O Adobe Sign dá suporte total ao Regulamento geral sobre a proteção de dados (GDPR) para todos os usuários.
Declaração de isenção de responsabilidade: este guia é destinado a ser uma orientação e não constitui parecer jurídico. Procure informações da assessoria jurídica da sua marca para atender aos requisitos nas regiões onde você opera.

O que é o GDPR?

Regulamento geral sobre a proteção de dados (GDPR) é a legislação de privacidade da União Europeia que moderniza e harmoniza os requisitos de proteção de dados. Mesmo com vários requisitos novos ou aprimorados, os principais princípios subjacentes permanecem os mesmos. As novas regras carregam uma definição abrangente sobre dados pessoais e possuem amplo alcance, afetando toda empresa que coletar informações pessoais de indivíduos na União Europeia. Parte do regulamento exige que as pessoas tenham o direito de entender quais dados pessoais foram coletados, e de poderem excluir esses dados mediante solicitação, quando apropriado.

Para fins deste artigo, o termo Usuário se refere a um membro de uma empresa que envia contratos para assinatura.  O termo Signatário se refere a um indivíduo que recebe e assina ou recusa o contrato.  Um Administrador de privacidade é um administrador de conta do Adobe Sign com permissões especiais para remover informações pessoais do serviço mediante solicitação de um Remetente ou Signatário.

A exclusividade do usuário é determinada pelo endereço de email usado para identificar o indivíduo. Uma pessoa que possui vários endereços de email pode ter múltiplos userIDs distintos no sistema. Todos os controles do GDPR no Adobe Sign usam o endereço de email para encontrar e gerenciar informações pessoais.  Não há conexão entre os endereços de email únicos e um administrador localizará apenas os dados no endereço de email fornecido.


Recursos que oferecem suporte ao GDPR

O Adobe Sign oferece recursos para ajudar os clientes a estarem em conformidade com o GDPR. Para obter mais informações sobre como a Adobe protege a sua privacidade, visite www.adobe.com/privacy.

Sob o GDPR, os indivíduos têm direitos aprimorados ao solicitar o acesso, a correção e a exclusão de suas informações pessoais.

  • Acesso - Mais informações pessoais sobre um Usuário ou um Signatário podem ser acessadas diretamente por esse indivíduo via interface de usuário do Adobe Sign.  Há uma pequena quantidade de informações de atividades que atualmente não estão disponíveis de forma direta.  Um proprietário de conta individual precisará entrar em contato com o setor de privacidade da Adobe em adobe.com/privacy para solicitar acesso a essas informações.  Um exemplo de relatório foi incluído posteriormente neste artigo.
  • Correção - Todas as informações pessoais coletadas de usuários ou de signatários estão disponíveis na interface do usuário.  Se alterações forem necessárias, o usuário ou o signatário podem fazê-las diretamente sem contatar a Adobe ou o administrador.
  • Exclusão - Há ações diferentes a depender da função exercida na cerimônia de assinatura.  Um usuário que enviar contratos deve fazer a solicitação à empresa pela qual foi contratado.  A Adobe não pode participar desta interação e não gerencia os dados que o empregador coletou no curso da negociação.  O processo de assinatura coleta uma quantidade mínima de informações sobre um signatário durante a cerimônia.  A coleta inclui o nome, o endereço de e-mail, o endereço de IP e, opcionalmente, o número de telefone e o código OTP.  Essas informações são armazenadas com o contrato assinado e gerenciadas pela empresa que enviou o contrato.  Se um signatário precisa de informações a respeito de informações pessoais coletadas com esse contrato, será necessário entrar em contato com o remetente do contrato.  A Adobe, como processadora de dados, não pode fornecer informações sobre o contrato ao signatário ou à empresa que enviou a ela o contrato. Como as únicas informações salvas sobre o signatário está no contrato, excluir o contrato também exclui as informações pessoais do signatário.  Se o remetente concorda em excluir informações do signatário, será usado o menu de privacidade para localizar e excluir os contratos em que o signatário era um participante.

No que tange o conjunto de ferramentas do Adobe Sign, há três recursos prontos para uso:

  • Logs de níveis de usuário - É um registro de vários eventos (que inclui informações pessoais) acionado no ambiente do Adobe Sign
  • Exclusão de contrato - Os administradores de privacidade estão autorizados a visualizar e excluir qualquer contrato criado por qualquer usuário na conta deles.
  • Exclusão de usuários - Os administradores de privacidade têm autoridade para excluir qualquer usuário na conta deles.

 


Logs de níveis de usuário

Qualquer usuário pode fazer uma solicitação para o Centro de privacidade da Adobe fornecer os registros, nos sistemas do Adobe Sign, das atividades que incluem informações pessoais.

