Ved å la brukere sende avtaler fra flere enn én gruppe kan administratorer knytte bibliotekmaler, mottakergodkjeninng og signaturkrav til én gruppe, slik at arbeidsflyten kan definere gruppens natur i stedet for brukerne i den.
Oversikt
Når en avtale opprettes, er det innstillingene på gruppenivå som i stor grad dikterer tilgjengelige ressurser (maler/arbeidsflyter) og systemtildelte egenskaper til avtalen (merkeprofilering, mottakerroller, autentiseringsmetoder, PDF-sikkerhet/-oppbevaring osv.).
Å være låst i en gruppe betyr at en individuell bruker-ID låses til ett sett med standarder, ett utvalg av maler og arbeidsflyter, og ett konsept med signatursamsvar.
Å tillate brukere å få tilgang til flere grupper åpner for at administratorer kan tenke på grupper som mer enn en samling brukere. Grupper kan sees på som et miljø for spesifikke dokumentsigneringskrav som du gir brukere tilgang til.
Eksempelvis kan én gruppe utformes rundt et sett med svært strenge samsvarsrelaterte regler for signatur og distribusjon, og en annen kan konfigureres for interne arbeidsflyter og maler med lav autentisering. En bruker tildelt til begge gruppene, kan få tilgang til alle ressursene for hver gruppe.
Administratorer på gruppenivå har også muligheten til å administrere flere enn én gruppe, noe som forbedrer den praktiske nytteverdien av administratorrollen på gruppenivå.
Dette dokumentet er utformet for å fremheve endringene UMG bringer til grensesnittet/funksjonaliteten for brukere, og identifisere hensynene som migrering til UMG utløser for administratorer.
Forutsetninger
- Bare kontoer på Enterprise- og Business-nivåene er kvalifisert for å aktivere brukere i flere grupper
- Påse at nettverkssikkerheten eksplisitt gir tilgang til tillat Acrobat Sign-endepunkter
- Den nyeste versjonen av grensesnittet for Tilpassede arbeidsflyter, Startside og Behandle må være aktivert for kontoen
- Hvis du bytter konto for å tillate brukere i flere grupper, aktiveres de nye sideversjonene automatisk (hvis de ikke allerede er aktiverte), og alternativene for å gå tilbake til det eldre grensesnittet deaktiveres. Dette inkluderer lenkene for “Bytt”
- Eldre sider for Arbeidsflyt/Startside/Behandle er inkompatible med brukere i flere grupper
- Å gå ut av UMG tilbakestiller ikke Hjem/Administrer
- Hvis du bytter konto for å tillate brukere i flere grupper, aktiveres de nye sideversjonene automatisk (hvis de ikke allerede er aktiverte), og alternativene for å gå tilbake til det eldre grensesnittet deaktiveres. Dette inkluderer lenkene for “Bytt”
- Gjennomgå eventuelle integrasjoner som støttes av Acrobat Sign, tilpasset API-utvikling og/eller tredjepartsintegrasjoner i en utviklerkonto for å sikre funksjonalitet
Primærgruppen
Alle brukere under UMG-regler tildeles en “primærgruppe”. Primærgruppen er:
- Standardgruppen som brukeren laster inn når de går inn på Sende-siden
- Gruppen som definerer userID-ens signaturmyndighet/parametere hvis en avtale sendes til e-postadressen deres
- Gruppen som det refereres til hvis det er behov for en innstilling på gruppenivå og den anmodende kilden ikke er klar over UMG
- F.eks.: Acrobat Sign integrasjoner kan strekke seg over flere versjoner. Eldre versjoner som ikke er UMG-klare, trenger en standard å referere til, og det vil være primærgruppen
- F.eks.: Acrobat Sign integrasjoner kan strekke seg over flere versjoner. Eldre versjoner som ikke er UMG-klare, trenger en standard å referere til, og det vil være primærgruppen
Objekter og arv (overordnede-underordnede-objekter)
“Objekt” er et begrep som brukes til å beskrive en samling egenskaper som representerer én idé. Konto er en type objekt, det samme er Bruker.
Innenfor et program som Acrobat Sign kan objekter brukes som maler for å bygge andre objekter, og når ett objekt er bygget fra et “mal”-objekt, sies det at disse to objektene har en overordnet-underordnet-relasjon.
Fordi et underordnet objekt er en direkte kopi av det overordnede, er innstillingene identiske. Det underordnede objektet arver egenskapsverdiene til det overordnede. Hvis en overordnet verdi endres, arves den endringen også av underelementet.
Ett objekttre i Acrobat Sign er egenskapsgruppen Konto > Gruppe > Bruker.
- Hver gruppe arver naturlig egenskapene til kontoen de er i, da grupper er underobjekter i kontoen
- Hver bruker arver egenskapene til gruppen de er i, ettersom de regnes som underordnede objekter i gruppen
I objektkjeden Konto > Gruppe > Bruker kan du lett se hvordan flytting av en bruker til en ny gruppe endrer “standardfunksjonaliteten” til brukeren på grunn av de nye parameterne som arves fra gruppen.
Endring av en egenskapsverdi for et underordnet objekt er tillatt, og denne eksplisitte endringen bryter vanligvis arven av den egenskapsverdien fra det overordnede objektet. Hvis det overordnede objektet endrer verdien for en slik egenskap, arver ikke det underordnede objektet den nye verdien ettersom den eksplisitt angitte verdien har forrang.
Dette kan best sees når administratorer på gruppenivå overstyrer innstillingene på kontonivå for gruppen sin. Og fordi brukerne i gruppen er underordnede objekter i gruppen de er i, endres brukeropplevelsen tilsvarende.
