Oversikt
Microsoft Dynamics arbeidsflyt-systemet gir mulighet for en svært tilpassbar streng av relaterte objekter for å automatisere prosesser i Dynamics-miljøet.Disse prosessene kan utløses manuelt av en bruker eller konfigureres til å utløses når definerte hendelser oppstår.
Dette dokumentet er ment å eksponere og forklare Adobe Acrobat Sign-objektene som har blitt lagt til i versjon 7 av Adobe Acrobat Sign for MS Dynamics CRM-pakken.
Det er ikke ment som en dyptgående forklaring av det egendefinerte arbeidsflytsystemet i Dynamics.
Adobe Acrobat Sign for MS Dynamics CRM støtter opprettelse av tilpassede arbeidsflyter i versjon 7 installasjonspakken kun for 365 CRM-løsningen.
Denne pakken inneholder:
- Syv Aktiviteter, de diskrete handlingene som kan brukes til å opprette dine egne tilpassede prosesser
- To Handlinger, klare for bruk umiddelbart.Utmerkede gjenbrukbare prosesser for flere arbeidsflyter
- En arbeidsflyt, et funksjonelt eksempel (i utkast-status) som automatisk sender en avtale når en mulighet settes til «Vunnet»
Den tidligere versjonen av Dynamics (2011/2013/2016) støttes ikke av versjon 7 av Adobe Acrobat Sign-pakken.
Før du oppretter en arbeidsflyt, bør du ha en solid forståelse av skjemaet som skal signeres, og antall og rekkefølge av mottakerne som skal inkluderes i signaturprosessen.
Det finnes flere alternativer som kan endre signaturrekkefølgen, vanligvis ved å sette inn en mottaker i den første mottakerposisjonen, og skyve de andre mottakerne ned i bunken.
Aktiviteter
Aktiviteter er byggesteinene til Handlinger og Arbeidsflyt, hver definerer en diskret oppgave som kan ta inndata fra tidligere aktiviteter eller hendelser, og generere utdata for påfølgende aktiviteter.
Å koble sammen en serie av Aktiviteter skaper en Handling eller Arbeidsflyt.
Det finnes syv Adobe Acrobat Sign Aktiviteter tilgjengelig:
Feltene:
Navn på avtale – Navnet på avtalen slik det skal vises i e-postmeldingene til mottakerne, og slik det refereres til gjennom hele Dynamics-miljøet
Avtaletekst – Den globale meldingen som legges til i e-postvarsler til mottakerne
Signaturtype – Definerer signaturflyten som Adobe Acrobat Sign håndhever. Det finnes to alternativer:
- ESIGN – Bruker elektroniske signaturer som anvendes helt gjennom en nettilkoblet økt.Mottakere kan bruke datamaskin eller mobil for å signere
- WRITTEN – Brukes når fysisk signatur kreves. Prosessen ber mottakeren om å skrive ut filen, signere dokumentet fysisk, skanne dokumentet tilbake til PDF-format og laste det opp til systemet igjen
Angi passord for å åpne signert PDF – Et valgfritt felt som godtar en passordstreng som anvendes på det endelige signerte dokumentet. Visning av den signerte PDF-filen krever passordet i alle tilfeller
Dager til avtalen utløper – Enhver verdi som skrives inn i dette feltet representerer hvor mange dager avtalen kan signeres etter at den er opprettet. Alle mottakere må fullføre sin del av signaturprosessen før denne tidsfristen utløper, ellers avbrytes avtalen
Avsenderens signeringsalternativer – Styrer mottakerens signaturflyt med hensyn til avsenderen. Det finnes fire alternativer:
- Jeg signerer ikke – Hvis avsenderen ikke forventes å signere bare fordi de er avsenderen
- Husk at avsenderen kan legges til som mottaker gjennom andre metoder, for eksempel et oppslag
- Jeg signerer først – Setter inn avsenderen av avtalen i mottakerstakken som den første som signerer
- Jeg signerer sist – Setter inn avsenderen av avtalen i mottakerstakken som den siste som signerer
- Bare jeg signerer – For prosesser hvor bare avsenderen skal signere.E.g. Ferieforespørsler
Avsenderens signeringsalternativer påvirker signeringsrekkefølgen for avtalen, og overstyrer verdien for mottakerrekkefølge som definert i AddRecipient-aktivitetene.
Hvis du har definert en mottaker med Mottakerrekkefølge-verdi på 1, og deretter konfigurerer CreateAccount-aktiviteten til å sette inn avsenderen som den første som signerer (Jeg signerer først), vil verdiene for mottakerrekkefølge i praksis bli flyttet nedover i stakken.
1 vil behandles som 2, og bare få tilgang til signer2-feltene.
2 vil behandles som 3, og så videre.
Fysisk signering – Brukes når du forventer at mottakeren befinner seg på samme fysiske sted som avsenderen, og ønsker å tillate fysisk signering som kjøres på avsenderens system.
Denne metoden omgår standard e-postbekreftelsesprosess, så vi anbefaler sterkt at du krever at ytterligere ikke-triviell informasjon samles inn i skjemaet (f.eks. førerkort, personnummer osv.) for å sikre en rimelig tilknytning til den unike personen
Signeringsrekkefølge påkrevd – Dette alternativet bestemmer kjerneflyten i avtalen.
- Når True, følges en sekvensiell signaturprosess, der én mottaker om gangen kan få tilgang til avtalen. Hver mottaker blir varslet når det er deres tur til å samhandle med avtalen, men ikke før det er deres tur
- Når False, følges en parallell signaturprosess, der alle mottakere varsles samtidig, og signaturer/godkjenning kan brukes i vilkårlig rekkefølge
Nettadresse for landingsside etter signering – En offentlig nettadresse du ønsker at signatørene dine skal sendes til når de har signert.
