Hurtigguide for kontooppsett

Signaturpreferanser!

Det er mange alternativer å ta hensyn til når det gjelder disse innstillingene, så la oss sette i gang.

Gå til Konto > Signaturpreferanser

De to første innstillingene kontrollerer den automatiske formateringen av linjen som signaturen er plassert på, og signaturdataene som settes inn under linjen:

• Bruk riktig formaterte signaturer og initialer
  • Aktivering av detter plasserer linjen og signaturinnholdet under den
  • Deaktivering av denne linjen innebærer at signaturen plasseres uten markeringer som indikerer at signaturen er elektronisk
• Juster streken under signaturen og initialene dynamisk 
  • Aktiver dette for dynamisk justering av linjen under signaturen, slik at den er bare noen få piksler lengre enn den faktiske signaturen eller initialene
  • Deaktivering av dette skriver ut hele linjen med lengden til det opprinnelige signaturfeltet

La mottakere signere og bruke initialer ved å

Den neste delen kontrollerer hvordan mottakerne kan bruke signaturen sin. Med mindre du begrenser alternativene av forretningsmessige årsaker, anbefaler vi vanligvis å la mottakerne bruke signaturen sin slik de foretrekker.

Det er tre alternativer:

• Skrive inn navnet og initialene – Innskriving av navnet er den enkleste prosessen for de fleste signatarer fordi det ikke krever flere handlinger. Mottakeren skriver inn navnet sitt og en skriptlignende skrift blir brukt.
  • Velg signaturskrift dynamisk – det er flere skriptlignende skrifter tilgjengelig i Acrobat Sign-systemet. De brukes i en fast rekkefølge som standard.  Hvis dette alternativet er aktivert, brukes et tilfeldig startpunktet for skriften
• Tegne en håndskreven signatur og initialer på skjermen med mus, pekepenn eller finger - Hvis dette alternativet er aktivert, vil mottakere ha muligheten til å tegne signaturen sin fysisk.
• Laste opp et bilde av signaturen og initialene – hvis aktivert, kan mottakere laste opp bildet av signaturen fra sitt lokale system.

La mottakere bruke den lagrede signaturen sin

Denne delen med alternativer angir om mottakerne kan bruke en eksisterende, lagret signatur (biometriske signaturer og bildebaserte signaturer lagres).  Hvis du velger å ikke tillate bruk av lagrede signaturer, må mottakeren eksplisitt skrive inn, tegne eller laste opp signaturen sin, avhengig av signaturtypene du tillater.

Følgende alternativer finnes:

• Alle mottakere - Hvis valgt, vil alle mottakere få lov til å bruke sine lagrede signaturer.
• Interne mottakere – dette alternativet lar bare mottakere som også er brukere i Acrobat Sign-kontoen din bruke sine lagrede signaturer.
• Ingen – ingen mottakere kan bruke lagrede signaturer.

Det finnes en ekstra avmerkingsboks i denne delen:

• La brukere i Min konto laste opp et bilde og lagre det i profilen deres som signatur og initialer – aktivering av dette alternativet lar brukere i Acrobat Sign-kontoen laste opp et bilde av signaturen sin i delen med Personlige innstillinger.

En utmerket metode for å tilpasse Acrobat Sign for brukere og underskrivere i kontoen, er å legge til firmaets varemerke.

Firmanavn og vertsnavn for nettadresse

I denne delen konfigurerer du firmanavnet og et vertsnavn for kontoen Dette virker kanskje grunnleggende, men det vil tilpasse kontoen din. 

Disse to innstillingene gjelder på tvers av kontoen og kan ikke endres på gruppenivå.

Logg på som kontoadministrator og gå til: Konto > Kontoinnstillinger > Konto-oppsett

Firmanavn

Verdien du angir i dette feltet, fylles automatisk ut i Firmanavn-feltet for nye brukere når de opprettes i kontoen.

Acrobat Sign lar brukere redigere sine personlige innstillinger som standard, og dette inkluderer firmanavn-verdien for de individuelle brukerne.

Hvis du vil oppdatere Firmanavn-verdien i profilen til alle brukerne i kontoen:

• Merk av for Angi firmanavn for alle brukere i kontoen.
• Klikk på Lagre.

Alle brukerprofiler vil ta i bruk verdien i firmanavn -feltet som firma-verdien i sine brukerprofiler.