Brukere som har tilgang til flere grupper, endrer sine arvede egenskaper når de endrer gruppen de utfører handlinger fra. Du vil oppdage at når en bruker endrer sin gruppe på Send-siden, oppdateres siden når de nye egenskapene på gruppenivå lastes inn. Dette vises best hvis du har en unik logoprofil for hver gruppe.
Objekt-IDer
Hvert objekt har et unikt identifikasjonsnummer i kulissene. Programmet bruker denne unike ID-en til å skille mellom objekter av samme type og relaterer objektene til hverandre.
Implikasjonene av userID og groupID-er blir tydeligere under UMG-regler, spesielt rundt rapportering. Når en bruker oppretter en ressurs i systemet (avtale, mal, webskjema), blir oppretterens userID og groupID for gruppen som ressursen ble opprettet i, kodet inn i ressursen.
Når en bruker kjører en rapport for sine avtaler, returnerer programmet dataene som er relatert til userID-en. GroupID er ikke relevant for søket (med mindre det brukes et filter).
Men når en gruppeadministrator kjører en rapport for en gruppe, returnerer programmet dataene som er relatert til groupID (uavhengig av hvilken userID som opprettet den)
Da brukere bare kunne finnes i en gruppe, var det generelt ingen merkbar forskjell. Når brukere oppretter ressurser i flere grupper, er det mulig at innholdet til én bruker kan strekke seg over gruppene til flere enn én administrator på gruppenivå.
Administratorer på gruppenivå kan bare få tilgang til innholdet som genereres i groupID-ene de har myndighet i (unntatt innholdet de personlig lager). Hvis en gruppeadministrator rapporterer om innholdet for én userID, inkluderer det returnerte datasettet bare innholdet (opprettet av userID-en) i gruppen(e) der vedkommende er administrator.
Gruppetilhørighet for eiendeler
Avtaler, webskjemaer og Send samlet-hendelser opprettet før aktivering av UMG, er bare relatert til oppretting av bruker-ID.
Avtaler, webskjemaer og Send samlet-hendelser opprettet etter at UMG er aktivert, er relatert til ID-en for gruppen de ble opprettet i, i tillegg til ID-en til brukeren som opprettet dem.
I praksis betyr dette at eiendelene som er opprettet før du aktiverer UMG, vil flytte med brukeren hvis du endrer brukerens primære gruppe. Brukere som viser gruppen (gjennom kontodeling) vil miste synlighet av disse ressursene når brukeren flyttes ut av den delte gruppen.
Eiendeler opprettet etter at UMG er aktivert, vil forbli relatert til gruppen. Brukere som kan vise gruppen, vil fortsette å se eiendelene som er opprettet i gruppen, etter at brukeren som opprettet dem, er flyttet til en ny primærgruppe.
Hvordan aktivere muligheten for å ha brukere i flere grupper
Aktivering eller deaktivering av UMG kan bare gjøres via en administrator på kontonivå. I denne artikkelen finner du instruksjoner for hvordan du oppgraderer kontoen din.
Det er mulig å gå tilbake fra UMG, men med disse merkbare endringene:
- Alle administratorflagg på Gruppe-nivå fjernes
- Administratorflagg på kontonivå påvirkes ikke
- Administratorer på gruppenivå kan få rett til sine dedikerte grupper
- Alle brukere finnes bare i sin primærgruppe
En bruker kan ha medlemskap i maksimalt 100 grupper.
Forskjeller på brukernivå
Endringer på brukernivå er allestedsnærværende. Alle brukere som kan logge på Acrobat Sign, vil se endringene nedenfor:
Hva er annerledes:
Brukerprofilen viser alle gruppene brukeren er inkludert i, og flagger spesifikt primærgruppen.
Med UMG aktivert:
- Alle grupper som brukeren er medlem, av er oppført
- Den første gruppen som er oppført, er alltid primærgruppen
Hva er annerledes:
Fordi brukeren har tilgang til flere grupper, grupperes malene og arbeidsflytene som er tilgjengelige for brukeren, etter gruppen malen/arbeidsflyten er relatert til.
- Maler og arbeidsflyter kan bare være relatert til en gruppe, eller kontoen som helhet
- Maler/arbeidsflyter på kontonivå vises også i en egen seksjon, nederst i listen over grupper
- Når en mal/arbeidsflyt startes fra denne menyen, åpnes siden Send (opprett) med tilhørende Gruppe-verdi automatisk utfylt
- Send fra-velgeren er låst til verdien for gruppen som malen/arbeidsflyten er tilknyttet
Hvis det brukes en mal på gruppenivå, settes gruppen inn på Send-siden, og muligheten for å redigere gruppen undertrykkes:
Hvis det brukes en mal på kontonivå, kan gruppen velges (fra gruppene brukeren er medlem av):
Hva er annerledes:
Send-siden har en rullegardinvelger øverst på siden: Send fra
Med denne velgeren kan avsenderen velge gruppen (og alle relaterte egenskaper på gruppenivå) som styrer egenskapene og alternativene for transaksjonen.
- I rullegardinfeltet Send fra har brukeren bare tilgang til å velge gruppene de eksplisitt er lagt til i og har fått sendetillatelser for
- Primærgruppen er alltid standardverdien (lastet) for gruppen når brukeren kommer til Send-siden
Ting å ta hensyn til:
Angi Send fra-velgeren først.
