Brukerveiledning Avbryt

Overholde GDPR-kravene

 

Veiledning for Adobe Acrobat Sign

Nyheter

Kom i gang

Administrer

Sende, signere og behandle avtaler

Avanserte avtalefunksjoner og arbeidsflyter

Integrere med andre produkter

Acrobat Sign-utvikler

Kundestøtte og feilsøking

Merk:

Basert på GDPR-kravet om å innhente brukertillatelse før data lagres på brukerenheten, kan noen brukere oppleve en eller flere forespørsler om å aktivere informasjonskapsler:

  • Brukere som har tilgang til Adobe Acrobat Sign fra landene som håndhever GDPR, må aktivere kjernetjeneste -informasjonskapsler
    • Informasjonskapsler for ytelse og personlig reklame kan aktiveres eller deaktiveres ved å klikke på Tilpass -knappen
    • Informasjonskapsler kan behandles når som helst ved å klikke på lenken Informasjonskapselytelse nederst til høyre på alle Acrobat Sign-nettsider:

  • Kontoer som migrerer til domenet adobesign.com (fra echosign.com), må konfigurere informasjonskapslene sine to ganger, da hvert domene må plassere unike informasjonskapsler
Forsiktig!

FRASKRIVELSE: Denne veiledningen er ment å være retningsgivende og er IKKE juridisk råd. Søk råd fra merkets juridiske rådgivere når det gjelder overholdelse av kravene i områdene der du driver virksomhet.

Hva er GDPR?

Personvernforordningen (GDPR) er EUs nye personvernlov som harmoniserer og moderniserer databeskyttelseskravene. Selv om det er mange nye eller utvidede krav, er de viktigste underliggende prinsippene de samme. De nye reglene har en bred definisjon av personlige data og stor rekkevidde, og gjelder for alle selskaper som samler inn personlig informasjon fra enkeltpersoner i EU. Deler av forskriftene krever at enkeltpersoner har rett til å forstå hvilke personlige data som er innhentet, og til å få de dataene slettet på forespørsel, når det er riktig.

I denne artikkelen henviser termen «bruker» til et medlem av et selskap som sender avtaler til signering. Termen «underskriver» henviser til en enkeltperson som mottar og enten signerer eller avviser avtalen. En personvernadministrator er en Acrobat Sign-kontoadministrator med unike kontroller for å fjerne personlig informasjon fra tjenesten, på forespørsel fra en avsender eller underskriver.

Brukerentydighet erklæres i e-postadressen som brukes til å identifisere enkeltpersonen. En person med flere e-postadresser, kan ha flere diskrete bruker-ID-er i systemet. Alle GDPR-kontroller i Acrobat Sign bruker e-postadresser til å finne og behandle personlig informasjon. Det er ingen kobling mellom de unike e-postadressene, og en administrator vil bare finne data om e-postadressen som oppgis.

Funksjoner som støtter GDPR

Acrobat Sign har funksjoner som hjelper kunder med å overholde GDPR. Hvis du vil vite mer om hvordan Adobe beskytter personvernet, kan du gå til www.adobe.com/no/privacy.

Under GDPR har enkeltpersoner utvidede rettigheter til å be om tilgang til, korrigering og sletting av deres personlige informasjon.

  • Tilgang – mesteparten av den personlige informasjonen om en bruker eller underskriver kan nås direkte av den personen gjennom Acrobat Sign-brukergrensesnittet.  En liten mengde aktivitetsinformasjon er for øyeblikket ikke tilgjengelig direkte.  En individuell kontoinnehaver må kontakte Adobes personvernkontor på Adobe.com/privacy for å be om tilgang til denne informasjonen. Et eksempel på rapporten er tatt med senere i denne artikkelen.
  • Korrigering – All personlig informasjon som er innhentet om brukere eller underskrivere, er tilgjengelig gjennom brukergrensesnittet.  Hvis det er nødvendig med endringer, kan brukeren eller underskriveren endre dem direkte uten å kontakte Adobe eller administratoren.
  • Sletting – Forskjellige handlinger er tilgjengelige, avhengig av rollen i signeringsprosessen. En bruker som sender avtaler, må sende forespørselen til selskapet vedkommende er ansatt i.  Adobe kan ikke delta i denne interaksjonen og styrer ikke dataene arbeidsgiveren har innhentet under virksomheten.  Signeringsprosessen innhenter en minimumsinformasjon om en underskriver under prosessen.  Dette inkluderer navn, e-postadresse, IP-adresse samt eventuelt telefonnummer og kode for engangspassord. Denne informasjonen lagres med avtalen med underskriverens signatur, og styres av selskapet som sendte avtalen. Hvis en underskriver trenger informasjon om den personlige informasjonen som er samlet inn sammen med den avtalen, må vedkommende kontakte avsenderen av avtalen.  Som en databehandler kan ikke Adobe gi noe informasjon til underskriveren om avtalen eller selskapet som sendte dem avtalen. Siden den eneste informasjonen som lagres om underskriveren er i avtalen, vil sletting av en avtale slette underskriverens personlige informasjon. Hvis avsendere godtar å slette underskriverens informasjon, bruker de personvernmenyen til å finne og slette avtaler der underskriveren var en deltaker.

