá apenas o conteúdo (criado pela userID) no(s) grupo(s) em que ele é um administrador.

Afiliação de grupo de ativos

Contratos, Formulários da Web e eventos de Envio em massa criados antes de ativar o UMG estão relacionados apenas à criação de userID.

Contratos, Formulários da Web e eventos de Envio em massa criados após o UMG estar ativado estão relacionados ao groupID com que foram criados, além do userID que os criou.

Na prática, isso significa que os ativos criados antes de ativar o UMG serão movidos com o usuário se você alterar o grupo principal do usuário. Os usuários que visualizam o grupo (por meio do compartilhamento de conta) perderão a visibilidade desses ativos quando o usuário for movido para fora do grupo compartilhado.

Os ativos criados após o UMG ser ativada permanecerão relacionados ao grupo. Os usuários que visualizam o grupo continuarão a ver os ativos criados no grupo após a criação do usuário ser movida para um novo grupo principal.

Como ativar a opção para ter usuários em vários grupos

A ativação ou desativação do UMG só pode ser feita por um administrador no nível da conta. Consulte este artigo para obter instruções sobre como atualizar sua conta.

É possível reverter o UMG com os seguintes resultados:

  • Todos os sinalizadores do administrador de nível de grupo são apagados
    • Os sinalizadores do administrador de nível de conta não são afetados
    • Administradores de nível de grupo podem ganhar direito novamente aos seus grupos dedicados
  • Todos os usuários existem apenas no grupo principal
Observação:

Um usuário pode ser associado a no máximo 100 grupos.

Diferenças no nível do usuário

As alterações no nível do usuário são gerais. Todos os usuários que podem fazer logon no Acrobat Sign notarão as mudanças abaixo:

O que é diferente:

O perfil do usuário expõe completamente todos os grupos nos quais o usuário está incluído e sinaliza especificamente o grupo principal.

Com o UMG ativado:

  • Todos os grupos dos quais o usuário é membro são listados
  • O grupo listado é sempre o Grupo principal

Configurar seu perfil de usuário

Meu perfil

O que é diferente:

Como o usuário tem acesso a vários grupos, os modelos e fluxos de trabalho disponíveis para o usuário são agrupados pelo Grupo ao qual o modelo/fluxo de trabalho está relacionado.

  • Os modelos e fluxos de trabalho só podem estar relacionados a um grupo ou à conta como um todo
  • Os modelos/fluxos de trabalho em nível de conta também são exibidos na própria seção, na parte inferior da lista de grupos
  • Quando um modelo/fluxo de trabalho é iniciado nesse menu, a página Enviar (compor) é carregada com o valor do Grupo associado aplicado automaticamente
    • O seletor Enviar de está trancado com o valor do grupo ao qual o modelo/fluxo de trabalho está associado
Iniciar um modelo ou fluxo de trabalho na página Início

Se um modelo de nível de grupo for usado, o grupo será inserido na página Enviar e a opção para editar o grupo será suprimida:

Modelo de nível de grupo

 

Se um modelo de nível de conta for usado, o grupo é selecionável (um dos grupos cujo o usuário é membro):

Modelo de nível de conta

O que é diferente:

A página Enviar possui um seletor suspenso na parte superior da página: Enviar de
Esse seletor permite que o remetente selecione o grupo (e todas as propriedades relacionadas de nível de grupo) que controla as propriedades e opções da transação. 

  • No campo suspenso Enviar de, o usuário só pode selecionar os grupos aos quais foi explicitamente adicionado e nos quais recebeu permissões de envio
  • O grupo principal é sempre o valor padrão (carregado) do grupo quando o usuário chega à página Enviar

 

Fatores a serem considerados:

Defina o seletor Enviar de primeiro.

  • Alterar o seletor impõe configurações no nível do grupo, incluindo:
    • Marca
    • Tipos de autenticação permitidos
    • Restrições de assinatura
    • Modelo de biblioteca compartilhado e opções de fluxo de trabalho
    • Modelos de mensagem
  • Como alterar o seletor Enviar de força o recarregamento da página da Web com as novas configurações de grupo, qualquer conteúdo de nível de campo que tenha sido adicionado é perdido com a atualização
  • Depois que um contrato é enviado, o grupo do qual ele foi enviado pode não ser alterado
Enviar do grupo

O que é diferente:

Assim como na página Enviar, a página Autoassinatura apresenta um seletor de lista suspensa no topo da página: Selecionar grupo

Esse seletor permite que o remetente selecione o grupo (e todas as propriedades relacionadas de nível de grupo) que controla as propriedades e opções da transação. 

