Legg ved revisjonsrapport i e-poster og nedlastinger i Acrobat Sign

Kontroller om adobe acrobat sign legger til revisjonsrapporten i avtale-pdf-er som leveres med den endelige fullførings-e-posten og til pdf-er som lastes ned fra Administrer-siden.

acrobat sign kan legge til revisjonsrapporten i avtale-pdf-en som leveres i den endelige "Signert og arkivert"-e-posten og til avtale-pdf-er som lastes ned fra Administrer-siden. Dette kombinerer det signerte dokumentet og revisjonssporet i en enkelt fil, noe som forenkler journalføring, men kan også utvide distribusjon av revisjonsdetaljer, spesielt når vedlegg sendes ut via e-post.

Før du begynner

• Du må være kontoadministrator eller gruppeadministrator for å konfigurere denne innstillingen.
• Bekreft hvordan organisasjonen din distribuerer signerte avtaler via e-post før du aktiverer vedlegg for revisjonsrapporter.
• Gjennomgå retningslinjene for datastyring for å avgjøre om revisjonsmeta data skal deles med eksterne mottakere.

Konfigurasjon

Legg til revisjonsrapporter i dokumenter-innstillingen gjelder for alle avtaler som sendes gjennom acrobat sign.

Tilgjengelighet:

• Acrobat Sign Solutions: Støttet
• Acrobat Sign for Government: Støttet
• Acrobat Standard og Acrobat Pro: Ikke støttet

Konfigurasjonsomfang:

Legg til revisjonsrapporter kan konfigureres på konto- og gruppenivå.

• Innstillinger på gruppenivå overstyrer innstillinger på kontonivå.

Standardverdi:

• Legg til revisjonsrapporten i Signert og arkivert-e-posten: Alle.
• Legg til gjeldende revisjonsrapport i dokumenter når de lastes ned fra Administrer-siden: Deaktivert.

Få tilgang til denne funksjonen ved å navigere til administratorens konfigurasjons meny til Globale innstillinger > Legg til revisjonsrapport i dokumenter

Kontroller

• Legg til revisjonsrapporten i Signert og arkivert -e-posten
  • Aldri: Ingen mottar revisjonsrapporten med det endelige e-postvedlegget.
  • Kun for avsender: Kun avsenderen mottar revisjonsrapporten med det endelige e-postvedlegget.
  • Alle (standard): Alle mottakere av det endelige e-postvedlegget mottar revisjonsrapporten.

Påvirkning: Denne kontrollen kan vesentlig utvide det som leveres via e-post ved fullføring, fordi mottakere kan videresende e-posten og vedlegget.

• Legg til gjeldende revisjonsrapport i dokumenter når de lastes ned fra Administrer -siden
  • Aktivert: Nedlastinger fra Administrer-siden inkluderer én pdf, med revisjonsrapporten lagt til på slutten.
  • Deaktivert (standard): Nedlastinger fra Administrer-siden inkluderer kun avtaleinnholdet. Brukere må laste ned revisjonsrapporten separat.

Slik brukes det

• E-postkontrollen gjelder for den endelige fullførings-e-posten ("Signert og arkivert").
• Nedlastingskontrollen gjelder kun når en bruker laster ned en avtale fra Administrer -siden.
• Når en av kontrollene er aktivert, legger Acrobat Sign til revisjonsrapporten på slutten av PDF-en som leveres (lastes ned eller legges ved e-post).
• Hvis en avtale fortsatt pågår, legger Acrobat Sign til den midlertidige revisjonsrapporten slik den eksisterer på tidspunktet for nedlasting.

Beste fremgangsmåte

• Begrens distribusjon av revisjonsrapporter via e-post med mindre mottakerne trenger hele revisjonssporet.
• Bruk Administrer side-nedlastingskontrollen for å støtte intern journalføring uten å automatisk utvide e-postdistribusjon.
• Bekreft at deling av revisjonsrapporter eksternt er i tråd med organisasjonens retningslinjer for datastyring.

Ting du bør vite

• E-postkontrollen gjelder bare hvis en signert avtale-PDF er vedlagt den endelige fullførings-e-posten.
• Mottakere kan videresende e-postvedlegg, noe som kan utvide distribusjonen av revisjonsrapporten utover de opprinnelige deltakerne.