Vis, filtrer og kontroller hvordan oppbevaringsregler brukes og vedlikeholdes over tid.
Oppbevaringsregler definerer når avtaler og tilknyttede data slettes. Administrering av disse reglene sikrer at aktive retningslinjer brukes riktig og at tidligere brukte regler fortsetter å styre avtaler som forventet.
Før du begynner
- Du må være administrator på konto- eller gruppenivå for å administrere oppbevaringsregler.
Konfigurasjon
Tilgjengelighet
- Acrobat Sign Solutions: Støttes.
- Acrobat Sign for Government: Støttes.
- Acrobat Standard og Acrobat Pro: Støttes ikke.
Konfigurasjonsomfang
Oppbevaringsregler kan administreres på konto- og gruppenivå.
Innstillinger på gruppenivå overstyrer innstillinger på kontonivå.
Slik får du tilgang til denne innstillingen
Kontonivå:
- Naviger til Kontoinnstillinger > Datastyring.
Gruppenivå:
- Naviger til Admin > Grupper.
- Velg en gruppe.
- Velg Gruppeinnstillinger > Datastyring.
Hvordan oppbevaringsregler fungerer
Oppbevaringsregler følger en definert livssyklus:
- Bare én oppbevaringsregel er aktiv om gangen for nylig avsluttede avtaler.Når en ny regel opprettes, blir den aktiv regel og gjelder for alle avtaler som registreres i en avsluttet tilstand fremover.Tidligere aktive regler fortsetter å gjelde for avtaler som allerede var tilordnet dem og trenger ikke å deaktiveres.
- Hver avtale tilordnes en oppbevaringsregel når den registreres i en avsluttet tilstand.
- Avtaler beholder sin tilordnede regel selv om nyere regler opprettes senere.
- Deaktivering av en regel forhindrer sletting for alle avtaler som ennå ikke er slettet under den regelen.
Regelstatuser
Oppbevaringsregler kan ha en av følgende statuser:
- Aktivert – Regelen brukes for øyeblikket på nylig avsluttede avtaler eller styrer fortsatt avtaler som er planlagt for sletting.
- Deaktivert – Regelen brukes ikke lenger. Avtaler knyttet til regelen slettes ikke.
- Utløpt – Alle avtaler som tidligere ble styrt av regelen, er allerede slettet.
- Eldre – Representerer oppbevaringspolicyer konfigurert gjennom tidligere systeminnstillinger.Avtaler som allerede er tilordnet eldre regler, fortsetter å følge disse slettingsplanene.
Filtrer oppbevaringsregler
Bruk filterkontrollene til å vise regler etter status:
- Alle regler (standard).
- Aktiverte regler.
- Deaktiverte regler.
- Utløpte regler.
Du kan konfigurere antall poster som vises per side, inkludert alternativer som 15, 30 eller 50 regler.
Deaktiver en oppbevaringsregel
Deaktivering av en regel stopper sletting for alle avtaler knyttet til den regelen.
- Velg regelen du vil deaktivere.
- Velg Deaktiver.
Deaktivering av en regel kan ikke reverseres.
Avtaler knyttet til en deaktivert regel har ikke lenger en slettehandling anvendt og må fjernes ved hjelp av andre metoder, som GDPR-Verktøy.
Vis regler på gruppenivå fra kontonivået
Du kan få tilgang til oppbevaringsregler på gruppenivå fra grensesnittet på kontonivå:
- Naviger til Kontoinnstillinger > Datastyring.
- Velg fanen Grupper med oppbevaringsregler.
- velg en gruppe.
- Velg Vis oppbevaringsregler for gruppe.
Ting du bør vite
- Bare én oppbevaringsregel er aktiv om gangen for nylig avsluttede avtaler.
- Oppbevaringsregler kan ikke endres etter at de er opprettet. Nye regler må opprettes for å endre oppbevaringsatferd fremover.
- Tidligere anvendte regler fortsetter å styre avtaler som allerede var tildelt dem.
- Oppbevaringsregler kan ikke redigeres etter at de er anvendt på en avtale.
- Behandling av sluttilstand kan bli forsinket med opptil 12 timer i perioder med høy belastning, noe som forsinker når oppbevaring begynner.
- Deaktiverte regler kan ikke aktiveres på nytt.
- Oppbevaringsregler knyttet til slettede grupper forblir tilgjengelige for å bevare revisjonshistorikk. Gruppeinnstillinger kan fortsatt gjennomgås og administreres gjennom grensesnittet på kontonivå.