Vertsnavn

Angivelse av vertsnavnet for kontoen endrer nettadressen du bruker til å logge på og nettadressen der avtalene er lagret for signatarene.

Resultatet er en tilpasset nettadresse med vertsnavnet ditt.

Avsnittet Globale innstillinger på Konto-fanen er blant de mer funksjonsrike avsnittene, og alle innstillingene er spesifikke for enkelte brukstilfeller.

Nedenfor beskriver vi kort de ulike alternativene og forklarer anbefalingen vår, men sannsynligvis vil du i ditt tilfelle avvike fra "vanlig bruk".

Gå ti: Konto > Kontoinnstillinger > Globale innstillinger.

• Legg ved en CSV-fil med skjemadata i avsenders e-post med signerte avtaler
  Hvis du bruker skjemaer og vil ha en CSV-fil med feltdata for alle signerte dokumenter, merker du av for dette alternativet. Individuelle CSV-er for hver transaksjon kan imidlertid være litt tungvinte.
  
  Hvis du trenger å samle inn data eller skyve data tilbake til CRM-systemet ditt, kan det være bedre å ta seg tid til å bygge ut en API-løsning.
  


• Begrenset dokumentsynlighet
  Med denne funksjonen kan du vise angitte filer i transaksjonen til de forskjellige underskriverne. For å få mest ut av Begrenset dokumentsynlighet kreves det at du har en sterk forståelse av signaturprosessen din i forhold til dokumentene du sender og hvordan du knytter disse dokumentene sammen.
  
  Hvis du tenker at du vil sende en stor transaksjon med flere filer til flere undertegnere og du vil skjule deler av dokumentet fra en eller flere undertegnere, så er denne innstillingen for deg! Her er en liten video hvis du fremdeles ikke har bestemt deg.

• Legg ved en PDF-kopi av det signerte dokumentet i e-poster sendt til
  Når transaksjonen er fullført, vil alle involverte motta en kopi som standard. Denne innstillingen lar deg endre dette slik at kopier kun sendes internt, kun eksternt, til begge eller ingen.
  
  Hvordan du konfigurerer denne innstillingen vil sannsynligvis avhenge av dokumentenes art.Hvis du innhenter sensitiv informasjon, er det ikke verdt å sende ut signerte kopier med e-post. Dette er det beste alternativet med tanke på sikkerhet, men det introduserer en mulighet for at kunder kontakter dere for å få en kopi av dokumentet. I slike tilfeller anbefaler vi at du får underskriveren til å registrere seg og få en gratis Acrobat Sign-konto, og hente en kopi direkte fra Acrobat Sign.
  


• Legg ved revisjonsrapport til ferdige dokumenter
  Hvis du vil legge ved revisjonsrapporter i kopien av det signerte dokumentet vi sender deg per e-post, aktiverer du dette i det minste for avsenderen.
  


• Slå sammen flere dokumenter til ett dokument etter signering
  Når du laster opp flere filer for én transaksjon, sammenkjeder Acrobat Sign disse filene til én PDF før den sendes for signatur.
  
  Denne innstillingen bestemmer om dine Signert og arkivert-e-poster inneholder den ene store PDF-en, eller om dokumentet deles tilbake til flere filer.
  

• Send en ekstra kopi av hver undertegnet avtale til disse e-postadressene

Det er det eksterne arkivet igjen, men denne innstillingen kan konfigureres på gruppenivå (for kunder på Bedrifts- og Enterprise-nivå). Dette lar deg distribuere fullførte salgskontrakter til regnskap eller fullførte konfidensialitetserklæringer til det juridiske teamet (som et eksempel).

• Last opp signert dokument
  Hvis du lar underskrivere skrive ut dokumentet, signere det og fakse det tilbake, bør du aktivere denne innstillingen. En dag kommer noen til å skrive ut et dokument og sende det til deg per post. Hvis denne innstillingen ikke er aktivert, får du ikke avsluttet transaksjonen i Acrobat Sign.
  
• Delegering for brukere i kontoen min
  Delegering betyr i dette tilfellet å tillate at en annen underskriver (e-postadresse) signerer dokumentet i ditt sted. Delegering fjerner ikke tilgang fra den opprinnelige parten, den gir bare en annen bruker myndighet til å signere.
  