  • O usuário só tem acesso aos grupos aos quais foi explicitamente adicionado
  • O grupo principal é sempre o valor padrão (carregado) do grupo quando o usuário chega à página Enviar

 

Fatores a serem considerados:

Defina o seletor Enviar usando primeiro.

  • Alterar o seletor impõe configurações no nível do grupo, incluindo:
    • Marca
    • Tipos de autenticação permitidos
    • Restrições de assinatura
    • Modelo de biblioteca compartilhado e opções de fluxo de trabalho
  • Como alterar o seletor Enviar usando força o recarregamento da página da Web com as novas configurações de grupo, qualquer conteúdo no nível de campo que tenha sido adicionado é perdido com a atualização
Autoassinatura

O que é diferente:

Um rótulo de identificação foi adicionado ao menu de contexto do contrato para indicar de qual grupo um contrato foi enviado.

 

Fatores a serem considerados:

Algumas funções estão fortemente ligadas ao grupo (por exemplo: parâmetros de relatório e regras de retenção).

Valor de “Enviado de” para um contrato

O que é diferente:

Uma coluna foi adicionada à tabela de contratos produzida na página Gerenciar.

  • O cabeçalho Grupo na tabela não é clicável. Para classificar o conjunto de dados, use um filtro

 

Associação a grupos na página Gerenciar

O que é diferente:

Um novo filtro está disponível para a filtragem do conjunto de dados da página Gerenciar por Grupo

  • Somente um filtro Grupo pode estar em vigor de cada vez
    • Como em outros filtros, uma pequena tag é preenchida à esquerda do botão Filtros quando o filtro Grupo está em vigor
    • O filtro Grupo inclui modelos que foram compartilhados com o grupo
    • Os filtros Grupo explícitos incluem modelos compartilhados de nível de conta
  • Os usuários podem usar apenas os filtros dos grupos dos quais são membros atualmente
    • A opção Todos os grupos é o único “filtro” que inclui contratos criados em grupos dos quais o usuário não é membro
Filtrar conteúdo por grupo na página Gerenciar

O que é diferente:

Ao criar um modelo de biblioteca, o criador tem a opção de definir as propriedades de acesso do modelo e compartilhar o contrato com qualquer grupo do qual seja membro.

  • Os modelos só podem ser compartilhados com um grupo
  • Quando um modelo é compartilhado com um grupo dessa forma, um vínculo forte é estabelecido entre o modelo e o grupo. Significado:
    • Os administradores com acesso ao grupo podem editar o modelo por meio da guia Bibliotecas compartilhadas
    • Se o usuário for removido do grupo, o modelo permanecerá como um ativo do grupo (a menos que seja explicitamente revinculado a um novo grupo)
    • Os modelos compartilhados com um grupo só podem ser usados por membros do grupo (e pelo criador do modelo)
      • Se o criador de um modelo deixar o grupo com o qual o modelo foi compartilhado:
        • O criador do modelo continua a ter acesso para enviar o contrato (como o proprietário do modelo) apesar de não estar mais associado ao grupo
          • O criador do modelo mantém a autoridade/o acesso para editar as propriedades do contrato na página Gerenciar
        • O grupo continua a ter acesso ao modelo
    • Se o usuário criador for excluído do aplicativo (exclusão por causa do GDPR), os contratos podem ser mantidos como um ativo do grupo

 

Fatores a serem considerados:

Um usuário com acesso a todos os grupos pode ser usado como um administrador de documentos central.

Propriedades do modelo — Selecione o grupo

Um usuário com autoridade para criar formulários web pode associar seu formulário a qualquer grupo do qual seja membro.

  • Um formulário web só pode estar relacionado a um grupo
    • O grupo relacionado não pode ser alterado após a criação do formulário web
  • Os formulários web não aparecem na guia Bibliotecas compartilhadas
  • Se o criador deixar de estar associado ao grupo, o formulário web manterá sua relação com o grupo.
Criar um formulário da Web

O que é diferente:

Um filtro foi adicionado à página Relatórios para permitir que o relatório seja limitado a contratos relacionados a um ou mais grupos.

  • O usuário deve ter acesso ao grupo para aplicar o filtro
Filtro Relatórios para grupos

 

O relatório .csv continua com a mesma coluna Grupo enviar, rastreando adequadamente à medida que um remetente alterna entre grupos:

Coluna Relatório do grupo Remetentes

Observação:

Se um usuário for removido de um grupo do qual já enviou contratos anteriormente, ele não poderá gerar relatórios sobre essas transações. 

