Administratorer kan konfigurere sin konto eller gruppe slik at det er mulig å sende avtale-e-poster uten aktive koblinger til mottakerne. I stedet får mottakeren instruksjoner skrevet i tekst med en nettadresse og tilgangskode linket til den interagerbare avtalen. E-postmalene for Gjennomgå og signer og Påminnelser oppdateres når funksjonen er aktivert.

Denne konfigurasjonen kan være ønskelig når det finnes regler som krever at aktive koblinger ikke inkluderes når det gis tilgang til materialer som skal signeres.

Inntasting av koden erstatter bare handlingen med å velge linken i den vanlige e-postmalen. Når koden er bekreftet, må mottakeren godta vilkårene og fullføre alle konfigurerte godkjenningsmetoder og handlinger på samme måte som i den vanlige prosessen.

Koblingsløse varsler er tilgjengelig i både den nye og gamle versjonen av Be om signatur-verktøyet.

Tilgjengelighet:

Koblingsløse varsler er tilgjengelig for Business- og Enterprise-lisensplaner.

Konfigurasjonsomfang:

Varslingsfunksjonen kan være aktivert på både konto- og gruppenivå.

Kontrollene for denne funksjonen kan vurderes ved å gå til E-postinnstillinger > Aktiver koblingsløse varsler

Slik brukes det

Når innstillingen er aktivert, har det ingen innvirkning på avsenderne. De sender med de samme prosessene og arbeidsflytene som tidligere. Alle endringene skjer i e-postmalen som sendes til mottakeren.

Mottakerne får tilgang til avtalen ved å følge instruksjonene i e-posten.

En e-post for å gjennomgå og signere en avtale mottas.

Denne e-posten består av tre essensielle elementer:

A. Nettadressen til siden hvor tilgangskoden skal skrives inn
B. E-postadressen til mottakeren
C. Tilgangskoden

Merk:

Påminnelser på e-post sendes i et lignende format, og inneholder tre elementer som gir tilgang til avtalen i tekstform.
Kopier og lim inn nettadressen i en ny fane for å åpne siden Få tilgang til dokumentet,
Skriv inn (kopier og lim inn) mottakerens e-postadresse og tilgangskode.

Velg Send.
Siden oppdateres og viser en Gjennomgå og signer-knapp og eventuelt en Deleger-knapp (hvis delegering er aktivert for mottakeren).
Når man trykker på Gjennomgå og signer, sendes man videre til e-signeringen, hvor mottakeren bes om å godta vilkårene for bruk eller identitetsgodkjenningen (avhengig av avtaleinnstillingene).

Når man trykker på Deleger-knappen åpnes delegeringssiden, slik at mottakeren kan delegere signeringsoppgaven til en annen part.

Mottakeren skriver inn:
- E-postadressen til personen som skal fullføre avtalen
- En melding til personen som får avtalen delegert om at vedkommende må forklare avtalen om nødvendig.
Når avtalen er delegert, trykker mottakeren på Deleger-knappen for å fullføre delegeringsprosessen.
En suksessmelding vises så snart delegeringen bekreftes av systemet.

Den nye delegaten får umiddelbart en e-post med Gjennomgå og signer og en ny tilgangskode, i tillegg til meldingen som delegatoren har skrevet.

Beste praksis

Selv om tilgangskodeprosessen ikke er komplisert, er den litt mer innviklet for mottakerne enn å bare motta en e-post med en lenke. Kundene bør kun aktivere denne funksjonen hvis de har en samsvarsrelatert grunn til å gjøre det.

Konfigurasjon

Kontrollene for denne funksjonen kan vurderes ved å gå til E-post > Aktiver koblingsløse varsler

E-postinnstillingersiden med kontrollene Aktiver koblingsløse varsler uthevet

Når funksjonen er aktivert, vil ikke e-postene som sendes til mottakere angående signering av en avtale inneholde aktive koblinger, men i stedet inneholde en nettadresse og tilgangskode:

En e-posttekst som fremhever tilgangskoden for avtalen.

Når funksjonen er deaktivert, inneholder e-postene for signering av avtaler som sendes til mottakere aktive koblinger som sender mottakeren til avtalen:

En e-posttekst med de aktive koblingene som sender mottakeren til avtalen.

Revisjonsrapport og aktivitetsliste

Revisjonsrapporten viser hvilke e-poster som er sendt med tilgangskoder:

Revisjonsrapporten med den sendte e-posten og tilgangskodeteksten uthevet.

Merk:

Aktivitetslisten for avtalen viser ikke om avtalen er sendt med en tilgangskode.

Ting du bør vite

Når en ny e-postpåminnelse sendes for en avtale, sjekkes denne innstillingen, og den riktige malen velges automatisk. Hvis innstillingen endres og nye påminnelser sendes, blir den nye innstillingen tatt hensyn til, og malen knyttet til denne verdien leveres.
Linkløse varsler kan støttes på Tilpassede e-postmaler.
Kontoer som har Rapporter misbruk-koblinger aktivert, finner den relaterte utskriftsversjonen av nettadressen i e-postbunnteksten.

Koblingsfri nettadresse for rapportering av misbruk i e-postbunnteksten

Få hjelp raskere og enklere

Ny bruker?

Aktiver koblingsløse varsler

Aktiver kontoen eller gruppen din for å sende avtale-e-poster til mottakere uten aktive koblinger.

Oversikt