PDF インデックスの作成と管理

文書内の単語のインデックスを埋め込むことで、長い PDF の検索にかかる時間を短縮することができます。Acrobat は文書内を検索するのに比べ、より高速にインデックス内を検索できます。埋め込まれたインデックスは、PDF の配布または共有コピーにも含まれます。インデックスが埋め込まれた PDF を受け取ったユーザーは、インデックス作成をおこなわなくてもすぐに高速な検索をおこなうことができます。

注意:

Acrobat DC および Acrobat Reader DC の 2018 年 12 月リリースでは、PDF に埋め込まれたインデックスは、検索には使用されなくなりました。検索用のインデックスを引き続き有効にするには、PDF に埋め込まれたインデックスを検索用に有効にする方法を参照してください。

PDF へのインデックスの追加

  1. Acrobat で文書を開き、ツールインデックスを選択します。

    第 2 ツールバーにインデックスツールセットが表示されます。

  2. 第 2 ツールバーで、「埋め込みインデックスを管理」をクリックします。

  3. 埋め込みインデックスの管理ダイアログボックスで、「インデックスの埋め込み」をクリックします。

  4. 表示されたメッセージを読んで、「OK」をクリックします。

    注意:

    Outlook および Lotus Notes では、電子メールメッセージまたはフォルダーを PDF に変換する際に、インデックスを埋め込むこともできます。フォルダー内に大量の電子メールメッセージが含まれている場合は、このオプションの使用をお勧めします。

PDF 内の埋め込みインデックスの更新または削除

  1. ツールインデックスを選択します。

    第 2 ツールバーにインデックスツールセットが表示されます。

  2. 第 2 ツールバーで、「埋め込みインデックスを管理」をクリックします。

  3. インデックスの更新」または「インデックスの削除」をクリックします。

カタログ機能について(Acrobat Pro)

特定の PDF グループをカタログと定義し、文書全体に統一されたインデックスを作成できます。特定情報についてカタログ PDF を検索する場合、インデックスがあれば、検索処理をより高速に実行できます。

そのカタログを CD に配布する場合、PDF にインデックスを含めることができます。

ローマ字、中国語、日本語、韓国語で書かれた文書をカタログにできます。カタログにできる項目には、文書のテキスト、注釈、しおり、フォームフィールド、タグ、オブジェクトと文書のメタデータ、添付ファイル、文書情報、電子署名、画像 XIF(拡張画像ファイル形式)メタデータおよび文書のカスタムプロパティがあります。

インデックスの作成に使用する PDF の準備(Acrobat Pro)

インデックスを作成する PDF ファイルを含むフォルダーを作成して、インデックスの作成処理を開始します。すべての PDF は、内容と機能(リンク、しおり、フォームフィールドなど)の両方で完成されている必要があります。インデックスを作成するファイルにスキャンした文書が含まれている場合は、テキストが検索可能であることを確認してください。長い文書は小さな章単位のファイルに分割して、検索の性能を向上させます。ファイルの文書のプロパティに情報を追加して、ファイルの検索性能を高めることもできます。

文書のグループに対するインデックスを作成する前に、ディスクドライブまたはネットワークサーバボリューム上に文書構造を設定し、クロスプラットフォーム形式のファイル名であるかどうかを確認しておく必要があります。ファイル名が途切れてしまい、クロスプラットフォーム形式の検索で検索することが難しい場合があります。この問題を防ぐために、次のガイドラインを考慮してください。

  • MS-DOS ファイル命名規則(8 文字以内のファイル名と、その後に 3 文字のファイル名拡張子)を使用して、ファイル、フォルダー、インデックスの名前を変更します。特に、ISO 9660 フォーマットの CD-ROM ディスクで文書のグループとインデックスを配布する場合はこれに従うことが重要です。

  • ファイル名やフォルダー名からアクセント文字や英語以外の文字などの拡張文字を削除します(カタログ機能で使用するフォントは、文字コード ISO 8859 133 ~ 159 をサポートしていません)。

  • Mac OS ユーザーが検索する可能性がある場合、深くネストされたフォルダーや、256 文字を超えるパス名を使用しないでください。

  • OS/2 LAN サーバーで Mac OS を使用する場合、IBM® LAN Server Macintosh(LSM)が MS-DOS ファイル命名規則を必ず使用するように構成するか、File Allocation Table(FAT)ボリュームのみにインデックスを作成するようにします(High Performance File System(HPFS)ボリュームには長くて検索不可能なファイル名が含まれることがあります)。

