Legg ved en PDF-kopi av det signerte dokumentet i e-poster sendt til

Oversikt

En PDF-kopi av signert avtale kan legges ved det endelige e-postvarselet som leveres avtaledeltakerne når signeringsprosessen er fullført.

Hvem den signerte PDF-filen leveres til, er basert på innstillingene som er definert i gruppen avtalen sendes fra, og distribusjonen kan begrenses til kun interne mottakere, eksterne mottakere, interne og eksterne mottakere, eller ingen.

Den leverte PDF-filen legges ved direkte i ePosten, og er sikret med Adobe Acrobat Signs CDS-signeringssertifikat for å sikre at dokumentet er en bekreftet kopi av den lovlig signerte originalen på Acrobat Sign-serveren.

Administratorer bør vurdere innholdets art som er eksponert/samlet i dokumentene, og vurdere fordeler/risikoer ved å levere en kopi av dokumentet i e-postformat. Hvis eksemplarer ikke leveres til mottakerne, bør det etableres et system for å levere eksemplarer av det signerte dokumentet til eksterne underskrivere.

Mønsterpraksis

Administratorer må forstå typen av avtalene som sendes, og om fordelene med å levere det signerte dokumentet til underskriverne, oppveier risikoen ved å vedlegge PDF-dokumentet.

Objektivt sett er det sikrere å undertrykke e-postlevering av den signerte PDF-filen. Dette må veies opp mot kravene for å levere det signerte dokumentet til underskriverne (dersom det finnes noen). Dersom automatisk levering undertrykkes, bør administratorer utvikle en inntaks- og leveringsprosess for levering av de signerte dokumentene til underskriverne når de blir anmodet om det.

Avhengig av avtalevolumene og ulike avtalers følsomhet, kan det være verdt å etablere ulike grupper for å levere svært sensitive avtaler med strengere sikkerhetsalternativer.

Konfigurasjon

Tilgjengelighet:

Alternativet for å legge ved en PDF i den endelige e-postmeldingen er tilgjengelig for lisensplaner for arbeidsgruppe og bedrift.

Konfigurasjonsomfang:

Funksjonen kan være aktivert på både konto- og gruppenivå.

Kontrollene for denne funksjonen kan vurderes ved å gå til Globale innstillinger > Legg ved en PDF-kopi av det signerte dokumentet i ePostmeldinger sendt til

Kontrollene gjør det mulig å begrense leveringspublikummet:

• Alle mottakere – Alle parter som er involvert i avtaleprosessen vil få en kopi av dokumentet.
  
• Interne mottakere – Bare deltakere som er interne i Acrobat Sign-kontoen får dokumentet.
  • Merk at interne mottakere har direkte tilgang til å laste ned en kopi av den opprinnelige avtalen på Behandle-siden av deres Acrobat Sign-konto.
• Eksterne mottakere – Bare deltakere utenfor Acrobat Sign-kontoen får dokumentet.
  • Merk at eksterne mottakere vanligvis ikke har direkte tilgang til avtalen på Acrobat Sign-systemet. Eksterne mottakere som ønsker en kopi av dokumentet, må kontakte organisasjonen for å be om en kopi.
• Ingen – PDF-filen er ikke vedlagt i den endelige e-posten.