Particularidades dos administradores de nível de grupo

Essas alterações de interface podem ser observadas apenas pelos administradores da conta (conforme permitido pelos controles de administrador de nível da conta):

A função do administrador de nível de grupo foi significativamente aprimorada, pois um usuário pode ser o administrador de vários grupos e não precisa ser o administrador de todos os grupos dos quais é membro.

Administradores de nível de grupo em vários grupos podem gerenciar melhor documentos e fluxos de trabalho para equipes mais amplas, além de poderem gerar relatórios do conteúdo de vários grupos sem ter acesso ao conjunto de dados completo da conta.

O que é diferente:

Se o usuário for administrador de mais de um grupo, os Fluxos de trabalho e Bibliotecas compartilhadas foram movidos do nível superior das opções de menu do administrador do grupo para os submenus de cada grupo individual:

Menu do administrador de nível de grupo

 

Quando o UMG estiver ativado, você deve primeiro selecionar o grupo e abrir as configurações do grupo para acessar os itens e configurações de menu específicos do grupo:

Configurações do grupo no UMG

O que é diferente:

Quando um administrador de grupo tem autoridade administrativa sobre mais de um grupo, ele precisa primeiro selecionar qual grupo deseja configurar:

  • Selecione Grupos na lista de menus do painel esquerdo
  • Clique uma vez no grupo que deseja editar (para expor o link Configurações do grupo)
  • Clique no link Configurações do grupo
Menu Grupo

O que é diferente:

O administrador de nível de grupo não tem mais a opção de forçar uma visualização dos contratos para usuários recém-criados.

  • Administradores de nível de conta ainda têm essa autoridade
Exibir a opção Contratos

O que é diferente:

Para adicionar um usuário à sua conta, primeiro você deve selecionar um grupo para obter acesso à opção de menu Usuários do grupo

Observação:

Ao criar usuários individuais, o grupo selecionado define o grupo primário do usuário.

Os administradores de nível de grupo não têm autoridade para editar o grupo principal depois que o usuário é criado.

Acessar usuários por meio de grupos

O processo para criar um usuário é o mesmo, menos a opção de forçar um compartilhamento de visualização dos contratos do usuário (veja acima).

 

Fatores a serem considerados:

Criar usuários individualmente não permite a opção de incluir o usuário em vários grupos como parte do processo de criação.

Depois que o usuário é criado, o administrador do grupo pode editar o perfil do usuário para incluí-lo em mais grupos e editar sua autoridade de envio.

O que é diferente:

A autoridade para determinar se uma userID pode assinar contratos e a capacidade de instalar uma regra de delegação automática para uma userID foram removidas da interface do administrador de nível de grupo.

  • Essa autoridade existe apenas para administradores de nível de conta seguindo as regras do UMG
Elementos removidos de Editar perfil do usuário

Os administradores de nível de grupo têm autoridade para permitir ou não a associação de um usuário a cada grupo que eles administram por meio do perfil do usuário.

  • O usuário deve ser exposto ao administrador do grupo (por meio do direito de criação ou de administração) para que o usuário fique visível na lista de usuários

Para adicionar uma associação a um grupo:

  • Navegue até a página [Grupo] > Usuários no grupo
  • Clique duas vezes no usuário para abrir o perfil do usuário
  • Clique no ícone de adição à direita do cabeçalho Associação a grupo
    • A caixa de diálogo Adicionar associação a grupo é aberta        
  • Selecione o grupo ao qual você deseja adicionar o usuário
    • Somente os grupos que o administrador administra são selecionáveis
  • Clique em Adicionar
  • Repita o processo para todos os grupos a serem adicionados
  • Clique em Salvar ao concluir.
Adicionar associação a grupo

Os usuários colocados em um grupo recentemente adotarão dois valores de autoridade:

  • Administrador de grupo - A userID tem autoridade administrativa de nível de grupo?
    • Falso por padrão
  • Pode enviar - A userID tem autoridade para acessar modelos/fluxos de trabalho e enviar contratos no perfil de propriedade do grupo.
    • Verdadeiro por padrão

Marque ou desmarque os valores por grupo conforme necessário

  • Clique em Salvar ao concluir
Observação:

Administradores no nível de grupo não têm autoridade para editar o grupo principal de uma userID, a menos que tenham autoridade administrativa em ambos os grupos, o grupo principal original e o novo grupo.

