Oppfylle HMLR-kravene for skjøter signert elektronisk

• Alle parter er enige om bruken av elektroniske signaturer og en plattform for elektroniske signaturer (plattform) i forbindelse med skjøtet.
• Alle parter har eiendomsmeglere som handler for dem (med snevre unntak).
• En eiendomsmegler er ansvarlig for å sette opp og kontrollere signeringsprosessen gjennom plattformen.

Signerings- og dateringsprosessen som er beskrevet i seksjon 13 av Practice Guide 8 er som følger:

Overføringsjuristen som innleverer søknaden til HMLR gjør dette elektronisk – vanligvis via HMLR-portalen – og inkluderer en PDF av det fullførte skjøtet med søknaden.Der søknaden gjelder førstegangsregistrering, kan imidlertid en utskrift av PDF-en, sertifisert som en sann kopi av det fullførte skjøtet, innleveres.

Overføringsjuristen som innleverer søknaden (inkludert søknad om førstegangsregistrering) gir følgende sertifikat: "Jeg bekrefter at kravene som er angitt i praksisveiledning 8 for utførelse av skjøter ved bruk av elektroniske signaturer er oppfylt etter det jeg vet og tror."

Enhver overføringsjurist med en Acrobat Sign-konto kan starte denne prosessen for alle parter.Det er ikke nødvendig for signaturgiveren og vitnet å ha sin egen Acrobat Sign-konto.

Acrobat Sign-administratoren for overføringsjuristen kan endre innstillinger i Acrobat Sign for å aktivere arbeidsflyter som oppfyller trinn 1-6 i seksjonen Oversikt over HMLR-arbeidsflyten ovenfor.Disse innstillingene presenteres nedenfor i seksjonen om Konfigurering av Acrobat Sign-kontoen din.

Seksjonen om Forberedelse av skjøtet for signering gir viktig veiledning om:

• forberedelse av skjøtet for signering før signaturprosessen starter;
• inkludering av de foreskrevne utførelses- og attestasjonsklausulene i skjøtet; og
• beskyttelse av konfidensialitet ved bruk av en unik funksjon i Acrobat Sign som kalles "Begrenset dokumentsynlighet"

Acrobat Sign lar en kontoadministrator endre innstillinger for å sikre at arbeidsflyten er i tråd med kravene i seksjon 13.3 i Praksisveiledning 8.Før du sender skjøter for elektronisk utførelse ved bruk av Acrobat Sign, anbefaler vi at du gjør følgende endringer:

• Krev eksplisitt samtykke til signering ved bruk av Acrobat Sign.Kontoadministratorer kan konfigurere innstillinger for Bruksvilkår og Forbrukeropplysninger for å kreve eksplisitt samtykke (via en avkrysningsboks) til bruk av Acrobat Sign.Dette kan kreves enten før visning av skjøtet eller før signering av skjøtet.
  • Naviger til Gruppe -seksjonen i administratormenyen
  • Klikk på gruppen som skal konfigureres (som viser tilgjengelige handlinger øverst på listen)
  • Klikk Gruppeinnstillinger
    \n

• Velg fanen Signaturinnstillinger
• Merk av for Overstyr kontoinnstillinger for denne siden
  
• Rull ned til delen Bruksvilkår og klikk på lenken for Undertegnere
  
• Velg et annet alternativ enn standard for å aktivere eksplisitt samtykke
• Lagre endringene

• Slå på begrenset dokumentsynlighet: Begrenset dokumentsynlighet (LDV) gir fullmektigen mulighet til å beskytte konfidensialitet ved å sikre at vitnet kun kan se underskriftssiden (ikke hele skjøtet) og kun kan motta en kopi av revisjonssporet som gjelder signaturprosessen; vitnet får ikke en kopi av det signerte skjøtet selv.Kontoadministratorer kan aktivere LDV-innstillingene som følger:
  • Naviger til delen Gruppe i adminmenyen
  • Klikk på gruppen som skal konfigureres (dette viser tilgjengelige handlinger øverst på listen)
  • Klikk på handlingen Gruppeinnstillinger
    
