Her finner du tilleggsinformasjon om webskjemaer.
Sist oppdatert
20. jul. 2023
Velkommen til Adobe Acrobat Sign!
Vi har litt grunnleggende informasjon å gå gjennom før du begynner å bruke Adobe Acrobat Sign. Formålet med denne veiledningen er at du skal bli kjent med Acrobat Sign og funksjonaliteten som er tilgjengelig for deg som bruker.
Veiledningen beskriver alle de viktige prosessene i Acrobat Sign, og gjør deg kjent med brukergrensesnittet.
Hjelp-systemet for Acrobat Sign inneholder med detaljert informasjon der det kreves. Hvis du er koblet til Internett, kan du klikke på koblingene i de grå boksene som begynner med teksten «Tilleggsinformasjon...» for å vise de relaterte hjelpeemnene.
Notat
Hvis det er aktuelt, noteres egenskaper og funksjoner spesifikke for tjenestenivåene Business og/eller Enterprise. Denne veiledningen dokumenterer egenskapene og funksjonene som er tilgjengelig på det høyeste nivået av lisensavtalen, Acrobat Sign for bedrifter. Gå til Min profil for å finne ut hvilken lisenstype du har. Hvis du har spørsmål om funksjonene som er tilgjengelig for din lisens, kan du kontakte din Client Success Manager eller kundestøtte for Adobe Acrobat Sign.
Acrobat Sign er en applikasjon som kan tilpasses med en rekke funksjoner som kanskje gjelder for hvordan du gjør forretninger. Kontoadministrator eller gruppeadministrator har kanskje deaktivert noen av funksjonene som beskrives. Hvis du vil bruke funksjoner som ikke er tilgjengelig for deg, kan du kontakte gruppe- eller kontoadministrator. Vår tjeneste støtter ulike konfigurasjoner for forskjellige grupper, slik at selv om det er best å ha en funksjon deaktivert for én gruppe, er det mulig å ha den aktivert for en annen.
På slutten av denne veiledningen kjenner du til alle standard arbeidsflyter for sending i Acrobat Sign, samt hvordan du behandler avtalene og genererer rapporter, slik at du kan holde deg oppdatert om hva som er fullført og hva som fortsatt venter.
Tilpasse kontoen din
Når du logger på Acrobat Sign for første gang, må du bruke litt tid på å se gjennom din personlige brukerinformasjon. Disse opplysningene brukes i flere maler, så det er viktig å passe på at de er riktig.
- Hold markøren over navnet ditt øverst til høyre for å åpne menyen, og klikk deretter på Min profil
Profilsiden viser verdiene som Acrobat Sign vil bruke ved tilpassing av transaksjonene dine. Følgende er spesielt viktig:
- Ditt fulle navn – Brukes i e-postkommunikasjon og for standard typografisk signatur
- Stillingen din – Fylles automatisk ut hvis du har en stilling å fylle ut
- Ditt firmanavn – Gjenspeiles i e-postkommunikasjon, og dette skal være det fullstendige juridiske firmanavnet
- Tidssone – Klokkeslett-/datostempel vil gjengis i din tidssone for bedre forståelse under rapportkjøring.
- Måleenhet - tommer eller centimeter. Det har betydning om du plasserer stempelfelt på skjemaene dine.
Hvis du vil justere noe av innholdet, klikker du på Rediger profil, utfører de nødvendige endringene og lagrer deretter endringene.
Når du har konfigurert din personlige informasjon, ser du raskt gjennom de andre personlige innstillingene som vises til venstre på skjermen. Disse alternativene er spesifikke for deg som bruker og kan være nyttige automatiseringer:
- Min profil – Din personlige identifiserbare informasjon.
- Tilgangstokener – Hvis du er utvikler, er der her dine API-tokener er definert og vises
- Twitter-integrering – Send en tweet hver gang en avtale er fullført!
- Min e-postbunntekst – Legg til en tilpasset (ren tekst) bunntekst nederst i e-postmalene dine når du sender nye avtaler.
- Automatisk delegering – Deleger automatisk Acrobat Sign-avtaler som sendes til deg til signering for den navngitte parten. På samme måte som en videresendingsprosess for «ikke på kontoret» for Acrobat Sign-avtaler.
- Mine varsler – Konfigurer hvilke typer hendelser/varsler du vil Acrobat Sign skal varsle deg om og hvordan du vil bli varslet. Du kan få e-post i sanntid, eller logge hendelsen og konfigurere daglig eller ukentlig rapportering. (Hendelser utløses når noe skjer. Varsler utløses når et tidsintervall går og noe ikke skjer).
- Delte varsler – Hvis kontoen til en annen bruker er delt med deg, kan du tilpasse hvilke hendelser og varsler du vil informeres om.
- Min signatur – Last opp et bilde av signaturen og initialene. PNG-filer fungerer best.
- Språkpreferanser – Det er to innstillinger å vurdere under denne overskriften:
- Min språkpreferanse – Denne innstillingen lar deg definere språket som brukes for deg i
Acrobat Sign-webappen. - Signeringsspråk – Denne innstillingen definerer standardspråket som brukes for e-postvarsler og mottakerens veiledede signeringsopplevelse.
- Min språkpreferanse – Denne innstillingen lar deg definere språket som brukes for deg i
- Se andre kontoer – Hvis du vil vise avtalene i kontoen til en annen bruker, kan du be om det her. En liste over alle viste kontoer blir listet opp. Dette er et «skrivebeskyttet» perspektiv.
- Del min konto – Hvis du vil dele kontoen din med en annen person, kan du angi hvem som kan se avtalene dine her. Kontoen som deles kan bare vises. Betrakteren kan ikke signere, avbryte eller delegere.
Side-om-side-oversikt
Hjemmesiden er den første siden de fleste brukere logger på. (Send-siden er det andre alternativet som konfigureres av kontoadministrator.)
Hjemmesiden er en visning som består av følgende deler som gir deg en rask oversikt over og tilgang til de fleste Acrobat Sign-funksjonene:
- Behandling pågår – En teller for avtalene du har opprettet og som fremdeles er under behandling.
- Et klikk på telleren åpner Behandle-siden filtrert for avtalene som er under behandling.
