Configurar um arquivamento externo


Configurar o arquivamento externo

Os administradores podem configurar o recurso Arquivo externo do Adobe Acrobat Sign para fornecer automaticamente uma cópia do email Assinado e arquivado para cada contrato concluído com êxito para um endereço de email adicional. Essa cópia automática sempre contêm o PDF do contrato assinado, o PDF do relatório de auditoria e os dados de campo CSV (se houver), independentemente das configurações de conta/grupo que controlam se/quando esses documentos devem ser anexados.

O arquivo externo pode ser configurado em dois locais para as configurações no nível de conta e de grupo:

  • A guia Arquivo externo no menu do administrador da conta/grupo.
  • A guia Configurações globais no nível de conta; a guia Configurações do grupo no nível de grupo.

Ambas as interfaces compartilham os mesmos valores de propriedade, portanto editar uma atualiza a outra automaticamente.

As configurações no nível de grupo herdam inicialmente as configurações no nível de conta e podem ser configuradas para remover ou adicionar a essa propriedade herdada. Contas que usam a opção Usuários em vários grupos podem usar efetivamente a configuração de nível de grupo quando os grupos são usados para definir fluxos de trabalho de documentos específicos. (Por exemplo, um grupo jurídico pode incluir o departamento jurídico em todos os contratos concluídos e remover qualquer endereço de arquivamento geral que possa ser configurado no nível da conta.)

Qualquer endereço de email válido pode ser usado, incluindo aplicativos de terceiros que aceitam um email de entrada. 

A guia Arquivo externo inclui instruções sobre como localizar o endereço de email de entrada dos aplicativos Box e Evernote. Qualquer outro endereço de email funciona da mesma forma.

Adicionar um email à interface de arquivo externo

Observação:

O processo abaixo descreve a interface Configurações globais/de grupo. A interface de Arquivo externo funciona exatamente da mesma forma.

  1. Faça logon como administrador e navegue até Configurações da conta > Configurações globais > Enviar uma cópia adicional de cada contrato assinado para os seguintes endereços de email

  2. Clique no botão Adicionar endereço de email.

    Navegue até os controles de arquivamento externos

  3. Uma sobreposição é aberta para aceitar o endereço de email do arquivo.

    Insira o endereço de email duas vezes (para garantir que o valor esteja correto).

    Insira o email de arquivamento

    Certifique-se de que seu email de arquivamento esteja correto. Você não quer enviar automaticamente uma cópia de cada contrato para a pessoa errada.

  4. Clique em Salvar.

  5. O endereço de email é armazenado como um objeto discreto no campo de email.

    • Vários endereços podem ser salvos.
    • Selecionar o X à direita de um endereço de email exclui o endereço de email do campo.

    Adicione todos os endereços de email nos quais você deseja receber automaticamente a documentação do contrato assinado.

    Email de arquivamento configurado

  6. Selecionar Salvar no canto inferior direito da janela quando todos os emails foram adicionados para salvar a configuração.

    Salvar configuração

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