Historikk- og revisjonsrapport-funksjonene i Adobe Acrobat Sign er tilgjengelig for alle brukere av systemet. Hver avtale som er knyttet til en bruker, har en historikk og en relatert revisjonsrapport.
Oversikt
Hver avtale i Acrobat Sign passerer gjennom en rekke “milepæler” som definerer fremdriften i transaksjonen.
Disse milepælene kan inkludere hendelser som
- oppretting av dokument
- endringer til den sendte transaksjonen
- e-postmeldinger som er sendt til mottakere
- e-postmeldinger som er vist av mottakere
- delegering av mottakerautoritet
- signaturer/godkjenninger som er påført avtaler
- fullført/avvist/kansellert-status.
Milepæler registreres i to formater med lignende innhold, men med litt forskjellige mål:
Aktivitet -listen er en kort oversikt over hvor transaksjonen er i den komplette prosessen, og vises i Acrobat Sign-applikasjonen.
- Aktivitetslisten inneholder minimalt med informasjon, og viser bare hendelsen, brukeren/mottakeren (identifisert av e-postadresse) som registrerte hendelsen, og tidsstempelet på hendelsen (justert etter lesernes tidssone i samsvar med lokale systeminnstillinger).
- Hver hendelse som endrer dokumentet (dvs. endring, handling gjort av mottaker), inneholder en kobling som viser dokumentet umiddelbart etter den hendelsen.
- Omfanget av Aktivitet-listen omfatter hele transaksjonen. Derfor kan du se informasjon som ikke er inkludert i revisjonsrapporten (som er mer begrenset til dokumentinteraksjon).
- Når transaksjonen fremdeles er under arbeid, vil den nederste delen av aktivitetslisten vise en liste over antatte mottakere som gjenstår i avtalearbeidsflyten.
- Oppbevarings- og eVaulting-hendelser som skjer etter at dokumentet er fullført.
- Aktivitetslisten er et element i avtalen, og den ødelegges av eksplisitte handlinger som fjerner avtaler (for eksempel GDPR). Hvis avtalen av en eller annen grunn slettes fra brukerkontoen, går Historikk-innholdet tapt med den elementvisningen og kan ikke gjenopprettes.
Revisjonsrapporter inneholder de samme avtalemilepælene som historikkpanelet, men inkluderer transaksjons-ID-en for det autoritative dokumentet på Acrobat Sign-serveren.
Administratorer kan eventuelt aktivere innsamling av IP-adresser ved behov.
Revisjonsrapporter er ment å være autorative dokumenter som viser hvordan et dokument har blitt manipulert fra det øyeblikket det ble opprettet og til det ble helt løst. De kan lagres som PDF-filer og skrives ut for interne prosesser etter behov.
- En viktig forskjell å merke seg er at revisjonsrapporten viser alle hendelser i GMT-tidssonen som standard. Dette gjør det mindre forvirrende for revisorer som gjennomgår transaksjoner fra brukere over flere tidssoner.
- Aktivitetslisten genereres dynamisk for leseren, og gjenspeiler alle hendelser i tidssonen til leserens lokale system.
- Tidsstempelet til det synlige signaturfeltet innebygd i avtalen, gjenspeiler tidssonen til underskriverens lokale system på tidspunktet signaturen blir lagt inn. Tidssonekoden gis for å gi sammenheng ved visning av PDF-en.
- Formatet på datostempelet er satt til ÅÅÅÅ-MM-DD.
- Revisjonsrapporter lagres uavhengig av avtaleobjektene som vises på Behandle-fanen i webprogrammet. Sletting av et objekt fra Behandle-siden vil ikke slette revisjonsrapporten.
- Hvis du kjenner transaksjons-IDen til en avtale, kan du få tilgang til revisjonsrapporten for den transaksjonen fra nettstedet: https://secure.echosign.com/verify (sikkerhetsinnstillinger tillater det)
Revisjonsrapporten har to faser:
- “Interim”-rapporten – mens en transaksjon pågår, genereres revisjonsrapporten fra hendelsene som logges mot avtalen på tidspunktet forespørselen gjøres. Per definisjon er denne rapporten ufullstendig og kan endres når neste mottaker bekrefter en logget hendelse.
