O recurso do Adobe Sign para excluir informações do usuário está disponível para o administrador de privacidade em todas as contas com várias licenças.

Descrição do recurso

O Adobe Sign permite que todas as informações salvas em uma userID sejam completamente excluídas do sistema do Adobe Sign (em conformidade com o Regulamento Geral Sobre a Proteção de Dados (RGPD)). Essa exclusão, uma vez iniciada, é completa e irrevogável.

O acesso à ferramenta é limitado a apenas Administradores de conta com a opção Administrador de privacidade habilitada.

Os administradores de privacidade só terão a autoridade para excluiruserIDsem sua conta (geralmente, funcionários da empresa).


Como é usado

Excluir um usuário do servidor do Adobe Sign requer primeiro que você tenha autoridade do sistema sobre essa userID. Se o usuário não estiver em sua conta, você não terá autoridade para excluí-lo.

 

Para determinar se o usuário está sob sua autoridade:

  • Navegue até a interface do usuário: Conta > Usuários
  • Clique no ícone Opções (as três linhas na extremidade direita)
  • Selecione Mostrar todos os usuários
  • Pesquise o endereço de email do usuário
navigate_to_users

 

Se o endereço de email não for encontrado na conta, a mensagem Nenhum usuário disponível com o filtro atual será exibida na tela.

user_not_found

 

Se o usuário existir, você terá apenas um registro (porque os endereços de email são exclusivos).

 

Para excluir o usuário:

  • Verifique se o endereço de email está correto e se você está prestes a excluir a userID correta
  • Clique no registro do usuário para destacá-lo. Isso expõe os links de ação acima do registro do usuário
  • Se o usuário estiver em qualquer status diferente de Inativo, clique no link Desativar usuário
    • Somente usuários inativos podem ser excluídos
  • Clique no link Excluir informações do usuário
delete_the_user

 

O desafio Excluir usuário é aberto, indicando as ramificações das ações que você está prestes a executar.

Excluir um usuário vai:

  • Limpar todos os contratos que estão atualmente emandamento,iniciados por esse usuário
  • Recusar os contratos que estiverem emandamento,nos quais o usuário é um destinatário
  • Desabilitar todos os dispositivos ativos criados por esse usuário
  • Impedir que qualquer integração associada a esse usuário faça qualquer chamada à API
  • Remover todos os Modelos de biblioteca salvos criados por esse usuário
  • Excluir todas as contas compartilhadas para esse usuário e por ele

 

Logo abaixo dos avisos, há três opções:

  • Preservar contratos iniciados por este usuário mas remover as informações de usuário, incluindo os recursos acima
    • Selecione se o usuário criou contratos que ainda são importantes para a empresa
      • Os contratos são compartilhados automaticamente para a conta de Administrador que exclui o usuário (consulte a observação abaixo)
    • Aplica-se somente a contratos concluídos
    • É possível excluir esses contratos mais tarde, conforme necessário
  • Remover as informações de usuário, os recursos acima e todos os contratos iniciados por este usuário
    • Tudo é excluído
  • Não excluir as informações de usuário neste momento 
    • A opção padrão

Observação:

Quando a opção Preservar contratos é selecionada:

  • Todo o conteúdo concluído criado pela userID é compartilhado para a conta de Administrador ao excluir o usuário
  • O endereço de email da userID excluída é preservado para que possa ser referenciado pela histórico/relatório de auditoria
  • Como o endereço de email é preservado, um novo usuário não pode ser criado no sistema com o mesmo valor de email
  • Se uma userID nova precisar ser criada com o endereço de email preservado, todo o conteúdo compartilhado deverá ser excluído antes ou o usuário não poderá ser criado (devido a um endereço de email duplicado no sistema).

Selecione a opção adequada à a situação e clique em Excluir informações do usuário (ou Cancelar)

delete_user_challenge

 

Um último desafio é exibido:

  • Clique em Excluir informações do usuário se você estiver seguro
    • Caso contrário, clique em Cancelar
delete_user_challenge-part2

 

Uma mensagem de êxito é exibida, indicando que a userId foi excluída do banco de dados.

  • Não se arrependa.... clique em OK
delete_user_success


Opções de configuração

Não existem opções além de habilitar/desabilitar o recurso.


Como ativar ou desativar

O acesso à função Excluir as informações do usuário é limitada aos Administradores de privacidade.

O usuário só terá acesso quando estiver marcado como um Administrador de privacidade.

Para ativar o Administrador de privacidade:

  • Faça logon como um administrador de conta
  • Navegue até Conta > Usuários
  • Clique no usuário que você deseja tornar administrador de privacidade
  • Selecione Editar no menu acima da lista de usuários
navigate_to_users

 

Quando o painel de usuário for aberto:

  • Marque a caixa na parte inferior do painel que informa O usuário é um administrador de privacidade
  • Clique em Salvar

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