  • Klikk på alternativet Gruppeinnstillinger i gruppens meny
  • Merk av for Overstyr kontoinnstillinger for denne siden
    
  • Rull ned til delen Begrenset dokumentsynlighet
    
  • Aktiver:
    • Underskrivere vil kun se filer som inneholder signatur-, initial- eller datainntastingsfelt som er tildelt dem
    • Underskrivere og kopimottakere vil se alle filene
  • Lagre endringene
    

• Opprett en meldingsmal (valgfritt): Du kan opprette en meldingsmal for å hjelpe transportører med å spare tid når de sender et dokument til signering. Malen kan automatisk fylle ut e-postteksten med en standardmelding og emnetekst.
  • Naviger til delen Gruppe i adminmenyen
  • Klikk på gruppen som skal konfigureres (dette viser tilgjengelige handlinger øverst på listen)
  • Klikk på Gruppeinnstillinger handling
    
  • Klikk på Meldingsmaler-alternativet i gruppens meny
  • Klikk på + for å opprett en ny melding og følg instruksjonene for å opprett en ny mal

Den endelige versjonen av skjøtet bør lastes opp til Adobe Acrobat Sign av advokaten slik at partene kan signere i samsvar med de foreskrevne trinnene som er beskrevet i seksjon 13 i Praksisveiledning 8.

Seksjon 13 forutsetter at underskriveren signerer i fysisk nærvær av et vitne som bekrefter signaturen.Tidspunkt og dato for hver signatur registreres i Acrobat Sign digitale revisjonsspor.Når signeringsprosessen er avsluttet, må advokaten datere skjøtet i Acrobat Sign med datoen det trer i kraft.Dateringen av skjøtet vil utgjøre levering av dokumentet som et skjøte av partene.

Det er tre viktige hensyn for en advokat som kontrollerer signeringsprosessen:

• For å dra nytte av LDV-innstillingene, bør den endelige versjonen av skjøtet og utføringssiden forberedes som separate filer og lastes opp sammen til Adobe Acrobat Sign.Acrobat Sign kombinerer automatisk flere filer til et enkelt dokument under signeringsprosessen.LDV-innstillingene gjør det mulig for advokater å presentere ulike deler av dokumentet for underskrivere og vitner under signeringsprosessen.
• Seksjon 2.2 i praksisguide 8 foreskriver formen for utførelses- og attestasjonsklausuler for manuell utføring av skjøter av enkeltpersoner.Disse klausulene bør også brukes når skjøtet utføres elektronisk.For å sikre at vitnet var fysisk til stede når underskriveren signerte, bør rettshjelperen ta med følgende erklæring fra vitnet direkte under vitnedetaljene i selve skjøtet: «Jeg var fysisk til stede som vitne da underskriveren påførte sin signatur på dette skjøtet».
• Seksjon 13 i praksisguide 8 forplikter også advokaten til å bekrefte at HLMR-kravene har blitt behørig oppfylt.Advokatens sertifikat innleveres sammen med søknaden til HMLR for registrering av skjøtet.I seksjon 16 av praksisveiledning 8 har HMLR indikert at følgende sertifikat ville være «passende»:

"Jeg bekrefter at etter beste kunnskap og overbevisning har kravene som er beskrevet i praksisguide 8 for utføring av skjøter ved bruk av e-signatur blitt oppfylt."

Ved å følge signeringsprosessen som er beskrevet nedenfor - og ved å stole på Acrobat Sign digitale revisjonsspor - kan en advokat føle seg sikker på å gi sitt sertifikat til HMLR.

Orchestrere signeringsprosessen

Signeringsseremonien kan finne sted med alle parter på samme kontor, eller med signatøren og vitnet på et eksternt sted. Delen nedenfor om revisjonsrapporten beskriver hvordan Acrobat Sign kan validere at vitnet var fysisk til stede da signatøren signerte skjøtet.

Når signatøren og vitnet befinner seg på et eksternt sted (dvs. ikke samlokalisert med transportøren), er Acrobat Sign konfigurert til å gi transportøren den forsikringen de trenger om at signeringsprosessen følger kravene i veiledning 8.