Essa informação é retornada sob em formato CSV, contendo:

  • A data do evento
  • O tipo do evento
  • O endereço IP a partir do qual o evento foi acionado
example_user_privacydata


Exclusão de contrato

Aplicável somente a contratos enviados por usuários sob a autoridade do administrador de privacidade.

Quando um signatário faz uma solicitação para ter as suas informações removidas dos sistemas do Adobe Sign, o administrador de privacidade da conta pode pesquisar usando o endereço de email do usuário e retornar todos os contratos dos quais participou o endereço de email e que foram criados na conta do administrador.

Se o administrador de privacidade determina que o contrato não é mais necessário, ele pode excluí-lo absoluta e irrevogavelmente do serviço.

Os destinatários que entrarem em contato com Adobe Sign serão redirecionados à revisão da própria guia Gerenciar e a contatarem a empresa que criou originalmente a transação com a finalidade de excluir o contrato.

O Adobe Sign, como um processador dos dados do cliente, nunca excluirá um contrato mediante solicitação de um destinatário.

delete_agreements


Exclusão de usuário

Aplicável somente aos usuários sob a autoridade do administrador de privacidade

Quando um funcionário solicitar que suas informações sejam excluídas dos sistemas, esta ferramenta exclui completamente todas as informações do usuário dos servidores do Adobe Sign. 

Os usuários devem fazer essa solicitação diretamente ao administrador de privacidade da conta. Somente o administrador de privacidade tem autoridade para excluir usuários.

O suporte do Adobe Sign não pode excluir usuários de uma conta e, se solicitado a fazê-lo, encaminhará o usuário ao administrador da conta.

delete_user_link

Observação:

Contas individuais e gratuitas

Os usuários que existem como a única pessoa em uma conta, ou que têm apenas uma conta gratuita, não poderão excluir eles mesmos. Nesse caso, o usuário precisará entrar em contato com o Centro de privacidade da Adobe.

O usuário precisa fornecer o seu endereço de email e dar uma instrução explícita para excluir o usuário associado ao endereço de email nos sistemas do Adobe Sign. O Centro de privacidade da Adobe tomará as medidas adequadas para garantir que o usuário seja excluído.


De que forma os usuários podem solicitar que dados sejam removidos do Adobe Sign

Excluir as informações pessoais do sistema do Adobe Sign exige que os ativos do usuário sejam resolvidos da maneira correta.  Esse processo varia de acordo com o tipo de usuário/conta envolvidos, que podem ser agrupado em quatro categorias:

Signatários - Usuários que nunca cadastraram seu endereço de email no Adobe Sign

Os signatários são usuários únicos, pois todos os seus contratos foram criados por outro usuário.

A primeira etapa para ter seu conteúdo excluído do sistema do Adobe Sign é registrar o seu endereço de email e revisar o conteúdo associado a esse endereço de email.

Você pode registrar seu endereço de email aqui: https://secure.na1.echosign.com/public/registeraccount

 

Quando seu endereço de email for registrado, faça logon e clique na guia Gerenciar na parte superior da janela.

Esta página mostra todo o conteúdo do Adobe Sign que inclui o seu endereço de email.

Se não houver nenhum conteúdo nessa página, entre em contato com o Centro de privacidade da Adobe e solicite a exclusão do seu usuário (endereço de email) do sistema do Adobe Sign.

free_user_-_managetab

 

Para ter o conteúdo do seu contrato excluído, você deve entrar em contato com o remetente original do contrato.

Apenas a conta que originalmente enviou o contrato tem autoridade para examiná-lo e excluí-lo.

Observação: o administrador de privacidade da conta que originalmente enviou um contrato determina quando ele pode ser excluído.

 

Para determinar quem é o remetente original:

  • Clique uma vez no registro na guia Gerenciar para selecioná-lo (clicar duas vezes abrirá o contrato)
    • Uma imagem do contrato aparece no painel à direita
  • Clique na guia Histórico à direita da imagem para abrir o histórico do contrato
    • O primeiro registro no relatório de Histórico é o de Documento criado. O endereço de email da pessoa que criou o contrato está listado logo abaixo desse registro
  • Copie o endereço de email
  • Envie um email para o criador do documento original usando aquele email, indicando que você deseja remover as informações de sua conta no Adobe Sign.
    • Certifique-se de enviar o email do mesmo endereço usado no contrato original para que eles saibam que você está autorizado a fazer o pedido

Repita o procedimento acima para todas os contratos listados na página Gerenciar, nas categorias Assinados e Enviado para assinatura

  • Asempresascontatadas têm 30 dias para dar continuidade à sua solicitação de exclusão de conteúdo
free_user_-_signeddocumenthistory

 

Recuse todos os contratos na categoria À Espera de assinatura

decline_agreement

Quando um contrato for excluído do sistema, ele é removido da exibição na guia Gerenciar.

