O fluxo de trabalho de Assinatura manuscrita está disponível para todos os níveis de serviço.

Descrição do recurso

Às vezes, é necessário a obtenção de uma assinatura física. Pode ser para requisitos legais ou de conformidade, posições de política ou simplesmente porque uma ou ambas as partes se sentem mais confortáveis com assinaturas no formato físico.

O fluxo de trabalho de assinatura Manuscrita do Adobe Sign oferece suporte à obtenção de assinaturas físicas, ao mesmo tempo em que garante o controle de acesso apropriado e mantém a qualidade e a clareza do documento final, aproveitando os benefícios de processamento e verificação eletrônicos.

A solução tradicional de fax depende do aparelho de fax individual envolvido no processo de assinatura. Cada assinatura adicional inclui uma certa quantidade de “ruído” analógico e o documento resultante, normalmente, tem uma perda de fidelidade significativa.

O novo fluxo de trabalho Manuscrita permite que o destinatário preencha todo o conteúdo dos campos eletronicamente, incluindo a adição de arquivos, e imprima esse documento digitalmente preciso para assiná-lo.  Nesse momento, o signatário digitaliza o documento assinado para o formato eletrônico e faz upload do arquivo usando o mesmo link de email usado para fornecer o documento originalmente. Ao usar um scanner ou uma foto do documento assinado como arquivo para upload, a qualidade do contrato final aumenta significantemente.

Observação:

  • O fluxo de trabalho de assinatura “Manuscrita” só está disponível na nova experiência Enviar.  Os usuários da experiência Enviar clássica continuarão a usar o fluxo de trabalho de assinatura de “Fax”.
  • O fluxo de trabalho de Fax não está disponível na nova experiência Enviar.
  • O fluxo de trabalho “Manuscrita” (upload digital) está programado para substituir completamente o fluxo de trabalho de fax quando a página Enviar clássica for descontinuada no quarto trimestre de 2017.

O que foi alterado

Para remetentes

Para os Remetentes, não há nenhuma alteração no fluxo de trabalho ou no modelo do documento. A única alteração feita foi na opção “Assinatura de fax”; agora, deve-se selecionar “Manuscrita”.

No lado positivo, o fluxo de trabalho de Assinatura manuscrita permite opções avançadas, como:

  • Mensagens personalizadas a Destinatários com instruções distintas
  • Verificação do signatário
  • A capacidade de pré-preencher os campos antes de enviar o documento para assinatura
  • Substituir o signatário atual
  • Modificar o contrato que já foi enviado (mas antes de ser assinado)
  • A capacidade de solicitar que o primeiro signatário anexe documentos complementares
  • Os lembretes são consistentes com o fluxo de trabalho de assinatura eletrônica
  • Relatório de dados de campo para o pré-preenchimento e o conteúdo de campo do formulário para o primeiro signatário
  • A capacidade de exigir e validar campos para o primeiro signatário
  • Lista de destinatários estendida que pode incluir a mesma quantidade de signatários do fluxo de trabalho Eletrônica
  • Suporte total a todos os tipos de Destinatários disponíveis (Aprovadores, Preenchedores de formulários, Aceitadores etc.)
    • Como prática recomendada, sugere-se que o remetente se adicione (ou adicione uma parte designada) como o último Destinatário com uma função de Aprovador.  Isso permite uma verificação de integridade dos documentos que foram carregados.

 

Para signatários

Para os Signatários, o fluxo de trabalho de assinatura Manuscrita é muito semelhante ao fluxo de trabalho Eletrônica até a etapa em que o documento precisa ser impresso para aplicar sua assinatura:

  • O Destinatário é notificado por email com um link para o documento.
  • O destinatário abre o documento eletronicamente e é apresentado primeiramente a um resumo de 3 etapas do processo:

 

  • O destinatário pode preencher todos os campos de formulário solicitados/exigidos.
  • Quando estiver pronto, o destinatário clica no botão Avançar para avançar para as instruções de download:

 

  • O destinatário clica no botão Baixar para baixar o documento e preencher o conteúdo do campo.
  • Uma janela é aberta, solicitando que o destinatário abra ou salve o arquivo.
  • Com o PDF aberto, imprima as páginas do PDF.
  • Assine o documento fisicamente.
  • Digitalize o documento novamente para o formato digital
    • O Adobe Sign aceita o arquivo de volta em qualquer formato normalmente aceito (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
    • O Adobe Sign aceita apenas um arquivo; portanto, se você tiver várias imagens, precisará reuni-las em um único arquivo.
  • Ao clicar no link “Assine” no email original, a interface para fazer upload do arquivo (ou baixá-lo novamente, se necessário) é aberta.
 