  Generelt tar vi til orde for å gjøre signeringsprosessen så enkel som mulig, og det betyr å tillate delegering. I noen brukstilfeller er det imidlertid et sterkt behov for at bare en utpekt part signerer.
  

• Delegering for brukere utenfor min konto
  Akkurat som innstillingen ovenfor, men denne funksjonen er spesifikk for brukere som ikke er i Acrobat Sign-kontoen din.
• Myndighet til å signere
  Denne innstillingen bestemmer standard tilgang til å signere et dokument for brukerne i Acrobat Sign-kontoen din.
  Generelt anbefaler vi å la alle signere som standard. Hvis du har til hensikt å bruke Adobe Acrobat Sign til HR-formål, må du definitivt la alle signere.
  Hvis du velger å nekte alle signeringsrettigheter som standard, må du eksplisitt aktivere undertegnerne som trenger å signere.
  Tips: Som administrator blir du ikke automatisk inkludert som undertegner.Hvis du har behov for å signere dokumenter og du blir nektet dette som standard, er det neste du må gjøre å gå til Brukere og grupper, klikke på e-postadressen din og aktivere signeringsrettigheter.
• Sett en standard tidssone å bruke for avtaler opprettet av brukere i denne kontoen
  Dette setter tidssonen for tids-/datostemplene på transaksjonene dine.
  
• Gruppeadministratorrelaterte innstillinger
  Bedrifter og bedriftskunder på enterprise-servicenivå kan ha grupper, og hvis du har grupper, vil du kanskje ha administratorer bare for disse gruppene.
  Disse innstillingene vil la gruppeadministratorer legge til nye brukere eller endre gruppenivåinnstillinger for å tilpasse hvordan brukere i gruppene kan konfigurere avtaler..
  

Send-innstillinger er funksjonene som senderepresentantene dine får se på Send-fanen. Dette avsnittet er viet alle konfigurasjonsmulighetene som er tilgjengelig på denne siden.

De gjelder svært spesifikke brukstilfeller, på samme måte som de globale innstillingene.

Dette avsnittet er også litt langt, så finn deg noe å drikke og gå til Konto > Kontoinnstillinger > Send-innstillinger.

• Vis Send-siden etter pålogging
  Denne innstillingen vil dirigere brukerne til Send-fanen etter at de logger inn på Acrobat Sign (i stedet for Hjem-fanen).
  Hvis du opplever irriterende forsinkelser når du først logger inn, skyldes det sannsynligvis skriptene som kjører på Hjem-fanen for å få de kule rapporteringsvisningene til å gjenspeile nøyaktige data. Hvis brukerne heller vil komme i gang med sendeprosessen og ikke sjekke data på Hjem-fanen, er dette riktig funksjon.
  
• Mottakerroller
  Krever arbeidsflyten din godkjenning fra en eller flere personer, eller har du en mottaker som forventes å fylle ut skjemainnhold uten å måtte påføre en signatur? Ved å aktivere mottakerroller kan du bygge komplekse arbeidsflyter med spesialiserte roller.
  

• Legg ved dokumenter
  Denne innstillingen aktiverer alle de forskjellige kanalene som gjør det mulig for brukere å legge ved et dokument. Hvis du har et sterkt behov for versjonskontroll over dokumentene dine, vil du sannsynligvis deaktivere alt bortsett fra biblioteket hvor gjeldende versjoner av skjemaene dine ligger.
  
• Språk
  Denne innstillingen lar brukere angi eksterne underskriveres signeringsspråk på sendesiden.
  

• Meldingsmaler
  Et flott tidsbesparelse for representanter med store volumer. Med meldingsmalene kan du angi en ny standardmelding og videre definere et stort antall andre egendefinerte meldingsmaler. Hvis du finner ut at du sender de samme dokumentene med samme melding flere ganger om dagen, bruk litt tid på å konfigurere dette.
  
• Privat melding til mottakeres
  Gjør det mulig for avsendere å inkludere en privat melding til hver mottaker.
  
• Tillatte signaturtyper
  Bare én e-signatur er aktivert som standard. Det er imidlertid fremdeles ganske mange personer rundt om som vil skrive ut og fakse dokumentene tilbake. Hvis du har noen kunder som kan føle slik, aktiver Faks-signatur-alternativet.
  