Åpne e-posten
Den første signatøren mottar en e-post i innboksen sin.

• Signatøren klikker på gjennomgå og signer-knappen

• Hvis transportøren har valgt telefonautentisering under skjøteforberedelsesdelen, starter klikking på gjennomgå og signer-knappen engangskodeautentiseringsprosessen
• Signatøren klikker send kode

Acrobat Sign sender en sekssifret engangskode til telefonnummeret som transportøren nominerte under skjøteforberedelsesprosessen.

• Undertegneren skriver inn koden og klikker OK

• Undertegneren fyller ut eventuelle tildelte felt i dokumentet og setter deretter sin elektroniske signatur ved å bruke et av alternativene som leveres av Acrobat Sign:
  
  • Skrive navnet sitt
    
  • Tegne på berøringsskjermen til enheten de holder
  • Laste opp et signaturbilde
    
• Etter signering klikker de Bruk-knappen

• Hvis en eksplisitt samtykkepolicy har blitt anvendt, blir undertegneren bedt om å akseptere bruksvilkårene som kan tilpasses av overføreren.

• Undertegneren blir omdirigert til en ny nettside som varsler dem om at signaturen deres er lagt til og viser hvem som skal signere neste.

• En undertegner, som skal utpeke vitnet, mottar deretter en andre e-post som inviterer dem til å delegere et signaturfelt til vitnet
  
  • De klikker på Gjennomgå og deleger for signatur -knappen for å starte delegeringsprosessen

• Den delegerende undertegneren oppgir deretter:
  • En e-post for vitnet
    
  • Et telefonnummer for vitnet
  • En valgfri melding for vitnet
• Når delegeringen er konfigurert, klikker du Deleger
  

• Vitnet mottar en e-post fra Acrobat Sign på e-postadressen som underskriveren oppgav, som inviterer dem til å se gjennom og signere skjøtet.

• Vitnet blir bedt om å identifisere seg ved hjelp av en sekssifret engangskode sendt til nummeret som underskriveren oppga

• Skjøtet åpnes direkte på utførelsessiden, og resten av skjøtet er ikke synlig for vitnet.

• Til slutt rutes skjøtet til eiendomsmegleren som legger til datoen i feltet som er tildelt dem med datoen da det trer i kraft.
• Når alle parter har fullført signeringsprosessen, mottar de en e-post som inviterer dem til å laste ned en kopi av det endelige e-signerte skjøtet og det tilhørende digitale revisjonssporet.
• I motsetning til dette har vitnet kun rett til å laste ned utførelsessiden og revisjonssporet tilknyttet utførelsessiden.

Revisjonsrapporten er en fullstendig oversikt over alle hendelser knyttet til signeringsprosessen. Den inneholder viktige bevis for eiendomsmeglere angående blant annet identiteten til underskrivere og vitner, tidspunktet for utførelse, e-post- og IP-adresser.

Den viser:

• Hvem dokumentet (skjøtet) ble sendt til per e-post, og tidspunktet det ble sendt.
• Hvem som så dokumentet og når.
• Det faktum at modusen "Begrenset synlighet" var aktivert.
• Det faktum at underskriveren (og eventuelle vitner) fikk tilgang til dokumentet etter autentisering med mobiltelefon (Merk at telefonnummeret er delvis skjult for GDPR-samsvar)
• Det faktum at underskriveren samtykket til bruksvilkårene.
• Tidspunktet og IP-adressen som ble brukt da dokumentet ble signert.
• E-postadressen til vitnet, og bruken av autentisering med mobiltelefon.
• Tidspunktet da det endelige dokumentet (skjøtet) ble sendt på e-post til de respektive partene.

Eiendomsmeglere bør huske på at en IP-adresse ikke alltid kan tas som avgjørende bevis på at individer var samlokalisert i øyeblikket for signatur hvis for eksempel underskriveren bruker en mobiltilkobling og vitnet bruker et Wi-Fi-nettverk.

Det kan derfor være å foretrekke å orkestrere signeringsprosessen på en enkelt enhet, eller å kreve at alle enheter er koblet til samme Wi-Fi-nettverk og at ingen VPN-funksjonalitet brukes.