- Behandling pågår-telleren inkluderer ikke avtaler som Venter på deg.
- Venter på deg – En teller som angir alle avtalene som i øyeblikket venter på handling fra deg.
- Et klikk på telleren åpner Behandle-siden filtrert for avtalene som venter på deg.
- Hendelser og varsler – Et klikk på telleren åpner Varsler-siden, åpnet på Hendelser-fanen.
- Be om signaturer – En hurtigkobling til Send-siden med tilleggsalternativ for å starte prosessen ved å legge ved et biblioteksdokument eller starte en tilpasset arbeidsflyt (hvis aktivert for kontoen)
- Start fra bibliotek – Lar deg velge en biblioteksmal eller en arbeidsflyt for å starte en ny avtale.
- Flere ting du kan gjøre – En liste over andre vanlige handlinger.
- Fyll ut og signer et dokument – Brukes når du må bruke signaturen din i et dokument og deretter sende det signerte dokumentet til en annen part. For eksempel å fylle ut avgiftsskjemaer eller tillatelsessedler.
- Publiser et webskjema – Webskjemaer er dokumenter/skjema som du kan koble til eller bygge inn på nettstedet, og som lar kundene generere et signert dokument. Eksempel: En søknad om medlemskap eller et registreringsskjema på nettstedet.
- Send samlet – En arbeidsflyt som lar deg sende et dokument til signering til hundrevis av personer. Hver enkelt person mottar sin egen avtale som ber om bare deres signatur. Eksempel: Årlige avtaler for retningslinjer for oppførsel.
- Opprett en gjenbrukbar mal – Lar deg opprette en dokument- eller feltmal som kan brukes på nytt. Maler kan lagres for personlig bruk, gruppebruk eller gjøres tilgjengelig for hele kontoen.
- Behandle og spore alle avtaler – Omdirigerer deg til Behandle-siden.
- Forbedre kontoen din – Knappen Forbedre kontoen din åpner en liten dialogboks som varierer etter brukerens autoritetsnivå:
- Brukere blir ført til Min signatur-siden for å opprette signaturen sin.
- Administratorer på gruppenivå føres til kontooppsettsiden for å laste opp en logo for gruppen.
- Administratorer på kontonivå føres til kontooppsettsiden der de kan konfigurere firmanavn, vertsnavn og logo.
- Få hjelp – Brukere kan få tilgang til selvbetjent Hjelp-innhold ved å klikke på spørsmålstegnet øverst til høyre i alle Acrobat Sign-vinduer. Et klikk på spørsmålstegnet åpner en undermeny med disse valgene:
- Brukerhåndbok – Åpner en ny fane med Adobe Acrobat Sign-brukerhåndboken.
- Veiledninger – Åpner en ny fane med Adobe Acrobat Sign-videoveiledninger.
- Kontakt kundestøtte – Åpner kundestøtteportalen med tilgang til støtte via e-post, chat og telefon.
- Støttealternativene varierer, basert på kundekontoens tjenestenivå.
- Forespørsler om å endre innstillinger, endre kontoen eller undersøke en bestemt transaksjon (eller annet brukerinnhold) må gjøres av en kontoadministrator for Acrobat Sign-kontoen.
- Produktmerknader – En kobling til gjeldende produktmerknader.
Send-siden er hvor du konfigurerer og sender nye adhocavtaler. Det er fem funksjonsinndelinger som kan konfigureres:
- Gruppen Send fra (kun UMG-aktiverte kontoer) - Gruppevelgeren definerer de konfigurerbare alternativene og tilgjengelige malene for avtalen. Konfigurer dette først, siden tilbakestilling av gruppen vil oppdatere siden og fjerne eventuelle tidligere konfigurasjoner.
- Mottakere – Mottakere er personer som du må samhandle med i avtalen. Det er flere typer mottakere. Tilgjengelige alternativer fastsettes av kontoadministrator.
- Melding – Her definerer du navnet på avtalen og en melding du vil levere til mottakerne
- Alternativer – Disse alternativene bidrar til å styre avtalen
- Passordbeskytt – Du kan sikre de signerte dokumentene ved å angi et passord som brukes for den endelige PDF-filen for å hindre uautorisert visning.
- Tidsfrist for fullføring – Når en avtale må signeres innen en bestemt dato, kan du bruke dette alternativet til automatisk kansellering av avtalen etter et bestemt antall dager.
- Send påminnelse – Du kan konfigurere regelmessige påminnelser som skal sendes til gjeldende aktive mottakere.
- Språk for mottaker – Språket du velger å bruke i mottakerens e-postkommunikasjon og på eSign-siden.
- Filer – Her velger du de faktiske dokumentene du sender til signering.
Dette vil være tilgjengelig på Behandle-siden hvis du var deltaker på en Acrobat Sign-avtale som avsender, mottaker eller kopipart. Siden er en portal til alle avtaler knyttet til brukeren og er utformet med tanke på to mål: finne avtalen du vil undersøke, og behandle avtalen.
Hoveddelen av siden inneholder liste over avtalene dine filtrert etter avtalestatusen i linjen til venstre (Pågår, Venter på deg, Fullført, Kansellert, Utløpt og Utkast). Malfiltre er også tilgjengelige like under avtalefiltrene (Maler, Webskjemaer og Send samlet).
Filtre for tekstinndata øverst på siden kan bidra til å finne enkeltdokumenter ved å søke etter e-postadresse, avtalenavn, mottakernavn (hvis kjent for systemet), dato, notater og så videre.)
Regelmessig planlagte rapporter gjør det enklere for deg å vurdere fremdriften til dokumentene og hva som krever din oppmerksomhet. Rapporter kan være spesialtilpasset for å utløses når som helst for å inkludere omfanget fra alle avtaler til bare dokumenter med et angitt navn.
Sende avtaler
Sending av dokumenter og innhenting av signaturer og godkjenninger er det Acrobat Sign dreier seg om! Alle kunder har forskjellige krav til hvem som må samhandle med dokumentet og i hvilken rekkefølge, så det er flere tilgjengelige arbeidsflytfunksjoner i grensesnittet på Send-siden som du bør kjenne til.
Hvis du er i en konto som har brukere i flere grupper aktivert, velger du gruppen du vil sende avtalen fra, før du konfigurerer avtalen.
