Konfigurer oppbevaringsregler i Adobe Acrobat Sign

Definer hvor lenge avtaler og relaterte data beholdes før de slettes automatisk.

Oppbevaringsregler lar administratorer kontrollere hvor lenge avtaler og tilknyttede data lagres i Adobe Acrobat Sign etter at de når en endelig tilstand. Dette hjelper organisasjoner med å automatisere dataopprydding og tilpasse dokumentlivssyklusen til interne retningslinjer for samsvar.

Før du begynner

• Du må være administrator på konto- eller gruppenivå for å konfigurere oppbevaringsregler.

Konfigurasjon

Tilgjengelighet

• Acrobat Standard og Acrobat Pro: Støttes ikke.
• Acrobat Sign Solutions: Støttes.
• Acrobat Sign for Government: Støttes.

Konfigurasjonsomfang

Oppbevaringsregler kan konfigureres på konto- og gruppenivå.

Innstillinger på gruppenivå overstyrer innstillinger på kontonivå.

• Standard oppførsel - Hvis ingen oppbevaringsregel er konfigurert, beholdes avtaler til de slettes manuelt eller fjernes gjennom andre prosesser.
• Påvirkning på pågående avtaler - Oppbevaringsregler brukes når en avtale registreres i en endelig tilstand. Avtaler som allerede er i gang, påvirkes ikke før de når en endelig tilstand.

Slik får du tilgang til denne innstillingen

Kontonivå:

• Naviger til Kontoinnstillinger > Datastyring.

Gruppenivå:

1. Naviger til Admin > Grupper.
2. Velg en gruppe.
3. Velg Gruppeinnstillinger > Datastyring.

Opprett en oppbevaringsregel

Når en ny regel opprettes, blir den den aktive regelen. Tidligere aktive regler forblir i listen med en sluttdato og fortsetter å styre avtaler som allerede var tilordnet dem.

Konfigurer overstyringer på gruppenivå

Regler på gruppenivå overstyrer regler på kontonivå for brukere i gruppen. Hvis ingen regel på gruppenivå er definert, brukes regelen på kontonivå.

• Opprett en regel ved å bruke de samme trinnene som konfigurasjonen på kontonivå.
• (Valgfritt) Aktiver Behold alle avtaler for denne gruppen for å forhindre automatisk sletting.
  • Bruk dette alternativet for å unngå innstillingen på kontonivå når gruppens avtaler må beholdes.

Hvis en bruker flytter mellom grupper, brukes oppbevaringsregelen basert på gruppen brukeren tilhører når avtalen registreres i en terminal tilstand.

Hvordan innstillingen fungerer

Når en avtale går inn i en avslutningsfase:

• Den aktive oppbevaringsregelen brukes og knyttes til avtalen.
  • Den anvendte oppbevaringsregelen knyttes til avtalen for å sikre at riktig regel håndheves ved sletting.
• Systemet beregner slettedatoen basert på den definerte oppbevaringsperioden.
• Avtalen slettes når oppbevaringsperioden utløper, forutsatt at regelen forblir aktivert.

Behandling av terminal tilstand kan bli forsinket med opptil 12 timer i perioder med høy belastning, noe som kan forsinke når oppbevaringsperioden begynner.

For å forstå hvordan timing påvirker oppbevaring, se oversiktssiden for datastyring.

Beste fremgangsmåte

• Definer oppbevaringsregler før du sender avtaler for å sikre konsistent anvendelse av retningslinjer.
• Bruk regler på gruppenivå for å støtte ulike oppbevaringskrav på tvers av team.
• Gjennomgå regler regelmessig for å bekrefte at de er i samsvar med gjeldende etterlevelseskrav. 

Ting du bør vite

• Oppbevaringsregler anvendes når en avtale registreres i en sluttilstand.
• Bare én oppbevaringsregel er aktiv om gangen for nylig terminale avtaler. Når en ny regel opprettes, blir den den aktive regelen og gjelder for alle avtaler som registreres i en terminal tilstand fremover. Tidligere aktive regler fortsetter å gjelde for avtaler som allerede var tilordnet dem og trenger ikke å deaktiveres.
• Den anvendte regelen er basert på gruppen som den sendende brukeren tilhører når avtalen når sin endelige tilstand.
• Behandling av endelig tilstand kan bli forsinket med opptil 12 timer i perioder med høy belastning, noe som forsinker starten av oppbevaringsregler.
• Hvis ingen regel er definert, oppbevares avtaler på ubestemt tid.
• Å deaktivere en regel forhindrer sletting for alle avtaler som har tatt i bruk den regelen og som ennå ikke er slettet.

Beslektede artikler

• Oversikt over dataoppbevaringsregler
• Administrer oppbevaringsregler
• Slett avtaler ved hjelp av datastyrings- og GDPR-verktøy.