Oversikt
Mange avtaler (som skattedokumenter, matrikler, fullmakter, overføring av eiendeler, og så videre) krever at avtalen underskrives med et vitne til stede. Vitnet kan være nesten alle som er fysisk til stede for å observere signeringen.
Acrobat Sign har «roller» i konfigurasjonsprosessen som setter inn en «underskriver» med et tilknyttet «vitne» som underskriveren må navngi.
- Før underskriveren kan gjennomgå avtalen, må vedkommende oppgi vitnets navn og e-postadresse.
- Når underskriveren har fullført signeringen, mottar vitnet en e-post som ber om attestasjon på at vedkommende overvar signeringen. Vitnet blir bedt om å bekrefte navn og e-postadresse før hen kan åpne avtalen.
- Det kan legges til flere felt for å registrere all informasjon som kreves i henhold til samsvarskrav.
Tilgjengelighet:
Alternativet Signer med et vitne er bare tilgjengelig for Enterprise-lisensplaner.
Konfigurasjonsomfang:
Vitnerollen kan være aktivert på både konto- og gruppenivå.
Et «vitne» er noe annet enn en «notarius publicus».
Et «vitne» kan være enhver person som er:
- en del av offentligheten
- forstandig
- en uavhengig, ikke-partisk person som ikke tar del i avtalen
- fysisk til stede når underskriveren signerer avtalen
Vitner kan ikke få betalt for å bevitne signeringen.
En «notarius publicus» er en type vitne som er bestilt av et styrende organ (for eksempel myndighetene). Notarialbekreftelsen har en tendens til å være betydelig mer formell når det kommer til å dokumentere identiteten til underskriveren, og innebærer vanligvis et behandlingsgebyr.
E-notartjenester er også tilgjengelig gjennom Acrobat Sign.
Snakk med din juridiske avdeling for å finne ut om et vitne eller en notarius kreves i henhold til samsvarskravene.
Hvordan avsendere legger til et e-vitne i en avtale
Når rollen er aktivert, kan avsenderne finne Signer med et vitne i Rolle-valget på Skriv-siden.
Når underskriveren velger Signer med et vitne , legges det til en ekstra oppføring under mottakerens oppføring for å bekrefte at det kreves et vitne, og at underskriveren vil oppgi informasjonen som trengs om vitnet.
På grunn av vitneprosessen og hvordan vitnene registreres, er det kun mulig å bruke en sekvensiell signaturflyt.
Alternativet Signer med et vitne er for øyeblikket ikke tilgjengelig i den nye utformingen av Be om signatur.
Telefonbekreftelse er tilgjengelig i tilfeller hvor et engangspassord (OTP) kreves for vitnet (f.eks. HMLR-skjøter).
Telefonbekreftelse konfigureres av avsenderen ved oppretting av avtalen, men avsenderen blir ikke bedt om å oppgi vitnets telefonnummer. Underskriveren skal oppgi telefonnummeret til vitnet.
Vitnet må bruke en mobiltelefon til å bekrefte tilgangen, og får tilsendt en tekstmelding (anrop er ikke mulig).
Dersom det benyttes fasttelefon, vises en feilmelding som informerer vitnet om at et mobiltelefonnummer kreves.
Kontrollen for å sikre at telefonen er en mobilenhet, er under utvikling og forventes å være tilgjengelig i utgivelsen i mars 2024.
Tofaktors OTP-bekreftelse av vitner er en valgfri funksjon i avsendergrensesnittet, men kan være nødvendig for bedriftsbruk. Sjekk med ditt juridiske team for å finne ut av deres samsvarskrav og plikter.
Private meldinger kan også skrives til vitnet:
Utforme egendefinerte arbeidsflyter for sending
For brukere som utformer tilpassede arbeidsflyter, finnes alternativet Underskriver med vitne når man velger en ny mottaker i mottakeroversikten.
Hvis alternativet Underskriver med vitne velges, blir både underskriveren (mottaker) og vitnet (vitnemottaker) underskriverobjekter.
Konfigurasjon av vitner i Workflow Designer forventes å være på plass for utgivelsen i mars 2024. Den nåværende Insider Access-versjonen støtter ikke denne funksjonaliteten.
Sørg for at de nødvendige feltene er plassert på avtalen for vitnet
Felt må skrives inn i dokumentet der vitnets signatur kreves. Hvis signaturfeltet for vitnet ikke legges til, plasseres det automatisk på slutten av dokumentet.
Noen tilfeller kan kreve tilleggsinformasjon fra vitner for å sikre at avtalen er gyldig. Snakk med ditt juridiske team for å finne ut hvilken informasjon som kreves. Legg til feltene for denne informasjonen, tildel dem til vitnet og merk feltene som obligatoriske.
Begrenset dokumentsynlighet gjelder for vitner, slik som for alle andre deltakere. Vitnene kan bare se filene som inneholder felt for dem.
Redigering i programmet: Tildele felt til vitnet
Miljøet i programmet identifiserer vitnene i prosessen og angir fargekodede identifikatorer for dem i listen over mottakere.