- Når du angir gruppeverdien, blir de grupperelaterte egenskapene og malene du kan velge mellom, lastet inn.
- Når du endrer gruppen, vil du legge merke til sideoppdateringen. Alt innlagt innhold blir fjernet i denne oppdateringen.
Hvis du ikke ser Send fra-rullegardinlisten øverst på siden, er kontoen ikke aktivert for brukere i flere grupper.
Definer mottakerne og rekkefølgen de får tilgang til dokumentet i.
- Konfigurering av avtaler med flere underskrivere er den samme prosessen som én enkelt underskriver, bare med flere mottakere. Legg til hver underskriver, og konfigurer dem etter behov.
- Det er tillatt å legge til den samme e-postadressen i avtalen flere ganger (f.eks. Hvis noen har handlinger på forskjellige trinn i prosessen).
I Mottakere-delen helt øverst blir du bedt om å velge den grunnleggende signaturrekkefølgen:
- Fullfør i rekkefølge er valgt (som vist ovenfor), det gjennomføres en sekvensiell signeringsprosess fra ett signeringstrinn til det neste, og mottakerne nummereres for å angi den nøyaktige deltakerrekkefølgen
- Hybridflyter for signering begynner som en sekvensiell arbeidsflyt (Fullfør i rekkefølge)
- Når Fullfør i vilkårlig rekkefølge er aktivert, kan det gjennomføres en parallell signering og mottakerne nummereres ikke for å angi at det ikke er en bestemt deltakerrekkefølge.
Til høyre for bryteren for signaturrekkefølge vil du se to koblinger:
- Legg til meg – Klikk på denne koblingen for å inkludere deg selv som neste underskriver i deltakerrekkefølgen
- Legg til mottakergruppe – Klikk på denne koblingen for å opprette en mottakergruppe der én må delta på vegne av hele gruppen. Eksempel: Opprett en gruppe for personalavdelingen, der bare én person må signere avtalen.
Notat
Hvis du vil endre rekkefølgen til mottakerne, kan du klikke på og dra mottakerne til riktig stabelrekkefølge, eller du kan redigere numrene direkte og stabelen justeres i henhold til dette.
Hver mottaker opprettes med fem elementer:
A. Deltakelsesrekkefølge – Når Fullfør i rekkefølge er valgt, gir deltakelsesrekkefølgen en tydelig indikasjon på når hver mottaker vil samhandle med avtalen.
B. Rolle – Hvordan karakteriseres mottakeren best?
C. E-postadresse – Dette er mottakerens identifiserende e-postadresse og brukes til all e-postkommunikasjon med mottakeren, inkludert forespørselen om å signere.
D. Autentiseringsmetoder – Hvordan skal mottakeren kontrolleres? Vil du bruke tofaktorgodkjenning?
E. Privat melding (valgfritt) – Avsenderen kan gi individuelle instruksjoner til hver mottaker som vises når mottakeren ser på avtalen.
Koblingen Vis Kopi like under mottakerlisten, viser et felt når du kan sende en kopi (CC) til en e-postadresse som du vil vise avtalen til, uten at mottakeren har signerings-/godkjenningstillatelse.
En “hybrid”-arbeidsflyt er en forekomst av den sekvensielle deltakerrekkefølgen der ett eller flere av trinnene inkluderer to eller flere mottakere som får tilgang til dokumentet samtidig. Alle underskriverne/godkjennerne i det «parallelle» trinnet må fullføre sin del før den sekvensielle prosessen går videre til neste trinn.
Mottakergrupper er nyttige når du trenger godkjenning fra en arbeidsgruppe eller organisasjon, men ikke en bestemt person i den gruppen. Alle medlemmer i gruppen har myndighet til å signere eller godkjenne på vegne av hele gruppen.
Melding-inndelingen inneholder to felt som kan forbedre din suksess dramatisk.
Feltet Avtale navn lar deg angi en streng som skal identifisere avtalen. Denne strengen fylles ut på emnelinjen i mottakeren e-post (uthevet i gult nedenfor), og også som navneverdi på Behandle-siden. Angivelse av et unikt og beskrivende avtalenavn gjør det enklere for mottakerne å identifisere e-postmeldingen, og kan forbedre muligheten til å søke etter avtalen ved behov.
Notat
Hvis det ikke er angitt avtalenavn før et dokument legges ved, blir avtalenavnet navnet til den første filen som legges ved. Denne verdien kan redigeres frem til avtalen sendes.
Avtale melding er et felt for ren tekst der du kan skrive inn instruksjoner eller kommentarer som kreves (uthevet i grønt nedenfor). Denne meldingen vises i e-postmeldingen for Vennligst signer som sendes til alle mottakere (i motsetning til Privat melding som bare vises til mottakeren den er konfigurert for).
Meldingsmaler
Kunder på Enterprise-nivå har tilgang til Meldingsmaler som er konfigurert av administrator. Meldingsmaler er knyttet direkte til funksjonen Språk for mottaker i Alternativer-delene, slik at når du velger Spansk fra rullegardinlisten for språk, blir alle maler for spansk tilgjengelig.
Notat
Hvis du har valgt et språk det ikke er knyttet maler til, vises ikke alternativet Meldingsmaler på Send-siden.
Alternativer-delen gir deg bedre kontroll over avtalen etter at den er sendt:
- Passordbeskytt – Krev at mottakere angir et passord for å åpne og vise den signerte PDF-filen. Dette passordet er definert av avsender, og det sendes utenfor arbeidsflyten. Acrobat Sign registrerer ikke dette passordet, så ikke glem det!
- Tidsfrist for fullføring – Angi antall dager for når avtalen utløper og ikke lenger kan fullføres.
- Angi påminnelser – Angi hyppigheten (daglig eller ukentlig) for påminnelser som skal sendes til avtalen er fullført. Bare gjeldende mottakere vil bli varslet.
- Språk for mottaker – Velg språket som skal brukes i e-postmeldinger som sendes til mottakere under signeringsopplevelsen.
- Denne innstillingen definerer også den synlige meldingsmalen hvis kontoen er konfigurert til å bruke dem.
Filer-delen er der du legger ved dokumentene i transaksjonen.
