Det er ikke uvanlig at en avtaleavsender er primærkontakt for kundens dokument-/signaturprosess. Det betyr ofte at de trenger tilgang til informasjonen kunden oppgir i dokumentet.

Kontrollgruppen Innhente skjemadata med avtalegruppen sendeagenten:

Alternativet for å vise mottakerens feltinndata mens de arbeider gjennom skjemaet i sanntid. Dette kan være nyttig hvis underskriveren kommuniserer med mottakeren for å legge til riktig informasjon i hvert felt.
En CSV-rapport over alt feltinnhold når avtalen er fullført. Nyttig hvis avsendere må innhente og rapportere om data som er hentet fra avtalene de har sendt.

Merk:

Kontrollene for innhenting av skjemadata gir bare tilgang til feltdataene for avsenderen av en avtale. Ingen andre deltakere i avtalen har disse alternativene tilgjengelig.

Tilgjengelighet:

Kontrollene for å innhente skjemafeltdata og eksponere dem for avsenderen er tilgjengelig for Acrobat Sign Solutions-lisensplaner.

Konfigurasjonsomfang:

Funksjonen kan være aktivert på både konto- og gruppenivå.

Slik brukes det

Det er to kontroller:

Legg ved en CSV med skjemadata i avsenders e-post med signerte avtaler – Denne innstillingen må bare konfigureres på gruppenivå for hvorvidt avsenderen skal motta CSV-filvedlegget. Avsenderen trenger ikke (eller har ikke tillatelse til) å samhandle direkte med alternativet for å legge ved CSV-filen.
Avsendere kan vise skjemafeltdata når mottakere fyller dem ut. Dette er en dynamisk visning av bare feltene i et dokument og innholdet som gjeldende mottaker har lagt til i dem. Avsenderen har tilgang til denne visningen fra Behandle-siden og kan observere innholdet som hvert felt er fylt ut med.

Logg på Acrobat Sign som senderen.
Gå til Behandle-siden og velg den aktuelle avtalen.

Dette avdekker Handlinger-panelet til høyre for avtalelisten.
Under listen over handlinger er mottakerlisten.

Hver mottaker som har lagt til feltinnhold i avtalen, viser et ikon til høyre for mottakeroppføringen.
- Hvis ingen ikoner er synlige, har ikke mottakeren angitt noen feltinformasjon ennå.
- Hvis bare blyantikonet er der, er mottakeren i ferd med å fylle ut feltinformasjonen.
- Hvis et avmerkingsikon er ved siden av blyantikonet, har mottakeren fullført sin samhandling med avtalen
Velg mottakeren du vil gjennomgå.

Merk:

Visning av feltdataene blir tilgjengelig når mottakeren angir den første verdien i skjemaet. I mellomtiden er Vis fremdrift-knappen (og ikonet) skjult.
Dette betyr ikke at mottakeren ikke har lest avtalen, men at de ikke har lagt til noe feltinnhold.

Signatur- og signaturrelaterte felt (for eksempel stilling, firma, navn, e-post og signaturdato) regnes ikke som skjemafelt i denne konteksten, derfor vises de ikke. Hvis det bare finnes signaturrelaterte felt, vises ikke Vis fremdrift-knappen og -ikonet.
Velg Vis fremdrift- eller Vis skjemadata-knappen.

Dette åpner et overlegg som viser en rullerende liste med felt med skjemafeltnavnet til venstre og gjeldende feltverdi til høyre:

Merk:

Mottakeren kan ikke samhandle med eller redigere feltinnholdet. Dette er en skrivebeskyttet visning av feltverdiene.
Når du er ferdig, velger du Ok for å lukke overlegget.

Beste praksis

Før du aktiverer disse kontrollene, må du være svært oppmerksom på hvilken type informasjon du innhenter om avtalene, og forstå om det er god praksis å eksponere denne informasjonen for avtaleavsenderne. Hvis du innhenter privat informasjon eller faktureringsinformasjon, er det ikke sikkert at det er lurt å eksponere denne informasjonen for avsendere.

Forsiktig!

Feltinnholdet som vises for avsenderne, er ikke maskert, selv om feltet er angitt til å maskere feltinnholdet. Dette er en metode for å levere umaskert feltinnhold til den interne brukeren (avsenderen) som kan trenge denne informasjonen.

Konfigurasjon

For å gjennomgå og redigere funksjonskontrollene:

Logg på som administrator, gå til fanen Kontoinnstillinger og velg undermenyfanen med Globale innstillinger.

Administratormenyen med Globale innstillinger uthever innstillingene «Innhente skjemadata for avtaler».

Følgende tilpasningsmuligheter finnes:

Når aktivert er CSV-koden vedlagt sammen med PDF-kopien av den signerte avtalen, og revisjonsrapporten (hvis kontoen er konfigurert til å inkludere disse dokumentene).

Eksempel på endelig e-post som uthever den vedlagte CSV-filen.

Hvis innstillingen ikke er aktivert, blir ikke CSV-filen som inneholder feltdataene, lagt ved den endelige e-postmeldingen.

Når aktivert kan avsenderen vise alle data som er lagt inn av mottakerne, fra mottakerdetaljene på Behandle-siden.

Signaturspesifikk informasjon som faktisk signatur, dato for signering og så videre, er ikke inkludert. Dette betyr at hvis de eneste feltene i dokumentet er signaturfelt, vises ikke Vis fremdrift-knappen og -ikonet.

Eksempel på mottakeroppføring som uthever ikonet og knappen for Vis fremdrift.

Når denne innstillingen er deaktivert, har ikke avsenderen tilgang til å vise feltdataene fra mottakeroppføringen.

Merk:

Alternativet for å vise mottakerfeltdataene fra Behandle-siden er dynamisk, det vil si at hvis du endrer og lagrer innstillingen, brukes den nye verdien på alle eksisterende avtaler.
(Dette gjelder bare avtaler som er opprettet etter 17. september 2024.)

Ting du bør vite

Verdier for maskerte felt maskeres ikke for avsenderen hvis disse kontrollene er aktivert.
Alternativet for å Vise skjemadata forblir tilgjengelig etter at avtalen er fullført:

Mottakerlisten for en fullført avtale markerer ikonene med Vis skjemadata.

Kansellerte eller utløpte avtaler beholder ikke feltdataene.
Signatur- og signaturrelaterte felt anses ikke som «skjemafelt» i denne konteksten. De vil ikke være til stede i listen over felt, og de vil heller ikke forårsake at Vis fremdrift-knappen eller -ikonet vises.
Hvis en mottaker erstattes i signaturflyten, vil ikke den erstattede mottakeren vise noen fremdrift fordi feltdataene deres går tapt når de erstattes. Hvis en ny mottaker legges til som alternativ underskriver, er fremdriften til den opprinnelige mottakeren fremdeles synlig.

Få hjelp raskere og enklere

Ny bruker?

Innhente skjemadata med avtaler

Oversikt