Certifique-se de que os documentos assinados permaneçam legíveis, acessíveis e compatíveis durante décadas para o futuro.
O PDF/A é um formato especializado desenvolvido para a conservação de documentos a longo prazo. Ele limita recursos como criptografia, fontes externas e multimídia incompatível para manter os arquivos autocontidos e acessíveis ao longo do tempo.
O uso de PDF/A ajuda a atender aos requisitos regulamentários, protege a integridade do documento e evita problemas futuros de formato de arquivo. O Acrobat Sign exige a conformidade de PDF/A durante todo o fluxo de trabalho do contrato, do upload para a assinatura ao armazenamento.
Os fluxos de trabalho de PDF/A são úteis principalmente para organizações com necessidades de arquivamento de longo prazo, como as que operam nos ramos de finanças, saúde e governo.
Benefícios do uso de fluxos de trabalho PDF/A
- Cumprir os regulamentos de conformidade e retenção
- Manter um formato de documento legível e estável
- Evitar os custos de reformatar ou migrar documentos arquivados
- Aumentar a confiança na integridade dos registros assinados
O Acrobat Sign oferece suporte à conversão de arquivos para os tipos de arquivo PDF/A-2B ou PDF/A-3B.
Configuração
Disponibilidade:
- Acrobat Standard e Acrobat Pro: desabilitado; não configurável
- Acrobat Sign Solutions: compatível
- Acrobat Sign for Government: compatível
Escopo da configuração:
Os administradores podem habilitar este recurso nos níveis de conta e de grupo.
Para acessar este recurso, navegue pelo menu de configurações do administrador até Configurações globais > Fluxos de trabalho de PDF/A
As seguintes configurações estão disponíveis:
A ativação dos Fluxos de trabalho PDF/A fornece aos administradores acesso aos controles PDF/A e direciona o Acrobat Sign para validar e converter arquivos para o formato PDF/A.
Os administradores devem selecionar um dos dois níveis de conformidade para que o Acrobat Sign converta os arquivos quando a normalização estiver ativada. Este é o nível padrão de qualquer acordo criado se a normalização estiver desativada:
| Nível de conformidade | Descrição | Melhor para |
|---|---|---|
| PDF/A-2b | Preserva a aparência visual do documento para arquivamento a longo prazo. Garante que o texto, as fontes, as imagens e as cores permaneçam consistentes ao longo do tempo. Este é o nível mais comumente usado para conformidade. |
Necessidades gerais de conformidade e arquivamento padrão. |
| PDF/A-3b | Oferece a mesma preservação visual que o 2b, mas também permite incorporar arquivos não PDF/A (como XML, CSV ou planilhas) dentro do PDF para necessidades adicionais de manutenção de registros. | Organizações que precisam armazenar dados de origem ou arquivos complementares junto com o PDF assinado. |
Ative a Normalização PDF/A para converter ativamente os arquivos carregados para o nível de conformidade selecionado.
- Os arquivos PDF serão validados e convertidos para o nível de conformidade selecionado. Os PDFs carregados com o nível de conformidade selecionado serão avaliados e reparados, se necessário.
- Se os fluxos de trabalho PDF/A estiverem ativados, mas a normalização não estiver ativada, o Acrobat Sign avalia cada arquivo carregado e adota o nível de conformidade do primeiro arquivo PDF/A carregado com um padrão compatível.
- Se nenhum documento PDF carregado for PDF/A, o acordo usará por padrão o nível de conformidade selecionado nos controles.
Quando os arquivos são convertidos para o padrão de arquivo selecionado e validados, podem ocorrer erros. Esses erros podem ter várias origens e interromperão o processo do acordo.
Se a opção de ignorar os erros de validação estiver ativada, o Acrobat Sign desconsiderará os erros e prosseguirá com a geração do acordo. Esses acordos podem não estar totalmente em conformidade com o PDF/A e não devem ser tratados como tal por nenhum motivo.
Nessa situação, o usuário deve reformatar o arquivo original para que não produza mais erros.
Os erros mais comuns são que o documento original:
- Contém fontes que não estão na lista de fontes compatíveis.
- Usa um esquema de cores diferente do sRGB.
Os controles do administrador de Proteção com senha de documentos assinados são alterados para suprimir qualquer opção que permita aplicar uma senha de proteção:
As interfaces de Solicitar assinaturas e Designer de fluxos de trabalho removem a opção de adicionar uma senha na camada dos usuários:
O Acrobat Sign não é compatível com a edição ou assinatura digital de documentos PDF/A.
Habilitar Fluxos de trabalho de PDF/A desabilita automaticamente a opção de Baixar e assinar com o Acrobat para fluxos de trabalho de assinatura digital. Os contratos devem ser assinados usando assinaturas baseadas na nuvem.
O Acrobat Sign não permite baixar e assinar fisicamente um contrato.
Habilitar Fluxos de trabalho de PDF/A desabilita automaticamente a opção de Baixar e assinar com o Acrobat para fluxos de trabalho de assinatura digital. Os contratos devem ser assinados usando assinaturas baseadas na nuvem.
Como usar
Quando habilitada, o fluxo de trabalho PDF/A inclui etapas de validação para garantir a conformidade total:
- A conversão de documentos do Word é suportada. Documentos não PDF são primeiro convertidos para PDF e, em seguida, convertidos para o nível de conformidade PDF/A selecionado.
- Documentos PDF são validados de acordo com o nível de conformidade selecionado: PDF/A-2b ou PDF/A-3b.
- Os arquivos que satisfizerem os requisitos da norma PDF/A serão aceitos e preservados durante todo o processo de assinatura.
