Konfigurera åtkomst för användare så att de kan skapa återanvändbara biblioteksmallar och dela dem med sin grupp eller sitt konto.
Översikt
För användare som ofta skickar standardavtal kan möjligheten att skapa en mall innebära en enorm förbättring av hastigheten med vilken avtalen skapas och konsekvensen av det resulterande avtalet efter att signaturerna har applicerats.
Med mallar kan en användare fördefiniera fälten och signaturplaceringen, vilket minskar (eller eliminerar) tiden som används för att anpassa ett avtal för varje kund.
Att ta dig tid att definiera en mall med korrekt namngivna och validerade fält har flera fördelar, särskilt om dataexporter används för att förstå datatrender i dina formulär.
Tillgänglighet:
Biblioteksmallar är aktiverade som standard för enskilda och teamlicensierade konton
Licensplaner för storföretag kan exponera skapandet av mallar för användare eller reservera möjligheten för endast administratörer.
Konfigurationsomfattning:
Funktionen kan aktiveras på både konto- och gruppnivå.
Bästa praxis
För konton som har aktiverat Användare i flera grupper bör du överväga att skapa en grupp avsedd för att skapa mallar. Ge sedan ett begränsat antal användare medlemskap i den gruppen så att de kan utforma de biblioteksdokument som de andra grupperna kräver.
- Att låta alla skapa sina egna mallar öppnar dörren för användardriven variation i standarddokument och brist på versionskontroll.
- Om för många användare kan skapa och dela mallar lägger du dessutom till risken att ha flera versioner av samma dokument och gör att biblioteket rent allmänt blir uppblåst.
- Om du har en mindre dedikerad grupp användare som utformar alla mallar blir det i slutändan lättare att skapa konsekvens i hur mallarna skapas med avseende på fältkonfiguration, vilket förbättrar rapporteringen nedströms
De konfigurerbara alternativen är:
När det här alternativet är aktiverat för en grupp blir alternativet att Skapa en återanvändbar mall synligt på användarens startsida.
Om alternativet är inaktiverat är panelen Skapa en återanvändbar mall dold. Det här påverkar inte befintliga mallar utan det bara blockerar skapandet av nya mallar.
Genom att låta användarna dela med sig av sina mallar till kontot kan du dra nytta av användarnas ansträngningar att skapa egna mallar för hela organisationen.
När inställningen har inaktiverats kan användare som inte är administratörer bara skapa avtal för sig själva eller sin primära grupp.
När inställningen har aktiverats kan administratörer dela en mall med flera grupper, inklusive grupper de inte är medlemmar i. Den delade mallen fungerar som en överordnad mall som är tillgänglig för alla tilldelade grupper. Uppdateringar av den överordnade mallen tillämpas för alla grupper som har åtkomst.
När inställningen har inaktiverats kan bara administratörer bevilja användning för sig själva, en av grupperna som de är medlemmar i eller organisationen.
När inställningen har aktiverats kan användare som inte är administratörer dela mallarna de skapar med en eller flera grupper i organisationen. Medlemskap i gruppen krävs inte.
När det är inaktiverat kan användare som inte är administratörer endast bevilja användning för sig själva, en av de grupper som de är medlemmar i, eller för organisationen.
Effektivisera ditt arbete med Acrobat Sign
Hantera och signera dokument online snabbt och enkelt.