  • Ao clicar no botão Fazer upload para enviar, é aberta uma janela para o Signatário procurar o arquivo do qual deseja fazer upload no sistema local.
  • Quando o upload do arquivo for concluído, o Destinatário terá concluído sua parte e o Contrato é passado para o próximo signatário, ou conclui o processo

 

Para clientes de integração/API

Para os clientes que têm a nova página Enviar ativada/integrada em seus aplicativos, o fluxo de trabalho de Assinatura manuscrita se tornará o comportamento padrão. 

Os clientes que utilizam a API para recuperar dados ou arquivos do Contrato não devem alterar nada de seu código existente. O fluxo de trabalho usado para assinar um documento não afeta a forma como você pode acessar o contrato concluído.

Como os campos de Pré-preenchimento e do primeiro Signatário são capturados eletronicamente, seus dados podem ser importados se você tiver o mapeamento de dados definido.

 

Observação:

Os clientes que continuam a usar a página Enviar clássica ainda poderão usar o retorno por fax até o quarto trimestre de 2017, quando a página Enviar clássica (e, consequentemente, as assinaturas de retorno por fax) será descontinuada.

Motivo da alteração

Embora sejam uma maneira bem-sucedida de obter assinaturas jurídicas, os contratos retornados por fax estão sujeitos a vários problemas, em grande parte, devido à natureza dos dispositivos utilizados. Problemas comuns incluídos:

  • Baixa qualidade do documento final - reenviar um documento por fax quatro vezes resulta em muito “ruído” an.alógico no documento
  • Transações com falha - os erros acontecem e todos os dias alguém envia documentos de com as extremidades invertidas por fax. Como o documento recebido está em branco, o Adobe Sign não pode distribuí-lo para ser anexado ao contrato relacionado.
  • Pouca segurança - não é seguro enviar um documento por um aparelho de fax e não fornece nenhuma garantia de que o documento será entregue ao Destinatário designado.
  • Limitações no número de signatários - O mecanismo usado para implantar as páginas enviadas no contrato estão baseados nos códigos QR localizados nos cantos das páginas. Como há apenas quatro cantos em uma página, as transações por fax estão limitadas a quatro signatários.
  • Pré-preencher campos - o sistema atual de retorno por fax é projetado para enviar apenas um documento à parte designada e não permite o pré-preenchimento de campos do documento.
  • Captura de dados - um documento retornado por fax não tem campos que o sistema pode ler e são retornados a você na forma de um relatório, tornando a coleta de dados um processo muito mais manual.

Enviar para números de fax

Não é possível enviar para um número de fax com o fluxo de trabalho de Assinatura manuscrita. Evitar os problemas mecânicos criados ao imprimir em um aparelho de fax é um dos principais benefícios da solução. Eliminar a máquina de fax como uma origem permite:

  • Garantir a qualidade do documento - ao não incluir o ruído analógico dos aparelhos de fax.
  • Melhorar e registrar o sucesso da entrega - os Relatórios de transmissão por fax não são capazes de informar que uma cópia legível do documento foi entregue ou a quem ela foi entregue.
  • Melhorar a segurança - muitos aparelhos de fax estão localizados em um espaço público em que qualquer pessoa pode acessar o conteúdo que está sendo gerado.
  • Melhorar a validação/comunicação do signatário - aproveitando os processos de assinatura eletrônica, a validação do signatário e as mensagens privadas podem ser incluídas no fluxo de trabalho do Contrato, permitindo controlar explicitamente e instruir os signatários sobre o processo de assinatura.

Ativar a opção de assinatura manual

Para que a nova Assinatura manual esteja disponível, primeiro sua conta precisa usar a nova experiência Enviar.

  1. Navegue até Conta > Configurações de conta > Configurações de envio
  2. Navegue até Tipos de assinatura permitidos
  3. Marque a opção para Permitir que os remetentes enviem documentos para a Assinatura manual
  4. Clique em Salvar para confirmar a alteração

 

Depois que o recurso for ativado, você verá a opção disponível na página Enviar 

Observação:

Se estiver usando a Visibilidade de documento limitada (Conta > Configurações de conta > Configurações globais), você deverá ativar explicitamente a Assinatura manuscrita nessas configurações para exibir a opção Manuscrita na página Enviar.  

Qualquer contrato enviado usando ambos os fluxos de trabalho de Visibilidade de documento limitada e Assinatura manuscrita ignorará as configurações de visibilidade do documento e exibirá o documento em sua totalidade para o signatário.

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