- Endring av velgeren påvirker innstillinger på gruppenivå, inkludert:
- Merkeprofilering
- Tillatte godkjenningstyper
- Signaturbegrensninger
- Alternativer for delt bibliotekmal og arbeidsflyt
- Meldingsmaler
- Fordi endring av Send fra-velgeren tvinger nettsiden til å lastes inn på nytt med de nye gruppeinnstillingene, går alt innhold på feltnivå som er lagt til, tapt med oppdateringen
- Når en avtale er sendt, kan gruppen den ble sendt fra, ikke endres
Hva er annerledes:
I likhet med Send-siden har Selvsignering-siden en rullegardinvelger øverst på siden: Velg gruppe
Denne velgeren lar avsenderen velge gruppen (og alle relaterte egenskaper på gruppenivå) som styrer egenskapene og alternativene for transaksjonen.
- Brukeren har bare tilgang til gruppene de eksplisitt er lagt til i
- Primærgruppen er alltid standardverdien (lastet) for gruppen når brukeren kommer til Send-siden
Ting å ta hensyn til:
Angi Send med-velgeren først.
- Endring av velgeren påvirker innstillinger på gruppenivå, inkludert:
- Merkeprofilering
- Tillatte godkjenningstyper
- Signaturbegrensninger
- Alternativer for delt bibliotekmal og arbeidsflyt
- Fordi endring av Send med-velgeren tvinger nettsiden til å lastes inn på nytt med de nye gruppeinnstillingene, går alt innhold på feltnivå som er lagt til, tapt med oppdateringen
Hva er annerledes:
En identifikasjonsetikett er lagt til i kontekstmenyen for avtalen for å indikere hvilken gruppe en avtale ble sendt fra.
Ting å ta hensyn til:
Noen funksjoner er sterkt knyttet til gruppen (for eksempel rapporteringsparametere og oppbevaringsregler).
Hva er annerledes:
En kolonne er lagt til i tabellen over avtaler som er produsert på Behandle-siden.
- Gruppe-overskriften i tabellen er ikke klikkbar. For å sortere datasettet må du bruke et filter
Hva er annerledes:
Et nytt filter er tilgjengelig for å filtrere Behandle-sidedatasettet etter Gruppe
- Kun ett Gruppe-filter kan brukes om gangen
- I likhet med andre filtre, er et lite merke fylt ut til venstre for Filtre-knappen når Gruppe-filteret er i kraft
- Gruppe-filteret inkluderer maler som har blitt delt i gruppen
- Eksplisitet Gruppe-filtre inkluderer delte maler på kontonivå
- Brukere kan bare bruke filtrene for grupper de er medlemmer i for øyeblikket
- Alle grupper-alternativet er det eneste “filteret” som inkluderer avtaler opprettet i grupper brukeren for øyeblikket ikke er medlem av
Hva er annerledes:
Ved oppretting av en bibliotekmal har oppretteren muligheten til å angi maltilgangsegenskapene og dele avtalen med en gruppe de er medlem av.
- Maler kan bare deles med én gruppe
- Når en mal deles med en gruppe på denne måten, etableres et sterkt forhold mellom malen og gruppen. Betydning:
- Administratorer med tilgang til gruppen kan redigere malen via delte biblioteker-fanen
- Hvis brukeren blir fjernet fra gruppen, vil malen forbli et aktivum i gruppen (med mindre den eksplisitt kobles til en ny gruppe)
- Maler som deles i en gruppe, kan bare brukes av medlemmer av gruppen (og oppretteren av malen)
- Hvis oppretteren av en mal forlater gruppen som malen deles i:
- Oppretteren av malen har fortsatt tilgang til å sende avtalen (som eier av malen), til tross for at vedkommende ikke lenger er tilknyttet gruppen
- Oppretteren av malen beholder myndighet/tilgang til å redigere egenskapene til avtalen på Behandle-siden
- Gruppen har fortsatt tilgang til malen
- Oppretteren av malen har fortsatt tilgang til å sende avtalen (som eier av malen), til tross for at vedkommende ikke lenger er tilknyttet gruppen
- Hvis oppretteren av en mal forlater gruppen som malen deles i:
- Hvis brukeren som oppretter malen, slettes fra programmet (via GDPR-sletting), kan avtalene beholdes som et aktivum i gruppen
Ting å ta hensyn til:
Én bruker med tilgang til alle grupper kan brukes som en sentral dokumentadministrator.
Brukere som har myndighet til å lage webskjemaer, kan knytte skjemaet til en hvilken som helst gruppe de er medlem av.
- Et webskjema kan bare være relatert til én gruppe
- Den relaterte gruppen kan ikke endres etter at webskjemaet er opprettet
- Webskjemaer vises ikke på Delte biblioteker-fanen
- Hvis oppretteren mister medlemskap i gruppen, beholder webskjemaet sitt gruppeforhold.
Hva er annerledes:
Et filter er lagt til på Rapporter-siden for å la rapporten være begrenset til avtaler relatert til en eller flere grupper.
- Brukeren må ha tilgang til gruppen for å bruke filteret
CSV-rapporten har fremdeles den samme Avsendergruppe-kolonnen, og registrerer når én avsender bytter mellom gruppene:
Hvis en bruker blir fjernet fra en gruppe de tidligere har sendt avtaler fra, vil de ikke kunne rapportere om disse transaksjonene.
Forskjeller for gruppnivå-administrator
Disse grensesnittendringene kan bare ses av administratorene for kontoen (som tillatt av administratorkontrollene på kontonivå):
Rollen til administratoren på gruppenivå er betydelig forbedret, ettersom en bruker kan være administrator for flere grupper, og er ikke pålagt å være administrator for alle gruppene de er medlem av.
