Visão geral
Os clientes em ambientes regulamentados podem precisar garantir que o valor de nome associado a seus destinatários permaneça consistente durante todo o ciclo de vida do contrato. Isso pode se tornar um problema quando um valor de nome é fornecido e esse nome muda durante o processo de assinatura.
Por exemplo, um remetente pode incluir um destinatário que também é um usuário do Acrobat Sign em sua conta. A inclusão de um destinatário interno fornece um perfil conhecido para o sistema Acrobat Sign e, no momento em que o contrato é enviado, o nome do perfil do usuário é importado para os registros de auditoria e à página Gerenciar.
Quando o destinatário interno abre o contrato, o nome do perfil é pré-preenchido no campo de assinatura. Se o signatário não fizer nada, o nome será usado como assinatura e o relatório de auditoria será gerado com o nome definido internamente. No entanto, o signatário pode alterar seu nome no bloco de assinatura. Nesse caso, o novo valor de nome será usado a partir desse ponto em todo o relatório de auditoria e na página Gerenciar.
Se um cliente estiver examinando o relatório de auditoria provisório para estabelecer a conformidade do sistema, a alteração do relatório de auditoria provisório para o relatório de auditoria final pode ser considerada fora de conformidade.
Para resolver isso, os administradores podem configurar suas contas ou grupos para solicitar que o remetente inclua um valor de nome para cada destinatário como parte do processo de configuração do contrato. O valor do nome pode ser definido como obrigatório ou não, dependendo dos requisitos do documento.
Esse recurso se aplica somente a contratos e formulários web criados por meio do aplicativo web do Acrobat Sign.
Enviar novos contratos
Quando a opção para exigir um valor de nome de destinatário estiver ativada, a página Enviar é modificada para inserir um campo adicional Inserir nome do destinatário na seção de configuração de destinatário. Um asterisco é acrescentado ao texto do campo quando o nome é obrigatório:
Quando ativado, todos os destinatários têm o campo de nome do destinatário disponível. Quando o nome é obrigatório, todos os recipients devem ter um valor de nome informado.
Se um valor de nome for fornecido pelo remetente, o nome será apresentado como um campo somente leitura durante o processo de assinatura e o recipient não poderá alterá-lo.
Somente os destinatários são afetados. As partes copiadas não exigem a inclusão de um nome-valor.
Funções compatíveis
Atualizando o nome do destinatário
O remetente original de um contrato pode alterar o valor do nome de um destinatário ao abrir o contrato na página Gerenciar, selecionar o destinatário e clicar no link Editar:
O relatório de auditoria indica a alteração do nome como um signatário substituído com o mesmo valor de email:
A opção para editar o nome do destinatário está disponível somente até que o primeiro destinatário aplique sua assinatura. Depois que o primeiro destinatário tiver concluído suas atividades no contrato, todos os valores de nome se tornarão imutáveis.
Substituindo o destinatário
Substituir o recipient atual segue o mesmo processo, com a única exceção de que um valor de nome é necessário quando o novo recipient é adicionado:
O relatório de auditoria indica o signatário substituído com novos valores de nome e email:
O destinatário de um contrato pode delegar sua autoridade de contrato clicando no link delegar no email "Revisar e assinar" ou por meio do link Delegar assinatura a outro na página de assinatura:
O relatório de auditoria indica o signatário substituído com novos valores de nome e email:
Limitações atuais
No momento, os fluxos de trabalho personalizados não oferecem compatibilidade à exigência do nome quando um destinatário é predefinido.
A adição de autenticação que exige um nome-valor (por exemplo, autenticação baseada em conhecimento) ainda pode ser usada:
Grupos de destinatários
Os grupos de destinatários não exigem que o nome-valor seja incluído para cada destinatário no grupo:
Configuração de formulários web
Quando a opção Exigir nome do destinatário ao enviar estiver ativada, a configuração de formulários web também impõe um valor de nome para todos os contrassignatários definidos:
A experiência do destinatário
A experiência do destinatário não é drasticamente diferente quando o valor de nome necessário é aplicado. As diferenças práticas são:
- As assinaturas Digitadas preenchem automaticamente o nome-valor conforme definido e não podem ser editadas.
- As assinaturas desenhadas ou de imagem apresentam o campo de nome em um estado somente leitura.
O nome-valor associado ao relatório de auditoria (e outras superfícies em que o nome é exposto) é separado da imagem de assinatura. Por isso, as assinaturas desenhadas (incluindo em dispositivos móveis) e de imagem podem exibir uma imagem da sequência de caracteres do nome diferente do nome-valor que é referenciado em todo o documento e na trilha de auditoria.
Como ativar/desativar
Para ativar/desativar a exigência para nomes de destinatários, navegue até Configurações da conta > Configurações de envio > Exigir nome do destinatário ao enviar do aplicativo web do Adobe Acrobat Sign.
O recurso pode ser configurado nos níveis de conta e de grupo.
A configuração para exigir nomes de destinatários é incorporada à transação quando o contrato é enviado. A alteração da configuração entra em vigor imediatamente para contratos recém-criados, mas não afeta os contratos enviados anteriormente.
Configurações relacionadas
Os signatários podem mudar seus nomes ou iniciais
A ativação da opção Os signatários podem alterar seus nomes ou as iniciais permite que o destinatário altere o nome no momento da assinatura.
Se essa configuração estiver desativada, o valor de nome fornecido pelo remetente será somente leitura para o signatário.
Se um recipient alterar seu valor de nome do valor fornecido pelo remetente, um registro explícito será registrado no relatório de auditoria para refletir essa alteração:
Métodos de autenticação que bloqueiam o valor de nome
No menu Configurações de envio existem métodos de autenticação com subconfigurações que exigem um nome de signatário na página Enviar (por exemplo, autenticação baseada em conhecimento).
Quando essas configurações são ativadas em conjunto com a configuração Exigir nome do destinatário ao enviar, o nome adicionado ao registro do destinatário é importado automaticamente para os campos de nome de autenticação.
Se o valor de nome for alterado no método de autenticação, os valores de nome no registro do destinatário serão atualizados para corresponder. Não há método para ter valores diferentes nessas duas interfaces.
Os usuários conhecidos da conta (usuários existentes do Acrobat Sign em uma conta confiável) podem exibir um valor de nome na página Gerenciar diferente do nome inserido pelo remetente.
Isso ocorre porque o nome usado na página Gerenciar é extraído do valor do perfil do usuário ao criar a tabela de contratos. Esse comportamento será corrigido para garantir que o nome usado reflita o nome inserido pelo remetente em uma correção futura.
Dado: o nome do recipient necessário está ativado para a conta de envio.
Quando um contrato é enviado a um endereço de email de usuário registrado para um usuário no sistema Acrobat, o nome do perfil do destinatário é usado no relatório de auditoria para eventos de Lembrete (em vez do nome do destinatário fornecido).