- Se um documento falhar na validação, o contrato será bloqueado e uma mensagem de erro será exibida:
- {File Name}: o arquivo não está em conformidade com a especificação PDF/A - indica que o arquivo carregado não cumpre os requisitos da norma PDF/A-2b.
- {File Name}: o arquivo não pode ser carregado - indica que a proteção com senha ou a criptografia estão bloqueando o upload do arquivo.
O documento assinado e seu relatório de auditoria incluem um marcador de conformidade que identifica o status PDF/A.
Relatórios de auditoria e logs de atividade
Para fluxos de trabalho PDF/A, um evento de auditoria será gerado indicando que o contrato é compatível com o PDF/A e o nível de conformidade com o PDF/A.
- O próprio Relatório de Auditoria também está em conformidade com o PDF/A.
- O log de Atividade também inclui uma nota que indica a conformidade com PDF/A.
Informações importantes
A conformidade com a norma PDF/A impõe restrições a certos recursos do Acrobat Sign:
- A proteção por senha está desabilitada para contratos PDF/A.
- A opção de adicionar Proteção por senha de documento assinado a um contrato (por meio das configurações do contrato ou do designer de fluxo de trabalho) é suprimida para evitar a aplicação de uma senha.
- Os controles no menu do administrador para exigir uma senha do documento assinado são alterados para remover todas as opções que permitem as senhas.
- A criptografia está desabilitada, mesmo que ela não exija uma senha para descriptografar o documento. Os documentos PDF/A assinados não são criptografados depois de baixados.
- O esquema de cores deve ser sRGB. A conversão pode falhar, se o documento original especificar um esquema de cores diferente de sRGB, como, por exemplo, CMYK.
- Fontes incorporadas - Os documentos devem conter apenas fontes incorporadas. Se um usuário fornecer um documento não PDF que o Acrobat Sign possa converter em PDF, esse documento deve usar apenas fontes suportadas.
- O Acrobat Sign só pode incorporar uma fonte do conjunto de fontes usadas para modificar os documentos.
- O Acrobat Sign não pode incorporar fontes não licenciadas.
Fontes compatíveis
O Adobe Acrobat Sign é compatível com estas categorias de fonte para PDF/A:
- Fontes do Microsoft Office: as fontes normalmente inclusas em uma instalação padrão do Microsoft Office são compatíveis.
Fontes adicionais compatíveis
- Adobe Arabic
- Adobe Caslon Pro
- Adobe Clean
- Adobe Devanagari
- Adobe Fan Heiti Standard
- Adobe Fangsong Standard
- Adobe Garamond Pro
- Adobe Gothic Standard
- Adobe Hebrew
- Adobe Heiti Standard
- Adobe Jenson Pro
- Adobe Kaiti Standard
- Adobe Ming Standard
- Adobe Myungjo Standard
- Adobe Pi Standard
- Adobe Song Standard
- Adobe Text Pro
- Adobe Thai
- Alexa Standard
- Arno Pro
- Balzano Standard
- Banshee Standard
- Bell Centennial Standard
- Bickham Script Pro
- Birch Standard
- Blackoak Standard
- Brioso Pro
- Brush Script Standard
- Caflisch Script Pro
- Caliban Standard
- Century Old Style Standard
- Chaparral Pro
- Charlemagne Standard
- Cooper Black Standard
- Copal Standard
- Coriander Standard
- Cottonwood Standard
- Courier Standard
- Cronos Pro
- Cutout Standard
- Flood Standard
- Fusaka Standard
- Garamond Premier Pro
- Giddyup Standard
- Graphite Standard
- Heisei Kaku Go Standard
- Heisei Maru Go Standard
- Heisei Min Standard
- Hobo Standard
- Hypatia Sans Pro
- Immi Five O Five Standard
- Ironwood Standard
- Juniper Standard
- Kazuraki SP2N
- Kazuraki SPN
- Kepler Standard
- Kozuka Gothic Pr6N
- Kozuka Gothic Pro
- Kozuka Gothic Pro VI
- Kozuka Gothic Standard
- Kozuka Mincho Pr6N
- Kozuka Mincho Pro
- Kozuka Mincho Pro VI
- Kozuka Mincho Standard
- Letter Gothic Standard
- Lithos Pro
- Madrone Standard
- Mesquite Standard
- MICR Standard
- Minion Pro
- Myriad Arabic
- Myriad Hebrew
- Myriad Pro
- Myriad Standard
- Mythos Standard
- News Gothic Standard
- Nueva Standard
- OCRA Standard
- OCRB Standard
- Orator Standard
- Ouch Standard
- Pepperwood Standard
- Poetica Standard
- Ponderosa Standard
- Poplar Standard
- Postino Standard
- Prestige Elite Standard
- Quake Standard
- Rad Standard
- Rosewood Standard
- Ryo Clean Plus N
- Ryo Display Plus N
- Ryo Display Standard
- Ryo Gothic Plus N
- Ryo Gothic Standard
- Ryo Text Plus N
- Ryo Text Standard
- Sanvito Pro
- Shuriken Standard
- Stencil Standard
- Strumpf Standard
- Symbol Standard
- Tekton Pro
- Toolbox Standard
- Trajan Pro
- Utopia Standard
- Viva Standard
- Voluta Script Pro
- Warnock Pro
- Willow Standard
- Woodtype Ornaments Standard
- Zebrawood Standard
Fontes japonesas
- BIZ UDMingcho
- BIZ UDPGothic
- HG S Kyokasho
- HG S Mincho
- Hiragino Kyokasho
- Hiragino Maru Gothic
- Hiragino Mincho
- Hiragino Reisho
- Hiragino Seikaishotai
- Hiragino Soei Kakupoptai
- Meiryo
- MS Mincho
- OCR B
- UD Digi Kyokasho N
- Yu Mincho