Acrobat Sign vil kombinere alle dokumentene til én komplett PDF-avtale for signaturprosessen, og vil opprette denne PDF-filen basert på rekkefølgen til dokumentene. Dokumenter kan ordnes ved å klikke på og dra et dokument til en ny plassering i listen.
Filer kan legges ved fra Acrobat Sign-biblioteket, Google Docs, Box.net, Dropbox og OneDrive eller lastes opp fra det lokale systemet ved hjelp av filsøk, eller du kan dra og slippe en fil hvor som helst i Filer-boksen.
Filtyper som tillates: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF og HTML.
Forhåndsvis og legg til signaturfelt
Like under fillisten ser du avmerkingsboksen Forhåndsvis og legg til signaturfelt. Dette alternative lar deg åpne dokumentene som du laster opp, og plassere skjemafelt i dem etter behov.
Du bør plassere minst signaturfeltene, men det er mange andre felt du kan bruke til å bygge komplekse skjemaer, hvis du ønsker det.
Notat
Hvis det ikke brukes signaturfelt, vil Acrobat Sign automatisk legge til en ny side på slutten av dokumentet for å gi plass til signaturene.
En av de vanligste arbeidsflytene er å sende et dokument til bare én mottaker, og dette er en god måte å lære seg den grunnleggende prosessen. Det eneste du trenger er:
- E-postadressen til mottakeren
- Denne e-postadressen må være forskjellig fra e-postadressen du logget på med (du kan ikke sende til deg selv)
- Et dokument eller en fil du vil skal signeres
Sende til flere mottakere
Sending av en avtale til flere mottakere bruker samme fremgangsmåte med to betydelige forskjeller:
- Du må inkludere hver enkelt mottaker på en egen linje i Mottaker-delen, i rekkefølgen du vil de skal signere.
- Når du setter inn feltene, må du angi hvilken mottaker som skal ha tilgang til feltene ved å dobbeltklikke på dem og angi Mottaker -verdien.
Signeringsmiljø
Det er nyttig å oppleve signeringsprosessen for å forstå sluttresultatet av konfigurasjonene som gjøres av avsender.
1. En e-post leveres til mottakerens e-postinnboks.
○ Emnelinjen begynner med: Signatur forespurt for {dokumentnavnet}
2. Avtalen åpnes ved å klikke på Gjennomgå og signer-knappen
3. Avtalen åpnes i et nytt nettleservindu
Andre alternativer på siden inkluderer:
A. Alternativer – Denne listen inkluderer alternativene mottakeren har basert på rollen sin
○ Les avtale – Åpner avtalen i et skrivebeskyttet format.
○ Deleger signering til en annen – Alternativet gir mottakeren mulighet til å delegere myndighet til en annen person. Eksempel: En kollega eller overordnet
○ Avslå å signere – Denne handlingen avslutter avtalen
○ Skriv ut, signer og last opp – Gir underskriveren mulighet til å gjøre om arbeidsflyten fra elektronisk til fysisk signatur. Underskriveren laster deretter opp det signerte dokumentet.
○ Fjern dokumentdata – Dette alternativet fjerner innholdet i alle feltene.
○ Vis historikk – Åpner gjeldende revisjonsrapport for visning.
○ Last ned PDF – Laster ned gjeldende versjon av avtalen i PDF-format.
B.Melding – Talebobleikonet vil vise meldingene på nytt
C. Teller for påkrevde felt – Denne telleren viser antall påkrevde felt i dokumentet som fortsatt ikke er fylt ut.Når underskriver klikker på dette feltet, blir underskriver veiledet gjennom de obligatoriske (ikke valgfrie) feltene som er tilgjengelig for dem
D.Neste felt-fane - Denne gule pilen kan hjelpe deg med å finne de neste feltene hvis du blar gjennom et stort dokument. Fanen blar gjennom alle feltene, ikke bare de obligatoriske.
Dette dokumentet har bare ett signaturfelt, og det er obligatorisk (som merket med den røde stjernen). For dokumenter med flere utfyllbare felt kan du bruke Tab for å navigere mellom dem.
4. For å bruke en signatur, dobbeltklikker du på feltet for å åpne signaturpanelet.
5. Skriv inn navnet ditt i det øverste feltet i signaturpanelet.
Du kan fullføre signaturen din på én av fire måter:
○ Typesettskrift (standard) – Acrobat Sign bruker en skriptlignende skrift på navnet du skriver inn.
○ Fysisk tegnet – Tegn signaturen din fysisk med mus, pekepenn eller annen pekeenhet. Å bruke fingeren på et nettbrett gir et utmerket resultat.
○ Bilde – Hvis du har et stempelbilde av signaturen din, kan du laste det opp.
○ Mobil – Mobil -alternativet lar deg fremlegge signaturpanelet fra skrivebordet til en mobilenhet slik at du fysisk kan tegne signaturen på en enklere enhet.
6. Klikk Bruk for å plassere signaturen din i signaturfeltet og gå tilbake til dokumentet.
7. Når alle de påkrevde feltene er fylt ut, klikker du på Klikk for å signere-knappen nederst i vinduet (du kan ikke unngå å se den).
|
|
Notat
Nederst på Acrobat Sign-siden er det en verktøylinje som inneholder verktøy for å navigere i avtalen, zoome inn og ut, og laste ned dokumentet. Du kan skjule denne verktøylinjen ved å klikke på X nederst til høyre. Hvis du vil vise den skjulte verktøylinjen midlertidig, holder du markøren nederst i vinduet, og kontrollene vil vises på nytt.
Behandle avtaler
Behandling av avtaler er en viktig del av arbeidet med Acrobat Sign. Bruk Behandle-siden til å spore, behandle og tilpasse avtaler. Disse prosessene lar deg påvirke transaksjonens fremdrift i systemet, for eksempel kansellering av en avtale eller erstatning av underskriver.
Behandle-siden har mange innebygde funksjoner å utforske. For enkelthets skyld kan den deles inn i tre funksjonelle områder:
A. Filtre
B. Avtaleliste
C. Avtaleverktøy
Avtalefiltre
De mange status-"mappene" på den klassiske siden er slått sammen til en mer praktisk serie med filtre som returnerer avtalene med en gitt statustype. I den øverste delen er avtalefiltre som returnerer avtaler basert på avtalenes gjeldende status.