Når det gjelder Acrobat Sign-verktøysettet, finnes det tre funksjoner:

  • Logger på brukernivå – en logg over de ulike hendelsene (som inkluderer personlig informasjon) som er utløst i Acrobat Sign-miljøet
  • Avtalesletting Personvernadministratorer har myndighet til å vise og slette alle avtaler som er opprettet av en bruker innenfor deres konto.
  • Brukersletting – Personvernadministratorer kan slette en bruker innenfor deres konto.

 

Personvernadministratorer kan administrere brukerens informasjon og avtaler ved å logge på Admin Console og redigere brukerens profil.

Logger på brukernivå

Alle brukere kan forespørre Adobes personvernsenter om å få en logg over deres aktiviteter i Acrobat Sign-systemet som inkluderer deres private informasjon.

Den informasjonen returneres i form av en CSV som inneholder følgende:

  • Datoen for hendelsen
  • Hendelsestypen
  • IP-adressen som hendelsen ble utløst fra

Sletteavtale

Gjelder kun for avtaler som er sendt av brukere som personvernadministratoren har myndighet over.

Når en underskriver ber om å få informasjonen sin fjernet fra Acrobat Sign-systemet, kan kontoens personvernadministrator søke opp brukerens e-postadresse og returnere alle avtaler som den e-postadressen har deltatt i og som ble opprettet innenfor administratorens organisasjon.

Hvis personvernadministratoren fastslår at avtalen ikke lenger trengs, kan han slette den, fullstendig og irreversibelt, fra tjenesten.

Mottakere som kontakter Acrobat Sign, vil bli bedt om å se gjennom sine Behandle-faner og kontakte selskapet som opprinnelig opprettet transaksjonen, for å få slettet avtalen.

Acrobat Sign, som en databehandler for kunden, vil aldri slette en avtale etter anmodning fra en mottaker.

Personvernvinduet med avtaler som vises og Last ned avtale-lenken uthevet

Sletting av bruker

Gjelder kun for brukere som personvernadministratoren har myndighet over

Når en ansatt ber om å få slettet informasjonen sin fra systemene dine, vil dette verktøyet slette all informasjonen om den brukeren fra Acrobat Sign-serverne. 

Brukere må sende denne forespørselen direkte til kontoens personvernadministrator. Det er bare personvernadministratorer som har myndighet til å slette brukere.

Acrobat Signs kundestøtte kan ikke slette brukere fra en konto, og vil, hvis de blir bedt om å gjøre det, henvise brukeren til kontoadministratoren.

Brukere-fanen med alternativer for inaktive brukere vist og Slett brukerinformasjon-lenken uthevet

Merk:

Individuelle kontoer og gratiskontoer

Brukere som eksisterer som den eneste personen i en konto, eller som bare har en gratiskonto, kan ikke slette seg selv. I slike tilfeller må brukeren kontakte Adobes personvernsenter.

Brukeren må oppgi e-postadressen sin og en eksplisitt instruksjon om å slette brukeren som er knyttet til e-postadressen, fra Acrobat Sign-systemene. Adobes personvernsenter vil så gjøre det som er nødvendig for å slette brukeren.

Hvordan brukere kan be om å få datene sine slettet fra Acrobat Sign

Å få personlig informasjon slettet fra Acrobat Sign-systemet krever at aktivaene til brukeren løses riktig.Denne prosessen varierer, avhengig av hvilken type bruker/konto som er involvert, og kan grupperes i tre kategorier:

Adobes personvernsenter

En forespørsel om en handling som ikke støttes av verktøyene i brukergrensesnittet, eller spørsmål om GDPR-samsvar, må sendes til Adobes personvernsenter.

Kundestøtteagenter og kundeansvarlige har ikke tilgang til verktøyene som sletter innhold fra serverne.

Få hjelp raskere og enklere

Ny bruker?