Associação de usuário editada

Como remover uma associação a grupo

Para remover a associação um usuário a um grupo:

  • Navegue até a página [Grupo] > Usuários no grupo
  • Clique duas vezes no usuário para abrir o perfil do usuário
  • Clique uma vez no grupo que você deseja remover para expor a ação Excluir associação a grupo
  • Clique no link Remover
  • Repita o processo para remover mais associações
  • Clique em Salvar
Observação:

Se um usuário tiver a associação a grupos revogada para todos os grupos:

  • A userID é colocada no grupo Padrão
  • O grupo principal do usuário é definido como o Padrão
Excluir a associação a um grupo

Administradores de nível de grupo que criam webhooks podem selecionar qualquer grupo do qual sejam administradores ao definir o valor do campo Grupo:

Criar webhook

O que é diferente:

O formato do .csv carregado usado para criar/atualizar vários usuários foi alterado para acomodar usuários em vários grupos e autoridades específicas de grupos.  Para isso, foram removidas três colunas da experiência do UMG:

  • Nome do grupo - Removido; substituído pela coluna Grupos
  • É administrador de grupo - Removido; substituído por um valor de status na coluna Grupos
  • Pode enviar - Removido; substituído por um valor de status na coluna Grupos

Link para o artigo Criar ou atualizar usuários em massa com o UMG

Link para artigo sem o UMG

Modelo clássico para fazer o upload de usuários em um csv

Uma coluna foi adicionada: Grupos

Cuidado:

Administradores de nível de grupo não têm autoridade para manipular usuários com a coluna Grupos.

  • Somente administradores de nível de conta têm autoridade para usar as propriedades de/o acesso a vários grupos por meio do recurso Criar/fazer o upload de usuários em massa.

Quando um administrador de nível de grupo cria novos usuários via upload em massa:

  • Cada usuário é criado no grupo no qual o administrador iniciou o processo
    • O grupo principal do usuário assume como padrão o grupo no qual o usuário é criado
  • Cada usuário pode assinar, independentemente das configurações do valor padrão no nível do grupo

 

O conteúdo abaixo é fornecido para conscientização, já que o modelo de upload inclui a coluna Grupos.

A coluna Grupos contém uma ou mais Definições de grupo. Cada Definição de grupo contém o nome de um grupo, seguido por um ou mais valores de status entre colchetes. Ex: Nome do grupo[Status]

  • O Nome do grupo é uma correspondência literal com um nome de grupo real, incluindo espaços. Ex: Grupo padrão
  • Vários valores de status podem ser incluídos em uma Definição de grupo; por exemplo: Nome do grupo[Status1 Status2]
    • Os valores de status são delimitados por colchetes
      • Os nomes de grupos também podem conter colchetes. Nesse caso, os valores de status devem estar contidos na última sequência de caracteres entre colchetes; por exemplo: Vendas [Costa Leste][Status1 Status2]
      • Não há espaço entre o nome do grupo e o colchete de abertura que contém os valores de status
    • Os valores de status são delimitados por um único espaço entre os valores
  • Várias Definições de grupo podem ser incluídas usando um ponto e vírgula como delimitador (sem espaços)
    • Ex: Nome do grupo[Status];Outro grupo[Status1 Status2 Status3];Último grupo[StatusA StatusB]
  • Os valores de status disponíveis para uma definição de grupo são:
    • Primary - Define o grupo como o grupo principal do usuário
    • Send - Permite que o usuário envie contratos do grupo
    • NoSend - Impede que o usuário envie contratos do grupo
    • Admin - Define o usuário como um administrador de nível de grupo de um grupo
    • Remove - Remove o usuário do grupo
      • Se um usuário for removido de todos os grupos, ele será colocado no Grupo padrão
Novo formato csv para upload em massa

No exemplo acima:

  • John@here.com está configurado com duas Definições de grupo:
    • O Grupo padrão é o grupo primário dele, ele é um administrador de nível de grupo e tem permissão para enviar contratos
    • O grupo Engenharia define-o como um administrador de nível de grupo e, portanto, ele pode enviar contratos
  • Fred@here.com também foi configurado com duas Definições de grupo:
    • O grupo Aquisição define-o como administrador de nível de grupo, mas desativa a sua capacidade de enviar contratos
    • Fred também está sendo removido do grupo Vendas

O que é diferente:

A ação para desativar uma userID foi limitada para administradores de nível de grupo para garantir que eles não desativem usuários em grupos nos quais não têm autoridade.

Os administradores de grupos podem desativar um usuário que tenha associação apenas com os grupos do administrador e/ou com o Grupo padrão.