Det er to "aktive" statuser. Hver av dem angir mengden innhold i parenteser etter statusnavnet:
- Behandling pågår (N) – Avtaler som returneres med Under behandling-status, venter på at en deltaker skal fullføre handlingen. Avtaler som venter på den påloggede brukeren, blir ikke returnert.
- Venter på deg (M) – Avtaler som venter på den påloggede brukeren, vises i Venter på deg-filteret.
Det er tre "avsluttede" statuser:
- Fullført – Avtaler som er vellykket og fullstendig ferdigstilt.
- Arkivert – Avtaler som av en eller annen grunn er forkastet. Dette omfatter:
- avtaler som er kansellert av avsenderen
- avtaler som er avvist av en deltaker
- avtaler som er avsluttet på grunn av gjentatte godkjenningsfeil
- avtaler som er utsatt for en systemfeil som fører til at de ikke er levedyktige
- Utløpt - Avtaler som når utløpsdatoen og lukkes automatisk.
Det finnes også et Utkast--status som inneholder alle de delvis bygde avtalene
Den nedre delen er for "overordnede" malobjekter. De "underordnede" avtalene som opprettes fra disse malene, filtreres ovenfor i avtalestatusfiltrene.
Overordnede objekter er ikke avtaler i seg selv, men brukes til å produsere store mengder enkeltavtaler. Disse overordnede objektene inkluderer:
- (Bibliotek) Maler – Alle dokument- og feltmalene som er tilgjengelige i dokumentbiblioteket ditt.
- Webskjemaer – Webskjemaer ble tidligere kalt kontrollprogrammer, og er avtalemaler som kan leveres som koblinger eller innebygd på nettsider. Webskjemaer startes av underskrivere og genererer en underordnet avtale for hver deltaker som fyller ut et.
- Send samlet – Send samlet-maler er utformet for å produsere et høyt volum av individuelle avtaler som sendes og signeres som en «vanlig» avtale.
Notat
Brukere som har innhold som er delt med dem fra andre brukerkontoer, kan filtrere for det innholdet ved å klikke på nedpilen ved siden av Dine avtaler.
Menyen som åpnes, viser en liste over alle brukere (og grupper når avansert deling er aktivert) som har delt innhold med deg. Velg brukeren for å laste inn Behandle-siden på nytt med innholdet fra den valgte brukeren.
Avtalelister
Hoveddelen av siden inneholder listene over avtalene du er tilknyttet. Alle avtaler som inneholder din e-postadresse vises i listen. Ikke bare avtaler du har startet, men avtalene som er sendt til deg til signering/godkjenning samt avtaler du har fått kopi av.
Avtalelisten filtreres alltid etter valg av dokumentstatus til venstre.
Overskriftene langs toppen av listen sorterer innholdet i hver del ved å enkeltklikke på dem. Hvis du klikker på dem igjen, blir sorteringsrekkefølgen omvendt.
Hver enkelt oppføring inneholder følgende informasjon:
- Mottaker – Navneverdien angir navnet eller e-postadressen til den første mottakeren som ikke er avsenderen.
- En e-postadresse brukes hvis mottakeren aldri har signert et dokument gjennom Acrobat Sign-systemet.
- Når en navneverdi angis under signeringsprosessen, erstattes e-postadressen av navnet
- Firma – Hvis den første mottakeren har angitt et firmanavn gjennom et signaturfelt eller ved å logge på og oppdatere profilen, vises denne firmanavnverdien her.
- Hvis du ikke inkluderer firmanavnfelt i avtalene dine, vil denne kolonnen i stor grad forbli tom.
- Dokumenttittel – Dette er Avtalenavnet.
- Status– Når Pågår -filteret er valgt, er den andre kolonnen Status, og den skal alltid være Ute til signering (eller godkjenning, godtakelse og så videre)
- Handling – Ved visning av Venter på deg -filteret indikerer den andre kolonnen handlingen som venter (inkludert en kobling for å åpne avtalen).
- Avsender – Ved visning av de tre avsluttende statusene (Fullført, Avbrutt og Utløpt) indikerer den andre kolonnen avtalens opprinnelige avsender.
- Endret– Denne datoen viser datoen for siste endring. Dette er siste gang avtalen ble oppdatert som en sende- eller signerings-/godkjenningshendelse.
Panelet for avtaleverktøy gir deg tilgang til noen få kontroller for bedre å håndtere eller forstå avtalene.
- Utløpsdato – Viser datoen for automatisk avbrytelse av avtalen, hvis dette er angitt. Klikking på blyantikonet lar deg angi eller redigere denne verdien.
- Vis – – åpner avtalen som skal vises.
- Endre avtale – Gjør det mulig å erstatte dokumentene som er vedlagt avtalen og/eller redigere feltene i dokumentet. Bare tillatt før den første mottakeren har utført handlingen.
- Påminnelse – påminnelser kan opprettes eller slettes etter at avtalen er sendt ved hjelp av denne koblingen. Du kan også sende en påminnelse i sanntid eller på en bestemt dato.
- Del – Deling av et dokument med denne funksjonen vil be deg om å angi en e-postadresse og en melding, og deretter sende en kopi av avtalen i nåværende tilstand til den adressen, samt legge dokumentet til i Administrer-fanen for den angitte e-postadressen.
- Avbryt – Avbryter avtalen.
- Last ned PDF – Laster ned en PDF-kopi av avtalen i gjeldende tilstand
- Last ned enkeltfiler – Gjør det mulig å laste ned enkeltfiler hvis den opprinnelige avtalen ble opprettet med flere filer.
- Last ned revisjonsrapport – Denne koblingen genererer en utvidet PDF-rapport av avtalehistorikken som inneholder mer detaljerte parametere, for eksempel IP-adressen for hver enkelt hendelse.
- Notater – Du kan legge til et personlig notat i alle avtaler. Notatet er personlig bare for deg, og det deles ikke med andre brukere eller signataren. Notater er søkbare i tekstfiltrene.
- Erstatt underskriver - Gjør det mulig å erstatte den nåværende mottakeren.