Administratorer på gruppenivå i flere grupper kan bedre administrere dokumenter og arbeidsflyter for bredere team, og rapportere om innholdet i flere grupper, uten å få tilgang til hele datasettet for kontoen.
Hva er annerledes:
Hvis brukeren er administrator for flere enn én gruppe, har arbeidsflyter og delte biblioteker blitt flyttet fra toppnivået i gruppeadministratorens menyalternativer til å bli undermenyer for hver enkelt gruppe:
Når UMG er aktivert, må du først velge gruppen og åpne gruppeinnstillingene for å få tilgang til gruppespesifikke menyelementer og innstillinger:
Hva er annerledes:
Når en gruppeadministrator har administrativ myndighet over flere enn én gruppe, må administratoren først velge hvilken gruppe vedkommende vil konfigurere:
- Velg Grupper fra menylisten til venstre
- Enkeltklikk på gruppen du vil redigere (for å vise Gruppeinnstillinger-lenken)
- Klikk på Gruppeinnstillinger-koblingen
Hva er annerledes:
Administratoren på gruppenivå har ikke lenger muligheten til å påtvinge en visning av avtalene for nyopprettede brukere.
- Administratorer på kontonivå har fortsatt denne myndigheten
Hva er annerledes:
For å legge til en bruker i kontoen din må du først velge en gruppe for å få tilgang til menyalternativet Brukere i gruppen
Når du oppretter individuelle brukere, definerer den valgte gruppen primærgruppen for brukeren.
Gruppeadministratorer har ikke myndighet til å redigere primærgruppen etter at brukeren er opprettet.
Prosessen med å opprette én bruker er den samme, minus muligheten til å påtvinge en visningsdeling for brukerens avtaler (se ovenfor).
Ting å ta hensyn til:
Oppretting av brukere individuelt tillater ikke muligheten å inkludere brukeren i flere grupper som en del av opprettingsprosessen.
Etter at brukeren er opprettet, kan gruppeadministratoren redigere brukerprofilen for å inkludere brukeren i flere grupper og redigere sendemyndigheten.
Hva er annerledes:
Myndighet til å avgjøre om en userID kan signere avtaler, og mulighet til å installere en regel for automatisk delegering for en userID er fjernet fra administrasjonsgrensesnittet på gruppenivå.
- Denne myndigheten finnes bare hos administratorer på kontonivå under UMG-regler
Administratorer på gruppenivå har myndighet til å tillate eller avvise en brukers medlemskap til hver gruppe de administrerer, via brukerens profil.
- Brukeren må eksponeres for gruppeadministratoren (gjennom opprettelse eller administratorrettighet) for at brukeren skal være synlig i listen over brukere
Slik legger du til gruppemedlemskap:
- Gå til siden [Gruppe] > Brukere i gruppen
- Dobbeltklikk på brukeren for å åpne brukerprofilen
- Klikk på plussikonet til høyre for Gruppemedlemskap-overskriften
- Dialogboksen Legg til gruppemedlemskap åpnes
- Velg gruppenr du vil legge til brukeren i
- Bare gruppene administratoren er administrator for, kan velges
- Klikk på Legg til
- Gjenta prosessen for alle gruppene som skal legges til
- Klikk på Lagre når du er ferdig.
Brukere som nylig er plassert i en gruppe, vil få to myndighetsverdier:
- Gruppeadministrator – Har userID administrativ myndighet på gruppenivå?
- False som standard
- Kan sende – Har userID myndighet til å få tilgang til maler/arbeidsflyter og sende avtaler under gruppens egenskapsprofil.
- True som standard
Merk av for eller fjern merket for verdiene per gruppe etter behov
- Klikk på Lagre når du er ferdig
Administratorer på gruppenivå har ikke myndighet til å redigere primærgruppen til en bruker-ID med mindre de har administrativ myndighet i både den opprinnelige primærgruppen og den nye gruppen.
Hvordan slette et gruppemedlemskap
Slik fjerner du en bruker fra gruppemedlemskapet:
- Gå til siden [Gruppe] > Brukere i gruppen
- Dobbeltklikk på brukeren for å åpne brukerprofilen
- Enkeltklikk på gruppen du vil fjerne for å vise handlingen Slett gruppemedlemskap
- Klikk på Fjern-lenken
- Gjenta for eventuelle andre medlemskap som skal fjernes
- Klikk på Lagre
Hvis en bruker får gruppemedlemskapet opphevet for alle grupper:
- UserID er deponert i Standard-gruppen
- Primærgruppen for brukeren er satt til Standard-gruppen
Administratorer på gruppenivå som oppretter webhooks, kan velge hvilken som helst gruppe de er administrator for når de setter verdien for gruppefeltet:
Hva er annerledes:
Formatet for den opplastede CSV-filen som brukes til å opprette/oppdatere flere brukere, har endret seg for å imøtekomme brukere med flere grupper og gruppespesifikk myndighet. Tre kolonner er fjernet i UMG-opplevelsen:
- Gruppenavn - Fjernet; Erstattet med Grupper kolonne
- Er gruppeadministrator – Fjernet, erstattet med en statusverdi i Grupper-kolonnen
- Kan sende – Fjernet, erstattet med en statusverdi i Grupper-kolonnen
Én kolonne er lagt til: Grupper
Administratorer på gruppenivå har ikke myndighet til å manipulere brukere med Grupper-kolonnen.
- Kun administratorer på kontonivå har myndighet til å utnytte egenskaper på tvers av grupper / tilgang via funksjonen for masseoppretting/-opplasting av brukere.