Tekstkoder
Vitner er angitt som mottakere i indekseringen av deltakerne. Hvis du har to mottakere som trenger hvert sitt vitne, gjør du følgende:
- Den første underskriveren er _es:signer1
- Vitnet knyttet til den første underskriveren er _es:signer2
- Den andre underskriveren er _es:signer3
- Vitnet som er knyttet til den andre underskriveren, er _es:signer4
Tilordningen av tekstkodeidentifikatorer samsvarer med signaturflyten i avtalen. Indekseringen på opprettingssiden tar imidlertid ikke hensyn til vitnene i grensesnittet. (Vitner vises som en tilleggsregistrering av mottakeren.)
Ta deg tid til å designe og teste skjemaene nøye for å sikre at signeringsprosessen behandles riktig og at deltakerne får tilgang til de riktige feltene.
Den mottakende underskriverens opplevelse
Underskriverne får først et e-postvarsel om at en avtale er sendt til dem, og at avtalen krever et vitne.
Etter at du har valgt Gjennomgå og signer og godtatt vilkårene for bruk, må underskriveren oppgi informasjonen om vitnet. Tilgang til avtalen gis ikke før all informasjonen om vitnet er oppgitt.
Informasjon som kreves om vitnet:
- Fullt navn
- E-postadresse
- Valgfritt: Mobilnummer (hvis tofaktorbekreftelse for vitnet er konfigurert)
- Fasttelefonnummer vil utløse en feilmelding.
Hvis signeringen avsluttes før prosessen er fullført og signaturen må startes på nytt, går vitneinformasjonen tapt og må skrives inn på nytt.
Merk at man ikke kan lime inn tekst i feltet Bekreft e-post. E-postadressen må skrives inn manuelt.
Vitnets opplevelse
Når underskriveren har signert, sendes det en e-post til vitnet.
Vitnet mottar en e-post med en forespørsel om å bekrefte avtalen og informasjon om underskriveren.
Når vitnet trykker på Gjennomgå og signer og godtar vilkårene for bruk, blir det bedt om å bekrefte informasjonen før det får tilgang til avtalen.
Når tilgangen til avtalen er gitt, kan vitnet fylle ut alle nødvendige felter og skrive under.
Under signeringen kan ikke vitnet endre navnet som ble angitt av underskriveren.
Vitnet får ikke mulighet til å laste ned avtalen, og kan heller ikke få tilgang til den etter at vitneprosessen er fullført. Det sendes ikke som e-postvedlegg. Dersom vitnet har en Acrobat Sign-konto, vil ikke avtalen vises på Behandle-siden.
Vitnefeltene må skrives inn i dokumentet der signaturen kreves. Hvis signaturfeltet for vitnet ikke legges til, plasseres det automatisk på slutten av dokumentet.
Hvis yrket og adressen til vitnet ikke skrives inn under vitnebekreftelsen, må du legge dem til som obligatoriske felt og tildele dem til vitnet. Dersom dette ikke gjøres, kan det føre til brudd på avtalebestemmelsene.
Begrenset dokumentsynlighet gjelder for vitner som for alle andre deltakere. Vitnene kan bare se filene som inneholder felt for dem.
Redigering i programmet: Tildele felt til vitnet
Miljøet i programmet identifiserer vitnene i prosessen og angir fargekodede identifikatorer for dem i listen over mottakere.
Tekstkoder
Vitner er angitt som mottakere i indekseringen av deltakerne. Hvis du har to mottakere som trenger hvert sitt vitne, gjør du følgende:
- Den første underskriveren er _es:signer1
- Vitnet knyttet til den første underskriveren er _es:signer2
- Den andre underskriveren er _es:signer3
- Vitnet som er knyttet til den andre underskriveren, er _es:signer4
Tilordningen av tekstkodeidentifikatorer samsvarer med signaturflyten i avtalen. Indekseringen på opprettingssiden tar imidlertid ikke hensyn til vitnene i grensesnittet. (Vitner vises som en underordnet post knyttet til mottakeren.)
Ta deg tid til å designe og teste skjemaene nøye for å sikre at signeringsprosessen behandles riktig og at deltakerne får tilgang til de riktige feltene.
Når kontrollen er aktivert, vises Signer med et vitne i listen over roller som er tilgjengelige for avsenderen på Skriv-siden og i den tilpassede arbeidsflytutformingen:
Status på Behandle-siden
En avtale på Behandle-siden står med status Ute hos vitne når signaturprosessen venter på at et vitne skal attestere avtalen.
Vær oppmerksom på at mottakerne som ikke er vitner, vil vises med statusen som stemmer overens med deres rolle («Ute til signering», «Ute til godkjenning» og så videre).
Alternativet Aktivitetsliste viser de samme hendelsene i revisjonsrapporten på en kortfattet måte. Vitneaktivitetene vises tydelig, men underskriverens hendelse inkluderer ikke krav om vitne.
Effektiviser arbeidet ditt med Acrobat Sign
Behandle og signer dokumenter på nettet raskt og enkelt.
