Arquivar documentos do Adobe Sign pelos serviços de armazenamento eOriginal

Gerencie e proteja documentos de modo digital.

Os parceiros do Adobe Sign com eOriginal para ajudar as empresas a atenderem os requisitos de conformidade e regulatórios ao arquivar documentos importantes assinados em um cofre digital seguro. Depois que o documento é assinado, o eOriginal pode arquivá-lo em segurança, com os mais altos níveis de proteção e conformidade em um ambiente totalmente digital. As empresas podem optar por arquivar todos os documentos em uma conta específica, todos os documentos inicializados por um grupo específico (ou subconjunto de usuários) ou documentos individuais.

Quando um documento é criado, o original enviado para o Adobe Sign é considerado como a cópia autoritativa do contrato. A cópia autoritativa permanece nos servidores da Adobe durante o ciclo de assinatura. Depois que o ciclo é concluído, a cópia autoritativa é arquivada no cofre eOriginal e o documento é transformado em um instrumento legal. Uma cópia do documento em PDF permanece no Adobe Sign, mas recebe a marca d'água “Cópia do original” para indicar que o documento armazenado pelo eOriginal é a versão autêntica:

Como funciona

Após concluir o ciclo de assinatura, qualquer transação habilitada para arquivamento acionará o serviço eOriginal para iniciar a transferência da cópia autoritativa. Esse é um processo de chamada e resposta assíncrono, no qual o serviço de arquivamento solicita informações do Adobe Sign após receber uma notificação, e o Adobe Sign fornece o conteúdo solicitado.

Essas solicitações sequenciais ocorrem quase em tempo real a fim de garantir que a cópia autoritativa seja armazenada com o serviço de arquivamento quando o processo de assinatura for concluído.

Após a assinatura final:

  1. O serviço de arquivamento eOriginal é notificado por ping, informando que o processo de assinatura de um documento com cofre habilitado foi concluído. O Adobe Sign envia um identificador exclusivo do documento, chamado de Chave de capacidade do documento, para o serviço.
  2. O serviço de arquivamento solicita um token de acesso para o documento assinado final.
  3. O Adobe Sign valida que o aplicativo de armazenamento em cofre está autorizado para solicitar um token de acesso para o documento. Isso garante que somente o aplicativo recebe a cópia autoritativa do documento. O Adobe Sign fornece o token de acesso de uso único.
  4. Em seguida, o serviço de arquivamento solicita a trilha de auditoria do documento para criar um perfil dele.
  5. O Adobe Sign fornece a trilha de auditoria; ela inclui o registro completo do que ocorreu durante o processo de assinatura, incluindo a identidade dos signatários, a data e a hora de cada evento, o endereço IP e as informações de localização (se estiverem disponíveis).
  6. O serviço de arquivamento solicita a versão sem marca d'água do documento assinado utilizando o token de acesso único.
  7. O Adobe Sign valida o token e fornece um documento sem marca d'água para o serviço de arquivamento.
  8. Em seguida, o serviço confirma o recebimento do documento e notifica o Adobe Sign que o processo de arquivamento foi concluído.
  9. O Adobe Sign atualiza a trilha de auditoria para refletir o status do documento ao ser arquivado.
  10. Todas as versões do documento criadas durante o processo de assinatura recebem marcas d'água e as cópias sem marcas desses documentos são excluídas.
Diagrama do processo de arquivamento eletrônico

Nesse ponto, o Adobe Sign armazena somente uma cópia com marca d'água do documento, incluindo cópias em PDF passo a passo obtidas no histórico do ciclo de assinatura. As imagens em miniatura não têm marcas d'água, pois são puramente imagens e não documentos legais.

Os documentos sem marcas d'água podem ser obtidos somente pelo serviço de arquivamento depois de armazenado no cofre.

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