Når en administrator på gruppenivå oppretter nye brukere via masseopplasting:
- Hver bruker opprettes i gruppen som administratoren startet prosessen fra
- Primærgruppen for brukeren er som standard gruppen brukeren er opprettet i
- Hver bruker har lov til å signere, uavhengig av gruppenivåinnstillingene for standardverdien
Innholdet nedenfor er gitt for informasjonsformål, ettersom opplastingsmalen inkluderer Grupper-kolonnen.
Grupper-kolonnen inneholder en eller flere Gruppedefinisjoner. Hver Gruppedefinisjon inneholder navnet på en gruppe, etterfulgt av en eller flere statusverdier i klammeparentes. f.eks: Gruppenavn[Status]
- Gruppenavn er direkte samsvar med et faktisk gruppenavn, inkludert mellomrom. f.eks: Standardgruppe
- Flere statusverdier kan inkluderes i en Gruppedefinisjon f.eks: Gruppenavn[Status1 Status2]
- Statusverdier er omgitt av hakeparenteser
- Gruppenavn kan også inneholde hakeparenteser. Når dette er tilfelle, må statusverdiene inngå i den siste parentesstrengen f.eks: Salg [Østkysten] [Status1 Status2]
- Det er ikke mellomrom mellom gruppenavnet og den hakeparentesen som inneholder statusverdiene
- Gruppenavn kan også inneholde hakeparenteser. Når dette er tilfelle, må statusverdiene inngå i den siste parentesstrengen f.eks: Salg [Østkysten] [Status1 Status2]
- Statusverdier avgrenses av ett mellomrom mellom verdiene
- Statusverdier er omgitt av hakeparenteser
- Flere Gruppedefinisjoner kan inkluderes, med semikolon som skilletegn (ingen mellomrom)
- f.eks: Gruppenavn[Status];En annen gruppe[Status1 Status2 Status3];Siste gruppe[StatusA StatusB]
- De tilgjengelige statusverdiene for en gruppedefinisjon er:
- Primary – Definerer gruppen som primærgruppe for brukeren
- Send - Lar brukeren sende avtaler fra gruppen
- NoSend – Hindrer brukeren i å sende avtaler fra gruppen
- Admin – Definerer brukeren som administrator på gruppenivå for gruppen
- Remove – Fjerner brukeren fra gruppen
- Hvis en bruker blir fjernet fra alle gruppene, vil brukeren være i Standard-gruppen
I eksemplet ovenfor:
- John@here.com er konfigurert med to Gruppedefinisjoner:
- Standardgruppen er den primære gruppen hans, han er administrator på gruppenivå, og har lov til å sende avtaler
- Engineering-gruppen definerer ham som en administrator på gruppenivå, og han kan sende avtaler
- Standardgruppen er den primære gruppen hans, han er administrator på gruppenivå, og har lov til å sende avtaler
- Fred@here.com er også konfigurert med to Gruppedefinisjoner:
- Procurement-gruppen definerer ham som en administrator på gruppenivå men deaktiverer hans mulighet til å sende avtaler
- Fred er også fjernet fra Sales-gruppen
Hva er annerledes:
Handlingen for å deaktivere en userID har vært begrenset for administratorer på gruppenivå for å sikre at de ikke deaktiverer brukere i grupper der de ikke har myndighet.
Gruppeadministratorer kan bare deaktivere en bruker som bare har medlemskap i administratorens grupper og/eller Standard-gruppen.
- Hvis brukeren har et medlemskap utenfor myndigheten til gruppeadministratoren som prøver å deaktivere den, vil ikke alternativet Deaktiver bruker være tilgjengelig
Forskjeller for kontonivå-administrator
Bare administratorer på kontonivå har tilgang til det nedenstående:
Hva er annerledes:
Når du oppretter en individuell bruker, har feltet Brukergruppe blitt omdøpt til Primærgruppe
Hva er annerledes:
Som det ble bemerket i delen om administrator på gruppenivå, har formatet for den opplastede CSV-filen som brukes til å opprette/oppdatere flere brukere, endret seg for å imøtekomme brukere med flere grupper og gruppespesifikk myndighet. Tre kolonner er fjernet i UMG-opplevelsen:
- Gruppenavn - Fjernet; Erstattet med Grupper kolonne
- Er gruppeadministrator – Fjernet, erstattet med en statusverdi i Grupper-kolonnen
- Kan sende – Fjernet, erstattet med en statusverdi i Grupper-kolonnen
Én kolonne er lagt til: Grupper
Grupper-kolonnen inneholder en eller flere Gruppedefinisjoner. Hver Gruppedefinisjon inneholder navnet på en gruppe, etterfulgt av en eller flere statusverdier i klammeparentes. f.eks: Gruppenavn[Status]
- Gruppenavn er direkte samsvar med et faktisk gruppenavn, inkludert mellomrom. f.eks: Standardgruppe
- Flere statusverdier kan inkluderes i en Gruppedefinisjon f.eks: Gruppenavn[Status1 Status2]
- Statusverdier er omgitt av hakeparenteser
- Det er ikke mellomrom mellom gruppenavnet og den hakeparentesen
- Statusverdier avgrenses av ett mellomrom mellom verdiene
- Statusverdier er omgitt av hakeparenteser
- Flere Gruppedefinisjoner kan inkluderes, med semikolon som skilletegn (ingen mellomrom)
- f.eks: Gruppenavn[Status];En annen gruppe[Status1 Status2 Status3];Siste gruppe[StatusA StatusB]
- De tilgjengelige statusverdiene for en gruppedefinisjon er:
- Primary – Definerer gruppen som primærgruppe for brukeren
- Send - Lar brukeren sende avtaler fra gruppen
- NoSend – Hindrer brukeren i å sende avtaler fra gruppen
- Admin – Definerer brukeren som administrator på gruppenivå for gruppen
- Remove – Fjerner brukeren fra gruppen
I eksemplet ovenfor:
- John@here.com er konfigurert med to Gruppedefinisjoner:
- Standardgruppen er den primære gruppen hans, han er administrator på gruppenivå, og har lov til å sende avtaler
- Engineering-gruppen definerer ham som en administrator på gruppenivå, og han kan sende avtaler
- Standardgruppen er den primære gruppen hans, han er administrator på gruppenivå, og har lov til å sende avtaler
- Fred@here.com er også konfigurert med to Gruppedefinisjoner:
- Procurement-gruppen definerer ham som en administrator på gruppenivå men deaktiverer hans mulighet til å sende avtaler
- Fred er også fjernet fra Sales-gruppen
Hva er annerledes:
To innstillinger er tilgjengelige under UMG-regler for å tillate brukere å bli fjernet fra standardgruppen når de legges til i en annen gruppe:
- Gruppetildelinger fjerner en bruker fra standardgruppen hvis det er den primære – Når aktivert, vil en bruker som har den primære gruppen satt til standardgruppen, bli fjernet fra standardgruppen når den legges til i en annen gruppe ved hjelp av administrasjonssidene Tildel brukere til denne gruppen. Den nye gruppen blir automatisk brukerens primære gruppe.