  • Se o usuário tiver uma associação fora da autoridade do administrador de grupo que está tentando desativá-la, a opção Desativar usuário não estará disponível
Elemento removido - Desativar usuário

Particularidades dos administradores de nível de conta

Somente admins de nível de conta têm acesso ao seguinte:

O que é diferente:

Ao criar um usuário individual, o campo Grupo de usuários foi renomeado para Grupo principal

Criar usuário - Grupo principal

O que é diferente:

Como observado na seção Administradores de nível de grupo, o formato do .csv carregado e usado para criar/atualizar vários usuários foi alterado para acomodar usuários em vários grupos e autoridades específicas de grupos.  Para isso, foram removidas três colunas da experiência do UMG:

  • Nome do grupo - Removido; substituído pela coluna Grupos
  • É administrador de grupo - Removido; substituído por um valor de status na coluna Grupos
  • Pode enviar - Removido; substituído por um valor de status na coluna Grupos

Link para o artigo Criar ou atualizar usuários em massa com o UMG

Link para artigo sem o UMG

Modelo clássico para fazer o upload de usuários em um csv

Uma coluna foi adicionada: Grupos

A coluna Grupos contém uma ou mais Definições de grupo. Cada Definição de grupo contém o nome de um grupo, seguido por um ou mais valores de status entre colchetes. Ex: Nome do grupo[Status]

  • O Nome do grupo é uma correspondência literal com um nome de grupo real, incluindo espaços. Ex: Grupo padrão
  • Vários valores de status podem ser incluídos em uma Definição de grupo; por exemplo: Nome do grupo[Status1 Status2]
    • Os valores de status são delimitados por colchetes
      • Não há espaço entre o nome do grupo e o colchete de abertura
    • Os valores de status são delimitados por um único espaço entre os valores
  • Várias Definições de grupo podem ser incluídas usando um ponto e vírgula como delimitador (sem espaços)
    • Ex: Nome do grupo[Status];Outro grupo[Status1 Status2 Status3];Último grupo[StatusA StatusB]
  • Os valores de status disponíveis para uma definição de grupo são:
    • Primary - Define o grupo como o grupo principal do usuário
    • Send - Permite que o usuário envie contratos do grupo
    • NoSend - Impede que o usuário envie contratos do grupo
    • Admin - Define o usuário como um administrador de nível de grupo de um grupo
    • Remove - Remove o usuário do grupo
Novo formato csv para upload em massa

No exemplo acima:

  • John@here.com está configurado com duas Definições de grupo:
    • O Grupo padrão é o grupo primário dele, ele é um administrador de nível de grupo e tem permissão para enviar contratos
    • O grupo Engenharia define-o como um administrador de nível de grupo e, portanto, ele pode enviar contratos
  • Fred@here.com também foi configurado com duas Definições de grupo:
    • O grupo Aquisição define-o como administrador de nível de grupo, mas desativa a sua capacidade de enviar contratos
    • Fred também está sendo removido do grupo Vendas

O que é diferente:

Duas configurações estão disponíveis nas regras do UMG para permitir que os usuários sejam removidos do grupo padrão quando adicionado a outro grupo:

  •  A atribuição de grupo remove um usuário do grupo padrão se esse for seu grupo principal: quando essa configuração estiver habilitada, um usuário cujo grupo principal esteja definido como Padrão será removido do grupo padrão ao ser adicionado a qualquer outro grupo utilizando as páginas administrativas Atribuir usuários a este grupo. O novo grupo se torna o grupo principal do usuário automaticamente.
    • Essa configuração não é aplicada ao adicionar o usuário a um grupo por meio do perfil de usuário
    • Essa configuração não é aplicada ao utilizar os métodos de importação de CSV ou API para adicionar/modificar usuários.
  • Admins de grupo podem remover usuários do grupo padrão da conta: essa configuração permite que um(a) admin de nível de grupo remova um usuário do grupo padrão por meio do perfil de usuário.
Configurações de administrador do grupo para remover usuários do grupo padrão.

Particularidades de admins de nível de privacidade

No momento, as ferramentas de administração de nível de privacidade não são alteradas pelas configurações do UMG.

Particularidades da API

Observação:

Somente a v6 da API REST será atualizada para acomodar o UMG.

A API SOAP herdada não será atualizada para acomodar o UMG.

O uso de APIs SOAP ou REST v5 (e anteriores) funcionará de forma alheia ao UMG, e o grupo principal do usuário é o que estará em vigor.