• Sender signatur-innstillinger
  Disse innstillingene er ment brukt i tilfeller der avsenderen er medunderskriver av dokumenter. Og hvis du tillater avsendere å medundertegne, er det verdt å sette opp standardinnstillingene i henhold til arbeidsflyten din for å minimere hvor mye avsenderne må justere i hver transaksjon.
  
• Påminnelser
  Hvis prosessen din krever at du setter opp påminnelser, lar denne innstillingen deg konfigurere standard påminnelsesiterasjon og melding, noe som reduserer syklustiden for avsenderne ytterligere.
  
• Passordbeskyttelse av signert dokument
  Med dette aktivert må brukeren skrive inn et passord før de kan åpne den signerte PDF-filen eller se den online.
  Det er litt friksjon, men god sikkerhet.
  
• Alternativer for signeringidentifikasjon
  Acrobat Sign tillater flere tofaktor-autentiseringsmetoder for signerer. Du vil kanskje tillate ett eller flere av disse alternativene, avhengig av brukstilfellet, og du kan velge å la avsenderne velge metode.
  

• Dokumentutløp
  Hvis brukstilfellet ditt inkluderer "mulighetsvindu," som en spesialpris som bare er tilgjengelig de neste XX dagene, kan du definere det vinduet og tvinge dokumentet til å utløpe hvis det ikke signeres innen påkrevd tid.
  Hvis du aktiverer dette alternativet, anbefales det at du vurderer å aktivere alternativet Tillat endring av utløpsinnstillinger etter at dokumentet er sendt. Du trenger ikke å forlenge tidsfristen, men det er greit å ha den muligheten.
  
• Forhåndsvis, plasser signaturer eller legg til skjemafelt
  Hvis du finner ut at du legger til felt i dokumenter på direkten, kan du aktivere dra og slipp-feltverktøyet som standard. Hvis du imidlertid arbeider med versjonskontrollerte dokumenter, vil du sannsynligvis fjerne alternativet for brukere å justere felter.
  
• Signeringsrekkefølger
  De fleste dokumenter (som vi ser) signeres i en sekvensiell rekkefølge, og dette er standardverdien. Hvis du imidlertid finner at den vanligste arbeidsflyten din utnytter en parallell signaturprosess hvor alle blir bedt om å signere samtidig, kan du konfigurere det her.
  Du har også alternativet til å la avsenderen velge hvilken arbeidsflyt som er best for transaksjonene deres hvis du har en fot i begge verdener.

Sikkerhetsinnstillingene i Acrobat Sign er i samsvar med de generelle innstillingene for passordsikkerhet som du finner i alle programmer du administrerer, i tillegg til et par spesielle dokumentinnstillinger.

Gå til Konto > Kontoinnstillinger > Sikkerhetsinnstillinger for å konfigurere sikkerhetsinnstillinger.

• Innstillinger for enkel pålogging
  Blir brukerne godkjent ut fra en Adobe- eller Google-brukerbase? Hvis det er tilfellet, bør du aktivere riktig innstilling og deaktivere alle de du ikke forventer å bruke.
  
• Innstillinger for Husk meg
  Dette alternativet gjør det mulig å huske brukerens innloggingsinformasjon i en angitt tidsperiode. Velg tidsperiode fra rullegardinlisten.
  
• Passordpolicy for pålogging - For brukere som autentiserer til det eldre Acrobat Sign identitetssystemet
  Denne innstillingen setter parameterne for hvor ofte passordet må tilbakestilles, og for hvor mange historiske passord Acrobat Sign vil huske for å forhindre at tilbakevendende passord blir installert.
  
• Passordstyrke for pålogging - For brukere som autentiserer til det eldre Acrobat Sign identitetssystemet
  Den påkrevde styrken til passordene dine er nøkkelen til å sikre kontosikkerheten din, og vi anbefaler å sette denne verdien så høyt som brukerne dine vil tolerere.
  
• PDF-krypteringstype
  Nøkkelen til PDF-krypteringsnivåene er å ha en god idé om hvilken versjon av Reader underskriverne sannsynligvis har installert. De mer avanserte krypteringene krever mer moderne versjoner av Reader.
  Generelt sett, hvis målsignereren din er marginalt teknisk kunnskapsrik, kan du ganske trygt sette denne verdien til 128-bit AES. Acrobat 7 ble lansert ved begynnelsen av 2005, og de fleste har oppgradert siden da.
  