- Denne innstillingen brukes ikke når du legger til brukeren i en gruppe gjennom brukerens profil
- Denne innstillingen brukes ikke når du bruker CSV-import eller API-metoder for å legge til/endre brukere.
- Gruppeadministratorer kan fjerne brukere fra kontoens standardgruppe – Denne innstillingen gjør det mulig for en gruppeadministrator å fjerne en bruker fra standardgruppen via brukerens profil.
Forskjeller for administrator på personvernsnivå
Verktøy for administrasjon på personvernnivå endres foreløpig ikke av UMG-innstillingene.
API-forskjeller
Bare v6 i REST API vil bli oppdatert for å imøtekomme UMG.
Det eldre SOAP API vil ikke bli oppdatert for å imøtekomme UMG.
Bruk av SOAP API-er eller v5 REST (og eldre) vil fungere uten UMG-aktivering, og brukerens primærgruppe vil gjelde.
v6 REST API-endepunkter som kjøres i sammenheng med en bestemt gruppe, er utvidet til å omfatte en valgfri groupId-identifikator som kan sendes i en forespørsel som spørringsparameter, topptekst eller som en del av forespørselens innhold.
Denne parameteren er valgfri, og hvis den utelates, er koden som standard brukerens primærgruppe.
Gruppespesifikke handlinger er i to kategorier:
- Brukeradministrasjon
- CRUD-operasjoner på ressurser
Endring i brukeradministrasjon er begrenset til muligheten for å administrere flere gruppemedlemskap i ett API-kall og utvidelsen av sikkerhetsmodellen som påvirker gruppeadministratorers evner, dvs. sørger for at gruppeadministratoren ikke forårsaker en endring i en gruppe utenfor sin rekkevidde.
Endring i ressursoperasjoner er den ekstra group id-parameteren til forespørsels-/responsmodeller, og gir en gruppekontekst til avtaler, webskjemaer og Send samlet-hendelser.
Parameteren group Id legges bare til i v6 REST API. Versjoner under v6 REST bruker den primære gruppen for bakoverkompatibilitet.
INVALID_GROUP_ID
En vanlig feilresponskode “INVALID_GROUP_ID” utløses når:
- Den identifiserte gruppen ikke ble funnet
- Den identifiserte brukeren ikke er medlem av den identifiserte gruppen.
- Funksjonen er deaktivert og group id samsvarer ikke med brukerens primærgruppe
Hvis UMG ikke er aktivert, oppfører alle eksisterende endepunkter seg som før. Brukerens primærgruppe brukes som det eneste gyldige gruppemedlemskapet, og hvis en annen group id blir sendt til et endepunkt, blir INVALID_GROUP_ID returnert.
Legg til brukere i flere grupper
Å legge til en bruker i flere grupper gjøres på en av to måter:
Redigering av en individuell bruker – Dette gjøres gjennom:
- Brukere-menyen – kun administratorer på kontonivå
- Brukere i gruppe-menyen – administratorer på konto- eller gruppenivå
Enkeltklikk på brukeren for å vise alternativet Rediger bruker, klikk på Rediger bruker
Overlegget for gruppeadministrasjon åpnes, og administratoren kan fritt legge til brukeren i alle grupper der de har administratormyndighet ved å klikke på pluss-ikonet.
Når gruppemedlemskapet er lagt til brukeren, kan administratoren aktivere/deaktivere brukerens myndighet i gruppen ved å merke av / fjerne merket for boksene under kolonneoverskriftene Gruppeadministrator og Kan sende.
Med funksjonen for masseoppretting/-oppdatering av brukere kan administratorer på kontonivå raskt oppdatere alle userID-ene i kontoen sin.
Masseoppretting-/oppdatering av brukere er et alternativ tilgjengelig for administratorer på gruppenivå for funksjoner som redigering av navn, firma, tittel og lignende informasjon. Gruppemedlemskap er ikke en verdi som administratorer på gruppenivå kan manipulere via den opplastede CSV-funksjonen.