    文書構造にインデックスを作成したくないサブフォルダーが含まれている場合は、インデックス作成処理でそれを除外できます。

文書のプロパティへのメタデータの追加(Acrobat Pro)

PDF の検索を簡単にするために、メタデータと呼ばれるファイル情報を文書のプロパティに追加できます(現在開いている PDF のプロパティは、ファイルプロパティを選択し、「概要」タブをクリックすると表示されます)。

文書のプロパティにデータを追加する場合は、以下の項目を参考に入力することをお勧めします。

  • 「タイトル」フィールドには、わかりやすいタイトルを入力します。文書のファイル名は、検索結果ダイアログボックスに表示されます。

  • 共通した情報がある複数の文書がある場合は、その情報を常に同じフィールドに入力します。例えば、重要な語句をある文書では「サブタイトル」オプションに追加し、別の文書では「キーワード」オプションに追加したりしないでください。

  • 同一情報については、単一の一貫した語句を使用します。例えば、ある文書に「生物学」と使用した場合、他の文書に「生命科学」は使用しないでください。

  • 文書を担当するグループを示すには、「作成者」フィールドを使用します。例えば、採用の方針が書かれた文書の場合は、作成者に「人事部」と入力します。

  • 文書のパート番号を使用する場合は、キーワードとして追加します。例えば、「doc#=m234」という番号を「キーワード」フィールドに追加すると、特定のサブタイトルに関する一連の多数の文書内で特定の文書を示すことができます。

  • サブタイトル」および「キーワード」フィールドのいずれかまたは両方を使用して、文書を種類別に分類します。例えば、ある文書で「サブタイトル」に「ステータスレポート」と入力し、「キーワード」に「月次」または「週次」と入力します。

    既に Adobe PDF に慣れている場合は、インデックスの作成時に「データ型」、「数値」、「ID」などのカスタムデータフィールドを定義できます。上記の操作は上級ユーザーに推奨されるもので、Acrobat のヘルプトピックでは扱われていません。

コレクション用のインデックスの作成(Acrobat Pro)

新しいインデックスを作成する場合、Acrobat では .pdx 拡張子の付いたファイルと、.idx 拡張子のついた 1 つ以上のファイルを含む新しいサポートフォルダーが作成されます。IDX ファイルにはインデックス項目が含まれます。インデックスを検索するユーザーがこれらのすべてのファイルを使用できる必要があります。

  1. ツールインデックスを選択します。

    第 2 ツールバーにインデックスツールセットが表示されます。

  2. 第 2 ツールバーで、「カタログ付きインデックス」をクリックします。

    カタログダイアログボックスが表示されます。

  3. カタログ」ダイアログボックスで、「新規インデックス」をクリックします。

    新規インデックスの定義ダイアログボックスが表示されます。

    Acrobat の新規インデックスの定義
    新規インデックスの定義ダイアログボックス

  4. インデックスのタイトル」に、インデックスファイルの名前を入力します。

  5. インデックスの説明」に、インデックスの種類やその目的について簡単な説明を入力します。

  6. オプション」をクリックして、インデックスに適用する詳細オプションを選択し、「OK」をクリックします。

    Acrobat のオプションダイアログボックス
    オプションダイアログボックスで、新規インデックスの詳細オプションを指定できます。

  7. 含めるディレクトリ」で「追加」をクリックし、インデックスを作成するすべてのファイルまたは一部のファイルを含むフォルダーを選択し、「OK」をクリックします。さらにフォルダーを追加するには、この手順を繰り返します。

    注意:

    含められたフォルダーにネストされたフォルダーも、このインデックス作成処理で処理されます。インデックスまたは文書のグループ内の項目を移動する予定がない場合は、複数のサーバーまたはディスクドライブからフォルダーを追加することができます。

  8. 除外するサブディレクトリ」で、「追加」をクリックし、インデックスを作成したくない PDF ファイルを含むネストされたフォルダーを選択します。「OK」をクリックし、必要に応じてこの操作を繰り返します。

  9. 選択した項目を確認します。含めるまたは除外するフォルダーの一覧を編集するには、変更するフォルダーを選択し、「削除」をクリックします。

  10. 作成」をクリックして、インデックスファイルを保存する場所を指定します。「保存」をクリックして、次をおこないます。

    • インデックス作成が終了したら、「閉じる」をクリックします。

    • インデックス作成処理をキャンセルするには、「停止」をクリックします。

    注意:

