Administrer automatisk hvor lenge avtaler og relaterte data beholdes i Adobe Acrobat Sign ved hjelp av konfigurerbare oppbevaringspolicyer.
Datastyringsverktøy i Adobe Acrobat Sign lar administratorer automatisk slette avtaler og tilknyttede data fra Acrobat Sign -systemene etter en definert oppbevaringsperiode. Dette hjelper organisasjoner med å redusere lagrede data, oppfylle samsvarskrav og administrere avtalens livssyklus uten manuell opprydding.
Datastyring fungerer som en forsinket utløser som bare starter etter at en avtale når sin endelige systemtilstand.
Oppbevaringspolicyer brukes etter at en avtale når en sluttilstand, for eksempel når den er fullført, avbrutt eller utløpt. Når policyen utløses, definerer den hvor lenge avtalen og relaterte data beholdes før permanent sletting.
Som standard beholdes avtaler og transaksjonsdata i Acrobat Sign mens kontoen er aktiv, med mindre de slettes manuelt eller styres av en oppbevaringsregel.
Slik fungerer datastyring
Datastyringsverktøy følger en utløserbasert modell:
- Avtaler når en sluttilstand når Acrobat Sign registrerer avtalen som Fullført, Avbrutt eller Utløpt.
- En oppbevaringsregel brukes når Adobe Acrobat Sign registrerer avtalen i en sluttilstand.
- Regelen definerer hvor lenge avtalen og tilknyttede data beholdes før sletting.
- Bare én oppbevaringsregel er aktiv om gangen for nylig avsluttede avtaler. Når en ny regel opprettes, blir den den aktive regelen og gjelder for alle avtaler som oppnår en sluttilstand i fremtiden. Tidligere aktive regler fortsetter å gjelde for avtaler som allerede var tildelt dem og trenger ikke å deaktiveres.
Oppbevaringsregler adopteres fra hovedgruppen som avsenderbrukeren tilhører på tidspunktet avtalen når sin sluttilstand. Hvis brukeren endrer hovedgrupper før avtalen fullføres, gjelder den nye gruppens oppbevaringsregler.
Oppbevaringsperioder brukes basert på den konfigurerte varigheten fra tidspunktet avtalen registreres i en sluttilstand. Fordi behandling av sluttilstand kan forsinkes med opptil 12 timer, kan starten av oppbevaringsperioden også forsinkes.
Hvordan timing av sluttilstand påvirker datastyring
Retningslinjer for datastyring starter bare etter at en avtale når en sluttilstand, som Fullført, Avbrutt eller Utløpt.
For å optimalisere systemytelsen behandler Acrobat Sign hendelser i sluttilstand i perioder med lav aktivitet, basert på serveren som håndterte avtalen.Perioder med lav aktivitet er 19:00 til 07:00 i serverens lokale tidssone.
Hvis en avtale når en sluttilstand i perioder med høy aktivitet, settes hendelsen i kø og behandles i neste periode med lav aktivitet.Dette kan forsinke den endelige statusoppdateringen med opptil 12 timer.
I løpet av dette behandlingsvinduet:
- Avtalen forblir i sin tidligere tilstand, Pågår, både på Administrer-siden og i API-svar.
- Mottakere kan ikke lenger signere avtalen og får en feilmelding hvis de prøver å få tilgang til den.
- For avtaler som venter på utløp, kan avsendere oppdatere utløpsdatoen i løpet av dette vinduet for å forlenge signeringsperioden.
- Den endelige hendelsen registreres ikke i revisjonsrapporten før behandlingen er fullført.
Fordi retningslinjer for datastyring utløses først etter at avtalen når sin endelige tilstand, vil eventuell forsinkelse i behandlingen også forsinke starten av oppbevaringsperioden.
Bruk
Organisasjoner bruker datastyring til å:
- Slett automatisk fullførte eller inaktive avtaler etter en definert periode.
- Redusere mengden lagrede avtaledata.
- Tilpass dokumentoppbevaring til interne etterlevelsesretningslinjer.
- Administrer dataens livssyklus uten manuell inngripen.
Hvis ingen oppbevaringsregel er definert når en avtale når en endelig tilstand, tildeles ingen slettedato.Avtaler forblir i systemet til de slettes manuelt eller fjernes via GDPR-verktøy.
Hva kan slettes
Oppbevaringsregler definerer hvilke data som slettes når regelen utføres:
- Avtaledokumentet.
- Revisjonsrapporten.
- Tilknyttede personopplysninger samlet inn under transaksjonen.
- For avtaler som bruker en autentiseringsmetode som produserer en signeringsidentitetsrapport, slettes denne rapporten som en del av personopplysningene.
Revisjons- og personopplysninger må oppbevares i minst like lang tid som avtalen og kan konfigureres til å lagres lenger hvis nødvendig.
Ting du bør vite
- Oppbevaringsregler anvendes når en avtale når en endelig tilstand, ikke når den opprettes.
- Bare én oppbevaringsregel anvendes på en avtale på det tidspunktet den blir endelig.
- Oppbevaringsregler er basert på gruppen den sendende brukeren tilhører på det tidspunktet avtalen når sin endelige tilstand.
- Hvis brukeren bytter gruppe før avtalen fullføres, gjelder den nye gruppens regler.
- Behandling av endelig tilstand kan bli forsinket med opptil 12 timer i perioder med høy belastning, noe som forsinker starten av oppbevaringsretningslinjer.
- Hvis ingen oppbevaringsregel er definert, beholdes avtaler til de slettes manuelt eller fjernes gjennom andre prosesser.
Effektiviser arbeidet ditt med Acrobat Sign
Behandle og signer dokumenter på nettet raskt og enkelt.
