Oversikt
Send samlet lar brukere opprette en «overordnet» malavtale for å generere opptil 1 000 «underordnede» avtaler. Hver underordnet avtale bruker de samme filene, feltene og egenskapene som den overordnede malavtalen, men er uavhengig av personvernet og sikkerheten til en individuelt opprettet avtale.
Send samlet tillater at mottakere angis manuelt eller ved hjelp av en CSV-fil for å laste opp en liste over e-postadresser til mottakere. CSV-filen gir avsenderen tilleggsfunksjonalitet, som støtte for flere mottakere, rolletilordninger, godkjenningsalternativer og standard feltverdier som kan tilpasse de individuelle avtalene når de opprettes.
Slik brukes det
Brukere med Send samlet-funksjonen aktivert i primærgruppen har tilgang til funksjonen på Start-siden gjennom Send samlet-flisen.
Grensesnittet tillater opplasting av filer for å definere basisdokumentasjonen til den overordnede malavtalen. Alle dokumenter er inkludert i alle underordnede avtaler som opprettes i Send samlet-bunten.
E-postadresser til mottakere legges til enten manuelt eller ved hjelp av en CSV-fil. Når den legges inn manuelt, mottar hver e-post sin egen uavhengig genererte underordnede avtale. Ved bruk av en CSV, brukes hver rad i CSV-en på en underordnet avtale. Uansett har ikke individuelle mottakere noen synlighet i de andre avtalene. Hver avtale er sikker og personlig.
Hver underordnet avtale kan administreres uavhengig på Behandle-siden ved hjelp av i filtrene Fremdrift/Fullført/Avbrutt/Utløpt.
Overordnet Send samlet-mal som brukes til å generere de underordnede avtalene, kan administreres fra Behandle-siden i filteret Massesendinger. Den overordnede malen har tre viktige funksjoner:
Den overordnede malen inkluderer en sammendragstabell i Handlinger-listen for alle underordnede avtaler. Tabellen identifiserer antall avtaler i hver status. Hvis du klikker i sammendragstabellen, åpnes en sorterbar visning av de individuelle underordnede avtalene.
Alternativet Vis aktivitetsrapport i Handlinger-listen inneholder en Dokumentutføringsrapport. Denne rapporten gir et mer detaljert (og utskrivbart) sammendrag av de underordnede avtalene etter status.
Aktiviteten Last ned skjemafeltdata laster ned feltdataene for alle underordnede avtaler som er opprettet av den overordnede malen.
Beste praksis
Vurder hvordan Send samlet skal brukes i organisasjonen din. Hvis du ikke forventer at alle individuelle brukere skal generere masseavtalehendelser, er det best å deaktivere tilgang på kontonivå slik at alle gruppene naturlig arver funksjonen som deaktivert. Gjør det eksplisitt mulig å aktivere bestemte grupper med et identifiserbart bruk (f.eks. personale), eller opprette en gruppe spesifikt for brukere av Send samlet som skal fungere som primærgruppe.
Aktivering av CSV-filimport forbedrer brukervennligheten til funksjonen enormt. Med mindre du har en god grunn til å oppgi alle brukere manuelt, anbefales det på det sterkeste at du aktiverer CSV-filopplasting.
Aktiver den nye Send samlet-opplevelsen. CSV-filene som brukes i det klassiske miljøet fungerer fremdeles. Dermed er det ikke nødvendig med rekonfigurering og de nye alternativene gir en drastisk utvidelse av funksjonsbruken.
Konfigurasjon
Tilgjengelighet:
Send samlet er tilgjengelig for Arbeidsgruppe- og Enterprise-lisensplanene.
Konfigurasjonsomfang:
Kontoer på Arbeidsgruppe-nivå har Send samlet aktivert som standard med CSV-opplastingsalternativet aktivert. Ingen kontroller er tilgjengelige i administratorgrensesnittet.
Send samlet kan være aktivert på konto- og gruppenivå for Enterprise-lisensierte kontoer.
Kontrollene for denne funksjonen kan vurderes ved å gå til Globale innstillinger > Send samlet
Følgende tilpasningsmuligheter finnes:
Når Send samlet er aktivert, vises en flis på Hjem-fanen for å gi brukerne tilgang til funksjonen.
Kontoer som har Brukere i flere grupper aktivert, bør merke seg at funksjonen bare er tilgjengelig for brukere som har funksjonen aktivert i sin primære gruppe.
En bruker som er medlem av en gruppe der Send samlet er aktivert (men ikke i brukerens primærgruppe), vil se flisen men får ikke tillatelse til å koble til grensesnittet.
Alternativet å laste opp mottakerlisten i en CSV-fil anbefales på det sterkeste.
Opprettelse av en mottakerliste som en CSV-fil gir bedre kontroll og synlighet enn å skrive e-postmeldingene direkte i Til: -feltet.
I tillegg kan CSV-en inneholde kolonner med data som kan definere mottakerroller, autentiseringsalternativer og feltverdier, tilpasse avtalen for hver mottaker og forbedre mottakeropplevelsen og fullføringsgradene.
Når dette alternativet er aktivert, settes det inn en CSV-importkobling under Til:-feltet:
Når aktivert, gjøres det nye Send i mengde-miljøet tilgjengelig for brukerne i gruppen.
En vekslelenke er aktivert slik at brukerne kan bytte tilbake til den klassiske opplevelsen hvis de foretrekker det.
Det nye miljøet aktiverer hele den nye CSV-funksjonaliteten, men beholder bakoverkompatibilitet med det gamle CSV-formatet. Det betyr at en CSV som er bygget i det klassiske formatet kan benyttes uten problemer.
Hvis det nye miljøet deaktiveres, kan brukere få tilgang til det klassiske grensesnittet og bruke det slik de alltid har gjort.
Ting du bør vite
- For at en bruker skal ha tilgang til Send samlet-grensesnittet, må funksjonen være aktivert i brukerens primærgruppe.
- Antallet transaksjoner som kan genereres ved hjelp av Send samlet-funksjonen er begrenset basert på servicenivået:
- Kunder på Enterprise- og bedrifts-nivå kan generere opptil 1000 transaksjoner.
- Acrobat Pro med avansert e-signatur for arbeidsgrupper og Adobe Acrobat Sign Professional-kunder kan generere opptil 50 transaksjoner.
- Acrobat Pro med avansert e-signatur kan generere opptil 50 transaksjoner.
- Prøveversjoner for småbedrifter/arbeidsgrupper kan generere opptil fem transaksjoner.
- Enterprise-prøveversjoner kan generere opptil tre transaksjoner.
Effektiviser arbeidet ditt med Acrobat Sign
Behandle og signer dokumenter på nettet raskt og enkelt.
