Muligheten til å overføre feltinnhold til et nytt bibliotekdokument krever tilgang til den avanserte skjemamekanismen som er tilgjengelig for tjenestenivåene Team, Business og Enterprise.
Overføre felt til en ny versjon av et dokument
Noen ganger kan det hende du vil endre teksten i et dokument, men feltene i gjeldende mal er slik de skal.
Adobe Acrobat Sign kan hjelpe deg med å ta det eksisterende bibliotekdokumentet og lagre det som en overleggmal for skjemafelt. Deretter kan du bruke feltoverlegget på et nylig opplastet dokument.
Hvis innholdet i filen har samme struktur (eller nesten helt lik), er alt du trenger å gjøre å justere feltplasseringen, slik at alt er justert som forventet og du slipper å opprette alle nye felt manuelt.
Denne prosessen skader ikke det eksisterende bibliotekdokumentet, og hvis feltplasseringen er identisk med den forrige malen, skal justeringen av overlegget være nesten helt lik.
Redigere den gamle malen for å lagre et feltlag
Hvis du vil gjøre dette, må du være eier av det opprinnelige dokumentet. Hvis du er det, kan du gå til Behandle-fanen og finne koblingen Rediger mal i alternativene i stolpen til høyre
Klikk på koblingen Rediger mal for å åpne dokumentet i redigeringsmiljøet.
1. Klikk på Template Properties-rullegardinmenyen i høyre panel
2. Sett maltypen til Both (Målet er å få et skjemafeltlag)
◘ Det kan være lurt å endre navnet på malen for tydelig å angi den som den gamle versjonen
◘ Hvis dokumentversjonen er svært viktig og gjeldende mal ikke skal brukes lenger, kan det være lurt å sette HVEM KAN BRUKE verdien til Bare meg
3. Lagre endringene nederst på siden (husk navnet på malen)
Opprette den nye malen
1. Last opp den nye filen som en ny mal.Gi den et unikt navn for å unngå versjonskonflikt.
2. Når dokumentet lastes inn i redigeringsmiljøet, sjekk dokumentet for eksisterende felter og slett dem
◘ Forutsetningen her er at alle de tidligere feltene er formatert i henhold til dine spesifikasjoner, og de importerte felten er det ikke.
3. Åpne alternativet Field Templates i øvre venstre hjørne av vinduet.
4. Velg malen for skjemafeltlaget fra rullegardinmenyen Field Templates, og klikk Bruk.
Feltlaget brukes på det nye dokumentet.
5. Juster eventuelle felter som må rejusteres
6. Lagre den nye malen
Det anbefales at den nye malen lagres med en Bare meg-verdi i delen HVEM KAN BRUKE til du har testet dokumentet grundig.
Teste og distribuere
Den nye malen er tilgjengelig umiddelbart i biblioteket.
Det anbefales at du tester dokumentet ved å sende det til en kjent e-postadresse, slik at du kan kontrollere virkemåten for feltene når skjemaet fylles ut.
Hvis du vil justere feltplassering eller validering/virkemåte, kan du gjøre dette ved å klikke på koblingen Rediger mal på Behandle-siden.
Når den nye malen har bestått testingen:
1. Klikk Edit Template på Administrer-siden
2. Åpne Template Properties
3. Endre WHO CAN USE-verdien til enten:
○ Alle brukere i gruppen min – bare Acrobat Sign-brukere som er i samme gruppe som malforfatteren vil se dokumentet i biblioteket
►Kontoer på Team-nivå har bare én gruppe, så de vil ikke se dette alternativet
○ Alle brukere i organisasjonen min – alle Acrobat Sign-brukere i hele kontoen vil se dokumentet i biblioteket sitt
4. Lagre malen
Effektiviser arbeidet ditt med Acrobat Sign
Behandle og signer dokumenter på nettet raskt og enkelt.