    インデックス作成処理を停止すると、同じインデックス作成セッションを再開することはできませんが、作業をやり直す必要はありません。オプションとフォルダーの選択はそのまま残されます。「インデックスを開く」をクリックし、一部終了したインデックスを選択し、それを変更できます。

    注意:

    「含めるディレクトリ」オプションおよび「除外するサブディレクトリ」オプションで長いパス名の一部が表示されていない場合は、その長いパス名の上にポインターを置いてツールヒントを表示すると、含めるフォルダーまたは除外するフォルダーの完全なパスを確認することができます。

インデックスオプションダイアログボックス

数値を含めない

文書のテキストに表示されるすべての数値をインデックスから除外するには、このオプションを選択します。数値を除外すると、インデックスのサイズが大幅に小さくなり、検索が高速になります。

Adobe PDF v1.0 ファイルに ID を追加

文書のグループに Acrobat 2.0 より前のバージョンで作成されている PDF ファイルが含まれている場合、これらのバージョンでは ID 番号が自動的に追加されないので、このオプションを選択します。ID 番号は、長い Mac OS ファイル名を MS-DOS ファイル名に変換するときに名前が短縮される場合に必要です。Acrobat 2.0 以降のバージョンでは、ID が自動的に追加されます。

検索時に変更された文書を警告しない

このオプションを選択しない場合、最新のインデックスを作成した後に変更した文書があると、検索時にメッセージが表示されます。

カスタムプロパティ

インデックスに文書のカスタムプロパティを含める場合に、このオプションを使用します。インデックスを作成する PDF 内に既に存在している文書のカスタムプロパティのみ、インデックスが作成されます。プロパティを入力し、データ型メニューから種類を選択し、「追加」をクリックします。これらのプロパティは、結果のインデックスを検索する際、PDF を検索ウィンドウのその他の条件ポップアップメニューに検索オプションとして表示されます。例えば、「Document Name」というカスタムプロパティを入力し、データ型から「文字列」を選択すると、インデックスを検索するユーザーは、インデックスを選択し、その他の条件メニューから「Document Name」を選択して、カスタムプロパティ内を検索することができます。

注意:

PDFMaker アプリケーションで「文書情報を追加」オプションが選択されているカスタムフィールドを Microsoft Office アプリケーションで作成すると、フィールドは、作成する任意の PDF ファイルに変換されます。

XMP フィールド

XMP フィールドを含める場合に、このオプションを使用します。カスタム XMP フィールドには、インデックスが作成され、選択したインデックスで検索できるように、その他の条件ポップアップメニューにこのフィールドが表示されます。

除外する単語

インデックスの検索結果から特定の単語(最大 500 語)を除外する場合に使用します。単語を入力し、「追加」をクリックします。必要に応じてこの手順を繰り返します。単語を除外すると、インデックスが 10 ~ 15% 縮小されます。除外する単語には 128 文字まで含めることができ、大文字と小文字は区別されます。

注意:

ユーザーがこれらの単語を含む語句を検索しないように、カタログの Read Me ファイルにインデックスが作成されない単語を一覧表示します。

構造タグ

タグ付きの論理構造を持つ文書内での特定のリーフ要素のタグノードを検索可能にするには、このオプションを使用します。

注意:

「カスタムプロパティ」、「除外する単語」、「XMP フィールド」、「構造タグ」設定は、現在のインデックスにのみ適用されます。これらの設定を作成するすべてのインデックスに適用するには、環境設定ダイアログボックスのカタログパネルでカスタムフィールド、除外する単語、XMP フィールドおよび構造タグのデフォルト設定を変更することができます。  

カタログの Readme ファイル(Acrobat Pro)

個別の Readme ファイルを作成し、インデックスと共にフォルダーに配置すると便利なことがあります。この Readme ファイルで、次のようなインデックスについての詳細をユーザーに知らせることができます。

  • インデックスを作成した文書の種類。

  • サポートされている検索オプション。

  • 問い合わせ先の担当者名または質問を受け付ける電話番号。

  • インデックスから除外されている数字または単語の一覧。

  • LAN ベースのインデックスに含まれる文書があるフォルダーの一覧またはディスクベースのインデックスに含まれる文書の一覧。各フォルダーまたは文書の内容に関する簡単な説明も含めることができます。

  • 「文書情報」フィールドに値を割り当てている場合は、各文書の値の一覧。

    カタログに特に多数の文書がある場合は、各文書に割り当てた値を示す表を用意すると便利です。この表は、Readme ファイルに含めたり、個別の文書として作成することができます。インデックスを作成する際に、この表を使用して一貫性を維持することができます。