- Hvis ingen verdi oppgis, vises standard side etter signatur som leveres av Adobe Acrobat Sign
Forsinkelse i sekunder for omdirigering – Hvis en Nettadresse for landingsside etter signering oppgis, definerer dette feltet antall sekunder nettleseren venter etter at avtalen er løst, før omdirigeringen utløses og endrer nettleseren til landingssideens nettadresse
Identitetsbekreftelse – Denne innstillingen definerer standard bekreftelsesmetode for alle mottakere knyttet til avtalen.
- Dette gjelder særlig avtaler som importerer mottakere uten å bruke AddRecipient -aktiviteten:
- Når Alternativer for avsendersignering er satt til Jeg signerer først, Jeg signerer sist, eller Bare jeg signerer
- Når Legg til primær e-post fra overordnet enhet er true
- Mottakere lagt til gjennom en påfølgende AddRecipient -aktivitet har muligheten til å overstyre standard identitetsbekreftelsesmetode
Alle mottakere bekreftes, minst ved autentisering til e-postadressen som avtalen sendes til.
Tofaktorautentisering er tilgjengelig i flere former:
- E-post – Standard valideringstype. Brukes for hver mottaker
- Telefon – Tofaktorbekreftelse som sender en SMS-melding til mottakeren når de prøver å få tilgang til avtalen.
- Mottakerens telefonnummer og landskode må oppgis i feltet Mottakertelefon og feltet Mottakerlandskode på AddRecipient-objektet
- Passord – Tofaktorbekreftelse som bruker en standard alfanumerisk passordstreng
- Passordet må kommuniseres til mottakeren gjennom en ekstern metode
- Kunnskapsbase – Tofaktorbekreftelse kun for mottakere i USA.
- Bruker ikke-triviell data hentet fra offentlige databaser for å stille en serie personlige spørsmål.
- Webidentitet – Tofaktorbekreftelse som bruker vellykket autentisering til en av flere sosiale medier.
- Gyldige nettsteder for autentisering inkluderer Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live og Twitter.
Angi passord for identitetsbekreftelse – Passordstrengen som skal brukes hvis passordbekreftelse er valgt
Legg til primær e-post for overordnet enhet som mottaker – Når True, importerer prosessen e-postadressen til den primære enheten som den første underskriveren i signeringsprosessen
Legg til primær e-post for overordnet enhet som mottaker påvirker direkte signeringsrekkefølgen for avtalen, og overstyrer Mottakerrekkefølge-verdien som definert i AddRecipient-aktivitetene.
Hvis du har definert en mottaker med en Mottakerrekkefølge-verdi på 1, og deretter konfigurerer CreateAccount-aktiviteten til å Legge til primær e-post for overordnet enhet som mottaker, vil Mottakerrekkefølge-verdiene funksjonelt bli skjøvet nedover i stabelen.
1 vil bli behandlet som 2, og kun få tillatelse til å få tilgang til signer2-feltene.
2 vil bli behandlet som 3, og så videre.
Planlegg mottakerpåminnelser – Definerer påminnelsesplanen for avtalen.Tre alternativer er mulige:
- Aldri – Ingen påminnelser er planlagt.Påminnelser kan fortsatt sendes på forespørsel fra Agreement-objektet i Dynamics
- Hver dag, til signert – En påminnelse sendes hver dag til avtalen er signert
- Ti iterasjoner observeres.Etter 10 dager utløper påminnelsen
- Hver uke, til signert – En påminnelse sendes en gang hver syvende dag til avtalen er signert
- Syv iterasjoner observeres.Etter seksti dager utløper påminnelsen
Feltet:
velg en avtalemal – Et oppslagsfelt som presenterer de tilgjengelige Adobe Acrobat Sign-malene du kan bruke til å generere en avtale
GetAgreementID har ingen inndatafelt, og bare én utgang, avtale-ID-en
Feltene:
Inndata for avtale-ID – Importer avtale-ID-en fra CreateAgreement-aktiviteten
Legg til dokumenter fra – Definerer kilden til dokumentet. Dokumenter hentes alltid fra Notater til Target-objektet. Det er to alternativer:
- Hoved-Entity Notater – Dokumentet hentes fra Notater-feltet til det overordnede Entity
f.eks.: Hvis du knytter salgstilbud til Opportunities, kan arbeidsflyten din konfigureres til å bruke Opportunity som det overordnede Entity.
When the arbeidsflyt is triggered, will prosessen go to opportunity to pick up file(s) attached to Opportunity Notater, where the Quote would be attached
- Prosess Notater – Dokumentene hentes fra Notater-feltet til en Process i stedet for et Entity
f.eks.: Hvis du har en pakke med standard nyansatt-dokumenter. Dette er standardmaler og det ville ikke gi mening å knytte unike kopier av de tomme dokumentene til hver ny bruker du ansetter. Å knytte dokumentene fra prosessen gir administratoren kontroll over versjonsprosessen, og gjør effektivt den gjeldende versjonen av dokumentene tilgjengelig for alle som må utløse arbeidsflyten.
Velg prosess – Bare relevant når du velger Legg til dokumenter fra prosessnotater.
Denne innstillingen identifiserer prosessen som dokumentfilene hentes fra
Dokumentnavn – Ethvert gitt Entity eller Process kan ha mer enn én fil knyttet til Notater -feltet.
Ved å oppgi et dokumentnavn, sørger du for at prosessen bare henter filene som samsvarer med den navngitte filen.
Hvis intet dokumentnavn er oppgitt, vil alle filer bli hentet.
Legg til bare den siste versjonen av dokumentet – Ofte vil dokumenter gå gjennom en versjonsprosess. Kontrakter, for eksempel, kan ha flere iterasjoner mens vilkårene forhandles. Ved å sette Legg til bare den siste versjonen av dokumentet til True, blir bare den mest gjeldende versjonen av dokumentet (basert på vedleggets tidsstempel) hentet når dokumentene hentes.
Hvis innstillingen er False, vil alle versjoner av dokumentene bli hentet.
