Exigir o nome do destinatário ao configurar um contrato ou formulário web

Visão geral

Os clientes em ambientes regulamentados podem precisar garantir que o nome-valor associado a seus destinatários permaneça consistente durante todo o ciclo de vida do contrato. Isso pode se tornar problemático quando um valor de nome é fornecido e esse nome muda durante o processo de assinatura.

Por exemplo, um remetente pode incluir um destinatário que também é um usuário do Acrobat Sign em sua conta. A inclusão de um destinatário interno fornece um perfil conhecido para o sistema Acrobat Sign e, no momento em que o contrato é enviado, o nome do perfil do usuário é importado para os registros de auditoria e à página Gerenciar.

 Quando o destinatário interno abre o contrato, o nome do perfil é pré-preenchido no campo de assinatura. Se o signatário não fizer nada, o nome será usado como assinatura e o relatório de auditoria será gerado com o nome definido internamente. No entanto, o signatário pode alterar seu nome no bloco de assinatura. Nesse caso, o novo valor de nome será usado a partir desse ponto em todo o relatório de auditoria e na página Gerenciar.

Se um cliente estiver examinando o relatório de auditoria provisório para estabelecer a conformidade do sistema, a alteração do relatório de auditoria provisório para o relatório de auditoria final pode ser considerada fora de conformidade.

Para resolver isso, os administradores podem configurar suas contas ou grupos para exigir um valor de nome para cada destinatário como parte do processo de configuração do contrato.

Observação:

Esse recurso se aplica somente a contratos e formulários web criados por meio do aplicativo web do Acrobat Sign.

Enviar novos contratos

Quando a opção para exigir um valor de nome de destinatário estiver ativada, a página Enviar é modificada para inserir um campo adicional (obrigatório) na seção de configuração do destinatário:

Solicitar nome do destinatário ativado na página Enviar

Todos os destinatários devem ter um valor de nome fornecido. O nome-valor é apresentado como um campo somente leitura durante o processo de assinatura, e o destinatário não pode alterá-lo.

Observação:

Somente os destinatários são afetados. As partes copiadas não exigem a inclusão de um nome-valor.

Funções compatíveis

Atualizando o nome do destinatário

O remetente original de um contrato pode alterar o valor do nome de um destinatário abrindo o contrato na página Gerenciar, selecionando o destinatário e clicando no link Editar:

Exigir nome do destinatário

O relatório de auditoria indica a alteração do nome como um signatário substituído com o mesmo valor de email:

Exigir nome do destinatário

Observação:

A opção para editar o nome do destinatário está disponível somente até que o primeiro destinatário aplique sua assinatura. Depois que o primeiro destinatário tiver concluído suas atividades no contrato, todos os valores de nome se tornarão imutáveis.

Substituindo o destinatário

Substituir o destinatário atual segue o mesmo processo, com a única exceção de que um nome-valor é necessário quando o novo destinatário é adicionado:

Exigir nome do destinatário

O relatório de auditoria indica o signatário substituído com novos valores de nome e email:

Substituir relatório de auditoria do recipient

O destinatário de um contrato pode delegar sua autoridade de contrato clicando no link delegar no email "Revisar e assinar" ou por meio do link Delegar assinatura a outro na página de assinatura:

Delegação de recipient

O relatório de auditoria indica o signatário substituído com novos valores de nome e email:

Exigir delegação de nome por relatório de auditoria de recipient

Limitações atuais

No momento, os fluxos de trabalho personalizados não oferecem compatibilidade à exigência do nome quando um destinatário é predefinido.

A adição de autenticação que exige um nome-valor (por exemplo, autenticação baseada em conhecimento) ainda pode ser usada:

Os fluxos de trabalho personalizados não são compatíveis

Grupos de destinatários

Os grupos de destinatários não exigem que o nome-valor seja incluído para cada destinatário no grupo:

Exigir nome do destinatário não obrigatório em grupos de destinatários

Configuração de formulários web

Quando a opção Exigir nome do destinatário ao enviar estiver ativada, a configuração de formulários web também impõe um nome-valor para todos os contrassignatários definidos:

Exigir nome do destinatário em formulários web

A experiência do destinatário

A experiência do destinatário não é drasticamente diferente quando o valor de nome necessário é aplicado. As diferenças práticas são:

  • As assinaturas Digitadas preenchem automaticamente o nome-valor conforme definido e não podem ser editadas.
  • As assinaturas desenhadas ou de imagem apresentam o campo de nome em um estado somente leitura.
Observação:

O nome-valor associado ao relatório de auditoria (e outras superfícies em que o nome é exposto) é separado da imagem de assinatura. Por isso, as assinaturas desenhadas (incluindo em dispositivos móveis) e de imagem podem exibir uma imagem da sequência de caracteres do nome diferente do nome-valor que é referenciado em todo o documento e na trilha de auditoria.

Exigir painel de assinatura de nome de destinatário

Como ativar/desativar

Para ativar/desativar a exigência para nomes de destinatários, navegue até Configurações da conta > Configurações de envio > Exigir nome do destinatário ao enviar do aplicativo web do Adobe Acrobat Sign.

Depois que a conta ou o grupo é configurado, os usuários não têm a opção de contornar a exigência e devem fornecer um nome para cada destinatário.

Navegue até ativar Exigir nome do destinatário

Observação:

A configuração para exigir nomes de destinatários é incorporada à transação quando o contrato é enviado. A alteração da configuração entra em vigor imediatamente para contratos recém-criados, mas não afeta os contratos enviados anteriormente.

Configurações relacionadas

Os signatários podem mudar seus nomes ou iniciais

No menu Preferências de assinatura há uma configuração para bloquear valores de nome para usuários conhecidos.

Ativar Os signatários podem alterar o nome ou as iniciais não substitui a configuração Exigir nome do destinatário ao Enviar.

Exigir nome do destinatário — configuração conflitante

Métodos de autenticação que bloqueiam o valor de nome

No menu Configurações de envio existem métodos de autenticação com subconfigurações que exigem um nome de signatário na página Enviar (por exemplo, autenticação baseada em conhecimento).

Configurações de KBA

Quando essas configurações são ativadas em conjunto com a configuração Exigir nome do destinatário ao enviar, o nome adicionado ao registro do destinatário é importado automaticamente para os campos de nome de autenticação.

Se o valor de nome for alterado no método de autenticação, os valores de nome no registro do destinatário serão atualizados para corresponder. Não há método para ter valores diferentes nessas duas interfaces.

Exigir valores importados de nome de destinatário

Problemas conhecidos

Os usuários conhecidos da conta (usuários existentes do Acrobat Sign em uma conta confiável) podem exibir um valor de nome na página Gerenciar diferente do nome inserido pelo remetente.

Isso ocorre porque o nome usado na página Gerenciar é extraído do valor do perfil do usuário ao criar a tabela de contratos. Esse comportamento será corrigido para garantir que o nome usado reflita o nome inserido pelo remetente em uma correção futura.

Dado: o nome do recipient necessário está ativado para a conta de envio.

Quando um contrato é enviado a um endereço de email de usuário registrado para um usuário no sistema Acrobat, o nome do perfil do destinatário é usado no relatório de auditoria para eventos de Lembrete (em vez do nome do destinatário fornecido).

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