Quando todos os contratos Assinados forem excluídos, entre em contato com o Centro de privacidade da Adobe e solicite que seu usuário (endereço de email) seja excluído do sistema do Adobe Sign.

Planos de serviço gratuitos e individuais - Usuários registrados que não têm outro administrador

Os planos de serviço gratuitos e individuais têm registradoum endereço de emaile devem ter permissão de fazer logon na conta para revisar o conteúdo à vontade.

Se você tiver problemas para fazer logon, clique no link Esqueci minha senha logo abaixo dos campos de logon e redefina a senha.

i_forgot_my_password

 

Quando você puder acessar o serviço:

  • Clique na guia Conta na parte superior da janela
  • Clique na opção Privacidade no painel esquerdo
    • Essa ação abre a página onde você pode usar um endereço de email para pesquisar o conteúdo que você criou usando esse email
  • Insira seu próprio endereço de email na parte superior e pressione Enter
    • Uma lista de todos os contratos que você criou será retornada
  • Clique em cada contrato Assinado e faça o download do PDF para revisar
  • Exclua todos os contratos que não estão vigentes clicando no ícone da lata de lixo na extremidade direita
    • O usuário não pode ser excluído até que todos os seus contratos Assinados sejam excluídos da conta
delete_your_own_agreements

 

Clique na guia Gerenciar na parte superior da janela.

Esta página mostra todo o conteúdo que inclui o seu endereço de email e que ainda está no Adobe Sign.

pro_user_-_managetab

 

Para obter os contratos enviados por outros usuários excluídos, você deve entrar em contato com o remetente original do contrato.

Apenas a conta que enviou originalmente o contrato tem autoridade para revisá-lo e excluí-lo.

Aviso: o GDPR não exige que os contratos que ainda estão em vigência legal sejam excluídos. Isso é determinado pelo administrador de privacidade da conta que enviou o contrato originalmente.

 

Para determinar quem é o remetente original:

  • Clique uma vez em um registro na guia Gerenciar para selecioná-lo (clicar duas vezes abrirá o contrato)
    • Uma imagem do contrato aparecerá no painel à direita
  • Clique na guia Histórico à direita da imagem para abrir o histórico do contrato
    • O primeiro registro no relatório de histórico é Documento criado. O endereço de email da pessoa que criou o contrato está listado logo abaixo desse registro
  • Copie o endereço de email
  • Envie um email para o criador original do documento usando o aquele email, indicando que você deseja remover as informações de sua conta no Adobe Sign.
    • Certifique-se de enviar o email do mesmo endereço usado no contrato original para que eles saibam que você está autorizado a fazer o pedido

Repita o procedimento acima para todas os contratos listados na página Gerenciar, nas categorias Assinados e Enviado para assinatura

  • Se você criou o contrato em Enviado para assinatura, Cancele-o.

Asempresascontatadas têm 30 dias para dar continuidade à sua solicitação de exclusão de conteúdo

pro_user_-_signeddocumenthistory

 

Recuse todos os contratos na categoria À Espera de Assinatura

pro_user_-_declineagreement

Quando um contrato for excluído do sistema, ele é removido da exibição na guia Gerenciar.

Quando todos os contratos Assinados forem excluídos, entre em contato com o Centro de privacidade da Adobe e solicite que seu usuário (endereço de email) seja excluído do sistema do Adobe Sign.

Contas com múltiplas licenças - Usuários que estão sob a autoridade de outro usuário (administrador)

Os usuários que estão sob a autoridade de um administrador de conta/privacidade precisam apenas entrar em contato com seu administrador e solicitar que sejam excluídos do sistema.

O administrador de privacidade tem autoridade para revisar seu conteúdo/usuário,e excluir todo o conteúdo que for apropriado.


Centro de privacidade da Adobe

Qualquer solicitação de ação que não seja suportada pelas ferramentas internas da interface de usuário, ou qualquer pergunta em relação à conformidade GDPR, deverá ser enviada para o Centro de privacidade da Adobe.

Os agentes dos setores de suporte e sucesso do cliente não têm acesso às ferramentas que excluem o conteúdo dos servidores.


Opções de configuração

Não há nenhuma opção em relação às ferramentas que dão suporte ao GDPR. 


Como ativar ou desativar

Os recursos que suportam o GDPR estão habilitados para todas as contas por padrão e não podem ser desativados.

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