Når du oppretter en global prosess (ingen overordnet Entity identifisert), husk at dokumentet ditt må hentes fra prosessnotatene.
Feltene:
Agreement ID Input – Importer Agreement ID fra CreateAgreement-aktiviteten
Recipient Full Name – Et valgfritt felt som setter inn feltets verdi i e-postmaler som ellers ville vise Recipient Email Address-verdien
Recipient Email Address – Den faktiske e-postadressen til mottakeren. Denne verdien brukes til å levere dokumentet og knytte mottakeren til avtalen
Mottakerrolle – Hva forventes det at mottakeren gjør med dokumentet:
- Undertegner – Noen som må signere med juridisk signatur
- Godkjenner – Mottakere som bare trenger å godkjenne dokumentet, men ikke nødvendigvis signere det
- CC – CC-mottakere har ingen mulighet til å påvirke avtalen, de er bare observatører av prosessen, og får vanligvis en kopi av avtalen (avhengig av Adobe Acrobat Sign-innstillingene)
Mottakerrekkefølge – Denne verdien representerer:
- Hvor i signatursyklusen mottakeren befinner seg når signaturprosessen beskriver en sekvensiell signatursti. Å skrive inn 1 indikerer at mottakeren er den første mottakeren som får tilgang til avtalen
- Hvilke felt har mottakeren tilgang til under signaturprosessen? Felt i et dokument angis ved "undertegner"-nummeret.Å angi 1 indikerer at mottakeren skal ha tilgang til skjemafeltene som er utpekt for "alle" og "undertegner1"
I en sekvensiell arbeidsflyt får mottaker 2 beskjed om avtalen først etter at mottaker 1 har fullført sin del, og ikke før.
Mottaker 2 får kun tilgang til feltene som er utpekt for "alle" og "undertegner2".
Merk for CC-mottakere: For klarhetens skyld bør alle CC-mottakere tildeles mottakerrekkefølgen som følger etter den siste mottakeren som faktisk samhandler med avtalen. Hvis du har tre mottakere som del av signatursyklusen, bør CC-mottakere være mottakerrekkefølge 4
Vær oppmerksom på mottakerrekkefølgen, og vær klar over at CreateAgreement-aktiviteten kan sette inn mottakere foran i mottakerlisten.
Innstillingene som setter inn mottakere er:
- Alternativer for avsendersignering: Jeg signerer først - Hvis alternativer for avsendersignering er konfigurert til jeg signerer først, vil avsenderen av avtalen være den første mottakeren.Alltid.
- Legg til hoved-e-post for overordnet enhet - Når e-posten til den overordnede enheten legges til gjennom CreateAgreement-aktiviteten, settes denne e-posten inn som den første mottakeren.
- Kun alternativet for avsendersignering (over) kan sette inn en mottaker før den overordnede enhetens primære e-post.
Overstyr standardverifisering (avviklet fra v9.4.4.0) - Lar mottakeren tildeles en annen verifikasjonsmetode enn standardverdien definert i CreateAgreement-aktiviteten
- Usann - Når usann, brukes standard identitetsverifikasjonsmetode definert i CreateAgreement-aktiviteten på denne mottakeren
- Sann - Når sann, vil denne mottakeren få identitetsverifikasjonsmetoden definert i denne AddRecipient-aktiviteten brukt (se nedenfor)
Merk: Med utfasingen av Override Default Verification fra v9.4.4.0 ser ikke brukere som oppgraderer til v 9.4.4.0 eller senere alternativet Override Default Verification når de legger til nye AddRecipient- og AddRecipientUsingLookup-trinn. Oppgraderingen kan derfor føre til noen ødelagte arbeidsflyter.
Identitetsbekreftelse – Alle mottakere bekreftes, minst gjennom autentisering mot e-postadressen som avtalen sendes til.Tofaktor-godkjenning er tilgjengelig i flere former:
- E-post – Standard valideringstype. Brukes for hver mottaker
- Telefon – Tofaktor-bekreftelse som sender en SMS-melding til mottakeren når vedkommende prøver å få tilgang til avtalen.
- Mottakerens telefonnummer og landkode må oppgis i feltet Recipient Phone og feltet Recipient Country Code nedenfor
- Passord – Tofaktor-bekreftelse som bruker en standard alfanumerisk passordstreng
- Passordet må kommuniseres til mottakeren gjennom en ekstern metode
- Knowledge Base – Tofaktor-bekreftelse kun for mottakere i USA.
- Bruker ikke-trivielle data hentet fra offentlige databaser til å stille en serie personlige spørsmål
- Web-identitet – Tofaktor-bekreftelse som bruker vellykket godkjenning til ett av flere sosiale medier
- Gyldige nettsteder for godkjenning inkluderer: Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live eller Twitter
Merk for kopimottakere: Alle kopimottakere bør ha identitetsbekreftelsen sin satt til standard E-POST-verdi
Recipient Phone – Telefonnummeret som skal brukes for SMS-telefonbekreftelsesprosessen
Recipient Country Code – Landkoden som settes foran telefonnummeret for SMS-bekreftelse
Recipient Password – Passordstrengen som skal brukes hvis passordbekreftelse er valgt
For brukere med en fungerende Dynamics-arbeidsflyt kan oppgradering fra en eldre versjon til Adobe Acrobat Sign for Dynamics 365 V 9.4.4.0 føre til at enkelte arbeidsflytaktiviteter slutter å fungere på grunn av endringene i arbeidsflyter.AddRecipientUsingLookup-aktiviteten kan for eksempel mislykkes siden den ikke lenger har argumentet OverrideDefaultVerification.
For å løse dette problemet må brukere fjerne aktiviteten (trinnet) som mislykkes og legge den til igjen med alle relevante aktivitetsattributter fylt ut på nytt.
