O recurso do Adobe Sign destinado a excluir contratos para os destinatários está disponível em todos os níveis de serviço.

Visão Geral

O Adobe Sign permite que um administrador de privacidade exclua qualquer contrato criado por qualquer usuário em sua conta no sistema do Adobe Sign (em conformidade com o Regulamento geral sobra a proteção de dados, o GDPR).

Essa exclusão, uma vez iniciada, é completa e irrevogável.

O acesso à ferramenta é limitado a apenas Administradores de conta com a opção Administrador de privacidade habilitada.

Administradores de privacidade só tem autoridade para excluir os contratos criados por usuários que fazem parte da conta deles.


Como o recurso é usado

O GDPR afirma que os usuários (normalmente signatários) têm o direito de excluir dos sistemas todos os registros que contêm suas informações pessoais e que, por razões comerciais, não precisam ser mantidos.

Dentro do contexto do Adobe Sign, isso significa que o usuário deve entrar em contato com a empresa que com a qual assinou os documentos para avaliar os documentos no sistema e exclui-los se necessário.

Um administrador de privacidade deve ser designado dentre os administradores da conta, permitindo que ele tenha a autoridade para visualizar todos os contratos e exclui-los conforme necessário.

O processo para estar em conformidade com o GDPR é simples, e a decisão de excluir ou preservar os contratos fica por conta somente do administrador de privacidade da conta.

 

Para revisar e excluir o conteúdo de um usuário:

  • Faça logon como administrador de privacidade em sua conta
  • Navegue até Conta > Privacidade
  • Digite o endereço de email da pessoa que fez a solicitação no campo da parte superior e pressione Enter
  • Todos os contratos criados por usuários em sua conta, incluindo o endereço de email fornecido por eles, são retornados
delete_your_own_agreements

 

  • Clique uma vez em cada registro e, em seguida, clique no link Baixar contrato na parte superior da lista de contratos
  • Abra o PDF baixado e revise o conteúdo para avaliar se o contrato ainda é vigente, ou se há outro motivo válido manter o contrato
  • Se não há motivo para manter o documento, clique no ícone Excluir (a lixeira) na extremidade direita do registro do contrato
    • A exclusão do contrato é absoluta e irreversível

Observação:

O GDPR não requer que você exclua os contratos que ainda estão legalmente em vigor.

 

Um alerta é emitido para verificar se você realmente deseja excluir o contrato

  • Clique em Excluir o contrato se você tem muita certeza de que deseja excluir o contrato
delete_agreementchallenge

 

Uma mensagem de Êxito é emitida, indicando que a exclusão está sendo processada.

  • Agora é tarde demais.... Clique em OK
delete_agreementsuccess


Opções de configuração

Não existem opções além de habilitar/desabilitar o recurso.


Como ativar ou desativar

O acesso à página de privacidade é limitado à administradores de privacidade. 

O usuário só terá acesso quando estiver marcado como um administrador de privacidade.


Para ativar administradores de privacidade:

  • Faça logon como um administrador de conta
  • Navegue até Conta > Usuários
  • Clique uma vez no usuário que você deseja tornar administrador de privacidade
  • Selecione Editar no menu acima da lista de usuários
navigate_to_users

 

Quando o painel de usuário for aberto:

  • Marque a caixa na parte inferior do painel que diz O usuário é um administrador de privacidade
  • Clique em Salvar
user_is_a_privacyadministrator


Itens a serem considerados...

  • Se você estiver trabalhandopor meio deum software de integração (Dynamics CRM, Sharepoint, Salesforce, etc.) e estiver armazenando cópias dos arquivos nele, lembre-se de também excluir conteúdo lá.
  • Se você tiver um arquivo externo (API, email, caixa, Evernote), certifique-se de excluir também esse conteúdo.

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