Konfigurer automatisk dokumentutløp (tidsfrist for fullføring)

La avsendere angi en utløpsdato for automatisk kansellering av en avtale etter et angitt tidspunkt.

Utløpsdato-funksjonen i Acrobat Sign lar avsenderne velge en tidsgrense for når mottakerne kan fullføre signaturene sine før avtalen kanselleres automatisk. Dette bidrar til å kontrollere tidsfrister for signering, spesielt for tidssensitive avtaler, for eksempel sesongbaserte kontrakter eller spesialtilbud. Den gjør det også lettere å holde styr på avtaler, ved å fjerne gamle avtaler og avtaler som mest sannysnlig ikke vil fulløres fra Pågår-listen. Dette gjør det lettere å spore aktive avtaler.

Avsendere kan angi utløpsdatoer opptil 365 dager fra når en avtale sendes. Avtaler er som standard satt til å utløpe kl. 23.59 lokal servertid, men avsenderne kan justere dette. For å optimalisere systemytelsen utløper avtaler alltid på tider med lav belastning for den tildelte servergruppen. Hvis en avtale er satt til å utløpe i en periode med høy belastning, legger systemet automatisk til 12 timer, slik at utløpet forsinkes og likevel skjer på et tidspunkt med lav belastning.

Konfigurasjon

Tilgjengelighet:

• Acrobat Standard og Acrobat Pro: Støttes ikke
• Acrobat Sign Solutions: Støttet
  • Aktivert for VIP-, VIPMP- og ETLA-kontoer under 100 000 USD
  • Deaktivert for alle andre ETLA-kontoer
• Acrobat Sign for Government: Støttes, deaktivert som standard

Konfigurasjonsomfang:

Administratorer kan aktivere denne funksjonen på konto- og gruppenivå.

Du finner denne funksjonen ved å gå til administratorenes konfigurasjonsmeny og finne Send-innstillinger > Dokumentutløp

De konfigurerbare alternativene for dokumentutløpsfunksjonene er:

Beste fremgangsmåte

Det anbefales vanligvis å velge en standard utløpsdato. Dette bidrar til å holde avtaler organisert, og sikrer at de følger gjeldende retningslinjer. Du kan sikre mer effektivitet ved å sørge for at avtaler som sannsynligvis ikke vil bli fullført utløper automatisk, slik at det blir mindre rot i Pågår-filteret på Behandle-siden og enklere å følge med på aktive avtaler.

Hvis du aktiverer utløpsdatoer, kan det være lurt å:

• Aktivere Inkluder utløpsinformasjon i e-poster som sendes til underskrivere – Gi mottakerne beskjed om tidsfristen for signering, og informer dem om at avtalen utløper hvis de ikke foretar seg noe.
• Deaktivere Inkluder interne underskrivere ved bruk av tidsfrister for dokumentutløp – Tidsfrister påvirker vanligvis eksterne mottakere mer enn interne brukere. Ved å deaktivere dette, unngår du at avtaler utløper fordi interne medunderskrivere ikke signerer i tide.
• Aktivere Tillat endring av innstillinger for utløp etter at dokumentet er sendt – Dette avhenger vanligvis av samsvarskrav. Hvis prosessen ikke har strenge tidsbegrensninger, gir dette avsenderne mer fleksibilitet og muligheten til å redde avtaler som er i ferd med å utløpe.