Feltene:
Agreement ID Input – Importer avtale-ID-en fra CreateAgreement-aktiviteten
Velg type mottaker som skal legges til – Dette feltet definerer typen enhet du vil slå opp når du identifiserer mottakeren. Følgende alternativer finnes:
- Salgsemne
- Kontakt
- Bruker
Legg til en kunde som mottaker – Lar deg koble et Lead objekt inn i signatursyklusen når Lead er valgt i feltet Velg type mottaker som skal legges til
Legg til en kontakt som mottaker – Lar deg koble et Contact objekt inn i signatursyklusen når Contact er valgt i feltet Velg type mottaker som skal legges til
Legg til en bruker som mottaker – Lar deg koble et User objekt inn i signatursyklusen når User er valgt i feltet Velg type mottaker som skal legges til
Vær oppmerksom på at når du legger til mottakere ved hjelp av feltene ovenfor, kan du søke i systemet via et oppslag, eller du kan velge mottakeren gjennom de relaterte enhetene til den overordnede enheten.
Mottakerrolle – Hva forventes mottakeren å gjøre med dokumentet:
- Signerer – Noen som må påføre en juridisk signatur
- Godkjenner – Mottakere som bare trenger å godkjenne dokumentet, men ikke nødvendigvis signere det
- Kopi – Kopimottakere har ingen mulighet til å påvirke avtalen, de er bare observatører av prosessen og får vanligvis en kopi av avtalen (avhengig av Adobe Acrobat Sign-innstillingene dine)
Mottakerrekkefølge – Denne verdien representerer hvor i signatursyklusen mottakeren befinner seg når signaturprosessen beskriver en sekvensielt signatursti. Å skrive inn 1 indikerer at mottakeren er den første mottakeren som får tilgang til avtalen.
Mottaker 2 blir varslet om avtalen først etter at mottaker 1 har fullført sin del, og så videre.
Merknad for kopimottakere: For klarhetens skyld bør alle kopimottakere tildeles mottakerrekkefølgen som følger den siste mottakeren som faktisk samhandler med avtalen. Hvis du har tre mottakere som del av signatursyklusen, bør kopimottakere være mottakerrekkefølge 4
Vær nøye med mottakerrekkefølgen, og vær oppmerksom på at CreateAgreement-aktiviteten kan sette inn mottakere foran i mottakerlisten.
Innstillingene som setter inn mottakere er:
- Avsendersigneringsalternativer: Jeg signerer først - Hvis avsendersigneringsalternativer er konfigurert til jeg signerer først, vil avsenderen av avtalen være den første mottakeren. Alltid.
- Legg til primær e-post for overordnet enhet - Når e-posten til den primære enheten legges til gjennom CreateAgreement-aktiviteten, settes denne e-posten inn som den første mottakeren.
- Bare avsendersigneringsalternativet (ovenfor) kan sette inn en mottaker før den overordnede enhetens primære e-post.
Overstyr standardverifisering - Lar mottakeren få tildelt en annen verifikasjonsmetode fra standardverdien definert i CreateAgreement-aktiviteten
- Usann - Når usann, brukes standard identitetsverifikasjonsmetode definert i CreateAgreement-aktiviteten på denne mottakeren
- Sann - Når sann, vil denne mottakeren få identitetsverifikasjonsmetoden definert i denne AddRecipient-aktiviteten brukt (se nedenfor)
Identitetsverifisering – Alle mottakere verifiseres, minst ved autentisering til e-postadressen som avtalen sendes til. Tofaktorautentisering er tilgjengelig i flere former:
- E-post – Standard valideringstype. Brukes for alle mottakere
- Telefon – Tofaktorverifisering som sender en SMS-melding til mottakeren når de prøver å få tilgang til avtalen.
- Mottakerens telefonnummer og landkode må oppgis i feltet Recipient Phone og feltet Recipient Country Code nedenfor
- Passord – Tofaktorverifisering som bruker en standard alfanumerisk passordstreng
- Passordet må kommuniseres til mottakeren gjennom en ekstern metode
- Kunnskapsbase – Tofaktorverifisering kun for mottakere i USA.
- Bruker ikke-trivielle data hentet fra offentlige databaser for å stille en serie personlige spørsmål
- Nettidentitet – Tofaktorverifisering som bruker vellykket autentisering til en av flere sosiale medier
- Gyldige nettsteder for autentisering inkluderer: Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live eller Twitter
Merk for CC-mottakere: Alle CC-mottakere bør ha identitetsverifiseringen satt til standard E-POST-verdi
Recipient Phone – Telefonnummeret som skal brukes for SMS-telefonverifikasjonsprosessen
Recipient Country Code – Landkoden som kommer foran telefonnummeret for SMS-verifisering
Recipient Password – Passordstrengen som skal brukes hvis passordverifisering er valgt
For brukere med en fungerende Dynamics-arbeidsflyt kan oppgradering fra en eldre versjon til Adobe Acrobat Sign for Dynamics 365 V 9.4.4.0 føre til at noen arbeidsflytaktiviteter slutter å fungere på grunn av endringer i arbeidsflyter.For eksempel kan AddRecipientUsingLookup-aktiviteten feile siden den ikke lenger har argumentet OverrideDefaultVerification.
For å fikse dette problemet må brukerne fjerne aktiviteten (trinnet) som feiler og legge den til på nytt med alle relevante aktivitetsattributter fylt ut igjen.
Feltet:
Agreement ID Input – Importer avtale-ID fra CreateAgreement-aktiviteten
Handlinger
Handlinger er en type Prosess som kobler aktiviteter sammen for å oppnå et produkt, men de er ikke direkte tilgjengelige for brukere.
I stedet kan de betraktes som gjenbrukbare moduler som kan inkluderes i arbeidsflyter. Noen få nøye opprettede Handlinger kan inkluderes i et bredt spekter av forskjellige Arbeidsflyter, uten å måtte konfigurere disse vanlige trinnene på nytt.