Os endpoints da API REST v6 executados no contexto de um grupo específico foram expandidos para incluir um identificador opcional groupId, que pode ser passado para uma solicitação como parâmetro de consulta, cabeçalho ou como parte do corpo da solicitação.  

Esse parâmetro é opcional e, se omitido, o código assume como padrão o grupo principal do usuário. 

As ações específicas de grupo estão em duas categorias:

  • Gerenciamento de usuários
  • Operações CRUD sobre recursos

A alteração no gerenciamento de usuários está contida na capacidade de gerenciar várias associações a grupos em uma única chamada de API e na expansão do modelo de segurança. Isso afeta as capacidades do administrador do grupo, ou seja, garante que o administrador do grupo não faça alterações em um grupo fora do seu alcance.

A alteração nas operações de recursos é o parâmetro adicional group id para modelos de solicitação/resposta, fornecendo um contexto de grupo para contratos, formulários web e eventos de Envio em massa. 

O parâmetro group Id só é adicionado na API REST v6. As versões mais antigas que a v6 da REST usam o grupo principal para compatibilidade com versões anteriores.


INVALID_GROUP_ID

Um código de resposta de erro comum “INVALID_GROUP_ID” é disparado quando:

  • O grupo identificado não foi encontrado
  • O usuário identificado não é membro do grupo identificado.
  • O recurso está desativado e group Id não corresponde ao grupo principal do usuário 

Se o UMG não estiver ativado, todos os endpoints existentes se comportam como antes. O grupo principal do usuário é utilizado como a única associação a grupo válida e, se outra group Id for passada para um endpoint, INVALID_GROUP_ID é retornado. 

Adicionar usuários a vários grupos

A adição de um usuário a vários grupos é feita de duas maneiras:

Edição de usuário individual - Isso é feito por meio do:

  • Menu Usuários - Somente para administradores de nível de conta
  • Menu Usuários no grupo - Para administradores de conta ou de grupo
Editar o usuário

Clique uma vez no usuário para expor a opção Editar usuário; clique em Editar usuário

A sobreposição para o gerenciamento de grupos é aberta e o administrador pode adicionar livremente o usuário a qualquer grupo sobre o qual ele tenha autoridade de administrador clicando no ícone de adição.

Adicionar associação a grupo

Depois que a associação ao grupo é adicionada ao usuário, o administrador pode ativar/desativar a autoridade do usuário no grupo marcando/desmarcando as caixas no cabeçalhos das colunas Administrador de grupo e Pode enviar.

Editar a autoridade da associação

Usando o recurso Criar/atualizar usuários em massa, os administradores de nível de conta podem atualizar rapidamente todas as userIDs na conta deles.

Observação:

Criar e editar usuários em massa é uma opção disponível para administradores de nível de grupo para funções como editar o nome, a empresa, o cargo e informações do tipo.  A associação ao grupo não é um valor que os administradores de nível de grupo possam manipular por meio do recurso de upload de csv.

Navegue até a interface de criação do usuário

Observação:

Você pode clicar no link Fazer o download do arquivo CSV de amostra para fazer o download de um CSV de exemplo com as várias propriedades incluídas.

O formato do .csv carregado usado para criar/atualizar vários usuários foi alterado para acomodar usuários em vários grupos e autoridades específicas de grupos.  Para isso, foram removidas três colunas da experiência do UMG:

  • Nome do grupo - Removido; substituído pela coluna Grupos
  • É administrador de grupo - Removido; substituído por um valor de status na coluna Grupos
  • Pode enviar - Removido; substituído por um valor de status na coluna Grupos
Colunas removidas

A nova coluna Grupos

A coluna Grupos contém uma ou mais Definições de grupo. Cada Definição de grupo contém o nome de um grupo, seguido por um ou mais valores de status entre colchetes. Ex: Nome do grupo[Status]

  • O Nome do grupo é uma correspondência literal com um nome de grupo real, incluindo espaços. Ex: Grupo padrão
  • Vários valores de status podem ser incluídos em uma Definição de grupo; por exemplo: Nome do grupo[Status1 Status2]
    • Os valores de status são delimitados por colchetes
      • Não há espaço entre o nome do grupo e o colchete de abertura
    • Os valores de status são delimitados por um único espaço entre os valores
  • Várias Definições de grupo podem ser incluídas usando um ponto e vírgula como delimitador (sem espaços)
    • Ex: Nome do Grupo[Status];Outro Grupo[Status1 Status2 Status3];Último Grupo[StatusA StatusB]
  • Os valores de status disponíveis para uma definição de grupo são:
    • Primary - Define o grupo como o grupo principal do usuário
    • Send - Permite que o usuário envie contratos do grupo
    • NoSend - Impede que o usuário envie contratos do grupo
    • Admin - Define o usuário como um administrador de nível de grupo de um grupo
    • Remove - Remove o usuário do grupo
Exemplo de CSV

