Översikt
En PDF-kopia av ett signerat avtal kan bifogas det slutliga e-postmeddelandet som levereras till avtalsdeltagarna när signeringsprocessen har slutförts.
Vem som den signerade PDF-filen levereras till baseras på inställningarna som har angetts i gruppen som avtalet skickas från och distributionen kan begränsas till endast interna mottagare, externa mottagare, interna och externa mottagare eller ingen.
Den levererade PDF-filen bifogas direkt till e-postmeddelandet och valideras av Adobe Acrobat Sign CDS-signeringscertifikatet, vilket säkerställer att dokumentet är en bestyrkt kopia av det lagligt undertecknade originalet på Acrobat Sign-servern.
Administratörer bör överväga vilken typ av innehåll som samlas in i deras dokument och utvärdera fördelarna/riskerna med att skicka en kopia av dokumentet i e-postformat. Om kopior inte levereras till mottagarna, måste ett system för att tillhandahålla kopior av det signerade dokumentet till externa signerare etableras.
Att bifoga en PDF-kopia av det signerade dokumentet är en förutsättning för att kunna bifoga en granskningsrapport eller en CSV-fil med de data som samlats in i dokumentet.
Bästa praxis
Administratörer måste förstå arten av de avtal som skickas och om bekvämligheten med att leverera det signerade dokumentet till signerarna uppväger risken som kan vara förknippad med att bifoga PDF-filen.
Objektivt sett är det säkrare att förhindra e-postleverans från den signerade PDF-filen. Detta måste vägas mot kraven för att leverera det signerade dokumentet till signerarna (om det finns några). Om automatisk leverans inaktiveras bör administratörer utveckla en insamlings- och leveransprocess för att leverera de signerade dokumenten till signerarna på begäran.
Beroende på avtalsvolymer och känsligheten hos olika avtal kan det vara värt att etablera olika grupper för att leverera mycket känsliga avtal med strängare säkerhetsalternativ.
Konfiguration
Tillgänglighet:
Möjligheten att bifoga en PDF-fil till det slutliga e-postmeddelandet är tillgänglig för licensplanerna team och storföretag.
Konfigurationsomfattning:
Funktionen kan aktiveras på både konto- och gruppnivå.
Du kan kontrollera den här funktionen genom att gå till Globala inställningar > Bifoga en PDF-kopia av det signerade dokumentet i e-postmeddelanden som skickas till
Kontrollerna gör det möjligt att begränsa leveranspubliken:
- Alla mottagare – alla parter som deltar i avtalsprocessen får en kopia av dokumentet.
- Interna mottagare – endast deltagare som är interna för ditt Acrobat Sign-konto får dokumentet.
- Observera att interna mottagare har direkt åtkomst till att hämta en kopia av det ursprungliga avtalet på sidan Hantera i deras Acrobat Sign-konto.
- Externa mottagare – endast deltagare som är externa till ditt Acrobat Sign-konto får dokumentet.
- Observera att externa mottagare vanligtvis inte har direktåtkomst till avtalet i Acrobat Sign-systemet. Externa mottagare som vill ha en kopia av dokumentet måste kontakta din organisation för att begära en kopia.
- Ingen – PDF-fil bifogas inte i det slutliga e-postmeddelandet.