To forhåndskonfigurerte Handlinger er tilgjengelige og klare til bruk.
Dette er enkle, mye brukte prosesser som du kanskje kan bruke til å opprette dine egne tilpassede arbeidsflyter:
Denne Handlingen er en enkel, generisk handling for å sende en avtale til én mottaker for e-signatur.
Øverst på egenskapssiden kan du se at:
- Det finnes ingen Enhet knyttet til denne prosessen
- Dette gjør handlingen tilgjengelig ingen alle typer Arbeidsflyt
- Fordi det ikke er noen primær enhet, må filen hentes fra prosessen
Det er fire aktiviteter i prosesskjeden:
- CreateAgreement
- Avtalenavnet og meldingen er generiske. Anvendelig på så å si alt
- ESIGN er signaturtypen, en god standard
- Avsenderen trenger ikke å signere
- Det brukes en sekvensiell signaturrekkefølge
- E-postverifisering er valgt. Ingen tofaktorverifisering
- Ingen påminnelsesplan er konfigurert
- AddRecipient
- Avtale-ID-en er importert fra CreateAgreement
- Mottakerens e-postadresse blir satt inn fra Arguments-objektet
- Mottakeren er identifisert som nummer 1 i signaturen valgprosessen og er en signatar, så en signatur er påkrevd
- AddDocument
- Avtale-ID-en er importert fra CreateAgreement
- Filen hentes fra Process Notes
- Prosessen som inneholder den riktige filen, er Send for Signatur prosess (samme prosess)
- Prosessen vil sende alle versjoner av alle filer som er vedlagt Notater-delen av prosessen
- Ingen Dokumentnavn er oppgitt, så alle filer med unike navn vil bli vedlagt
- Add Only the Latest Version er satt til False, så alle versjoner vil bli inkludert
- SendAgreement
- Avtale-ID-en importeres fra CreateAgreement
Denne prosessen er en enkel, generisk handling for å sende en avtale til én mottaker for elektronisk signatur.
Øverst på egenskapssiden kan du se at:
- Hoved-entiteten er muligheten
Det er fire aktiviteter i prosesskjeden:
- CreateAgreement
- Avtalenavnet og meldingen er generiske.Kan brukes til omtrent hva som helst
- ESIGN er signaturtypen, et godt standardvalg
- Avsenderen trenger ikke å signere
- En sekvensiell signaturrekkefølge brukes
- E-postbekreftelse er valgt.Ingen totrinnsbekreftelse
- Ingen påminnelsesplan er konfigurert
- AddRecipient
- Avtale-ID importeres fra CreateAgreement
- Mottakerens e-postadresse settes inn fra Contact-objektet
- Mottakeren identifiseres som nummer 1 i signaturen valgprosessen og er en undertegner, så en signatur kreves
- AddDocument
- Avtale-ID-en importeres fra OpprettAvtale
- Filen hentes fra den primære Entity
- Prosessen sender alle versjoner av alle filer som er knyttet til Notater-delen av hoved-Enheten
- Ingen Dokumentnavn er oppgitt, så alle filer med unike navn vil bli vedlagt
- Legg til kun den siste versjonen er satt til Usann, så alle versjoner vil bli inkludert
- SendAgreement
- Avtale-ID-en importeres fra OpprettAvtale
Arbeidsflyt
Arbeidsflyter er en type Prosess som kan utføres av systemet eller på forespørsel av brukere.
Arbeidsflyter opprettes vanligvis med en eller flere Handlinger, Betingelser eller Aktiviteter.
Arbeidsflyter kan svare på endringer på feltnivå eller startes av brukere gjennom Flere alternativer (...) menyen på hver Enhet, avhengig av hvordan de er konfigurert.
Adobe Acrobat Sign for MS Dynamics CRM v7 pakken har én forhåndskonfigurert arbeidsflyt i utkaststatus.denne arbeidsflyten er utformet med Aktiviteter for å illustrere strukturen, men kunne like gjerne ha blitt opprettet med den ene betingede utløserhendelsen og en Handling som inneholdt Aktivitetene:
På toppen av egenskapssiden kan du se at:
- Hoved-Enheten er Muligheten
- Arbeidsflyten er utformet for å gi tilgang på forespørsel
I delen Prosessbygger er det første elementet en betingelse som kan utløse arbeidsflyten:
Hvis Opportunity Status endres til Won, så utfør en serie trinn.
Det er fire aktiviteter i prosesskjeden:
- CreateAgreement
- Navn på avtale blir satt inn fra Opportunity
- Avtalemeldingen er generisk
- ESIGN er signaturtypen
- Avsenderen trenger ikke å signere
- En sekvensielt signaturrekkefølge blir anvendt
- E-postverifisering er valgt. Ingen tofaktorverifisering
- Ingen påminnelsesplan er konfigurert
- AddRecipientUsingLookup
- Avtale-ID-en blir importert fra CreateAgreement
- Mottakeren blir identifisert som en kontakt
- Mottakerens e-post settes inn fra Contact-feltet på Opportunity-objektet
- Mottakeren identifiseres som nummer 1 i signaturen valgprosessen og er en signatar, så en signatur er påkrevd
- AddDocument
- Avtale-ID-en importeres fra CreateAgreement
- Filen hentes fra hoved-Entity
- Prosessen sender alle versjoner av alle filer som er knyttet til Notater-seksjonen av hoved-Entity
- Ingen Document Name er oppgitt, så alle filer med unike navn blir vedlagt
- Add Only the Latest Version er satt til False, så alle versjoner blir inkludert
- SendAgreement
- Avtale-ID-en importeres fra CreateAgreement
Bygge en tilpasset arbeidsflytprosess (eksempel)
Nedenfor er et eksempel på hvordan du kan bygge en enkel prosess for å sende en taushetserklæring (NDA) til en Contact i Dynamics-systemet.