No exemplo acima:

  • John@here.com está configurado com duas Definições de grupo:
    • O Grupo padrão é o grupo primário dele, ele é um administrador de nível de grupo e tem permissão para enviar contratos
    • O grupo Engenharia define-o como um administrador de nível de grupo e, portanto, ele pode enviar contratos
  • Fred@here.com também foi configurado com duas Definições de grupo:
    • O grupo Aquisição define-o como administrador de nível de grupo, mas desativa a sua capacidade de enviar contratos
    • Fred também está sendo removido do grupo Vendas

Criar contratos

As regras do UMG são observáveis logo no início do processo de criação de um novo acordo.

Se um usuário estiver iniciando o processo selecionando um modelo ou fluxo de trabalho em Início > Iniciar da biblioteca, o usuário deverá expandir o grupo do qual está enviando primeiro e, em seguida, selecionar o modelo/fluxo de trabalho nas opções disponíveis no grupo.  

Selecionar o modelo/fluxo de trabalho e clicar em Iniciar abre a página Enviar pronta para que o usuário conclua a configuração.

Observação:

Ao iniciar o contrato a partir de um modelo ou de fluxo de trabalho de nível de grupo, o valor do grupo é inserido na página Enviar e a opção de editar o grupo é suprimida.

Se um fluxo de trabalho/modelo de nível de conta for selecionado, o remetente terá a opção de selecionar o valor do grupo.

Iniciar contrato a partir de um modelo ou um fluxo de trabalho

 

Se o usuário iniciar o processo na página Enviar, o campo suspenso Enviar de definirá o grupo ao qual o contrato está associado.

Quando o grupo é selecionado, o contrato fica restrito aos modelos de biblioteca disponíveis para o grupo escolhido.

Alterar o grupo altera as propriedades aplicadas ao contrato.  Isso força a página a ser atualizada e qualquer conteúdo de nível de campo inserido é perdido.

Iniciar um contrato a partir de Enviar

Designer de fluxo de trabalho personalizado

A criação e o gerenciamento de fluxos de trabalho personalizados não são afetados pelas regras do UMG até agora:

  • Os fluxos de trabalho atribuídos a um grupo só podem ser editados por um administrador (de nível de grupo ou de conta) que tenha o grupo principal definido como o mesmo grupo ao qual o fluxo de trabalho foi dedicado
  • Os fluxos de trabalho atribuídos ao nível de conta só podem ser editados por um administrador de nível de conta (independente do grupo principal)

Em atualizações futuras, os administradores terão na interface as opções de associar os fluxos de trabalho criados a grupos individuais nos quais têm autoridade de administrador, independentemente do grupo principal.

Criação e gerenciamento de modelos de biblioteca

A criação de um modelo de biblioteca reutilizável que siga as regras do UMG tem uma etapa adicional ao conceder permissão de nível de grupo para acessar o modelo:

Definir o grupo ao qual modelo de biblioteca está associado. 

  • Isso é feito em um submenu quando você seleciona a permissão Quem pode usar este modelo:
Observação:

A userID original que cria um modelo é entendida como o “proprietário” desse modelo. 

O proprietário do modelo sempre tem acesso para Enviar ou Editar o modelo. Não importa que nível de autoridade a userID proprietária tem ou se o proprietário está associado ao grupo ao qual o modelo está exposto.

Criar um modelo de biblioteca

Gerenciar modelos de biblioteca existentes

É possível editar as propriedades dos modelos de biblioteca existentes na página Gerenciar.

Abra o modelo para editá-lo e, se o modelo estiver sendo compartilhado com Qualquer usuário em meu grupo, o editor poderá alterar a associação ao grupo:

Editar propriedades de um modelo

Observação:

Alterar a associação a um grupo não afeta a associação de contratos já criados a um grupo.

Criação e gerenciamento de formulários web

A criação de um formulário web que segue as regras do UMG exige uma etapa adicional:

Definir o grupo ao qual o formulário web está associado.  Isso é feito no topo da página.

  • Defina o valor do grupo primeiro, pois alterar o grupo redefine a página e limpa qualquer conteúdo de campos
Criação de um formulário web

Cuidado:

O grupo associado pode não ser editado após a criação do formulário web.