Interimrapporter er tydelig merket øverst i rapporten for å sikre at de ikke kan feiltolkes som endelige dokumenter hvis de lagres eller skrives ut.
- Den endelige rapporten – Når avtalen når en avsluttet tilstand (Signert, Kansellert, Avvist eller Utløpt), blir den endelige revisjonsrapporten generert og lagret. Inge flere hendelser som skjer i forhold til transaksjonen (f.eks. oppbevaring), kan legges til i rapporten. Dette oppretter en full rapport over hendelsene som foregikk for å få dokumentet signert, og ikke noe annet.
Hvordan den brukes
Aktivitetslisten vises på Behandle -siden ved å klikke på Aktivitet -koblingen nederst blant alternativene til høyre:
Revisjonsrapporten er tilgjengelig gjennom Behandle-fanen.
Velg avtalen og klikk på Last ned revisjonsrapport.
Hvordan aktivere eller deaktivere
Historikk-panelet og revisjonsrapporter er som standard aktivert for alle brukere og kan ikke deaktiveres.
Konfigurasjonsalternativer
Revisjonsrapporter har tre grensesnittkontroller som styrer tilgang til rapporten, og én API-innstilling:
- Legg ved revisjonsrapporten i Signert og arkivert-e-postmeldingen.
- Legg ved revisjonsrapport i dokumenter når de lastes ned fra Behandle-siden.
- Tillat tilgang til revisjonsrapporten via transaksjonsbekreftelsessiden.
- Legg ved revisjonsrapport via API når getLatestDocument kalles opp.
Legg ved revisjonsrapporten i Signert og arkivert e-post
Kontrollen finnes på siden Globale innstillinger (Gruppeinnstillinger for justeringer på gruppenivå)
Dette alternativet er satt til Alle som standard, og det kan konfigureres på konto- eller gruppenivå.
Spørsmålet som bør stilles, er “Hvem skal få revisjonsrapporten med Signert og arkivert-e-postmeldingen?”
Følgende alternativer finnes:
- Aldri – Ingen får revisjonsrapporten.
- Kun for avsender – bare avsenderen av avtalen vil få revisjonsrapporten vedlagt.
- Alle (standard) – alle deltakere vil få revisjonsrapporten.
Når revisjonsrapporten inkluderes, settes den sammen med avtalen i én vedlagt PDF-fil.
Legg ved revisjonsrapport i dokumenter når de lastes ned fra Behandle-siden
Dette alternativet er deaktivert som standard, og det kan aktiveres/deaktiveres på konto- eller gruppenivå.
Kontrollen finnes på siden Globale innstillinger (Gruppeinnstillinger for justeringer på gruppenivå).
Når alternativet er aktivert, vil alle dokumenter som lastes ned av brukeren fra hans eller hennes Behandle-side, inkludere revisjonsrapporten som en del av PDF-filen med avtalen.
Tillat tilgang til revisjonsrapporten via transaksjonsbekreftelsessiden
Dette alternativet er deaktivert som standard, og det kan aktiveres/deaktiveres på konto- eller gruppenivå.
Kontrollen finnes på siden Globale innstillinger (Gruppeinnstillinger for justeringer på gruppenivå).
Når dette alternativet er aktivert, er revisjonsrapporten tilgjengelig på bekreftelse ssiden av alle som har avtalens transaksjons-ID.
Legg ved revisjonsrapport via API når getLatestDocument kalles opp
Det er mulig å få revisjonsrapporten lagt ved automatisk i alle dokumenter som hentes med getLatestDocument-kallet.
Dette alternativet er Usann som standard.
Innstillingen må aktiveres av din kundeansvarlige, og den gjelder for alle forekomster av oppkallet.
Dokumenter som fremdeles er under behandling, vil få en Interim-rapport.
Effektiviser arbeidet ditt med Acrobat Sign
Behandle og signer dokumenter på nettet raskt og enkelt.