For dette eksempelet finnes det noen forutsetninger som gir et rammeverk for å ta beslutninger om arbeidsflyten:
- Alle som skulle fått en NDA, finnes som en Contact i Dynamics-systemet
- NDA-dokumentet er versjon kontrollert, og er vedlagt gjennom Process Notes, ikke Entity
- Eieren av Contact må kontrasignere kontrakten
- Kontrakten må sendes til en e-postarkivfil
Hvis du er ny i dette med å sende utdata fra én aktivitet som inndataverdier for en påfølgende aktivitet, kan det være verdt tiden din å gå gjennom prosessen.
Aktiviteter er designet for å ta imot inndataverdier fra utløsende hendelser eller andre aktiviteter, og deretter tilgjengeliggjøre nye verdier for påfølgende aktiviteter i prosessen.
I Bilde nedenfor må feltet Agreement Id Input ha ID-verdien importert fra CreateAgreement -aktiviteten.
For å importere resultatet fra en tidligere aktivitet må du koble objektbanen til feltet der du trenger verdien:
- Klikk én gang på feltet du må importere verdien til.
- Look for: -plukklisten fylles med objektene som er relatert til den primære entiteten, samt lokale verdier fra prosessen
- Klikk på plukklisten for å utvide den
- Verdien vi leter etter ble generert i en tidligere aktivitet, noe som gjør den til en lokal Verdi, som fylles inn nederst på listen
- velg AdobeSign :Activities .CreateAgreement objekt
Listen kollapser og viser det valgte objektet som Look for: verdi
Listen rett under Look for: feltet gir alle mulige utdataverdier for det valgte objektet.
CreateAgreement har bare én utdataverdi: Agreement ID Output
- Velg riktig utdataverdi, og klikk på knappen Legg til for å sette inn verdien i delen for valgbare verdier rett nedenfor
- Når du ser Agreement ID Output i delen for valgbare verdier, klikk OK for å sette inn den verdien i feltet
For å bygge prosessen:
- Naviger til Adobe Acrobat Sign Admin > Opprett ny arbeidsflyt
- Et nytt Opprett prosess-overlegg åpnes
- Gi prosessen et intuitivt navn.Navnet på prosessen sees bare av administratorer
- Velg Handling fra Kategori-plukklisten
- Velg den primære Enheten fra Enhet-plukklisten
- Enhver Enhet i Dynamics kan velges og gir objektene som prosessen kan bruke i arbeidsflyten
- Ingen (global) er et alternativ for arbeidsflyter som ikke er knyttet til Enheter
Dette eksempelet forutsetter at alle som får tilsendt en NDA vil være en Kontakt, så vi bruker Kontakt som primær enhet.
- Klikk på OK.
- En PowerApps-side åpnes, som viser Prosessinformasjon-siden
Den trinnvise prosessen bygges nederst på siden.Rull ned til seksjonen Legg til trinn
- Klikk Legg til trinn
- Rull ned til Adobe Acrobat Sign-plukklisten, og utvid undermenyen
- De syv Aktivitetene for Adobe Acrobat Sign vises:
- AdobeSign.Activities.AddDocument
- AdobeSign.Activities.AddRecipient
- AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup
- AdobeSign.Activities.CreateAgreement
- AdobeSign.Activities.CreateAgreementFromTemplate
- AdobeSign.Activities.GetAgreementId
- AdobeSign.Activities.SendAgreement
- De syv Aktivitetene for Adobe Acrobat Sign vises:
Den fullstendige prosessen for å få et dokument signert inkluderer minst tre av disse i omtrent denne rekkefølgen:
Opprett en avtale – "Avtalen" er beholderen som inneholder alle konfigurasjonsverdiene for hele transaksjonen gjennom Adobe Acrobat Sign-systemet.
Det finnes to alternativer når du oppretter avtalen
- Opprett avtale fra mal – Bruker en avtalemaal som allerede må være definert, og importerer alle feltverdiene
- Opprett avtale – Angi feltverdier på avtale-nivå bare for denne prosessen
Legg til dokument – Dette legger ved filen (eller filene) som skal sendes
- Det er en grense på 5 MB for størrelsen på filer du kan laste opp til Dynamics
- Dokumenter legges til gjennom Notater-feltet på enten den overordnede enheten eller prosessen, avhengig av behovene dine
- Dokumenter som er knyttet til overordnede enheter, pleier å være tilpassede dokumenter, som en individualisert kontrakt som ville bli knyttet til en mulighet
- Dokumenter som er knyttet til en prosess, kan være versjonskontrollerte standarddokumenter, som en taushetserklæring
Det er mulig å legge til mottakerne før dokumentet.
Lineær tenkning foreslår at det å legge til dokumentet først forbedrer forståelsen av prosessen fordi dokumenttypen i de fleste tilfeller angir hvem mottakerne er, og i hvilken rekkefølge de skal være involvert i signaturprosessen.