Du kan klikke på lenken for last ned CSV-eksempelfil for å laste ned et eksempel på en CSV med de forskjellige egenskapene inkludert.
Formatet for den opplastede CSV-filen som brukes til å opprette/oppdatere flere brukere, har endret seg for å imøtekomme brukere med flere grupper og gruppespesifikk myndighet. Tre kolonner er fjernet i UMG-opplevelsen:
- Gruppenavn - Fjernet; Erstattet med kolonnen Grupper
- Er gruppeadministrator – Fjernet, erstattet med en statusverdi i Grupper-kolonnen
- Kan sende – Fjernet, erstattet med en statusverdi i Grupper-kolonnen
Den nye Grupper-kolonnen
Grupper-kolonnen inneholder en eller flere Gruppedefinisjoner. Hver Gruppedefinisjon inneholder navnet på en gruppe, etterfulgt av en eller flere statusverdier i hakeparenteser. f.eks: Gruppenavn[Status]
- Gruppenavn er direkte samsvar med et faktisk gruppenavn, inkludert mellomrom. f.eks: Standardgruppe
- Flere statusverdier kan inkluderes i en Gruppedefinisjon f.eks: Gruppenavn[Status1 Status2]
- Statusverdier er omgitt av hakeparenteser
- Det er ikke mellomrom mellom gruppenavnet og den hakeparentesen
- Statusverdier avgrenses av ett mellomrom mellom verdiene
- Statusverdier er omgitt av hakeparenteser
- Flere Gruppedefinisjoner kan inkluderes, med semikolon som skilletegn (ingen mellomrom)
- f.eks: Gruppenavn[Status];En annen gruppe[Status1 Status2 Status3];Siste gruppe[StatusA StatusB]
- De tilgjengelige statusverdiene for en gruppedefinisjon er:
- Primary – Definerer gruppen som primærgruppe for brukeren
- Send - Lar brukeren sende avtaler fra gruppen
- NoSend – Hindrer brukeren i å sende avtaler fra gruppen
- Admin – Definerer brukeren som administrator på gruppenivå for gruppen
- Remove – Fjerner brukeren fra gruppen
I eksemplet ovenfor:
- John@here.com er konfigurert med to Gruppedefinisjoner:
- Standardgruppen er hans primære gruppe, han er en administrator på gruppenivå, og han har tillatelse til å sende avtaler
- Engineering-gruppen definerer ham som en administrator på gruppenivå, og han kan sende avtaler
- Standardgruppen er hans primære gruppe, han er en administrator på gruppenivå, og han har tillatelse til å sende avtaler
- Fred@here.com er også konfigurert med to Gruppedefinisjoner:
- Procurement-gruppen definerer ham som en administrator på gruppenivå men deaktiverer hans mulighet til å sende avtaler
- Fred er også fjernet fra Sales-gruppen
Opprette avtaler
UMG-regler kan observeres helt i begynnelsen av prosessen for å opprette en ny avtale.
Hvis en bruker starter prosessen ved å velge en mal eller arbeidsflyt fra Startside > Start fra biblioteket, må brukeren først utvide gruppen de sender fra, og deretter velge mal/arbeidsflyt fra alternativene som er tilgjengelige i gruppen.
Når mal/arbeidsflyt velges og det klikkes på Start, åpnes Send-siden, der brukeren kan fullføre konfigurasjonen.
Ved å starte avtalen fra en mal eller arbeidsflyt på gruppenivå, settes gruppeverdien inn på Send-siden, og muligheten for å redigere gruppen undertrykkes.
Hvis en arbeidsflyt/mal på kontonivå velges, har avsenderen muligheten til å velge gruppeverdien.
Hvis brukeren starter prosessen fra Send-siden, definerer Send fra-rullegardinfeltet gruppen avtalen er tilknyttet.
Ved å velge gruppe begrenses avtalen til bibliotekmalene som er tilgjengelig for den valgte gruppen.
Hvis du endrer gruppen, endres egenskapene som er brukt på avtalen. Dette tvinger siden til å oppdateres, og alt innhold på feltnivå som ble skrevet inn, går tapt.
Tilpasset arbeidsflytdesigner
Å lage og administrere tilpassede arbeidsflyter påvirkes ikke av UMG-reglene så langt:
- Arbeidsflyter som er tilordnet en gruppe, kan bare redigeres av en administrator (gruppe- eller kontonivå) som har sin primærgruppe satt som samme gruppe som arbeidsflyten er dedikert til
- Arbeidsflyter som er tilordnet kontonivået, kan bare redigeres av en administrator på kontonivå (uavhengig av primærgruppe)
I fremtidige oppdateringer vil administratorer få grensesnittalternativene for å knytte arbeidsflytene de oppretter, til individuelle grupper de har administratormyndighet i, uavhengig av deres primærgruppe.
Opprettelse og administrasjon av biblioteksmaler
Å lage en gjenbrukbar bibliotekmal under UMG-regler har ett ekstra trinn når du gir tilgangstillatelse på gruppenivå til malen:
Definer gruppen som bibliotekmalen er tilknyttet.
- Dette gjøres i en undermeny når du velger tillatelsen Hvem kan bruke denne malen:
Den opprinnelige userID-en som oppretter en mal, forstås som “eieren” av den malen.
Maleieren har alltid tilgang til malen for å Sende eller Redigere. Det spiller ingen rolle hvilket myndighetsnivå userID-en for eieren har, eller om eieren er tilknyttet gruppen malen er eksponert for.