- Rediger godkjenning – Gjør det mulig å endre gjeldende godkjenningsmetode for en mottaker. Kan brukes for å tilbakestille et godkjenningspassord hvis du har glemt det.
- Aktivitet – Denne fanen inneholder en liste over alle hendelser som avtalen har logget, fra og med sendehendelsen til den endelige signaturhendelsen.
Søke-linjen og medfølgende Filtre-knappen åpner for presise søkekriterier for å finne avtaler i det som raskt kan bli et overveldende antall transaksjoner.
Filtrering av returnerte data
Fire filtre, som kan brukes individuelt eller i kombinasjon, er tilgjengelige for å redusere datasettet til en oversiktlig liste over poster.
Filtrering etter endret dato
Verdien Endret dato filtrerer det nyeste tids-/datostemplet når en brukerhandling oppdaterer avtalen. Den endrede datoen blir en låst verdi når avtalen når en terminalstatus (fullført/kansellert/utløpt).
Endret dato filterikonet åpner alternativene for å ytterligere redusere datasettet ved å velge et datoområde:
- Alle datoer
- Siste 24 timer
- De siste sju dagene
- Siste 30 dager
- Siste 12 måneder
- Egendefinert datoområde
Filtrering etter feltverdier
Bruker Søk inndataboks (til høyre for knappen Filter) kan du bruke et filter på individuelle felt som kan inneholde svært spesifikke eller unike data.
De søkbare feltalternativene er:
- Alle felt - Standardverdien; dette alternativet søker i alle feltalternativer for den eksakte strengen i søk-feltet, og returnerer det største settet med poster.
- Tittel - Begrenser det returnerte datasettet til poster med den søkte strengen som finnes i objektets tittel (f.eks. Avtalenavn).
- Notat - Begrenser datasettet til poster som inneholder den søkte strengen i søker brukers personlige notater.
- Beskjed - Begrenser datasettet til poster som inneholder den søkte strengen i beskjed felt eller Privat melding av avtalen.
- Originale filnavn - Evaluerer filnavnet til det originale opplastede dokumentet og returnerer bare poster som samsvarer.
- E-post - Tilsvarer e-postadressen til en mottaker.
- Merk at dette filteret gjør det ikke felle tekst felt definert med en e-postadresse -validering.
- Fullt navn - Passer til navn verdi levert av en mottaker når du bruker en signatur. Hvis bare ett navn er oppgitt, returneres alle poster som samsvarer med den ene verdien.
- Noter at Navne-verdier avhenger av hva mottakeren skriver inn og samsvarer kanskje ikke med tidligere signaturverdier eller profilnavn (hvis mottakeren har en Acrobat Sign-brukerkonto).
- Jobbtittel - Matcher verdier plassert i tittel-feltet.
- Selskapsnavn - Matcher verdier plassert i Selskap felt.
- Navn på mottakergruppe - Samsvarer med (avsender oppgitt) Mottakergruppe-navn.
- Tekstfeltinnhold - Tilsvarer den nøyaktige verdien av en hvilken som helst Tekst inndatafelt. Dette inkluderer standardverdier og individuelle ord som finnes i større tekstblokker.
Filtrering etter gruppe
Kontoer som har brukere i flere grupper aktivert, har tilgang til et gruppe -filter som begrenser det returnerte datasettet til kun avtaler som er sendt fra den gruppen.
Notat
Når et filter velges, vises et symbol ved siden av filterikonet. Alle filtre kan klikkes på for å fjerne dem etter at datasettet er returnert.
Rapporter (bare tjenestenivåene Business og Enterprise)
Rapportfunksjonen lar deg kontrollere hvordan kontoen din bruker Acrobat Sign. Opprett dine egne rapporter og få fullstendig innsyn i dokumentsigneringsprosessen, inkludert fremdriften for enkeltgrupper og -brukere.
Detaljert informasjon om rapportering finner du i lenkene nedenfor:
Gi brukere tilgang til rapportering
Rapportdiagrammer
Dataeksporter
- Opprette en ny dataeksport
- Redigere en dataeksport
- Oppdatere dataeksportinnholdet
- Laste ned dataeksporten
Vanlige handlinger
Forhåndsvisning og forfatteropplevelsen
Redigeringsmiljøet gir skjemabyggingsfunksjonalitet for Acrobat Sign.I tillegg til å plassere signaturfelt kan du inkludere felt som automatisk fyller ut innhold, som datoen eller underskriverens signaturverdier (når kjent), eller tekstfelt som gjør innholdsvalidering og/eller komplekse beregninger. Andre vanlige felttyper, for eksempel rullegardinmenyer, valgknapper og avmerkingsbokser, er også tilgjengelige
Du får tilgang til redigeringsmiljøet ved å:
- Sende et nytt dokument og aktivere alternativet Forhåndsvis og legg til signaturfelt på Send-siden
- Redigere et utkastdokument på Behandle-siden
- Opprette en ny mal eller et nytt webskjema fra hjemmesiden
- Redigere et eksisterende bibliotekdokument eller webskjema fra Behandle-siden
○ Du kan bare redigere malene du har lastet opp. I bildet nedenfor kan du se at den andre malen deles av en annen bruker og derfor ikke kan redigeres.
Bruk litt tid på å identifisere de fem viktige områdene når redigeringsmiljøet er startet:
A. Skjemafeltmal—Dette alternativet vises bare hvis du har opprettet minst én mal for skjemafeltbibliotek.
B. Feltoppsett og justering—Dette viser verktøylinjen for størrelse/justering av skjemafelt
C.Velg mottaker (rolle)—Denne rullegardinlisten viser mottakerne for avtalen
D. Skjemafeltfaner—Du kan velge felt fra disse fanene for å legge til i dokumentet ditt
E. Tilbake / Tilbakestill / Lagre mal / Lagre fremdrift:
►Tilbake – Tilbake-knappen lar brukeren navigere tilbake til Send-siden for å redigere avtalens navn og melding, e-postadressene til mottakerne og filene som er vedlagt avtalen.
► Tilbakestill fjerner alle endringer som er gjort i malen siden den ble lastet inn eller sist lagret.
►Lagre som mal – Når dette er merket, lagres malen som et diskret bibliotekobjekt når avtalen er sendt. Et klikk på Send ber brukeren om å gi den nye malen et navn.