インデックスの変更(Acrobat Pro)

既存のインデックスを更新、再構成、またはクリアすることができます。

  1. ツールインデックスを選択します。

    第 2 ツールバーにインデックスツールセットが表示されます。

  2. 第 2 ツールバーで、「カタログ付きインデックス」をクリックします。

    カタログダイアログボックスが表示されます。

  3. カタログダイアログボックスで、「インデックスを開く」をクリックします。

  4. 目的のインデックスのインデックス定義ファイル(PDX)を選択し、「開く」をクリックします。

  5. インデックスが Acrobat 5.0 以前のバージョンで作成されている場合は、「コピーを作成」を選択して新しいインデックスを作成するか(前のインデックスを上書きしない)、「古いインデックスを上書き」を選択して以前のインデックスを上書きします。

  6. インデックスの定義ダイアログボックスで、変更をおこない、Acrobat で実行したい機能をクリックします。

    作成

    既存の情報で新しい IDX ファイルを作成し、新しい項目のみを追加し、変更や古いデータを無効としてマークします。多数の変更をしたり、新しくインデックスを作らずにこのオプションを繰り返し使用すると、検索時間が長くなる可能性があります。

    再構築

    既存のインデックスフォルダーとその内容(IDX ファイル)を上書きし、新しいインデックスを作成します。

    クリア

    インデックスファイル自体(PDX)は削除せず、インデックスの内容(IDX ファイル)を削除します。

カタログの環境設定(Acrobat Pro)

作成するすべてのインデックス全体に適用される、インデックス作成用の環境設定をおこなうことができます。インデックスを作成する際に新しいオプションを選択して、一部の環境設定を個々のインデックスに対して無効にすることもできます。

環境設定ダイアログボックスの「分類」から「カタログ」を選択します。多くのオプションは、インデックス作成処理で説明したオプションと同じです。

注意:

「ISO 9660 準拠のフォルダー名を使用」オプションは、インデックスを作成する文書を準備する際、長い PDF ファイル名を MS-DOS ファイル名に変更したくない場合に便利です。ただし、ファイル名の場合は必要ありませんが、フォルダー名に対しては MS-DOS ファイル命名規則(8 文字以内)に従う必要があります。

インデックスの更新のスケジュール(Acrobat Pro)

カタログ機能とカタログバッチ PDX ファイル(.bpdx)を使用して、インデックスを自動的に作成、再構成、更新およびクリアする間隔と方法を指定します。BPDX ファイルは、プラットフォームに依存するカタログインデックスファイルのパスとフラグの一覧を含むテキストファイルです。Windows Scheduler などのスケジューリングアプリケーションを使用して、BPDX ファイルを Acrobat で表示します。Acrobat では、BPDX ファイルのフラグに従ってインデックスが再作成されます。

注意:

BPDX ファイルを使用するには、環境設定ダイアログボックスの「カタログ」で、「カタログバッチファイル (.bpdx) の実行を許可」を選択します。

文書のグループとそのインデックスの移動(Acrobat Pro)

インデックス付き文書のグループをローカルのハードディスクで作成およびテストしてから、完成した文書のグループをネットワークサーバーまたはディスクに移動することができます。インデックス定義には、インデックス定義ファイル(PDX)とインデックス付き文書を含むフォルダー間の相対パスが含まれています。これらの相対パスが変更されていない場合は、インデックス付き文書のグループを移動した後にインデックスを再構成する必要はありません。PDX ファイルとインデックス付き文書を含むフォルダーが同じフォルダー内にある場合は、そのフォルダーを移動するだけで相対パスを維持できます。

相対パスが変わる場合は、インデックス付き文書のグループを移動した後に、新しいインデックスを作成する必要があります。ただし、元の PDX ファイルは引き続き使用できます。元の PDX ファイルを使用するには、まずインデックス付き文書を移動します。次に、新しいインデックスを作成するフォルダーに PDX ファイルをコピーし、必要に応じて、含めるまたは除外するディレクトリおよびサブディレクトリの一覧を編集します。

インデックスが、適用されるグループとは別のドライブまたはサーバーボリューム上にある場合は、グループまたはインデックスを移動するとインデックスが壊れます。文書のグループをネットワーク上の別の場所または CD に移動する場合は、グループと同じ場所にインデックスを作成してください。

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