PDF-formulieren maken en distribueren

Selecteer in Acrobat Home Alle tools bekijken > Een formulier voorbereiden.

Kies een van de volgende opties:

Een bestaand elektronisch document (bijvoorbeeld Word, Excel of PDF) converteren naar een interactief PDF-formulier. Kies een bestand en selecteer Openen.

Een papieren formulier scannen en converteren naar een interactief PDF-formulier.

Hiermee maakt u een geheel nieuw formulier, beginnend vanaf een lege pagina. Zie Een geheel nieuw formulier maken voor meer informatie.

Als anderen dit formulier moeten ondertekenen, schakelt u het selectievakje Dit document vereist handtekeningen in.

Selecteer Formulier maken.

Acrobat maakt het formulier en opent het in de bewerkingsmodus. In het linkerdeelvenster worden tools voor formuliervelden weergegeven voor het toevoegen van extra velden en het bewerken van het formulier. In het rechterdeelvenster wordt (indien van toepassing) een lijst met bestaande formuliervelden weergegeven.

Controleer de formuliervelden die Acrobat heeft gemaakt. Voeg velden toe met gebruik van de gereedschappen voor formuliervelden in de werkbalk. U kunt zo nodig velden verwijderen, vergroten of verkleinen en rangschikken. U kunt de volgende typen formuliervelden toevoegen:

Hiermee kunt u tekst aan het PDF-document toevoegen.

Hierin kan de gebruiker tekst typen, bijvoorbeeld een naam, adres of telefoonnummer.

Een afbeeldingsveld toevoegen. Hiermee kan de gebruiker zoeken naar de afbeelding die hij/zij aan het PDF-document wil toevoegen, en deze selecteren.

Selectievakjes vertegenwoordigen ja/nee-keuzen voor afzonderlijke items. Als het formulier meerdere selectievakjes bevat, kan de gebruiker meestal net zo veel of weinig vakjes selecteren als hij of zij wil.

Met keuzerondjes wordt een groep items gepresenteerd waaruit de gebruiker één item kan selecteren. Alle keuzerondjes met dezelfde naam fungeren samen als één groep.

Hiermee kan de gebruiker een item in een pop-upmenu kiezen of een waarde typen. U kunt een eigenschap voor een formulierveld instellen die de gebruiker de mogelijkheid geeft een eigen waarde in te voeren.

Met een keuzelijst wordt een lijst met opties weergegeven die de gebruiker kan selecteren. U kunt een formulierveldeigenschap instellen waardoor de gebruiker meerdere items in de lijst kan selecteren door Shift ingedrukt te houden tijdens het klikken.

Hiermee wordt een handeling gestart op de computer van de gebruiker, bijvoorbeeld het openen van een bestand, het afspelen van een geluid of het verzenden van gegevens naar een webserver. Deze knoppen kunnen worden aangepast met afbeeldingen, tekst en visuele wijzigingen die worden geactiveerd door muishandelingen.

Hiermee kan de gebruiker een datum in het PDF-document invoeren.

Hiermee kan de gebruiker een PDF-document elektronisch ondertekenen met een digitale handtekening.

Hiermee wordt de invoer van bepaalde velden gecodeerd en weergegeven als een visueel patroon dat kan worden geïnterpreteerd door decoderingssoftware of -hardware (apart verkrijgbaar).

Zie Formuliervelden toevoegen en de veldwaarden instellen voor meer informatie.

Als u bestaande tekst of afbeeldingen wilt wijzigen, selecteert u de knop Terug (<) om naar de tool Bewerken te gaan. Alle velden voor tekst en afbeeldingen kunnen worden bewerkt.  

Als u het formulier wilt testen, selecteert u de knop Voorvertoning aan de linkerkant. Wanneer u een voorbeeld van een formulier bekijkt, ziet u het formulier op dezelfde manier als de ontvangers ervan, zodat u het formulier kunt controleren. Als u een voorbeeld van een formulier bekijkt, kunt u op de knop Voorbeeld afsluiten klikken om terug te gaan naar de bewerkingsmodus.

Sla het formulier op wanneer u klaar bent met uw wijzigingen. U kunt het formulier dan Verzenden of Delen met de beoogde ontvangers.

Open één PDF of bekijk een voorbeeld van een deel-PDF in een PDF-portfolio.

Kies het hamburgermenu   (Windows) of het menu Bestand (macOS) en selecteer vervolgens Opslaan als overig > Reader Extended PDF en kies dan een van de volgende opties:

(Acrobat Pro) Hiermee kunnen gebruikers opmerkingen toevoegen of toegang krijgen tot Objectgegevens, Meten en Georuimtelijke gereedschappen.

Hiermee kunnen gebruikers gegevens opslaan die in interactieve of invulbare formulieren zijn ingevoerd.

Selecteer Verzenden in de rechterbenedenhoek van het linkerdeelvenster.

Er kan een reeks berichten worden weergegeven, afhankelijk van de voorwaarden die in het formulier worden gedetecteerd. Reageer zo nodig op de weergegeven instructies en sla het formulier op.

Antwoorden verzamelen in uw postvak IN.

Verspreid de antwoorden en verzamel deze op een interne server zoals SharePoint of een netwerkmap. Zie Een server opgeven voor meer informatie.

Zie voor meer informatie Verspreidingsopties kiezen voor revisies en formulieren.

Klik op Doorgaan en volg de aanwijzingen op het scherm voor het distribueren van het formulier.

• Typ de e-mailadressen, waarbij u deze met een puntkomma van elkaar scheidt. Of klikt op de knop Aan om e-mailadressen te selecteren in uw adresboek.
• Bewerk het standaardbericht.
• Selecteer de optie Naam & e-mail verzamelen van ontvangers voor optimaal beheer. Het systeem vraagt ontvangers hun naam en e-mailadres op te geven wanneer ze het formulier verzenden. U ziet dan in Beheer precies wie wanneer heeft gereageerd en wie niet heeft gereageerd.
• Schakel de optie uit als u anonieme reacties wilt ontvangen of als u de reacties niet zo gedetailleerd wilt volgen.

Selecteer in de algemene balk Ondertekenen > Elektronische handtekeningen aanvragen.

Typ in het dialoogvenster Ondertekenen de e-mailadressen van de personen die u het document wilt laten ondertekenen. Voeg een bericht toe, indien gewenst. Selecteer vervolgens Specificeren waar te ondertekenen.

Selecteer Verzenden.

U ontvangt een e-mailbericht van Acrobat Sign met de melding dat de documenten die worden verzonden naar de eerste gebruiker ter ondertekening. De eerste gebruiker ontvangt ook een e-mail waarin hij of zij wordt gevraagd om het document te ondertekenen. Wanneer de gebruiker zijn of haar handtekening toevoegt in het veld Handtekening en vervolgens de knop Klik om te ondertekenen selecteert, wordt het document ter ondertekening naar de volgende gebruiker verzonden, enz.

Iedereen krijgt een kopie van het ondertekende document en het bestand wordt veilig opgeslagen in de Adobe-cloud.