►Lagre fremdrift – Klikk på denne koblingen for å lagre malens gjeldende tilstand.
Skjemafeltmal
Hvis du har opprettet en skjemafeltmal for dokumentet, kan du velge og bruke malen med dette settet med verktøy.
Rullegardinmenyen inneholder skjemafeltmalene som er tilgjengelige, og du kan velge hvilken side du vil starte malen på. Flere maler kan brukes.
|
Du finner tilleggsinformasjon om hvordan du bruker skjemafeltmaler i Hjelp for Acrobat Sign ved å klikke her. |
Feltoppsett og justering
Dette menyalternativet viser verktøyene for justering og skalering av felt i forhold til hverandre. Du kan Ctrl-klikke på flere felt, eller holde nede skift-tasten og merke området med musen, for å justere dem som en gruppe.
De seks ikonene til venstre justerer feltene til øverste, horisontal midtlinje, bunnen, vertikal midtlinje og høyre (som vist fra venstre mot høyre).
Den tre neste ikonene fester alle feltene til samme bredde, høyde eller begge.
Justering og skalering er basert på det første feltet du velger.
Velg mottaker (rolle)
Den viktigste delen av skjemabygging er uten tvil er å knytte de forskjellige mottakerne til feltene de må fylle ut. Ved først å velge mottaker fra Mottakere-listen, vil alle etterfølgende felt du setter inn i skjemaet, bli knyttet automatisk til denne mottakeren. Endre mottaker, og alle nye felt som settes inn, blir knyttet til denne nye mottakeren.
Notat
Når en spesifikk mottaker er valgt, blir felt som er knyttet til dem uthevet i dokumentet, og dette gir deg en god visuell indikator for hvilke felt som er knyttet til en valgt mottaker.
Når et felt er satt inn i et dokument, kan du endre mottakeren feltet er tilknyttet, ved å dobbeltklikke på feltet for å åpne feltmenyen og deretter endre rullegardimenyen Mottaker.
Skjemafeltmenyer
Alle feltene som er tilgjengelige i Acrobat Sign finnes på menyene i stolpen til høyre i vinduet. Disse feltene er kategorisert etter bruk og felttype, og de fleste kan endres til høyden og bredden som kreves i skjemaet.
|
Du finner detaljert informasjon om skjemafelttyper i artikkelen om felttyper. |
Lagre som mal
Når du har lagt til de nye skjemafeltene i avtalen, kan du lagre en kopi til biblioteket før du sender avtalen ut til signering.
Klikk på avmerkingsboksen Lagre som mal nederst til høyre i redigeringsvinduet før du klikker på Send-knappen, for å legge til den endrede avtalen i biblioteket.
Dokumentet blir først lagret til biblioteket.
Deretter sendes avtalen til signering.
Zoom, tilbakestill og lagre/send
De gjenstående alternativene lar deg zoome inn og ut av dokumentet, tilbakestill eller slette alle feltene du har satt inn, eller lagre/sende dokumentet gjeldende tilstand.
Lagre som mal vil lagre skjemaet som en ny biblioteksmal når avtalen er sendt. Avsenderen får mulighet til å navngi malen etter at Send-knappen er valgt.
Som en god praksis, bør du lagre fremdrift ofte. Hvis du navigerer bort fra redigeringsmiljøet, lagres imidlertid dokumentet automatisk. Du kan få tilgang til den senere fra Behandle-siden i Utkast-delen.
Biblioteksmaler
En biblioteksmal er et objekt som kan brukes på nytt. Acrobat Sign støtter to typer bibliotekmaler: dokumentmaler og skjemafeltmaler.
- Dokumentmaler – En dokumentmal er et gjenbrukbart dokument. Dokumentmaler kan deles med andre brukere i kontoen, og dette lar flere brukere sende det samme dokumentet uten å gjøre endringer.
- Skjemafeltmaler – En skjemafeltmal er et gjenbrukbart feltlag som kan brukes på et dokument. Skjemafeltmaler kan også deles med andre brukere i kontoen. Skjemafeltmaler er ideelle i følgende situasjoner:
- Du har ett feltoppsett som fungerer for flere dokumenter.
- Du har et dokument som kan sendes på flere forskjellige måter.
- Du må revidere dokumentinnholdet, men feltnavnene forblir på samme sted.
Det samme skjemafeltlaget kan brukes i stedet for å opprette et nytt bibliotekdokument hver gang et dokument oppdateres. Skjemafeltmaler kan redigeres for å tilrettelegge for endringer i feltrekkefølgen eller -egenskapene. Alle verktøyene i redigeringsmiljøet er tilgjengelig under oppretting av en skjemafeltmal.
Anbefalt fremgangsmåte er at én enkelt bruker (dokumentadministrator) skal være ansvarlig for oppretting og vedlikehold av maler. Oppretting av brukerpålogging som dokumentadministrator eliminerer misforståelser med hensyn til hvilke maler som skal brukes og gir versjonskontroll for de gjenbrukbare dokumentene.
Vi anbefaler at du bruker en distribusjonsliste eller funksjonell e-postadresse for brukerpåloggingen som dokumentadministrator. Dette lar deg kontrollere tilgangen til påloggingen for dokumentadministrator samtidig som den kan deles ved behov.
|
Du finner mer informasjon om hvordan du bruker redigeringsverktøyene til å opprette maler her. |
1. Klikk på Hjem -fanen. Klikk deretter på Opprett en gjenbrukbar maler.
Siden Opprett en bibliotekmal vises.
2. I feltet Malnavn skriver du inn et navn for malen din. Dette kan endres senere ved behov.
3. Klikk på knappen Bla gjennom for å navigere til filen på det lokale systemet ditt som skal brukes til å opprette den gjenbrukbare malen din. Hvis du oppretter et dokument for gjenbruk, brukes denne filen og innholdet i den. Hvis du oppretter et skjemafeltlag for gjenbruk, inkluderes ikke filinnholdet i malen.
4. Velg riktig malalternativ, enten Opprett som gjenbrukbart dokument, Opprett som gjenbrukbart skjema feltlag, eller begge deler.