• API
  Med dette alternativet kan du tillate at usertifiserte partnerprogrammer får tilgang til data på denne kontoen. Tillat også at brukere som ikke er kontoadministratorer, kan utvikle programmer som bruker API for Acrobat Sign.
  
• Tillatte IP-serier
  Hvis du er bekymret for at eksterne parter forsøker å få tilgang til brukerne dine, er begrensede IP-områder et utmerket beskyttelsestiltak. Bare sørg for at ingen må jobbe hjemmefra eller på en mobilenhet utenfor nettverkene dine.
  
• Kontodeling
  Kontodeling er en flott funksjon for å behandle representantene som rapporterer til deg, men det kan være lurt å kontrollere hvem de deler kontoene med. Mange administratorer velger å bare opprette kontodelinger ved oppretting av nye brukere, og deaktiverer innstillingen for kontoen.
  
• Bekreftelse av underskriveridentitet
  Skal brukerne logge seg inn før de signerer et dokument? Dette kan være en god sikkerhetskontroll, avhengig av brukstilfellet.
  
• Signeringspassord for avtale
  Med dette alternativet kan du bruke en passordpolicy ved beskyttelse av dokumentsignering og -visning.
  
• Passordstyrke for dokument
  Angi en passordstyrke for Avtalesigneringspassordet.
  

Skal du bruke API? Hvis du har en utvikler og vil integrere Acrobat Sign i ditt eksisterende CRM-system (eller noe annet som er API-kompatibelt), bør du vurdere alternativet.

Acrobat Sign støtter et REST API:

Gå til Konto > Acrobat Sign API.

Bruk av Adobe Document Cloud API-er til å få tilgang til brukerdata krever OAuth-token.

Du kan opprette en integreringsnøkkel hvis du har et eldre program som ikke støtter OAuth.

Hvis du ikke ser koblingen for å opprette en integreringsnøkkel, kontakter du kundestøtte.

På denne siden finner du også

• WSDL-koblingen
• OAuth-tokenkoblingen
• En kobling til metodedokumentasjonen
• Og en lenke til REST API-eksemplene

Når API-et er aktivert, vil du dessuten se en ny kobling til venstre for API-forespørselslogg. Denne loggen vil vise innkommende XML fra API-kall, og den kan være uvurderlig ved feilsøking hvis du får kodebaserte problemer.

REST API er tilgjengelig via alternativet API-programmer.

Når du befinner deg på siden, klikker du på koblingen Opprett nytt program, gir programmet et navn og klikker på Opprett program.

Din nye program-ID og -hemmelighet vil bli generert og vist umiddelbart.

Deling av brukerne i funksjonelle grupper kan være svært nyttig, spesielt hvis du har forskjellige signaturkrav eller det må tas hensyn til rapporteringsstrukturer.

Heldigvis er det svært enkelt å opprette en gruppe i Acrobat Sign. Gå til
Konto > Grupper.

Når du er på gruppesiden, klikker du på +-knappen oppe i høyre hjørne av siden og oppgir det nye gruppenavnet i feltet.

Det finnes også en kobling for å konfigurere innstillingene til gruppen. Klikk på raden for å vise koblingen Gruppe-innstillinger. Disse innstillingene er nesten identiske med de globale innstillingene du konfigurerte på kontonivå, men siden grupper er underordnede objekter i forhold til kontoen, vil gruppeinnstillingene overstyre kontoinnstillingene.

Du kan også legge merke til at gruppenavn alltid kan oppdateres, så det er ikke noe problem hvis du må endre et gruppenavn.

Nå er det endelig på tide å legge til brukere.

Den moderne brukeradministrasjonen håndteres i Adobe Admin Console, og det finnes flere metoder for å fylle organisasjonen din med brukere og gi dem rettigheter til å bruke Acrobat Sign.

Admin Console er dokumentert i den større Adobe-dokumentasjonen for brukerhåndtering.Nedenfor finner du flere av de mest relevante sidene, avhengig av hvordan du skal konfigurere organisasjonen din.

• Legge til en bruker
• Opprette brukere samlet
• Legge til brukere fra katalogen din
• Legge til brukere fra MS Azure Active Directory
• Endre navn/e-postadresse
• Forfrem en bruker til en administratorrolle
• Brukeridentitetstyper og SSO
• Autentisere brukere med MS Azure
• Autentisere brukere med Google-føderasjon
• Bytte brukeridentitet
• Produktprofiler