Oversikt
Et signerbart webskjema kan opprettes for å bygges inn på nettstedet ditt (eller sendes som en nettkobling), slik at flere personer enkelt kan få tilgang til skjemaet eller dokumentet og opprette en avtale.
Et webskjema kan konfigureres til å ha en eller flere deltakere, flere medunderskrivere samt flere kopimottakere. Signaturflyten for et webskjema er:
- En avtale opprettes når den første deltakeren fullfører og bekrefter sin signatur/handling.
- Hvis webskjemaet tillater flere deltakere, vil alle deltakere fullføre sin handling på avtalen i den rekkefølgen de er oppført.
- Etter at deltakerne har fullført sine handlinger, blir medunderskriverne varslet i den rekkefølgen de er oppført.
- Når avtalen er fullført, blir alle parter (inkludert kopimottakere) varslet om den fullførte avtalen.
Slik aktiverer/deaktiverer du brukertilgang til webskjemaer
Business- og Enterprise-tjenestenivåer kan velge å konfigurere webskjematilgang og alternativer for underskrivere.
Webskjematilgang og alternativer for underskrivere kan aktiveres eller deaktiveres på konto- eller gruppenivå ved å gå til Konto > Kontoinnstillinger > Globale innstillinger > Webskjemaer.
Konfigurasjonsalternativer
Webskjemaer er underlagt flere generelle innstillinger som dekker alle avtaler i en bestemt gruppe. Den praktiske bruken av et webskjema er imidlertid ofte forskjellig fra en avtale som sendes direkte til en kjent mottaker, og de relaterte innstillingene angående godkjennings- og e-postalternativer kan være i konflikt.
Kunder som har aktivert Brukere i flere grupper, kan finne det nyttig å opprette en ny gruppe med tilpassede innstillinger for nettskjema-opplevelsen (f.eks. interne nettskjemaer som krever mindre streng godkjenning).
Når det gjelder kontroller som direkte påvirker nettskjemaer, finnes det flere konfigurasjonsalternativer:
Hvis du merker av for dette alternativet, vises alternativet Publiser et webskjema på Startsiden, slik at brukerne kan opprette skjemaer etter behov.
Når aktivert kan e-postadresser legges til som Kopi til-parter i webskjemaet. Ellers fjernes alternativet for å legge til Kopi til-parter fra opprettelsesprosessen.
Når aktivert vises en kobling for PDF-nedlasting i Alternativer-nettskjemaet, som lar mottakeren laste ned et tomt nettskjema som en PDF.
Nettskjemaer krever at hver deltaker oppgir e-postadressen sin, slik at signaturhandlingen uttrykkelig kan tilskrives og valideres.
Krev en e-postadresse i signaturblokkinnstillingen angir når e-posten samles inn, i feltene i selve nettskjemaet eller i et overlegg etter signeringsprosessen.
Når aktivert kreves et felt for e-postadresse for hver underskriver innenfor grensene for dokumentet. Dette feltet kan være et individuelt plassert felt for e-post eller det innebygde e-postfeltet som er inkludert når en signaturblokk er plassert.
Systemet plasserer automatisk et felt for signaturblokk nederst på den siste siden for hver mottaker som ikke har et felgt for e-post i dokumentet.
Når innstillingen er deaktivert, krever ikke nettskjemaet at det finnes et e-postfelt innenfor grensene for skjemaet. Når signaturen er forpliktet, blir mottakeren bedt om å oppgi en e-postadresse via et overleggsgrensesnitt.
I alle tilfeller må det innhentes en e-postadresse for hver deltaker.
Når Krev at underskriver bekrefter e-postadressen sin er aktivert, må mottakeren bekrefte signaturen sin før deltakerens signatur er fullført.
Deltakeren informeres om kravet om å bekrefte signaturen via e-postlenke:
Revisjonsrapporten indikerer tydelig at e-postmeldingen ble bekreftet:
Når Krev at underskriver bekrefter e-postadressen sin er deaktivert, trenger ikke deltakeren å bekrefte e-postadressen sin for å fullføre signaturprosessen. Avtalen forutsetter en fullført status eller går videre til neste deltaker.
Revisjonsrapporten for ubekreftede e-postadresser indikerer at verifisering ble frafalt:
Ikke bekreftede signaturer kan benektes.
Hvis du deaktiverer e-postbekreftelsen for deltakeren og du trenger en juridisk bindende signatur, må du sørge for at du bruker en form for autentisering som identifiserer en unik person (f.eks.: KBA).
Hvis ekstra deltakere er inkludert av den første mottakeren, må en e-postbekreftelse fullføres før den andre mottakeren blir varslet (uavhengig av denne innstillingen).
Når Tillat flere deltakere er aktivert, viser nettskjemagrensesnittet en kobling for å legge til deltakere som setter inn en ekstra deltakerpost per klikk (opptil maksimalt 25 deltakere).
Når Tillat flere deltakere er deaktivert, tillater ikke grensesnittet å legge til flere deltakere og nettskjemaer tillater bare én ekstern underskriver.
Vanlige spørsmål og kjente problemer
Bare når webskjemaet er i en Utkast-status.
Når et webskjema er opprettet, kan ikke navnet på webskjemaet endres.
Den som opprettet webskjemaet mottar alltid den fullførte avtalen (hvis det ikke er andre aktive innstillinger som undertrykker varslingen).
Hvis en annen part skal varsles når webskjemaavtalen er signert, kan Kopi til-feltet brukes til å sørge for at den parten inkluderes automatisk.
Etter at webskjemaet er publisert, kan kontraunderskrivere bare redigeres på Behandle-siden.
Bare e-postadressen kan redigeres. Antall kontraunderskrivere kan ikke endres.
Hvis skaperen av webskjemaet har blitt lagt til i webskjemaets kontraunderskrivere, kan brukeren ikke redigeres
Ja.
Når et webskjema opprettes, kan du redigere kopimottakerne på Behandle-siden.
Ja.
Maler i Acrobat Sign-biblioteket kan brukes som base for et webskjema ved å legge dem til via koblingen Legg til filer.
Digitale signaturfelt støttes ikke for øyeblikket i webskjemaer.
Forsøk på å lagre et webskjema med en digital signatur vil utløse en feilmelding som identifiserer felttyper som ikke støttes.
Ja.
Instruksjoner for deaktivering av e-postbekreftelsesprosessen finnes i Konfigurasjon-delen.
Deaktivering av e-postbekreftelse fjerner ikke kravet om at underskriveren skal oppgi en e-postadresse.
Hvis du deaktiverer signaturens e-postgodkjenning, og du trenger en juridisk bindende signatur, må du påse at du bruker en eller annen form for godkjenning som identifiserer en unik person (f.eks: KBA, passord).
Ja.
URL-adressen til et webskjema er som en hvilken som helst URL-adresse.
Å legge til URL-adressen til et webskjema som en hyperkobling vil ikke logisk koble en avtale som er generert av webskjemaet, til kildeavtalen.
Data som samles inn på et webskjema oppbevares i transaksjons-ID-en til avtalen. Dataene fylles ikke ut noe annet sted i Acrobat Sign-systemet, og hvis avtalen slettes fullstendig, slettes dataene også.
Rapportering på webskjemaene trekker innholdet fra avtalen(e) for å fylle ut rapporten, men lagrer ikke dataene på noen nye steder.
Aktivitetsdelen av den overordnede webskjemamalen registrerer de store hendelsene som opprettelse, aktiver/deaktiver og erstatt deltakere
Effektiviser arbeidet ditt med Acrobat Sign
Behandle og signer dokumenter på nettet raskt og enkelt.