5. Velg riktig tillatelsesalternativ for deling av malen.
Notat
Gruppetillatelser kan bare gis til gruppen du er i for øyeblikket. Du kan ikke gi tillatelser til andre grupper.
6. Klikk på Forhåndsvisning eller Legg til felt-knappen.Redigeringsopplevelsen vises.
7. Plasser de påkrevde feltene som er for de tiltenkte deltakerne ved å dra dem fra skjemafeltfanene og slippe dem på dokumentet
8. Når du er ferdig med å legge til felt, klikker du på Lagre-knappen
Malen vil nå vises under Maler på Behandle-siden. Hvis du har delt malen med brukere i gruppen eller organisasjonen ved å gi tillatelse, vises malen nå også i Maler-delen på deres Behandle-sider, og de kan bruke den til sending så ofte de vil.
Notat
Det er bare brukeren som opprettet biblioteksmalen som kan redigere den eller slette den (hvis ikke avansert deling er aktivert).
Alternative arbeidsflyter for signaturer
Det finnes en rekke arbeidsflyter du kan bruke til å sende dokumenter for signaturer, samle inn signaturer og sende et signert dokument, inkludert følgende:
- Signering ved hjelp av "Fyll ut og signer" eller strukturert egensignering
- Sending med Send gruppevis
- Bruke webskjemaer til å samle inn signaturer
Avsnittene nedenfor beskriver hver av disse prosessene nærmere.
|
Her finner du tilleggsinformasjon om å sende avtaler. |
Det kan flere mottakere må utføre handlinger i forbindelse med en avtale, avhengig av forretningskravene. Det kan for eksempel hende du vil at to personer skal signere en avtale og at en annen skal godkjenne eller delegere den til flere underskrivere. Når du sender til flere mottakere, har du også flere alternativer for hvordan avtalen skal distribueres: sekvensielt, parallelt eller med hybrid ruting.
|
Ytterligere informasjon om å sende en avtale til flere signerere finner du her. |
Denne prosessen gjør nøyaktig det navnet tilsier. Den brukes i situasjoner der bare du må signere et dokument og sende det til én eller flere personer. Det kan for eksempel hende du vil sende et signert W-9-skjema eller en konfidensialitetserklæring, eller begge deler, til én eller flere personer. Du kan sende det signerte dokumentet til deg selv så lenge du ikke bruker samme e-postadresse som du brukte da du logget på. Dette er fordi en kopi av det signerte dokumentet lagres, og du har tilgang til det i Behandle-fanen. Vær oppmerksom på at Fyll ut og signer-funksjonen bare finnes på hjemmesiden.
|
Ytterligere informasjon om bruk av «Fyll ut og signer» finner du her. |
1. Klikk på Fyll ut og signer et dokument på Hjem-siden.
3. Skriv inn et Navn på avtale
4. Dra og slipp filen du vil signere, eller klikk Legg til filer-lenken og finn/legg ved dokumentet fra det lokale systemet eller nettverksstasjonen
5. Klikk på Neste.
6. Siden Fill & Sign lastes inn.
Plasser eventuelt innhold etter behov (tekst, avmerkingsbokser, signaturer).
7. Når du er ferdig, klikk på Ferdig
8. Siden etter signering vises med alternativer for å sende dokumentet, laste ned en kopi, vise dokumentet på Behandle-siden eller signere et annet dokument
Denne Send samlet-prosessen gjør deg i stand til å sende et dokument til hundrevis av enkeltpersoner samtidig. Hver enkelt underskriver signerer sin egen kopi av dokumentet, og disse enkeltavtalene returneres til deg. Denne prosessen kan brukes til å samle inn konfidensialitetserklæringer, personaldokumenter og tillatelser. Koblingen til Send samlet finner du på Hjem-siden.
Send samlet-mottakere kan legges til ved å enten angi e-postadressen deres i Til-feltet eller ved å laste opp en CSV-fil som inneholder informasjon om mottakerne. CSV-prosessen lar deg forhåndsutfylle data for hver enkelt underskriver, og gjør det dermed mulig å tilpasse feltinformasjonen for hver enkelt person. Du kan for eksempel tilpass meldingen i e-postmeldingene for Vennligst signer som sendes til hver enkelt underskriver.
|
Ytterligere informasjon om bruk av Send samlet finner du her. |
Webskjemaer er lagrede dokumenter som kan signeres av alle som har tilgang til dem. De er ideelle til registreringsark, ansvarsfraskrivelser eller dokumenter mange personer må ha tilgang til og signere på nettet.
Webskjemaer kan genereres i to ulike formater, som JavaScript eller en nettadresse. JavaScript-alternativet inneholder koden som kreves for å bygge webskjemaet inn på nettstedet. Nettadressealternativet er en nettadresse som er lagret i Acrobat Sign, som avsendere kan bruke til å få dokumentet signert. Koblingen til Opprett webskjemaer finner du på hjemmesiden.
Selv om webskjemaopplevelsen er den samme som en vanlig transaksjon i Acrobat Sign, kan webskjemaer bare signeres av én underskriver og kontrasigneres av andre du velger.
Mobile enheter
Signering er en av hovedfunksjonene i Acrobat Sign. Alle kan signere via en e-postkobling i en nettleser på datamaskinen eller ved hjelp av mobilenheten. Hvis du har en Acrobat Sign-konto, kan du også bruke Acrobat Sign manager-appen for iOS eller Android. Du kan også starte signering fra Behandle-siden. Signering er også bygget inn i Fyll ut og signer-prosessen.
|
Ytterligere informasjon om mobilappens funksjonalitet finner du her. |
Acrobat Sign støtter de nyeste nettleserne på smarttelefoner og nettbrett som kjører operativsystemet iOS eller Android.
Bruk det intuitive dashboardet i Acrobat Sign Manager for å få tilgang til dokumentene dine fra din mobile enhet for sending og signering av avtaler. Det nye dashboardet fungerer også bedre med iOS 9 og iPad Pro. Den forbedrede sendeopplevelsen forenkler hvordan du sender dokumenter til signering.
Acrobat Sign Manager for Android er lokalisert til 19 språk for å samsvare med Acrobat Mobile.
Effektiviser arbeidet ditt med Acrobat Sign
Behandle og signer dokumenter på nettet raskt og enkelt.