Legg til mottaker – Mottakere er personene som er inkludert i fullføring for avtalen. De kan inkludere:
- Underskrivere – Alle som trenger å påføre en juridisk signatur
- Godkjennere – Mottakere som bare trenger å godkjenne dokumentet, men ikke nødvendigvis signere det
- Kopimottakere – Kun observatører, kopimottakere har ingen mulighet til å påvirke avtalen
- Et godt alternativ for automatisk arkivering av en type dokument til en e-postadresse
Det finnes to alternativer for å legge til mottakere:
- Legg til mottaker ved hjelp av oppslag – Bruker Dynamics til å importere en mottakers e-postadresse fra en Dynamics-enhet
- Legg til mottaker – Gjør det mulig å inkludere en mottaker som ikke er tilknyttet noen Dynamics-enhet ved å konfigurere e-posten eksplisitt
Det finnes to måter å opprette en prosess der ingen AddRecipient-aktivitet ville være nødvendig:
- Den eneste mottakeren importeres som primær e-postadresse fra overordnet enhet på CreateAgreement-aktiviteten
- Den eneste mottakeren er underskriveren som bruker alternativet Bare jeg signerer i feltet Innstillinger for avsendersignering på CreateAgreement-aktiviteten
Send avtale – Aktiviteten som tar den konfigurerte avtalen og sender den til Adobe Acrobat Sign-tjenesten, og starter signaturprosessen
NDA-eksemplet vårt bruker fem av de seks aktivitetene (det kan bare være én aktivitet av typen «Opprett avtale»), i en femtrinnsprosess:
1. Legg til trinn - AdobeSign.Activities.CreateAgreement
- Klikk på Angi egenskaper i trinnposten for å åpne aktivitetsegenskapene
- Definer Navn på avtale – Navnet på avtalen vises i varslings-e-postene til mottakerne og representerer avtalen i hele Dynamics-systemet. Bruk et intuitivt navn som indikerer typen dokument mottakerne forventer
- Klikk på Lagre og lukk når du er ferdig
Feltverdier for dette eksempelet:
- Avtalemeldingen ble endret for å gi tydelige instruksjoner angående det vedlagte dokumentet
- En utløpsverdi på 5 ble satt inn for å sikre at dette juridiske dokumentet ikke blir stående åpent i en uakseptabel tidsperiode
- Avtalen vil utløpe og avbryte automatisk etter 5 kalenderdager
- Hoved-e-posten til overordnet enhet vil bli importert som første mottaker
- En påminnelse er planlagt for daglig iterasjon (gitt at avtalen utløper om fem dager)
Etter hvert som du konfigurerer aktivitetene, fjernes det røde X-et fra trinnpostene
2. Legg til trinn – AdobeSign.Activities.AddDocument
- Klikk på Angi egenskaper i trinnposten for å åpne aktivitetsegenskapene
- Sett inn Agreement ID-verdien i Agreement Id Input-feltet
- Definer feltet Legg til dokumenter fra
- Definer feltet Velg prosess hvis du legger ved filen fra en prosess
- Konfigurer andre nødvendige felt
- Klikk Lagre og lukk
Feltverdier for dette eksemplet:
- Legg til dokumenter fra field er konfigurert til å hente NDA-filen fra Prosessnotater
- Velg prosess – Fordi vi henter filen fra en prosess, må vi angi hvilken prosess som inneholder filen
- Dette eksemplet på oppslag refererer til den samme prosessen som vi holder på å utvikle
- Dokumentnavn er tomt – Fordi fokuset for denne prosessen er svært smalt og bare gjelder NDA-kontrakter, forventes det ikke at noe annet enn NDA-filen vil bli lagt til prosessen
- Legg til bare den nyeste versjonen av dokumentet er konfigurert til True.Hvis det finnes ulike versjoner av NDA-en, vil vi ikke sende alle versjonene, bare den nyeste
3. Legg til trinn - AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup (bruker)
- Klikk på Angi egenskaper i trinnposten for å åpne aktivitetsegenskapene
- Sett inn Agreement ID-verdien i feltet Agreement Id Input
- Fordi dette legger til en mottaker via oppslag, definer enheten som identifiserer mottakeren din: kundeemne, kontakt eller bruker
- Definer mottakerrollen – Er denne mottakeren en underskriver, godkjenner eller CC-mottaker
- Definer mottakerrekkefølgen – Siden dette er den andre mottakeren, skriv inn 2
- Fordi CreateAgreement-aktiviteten er konfigurert til Legg til primær e-post fra overordnet enhet som den første mottakeren
- Definer identitetsbekreftelsen – E-post er standard.Hvis du vil legge til tofaktorverifisering, juster feltet tilsvarende
- Konfigurer andre nødvendige felter
- Klikk Lagre og lukk
Feltverdier for dette eksemplet:
- Fordi dette er den andre mottakeren, er bruker enhetstypen valgt. Interne motsignaturer finner vanligvis sted etter at den eksterne mottakeren har påført signaturen sin
- Legg til en bruker som mottaker er konfigurert til å slå opp brukeren
- Standardsignerer blir på plass siden en signatur er påkrevd
- 2 skrives inn i feltet Mottakerrekkefølge. Den interne signereren følger alltid den eksterne signereren
4. Legg til trinn - AdobeSign.Activities.AddRecipient
- Klikk Angi Egenskaper i trinnposten for å åpne aktivitetsegenskapene
- Sett inn verdien Avtale-ID i feltet Inndata for avtale-ID
- Oppgi det valgfrie fulle mottakernavnet hvis det finnes
- Legg til mottakerens e-postadresse
- Definer mottakerrollen – Er denne mottakeren en signerer, godkjenner eller kopi
- Definer mottakerrekkefølgen – Siden dette er den tredje mottakeren, skriv inn 3
- Konfigurer alle andre felt som trengs
- Klikk Lagre og lukk
Feltverdier for dette eksempelet:
- Denne mottakeren er kopien til vår interne NDA-arkive-postadresse
- I stedet for en persons navn settes en passende beskrivelse inn i feltet fullt mottakernavn i stedet
- Den fulle e-postadressen legges til
- Kopi-alternativet velges siden denne mottakeren bare samler vår signerte NDA-er for sikkerhetskopi av journalføring
- 3 skrives inn i feltet Mottakerrekkefølge. Mottakeren er teknisk sett ikke i signatursyklusen, men feltet er påkrevd
- Kopi-mottakere bør alltid listes etter mottakerne som deltar i signatur-/godkjenningsprosessen
5. Legg til trinn - Adobe Sign.Activities.SendAgreement
- Klikk Angi egenskaper i trinnposten for å åpne aktivitetsegenskapene
- Sett inn avtale-ID-verdien i inndatafeltet for avtale-ID
- Klikk Lagre og lukk
Når alle trinnene er konfigurert:
- Rull til toppen av siden og klikk kategorien Notater.