Administrere eksisterende bibliotekmaler
Egenskapene til eksisterende bibliotekmaler kan redigeres via Behandle-siden.
Åpne malen for redigering, og hvis malen deles med Alle brukere i gruppen min, kan redigereren endre gruppetilknytningen:
Endring av gruppetilknytning påvirker ikke gruppetilhørighet for avtaler som allerede er opprettet.
Opprette og administrere webskjema
Oppretting av et webskjema under UMG-regler har ett ekstra trinn:
Definer gruppen som webskjemaet er tilknyttet. Dette gjøres helt øverst på siden.
- Angi gruppeverdien først, siden endring av gruppen tilbakestiller siden og tømmer innhold på feltnivå
Den tilknyttede gruppen kan ikke redigeres etter at webskjemaet er opprettet.
Administrere eksisterende nettskjemaer
UMG-regler påvirker ikke hvordan eksisterende webskjemaer administreres (ettersom den tilknyttede gruppen ikke kan redigeres).
Rapportering mot webskjemaet krever at oppretteren kjører rapporten, eller en administrator med myndighet til rapportdataene i gruppen.
Deling av innhold
Deling av en individuell avtale eller mal påvirkes ikke av UMG-regler.
Kontoer som bruker standard kontodeling (kun Bruker til Bruker-deling) påvirkes ikke av UMG-regler.
Avansert kontodeling tillater deling mellom Brukere, mellom Grupper, og mellom Brukere og Grupper:
Bruker til bruker-deling endres ikke i henhold til UMG-regler:
- Hvis UserA deler kontoen sin til UserB:
- UserB har tilgang til alt avtale-/malinnholdet som UserA har opprettet eller er part i
- Alle maler som eies av UserA (tildelt til selv/gruppe/konto) er synlige
- Å ha medlemskap i flere grupper eller flytting av UserA til en annen primærgruppe påvirker ikke forholdet
- UserB har tilgang til alt avtale-/malinnholdet som UserA har opprettet eller er part i
Når en UserA deles med GroupX:
- Alle medlemmer av GroupX kan se alt avtale-/malinnholdet som UserA har opprettet eller er part i
- Alle maler som eies av UserA (tildelt til selv/gruppe/konto) er synlige
- Å ha medlemskap i flere grupper eller flytting av UserA til en annen primærgruppe påvirker ikke forholdet
- Brukere lagt til i GroupX, vil få tilgang til avtale-/malinnholdet til UserA
- Brukere som er fjernet fra GroupX, mister tilgangen til avtale-/malinnholdet som deles av UserA
Når GroupA deles med UserX:
- UserX får tilgang til alle avtaler opprettet av / sendt fra GroupA
- Avsenderens userID trenger ikke å være et nåværende medlem av GroupA. At avtalen ble opprettet gjennom GroupA definerer forholdet
- Avsenderens userID trenger ikke å være et nåværende medlem av GroupA. At avtalen ble opprettet gjennom GroupA definerer forholdet
- UserX får tilgang til alle avtaler/maler for alle userID-er som har GroupA definert som sin primærgruppe
- f.eks: Endring av UserMs primærgruppe fra GroupA til GroupB vil fjerne UserXs visningstillatelse til UserMs innhold (unntatt avtaler sendt fra GroupA i henhold til ovennevnte regel)
Når GroupA deler til GroupB
- Alle medlemmer av GroupB har tilgang til alle avtaler som sendes gjennom GroupA
- Avsenderens userID trenger ikke å være et nåværende medlem av GroupA. At avtalen ble opprettet gjennom GroupA, definerer forholdet
- Alle medlemmer av GroupB har tilgang til alt avtale-/malinnholdet for brukere som har GroupA definert som sin primærgruppe
- Hvis du legger til en ny userID i GroupB, får den userID-en tilgang til GroupA-innholdet
- Hvis du fjerner en userID fra GroupB, fjernes tilgangen til GroupA-innhold
- Oppretting/oppdatering av en userID for å få GroupA som primærgruppe, eksponerer alt brukeravtale-/malinnhold for GroupB
- Å fjerne en bruker-ID fra GroupA fjerner tilgang til brukerens innhold for GroupB (unntatt avtaler opprettet gjennom GroupA)
- Å fjerne en bruker-ID fra GroupA fjerner tilgang til brukerens innhold for GroupB (unntatt avtaler opprettet gjennom GroupA)
Dokumentoppbevaring/GDPR
Det er ikke forventet noen endringer i GDPR-verktøysettet med hensyn til UMG-endringene.
Integrasjoner
Alle kontoer på Enterprise-nivå kan aktivere UMG, selv når én (eller flere) integrasjoner er konfigurert.
For tiden støtter følgende integrasjoner UMG-parametere:
- Salesforce
- Power Automate
- Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word/PowerPoint)
Brukere som sender avtaler gjennom en integrasjon som ikke er UMG-klare, oppfattes bare å være i sin primærgruppe. Sendeparametere justeres med primærgruppeinnstillingene i henhold til dette.
API – REST v6
Mange av REST v6 API-endepunktene har fått en valgfri parameter for groupID lagt til metoden.
Den nåværende forventningen er at ethvert eksisterende REST v6 API-kall vil fortsette å fungere, uansett om UMG er aktivert eller ikke.
Tidligere API-versjoner (både SOAP og REST) vil fortsette å fungere som forventet, og forstår brukeren bare som medlem av deres hovedgruppe.
Effektiviser arbeidet ditt med Acrobat Sign
Behandle og signer dokumenter på nettet raskt og enkelt.