Gerenciamento de formulários web existentes

As regras do UMG não afetam o modo como os formulários web existentes são gerenciados (pois o grupo associado pode não ser editado).

Gerar um relatório para um formulário web requer que o criador ou que um administrador com autoridade para acessar os dados do relatório no grupo execute a criação do relatório.

Compartilhamento de conteúdo

Compartilhar um contrato ou modelo individual não é afetado pelas regras do UMG.

As contas que usam o compartilhamento de conta padrão (somente compartilhamento de usuário para usuário) não são afetadas pelas regras do UMG.

O Compartilhamento de conta avançado permite o compartilhamento entre Usuários, entre Grupos e entre Usuários e Grupos:

 

O compartilhamento de usuário para usuário não é alterado nas regras do UMG:

  • Se o UsuárioA compartilhar sua conta com o UsuárioB:
    • O UsuárioB tem acesso a todo o conteúdo do contrato/modelo que o usuárioA criou ou do qual faz parte
      • Todos os modelos de propriedade do UsuárioA (atribuídos a si mesmo/ao grupo/à conta) ficam visíveis
    • A associação a vários grupos ou a transferência do UsuárioA para outro grupo principal não afeta o relacionamento

Quando um UsuárioA é compartilhado com o GrupoX:

  • Todos os membros do GrupoX podem exibir todo o conteúdo de contratos/modelos que o UsuárioA criou ou do qual faz parte
    • Todos os modelos de propriedade do UsuárioA (atribuídos a si mesmo/ao grupo/à conta) ficam visíveis
  • A associação a vários grupos ou transferir o UsuárioA para outro grupo principal não afeta o relacionamento
  • Os usuários adicionados ao GrupoX terão acesso ao conteúdo de contratos/modelos do UsuárioA
  • Os usuários removidos do GrupoX perdem o acesso ao conteúdo de contratos/modelos compartilhados pelo UsuárioA

Quando o GrupoA é compartilhado com o UsuárioX:

  • O UsuárioX obtém acesso a todos os contratos criados/enviados do GrupoA
    • A userID remetente não precisa ser um membro atual do GrupoA. O contrato ter sido criado por meio do GrupoA define a relação
  • O UsuárioX obtém acesso a todos os contratos/modelos de todas as userIDs que têm o GrupoA definido como grupo principal
    • Por exemplo: alterar o grupo principal do UsuárioM do GrupoA para o GrupoB removerá a visualização que o UsuárioX tem do conteúdo do UsuárioM (exceto para contratos enviados do GrupoA de acordo com a regra acima)

Quando o GrupoA está compartilhando com o GrupoB

  • Todos os membros do GrupoB podem acessar todos os contratos enviados por meio do GrupoA
    • A userID remetente não precisa ser um membro atual do GrupoA. O contrato ter sido criado por meio do GrupoA define a relação
  • Todos os membros do GrupoB podem acessar todo o conteúdo de contratos/modelos de usuários que têm o GrupoA definido como seu grupo principal
  • Adicionar uma nova userID ao GrupoB concederá a essa userID acesso ao conteúdo do GrupoA
    • Remover uma userID do GrupoB removerá o acesso ao conteúdo do GrupoA
  • Criar/atualizar uma userID para ter o GrupoA como o grupo principal expõe todo o conteúdo de contratos/modelos do usuário ao GrupoB
    • Remover uma userID do GrupoA remove o acesso do GrupoB ao conteúdo do usuário (exceto contratos criados por meio do GrupoA)

Retenção de documentos/GDPR

Alterações no conjunto de ferramentas do GDPR ligadas às alterações do UMG não são esperadas?

Integrações

Todas as contas de nível corporativo podem ativar o UMG, mesmo quando uma (ou mais) integrações são configuradas.

Atualmente, as seguintes integrações são compatíveis com os parâmetros do UMG:

  • Salesforce
  • Power Automate
  • Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word/PowerPoint)

Usuários que enviam contratos por meio de uma integração não compatível com o UMG são considerados como estando somente no grupo principal, portanto, o envio de parâmetros é alinhado às configurações do grupo principal.

 

API - REST v6

Muitos dos endpoints da API REST v6 contaram com a adição de um parâmetro opcional para a groupID ao método.

A expectativa atual é de que qualquer chamada da API REST v6 existente continue funcionando, independente se o UMG estiver ativado ou não.

As versões anteriores de APIs (SOAP e REST) continuarão funcionando conforme esperado, entendendo o usuário é somente um membro do próprio grupo principal.

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