- Med kategorien Notater åpen klikker du i feltet der det står Skriv inn et notat
- Faneinnholdet endres igjen og viser en Legg ved fil-knapp
- Klikk Legg ved fil
Et nytt popup-vindu genereres med en Bla gjennom-knapp slik at du kan søke etter filen din og legge den ved.
- Klikk Bla gjennom…
- Finn filen din og åpne den
- Dette importerer filbanen til feltet filnavn og lukker Bla gjennom...vindu
- Klikk Legg ved-knappen
- Klikk Lukk-knappen
Filen er nå riktig lagt ved Prosessnotater
Med filen lagt ved Notater-delen av prosessen er det eneste som gjenstår å aktivere prosessen.
- Klikk på Aktiver-knappen øverst i vinduet
Når aktiveringsutfordringen dukker opp, klikk på Aktiver
Hvis det ikke er noen feil, oppdateres siden og viser Deaktiver-knappen øverst på siden (erstatter Aktiver-knappen)
Handlingen er fullført.
For å gjøre den tilgjengelig for brukere, må du koble den til en arbeidsflyt:
- Klikk på Lukk-knappen øverst til venstre i vinduet for å lukke PowerApp-siden
- Gå tilbake til Adobe Acrobat Sign Admin -siden og klikk Opprett ny arbeidsflyt igjen
- Opprett prosess-dialogvinduet åpnes
- Velg Arbeidsflyt fra Kategori-rullelisten
- Velg den samme hoved-Enheten fra Enhet-rullelisten som du valgte for prosessen
- Dette er enheten hvor avsenderne kan finne arbeidsflyten oppført
- Klikk på OK.
Siden Prosessinformasjon lastes inn.
Fordi dette eksempelet er for en NDA-kontrakt, vil vi aktivere den som et alternativ på forespørsel.
- Merk av i boksen ved siden av Som en prosess på forespørsel
- Klikk på Legg til trinn-knappen i prosessbyggeren
- Velg Utfør handling fra listen over alternativer
- I Handling-feltet velger du prosessen som nettopp ble opprettet
- Entitet-feltet fylles ut automatisk basert på den valgte prosessen
- Klikk Angi egenskaper i trinnposten for å åpne aktivitetsegenskapene
- Konfigurer Target-innstillingen
- Klikk Lagre og lukk
- Når alle trinnene er konfigurert, blar du til toppen av siden og klikker Aktiver
- Klikk Aktiver igjen når du blir spurt
Arbeidsflyten er fullført, og knyttet til den primære enheten (Kontakt i dette eksemplet).
Test arbeidsflyten:
- Naviger til en hvilken som helst kontakt
- Klikk Flere alternativer-listen på båndet (…)
- Klikk Kjør arbeidsflyt
En liste over arbeidsflyter knyttet til entiteten vises
- Merk av boksen ved siden av arbeidsflyten du vil utløse
- Klikk Legg til nederst på panelet for å starte arbeidsflyten
- Klikk OK når du blir spurt om du vil kjøre arbeidsflyten
Hybridruting for signaturflyter
En hybrid signaturflyt er en kombinasjon av en sekvensiell signaturprosess som har ett eller flere trinn hvor signaturprosessen blir parallell.
Mer enn noen annen type signaturflyt krever hybridruting en sterk forståelse av skjemaet, og rekkefølgen som signaturene forventes å bli brukt i.
Felttildeling (signer1, signer2, osv.) er basert på rekkefølgen som mottakerne er oppført i prosessen eller brukergrensesnittet.Innenfor et parallelt signaturtrinn har alle mottakerne samme Recipient Order-nummer, så den fysiske plasseringen i prosessen/brukergrensesnittet er din eneste indikasjon på hvilke skjemafelt mottakeren har tilgang til.
Øverste mottaker i prosessen/brukergrensesnittet er signer1.
Den andre oppførte mottakeren i prosessen/brukergrensesnittet er signer2, selv om signaturflyten er parallell og begge mottakerne indikerer en mottakerrekkefølge på 1.
Krav og begrensninger for hybrid routing
- Hybrid routing fungerer bare hvis det er aktivert i Adobe Acrobat Sign-kontoen
- Logg inn på Adobe Acrobat Sign som kontoadministrator
- Naviger til Konto > Sendingsinnstillinger > Signeringsrekkefølge > Tillat avsendere å spesifisere hybrid routing-rekkefølge
- Lagre innstillingen
- Avtalemaler kan ikke konfigureres til å bruke hybrid routing
- Hybrid routing er ikke støttet når Signaturtype er Skrevet
- Hybrid routing støtter ikke en prosess hvor Avsender signeringsrekkefølge er
- Jeg signerer først
- Jeg signerer sist
- Bare jeg signerer
- Inkludering av primær e-post fra mal, identifiserer mottakeren med en mottakerrekkefølge på 1. Hvis det er andre mottakere med en mottakerrekkefølge på 1, blir hybridregler brukt
- Hvis en prosess er definert hvor Rekkefølge angitt = Usann (som indikerer en parallell signaturflyt), men mottakerne har ikke alle samme mottakerrekkefølge-verdi (som indikerer en sekvensiell signaturflyt), gjelder hybrid routing-regler.
Vanlige årsaker til prosessfeil
Noen ganger vil en prosess som ikke viser noen feil i konfigurasjonen feile under kjøretid.
De vanlig identifiserte årsakene som kan oppstå er:
- Det er ingen fil knyttet til Notater-delen som du prøver å hente filen fra
- Identitetsverifisering-metoden, som definert i AddRecipient- eller CreateAgreement-aktiviteten, er ikke tillatt av innstillingene i Adobe Acrobat Sign-kontoen din
- Det er ingen kontakt på den primære enheten, og CreateAgreement-aktiviteten din har Legg til primær e-post for overordnet enhet som mottaker satt til Sant
Effektiviser arbeidet ditt med Acrobat Sign
Behandle og signer dokumenter på nettet raskt og enkelt.
