Gå till Arbetsflöden > Power Automate > Skapa arbetsflöde.
Senast uppdaterad den
24 sep. 2023
Skapa ett Power Automate-flöde som automatiskt extraherar formulärfältdata från ett slutfört avtal och fyller i data i ett Excel-onlinedokument.
Översikt
Den här mallen automatiserar extrahering av formulärfältdata från ett signerat avtal i Acrobat Sign och uppdaterar ett Excel-ark online med den extraherade informationen. När ett avtalsarbetsflöde har slutförts i Acrobat Sign hämtar mallen det signerade dokumentet, extraherar formulärfältdata och uppdaterar sedan det angivna Excel-bladet med de extraherade uppgifterna.
Ett avtal anses vara slutfört när alla mottagare som definieras av avtalet slutför sina angivna aktiviteter (signera, godkänn, fyll i formuläret osv.) för webbformuläret.
Exempel på användningsfall
- Försäljning – extrahera data från signerade avtal, som kundnamn, kontaktinformation och inköpsbelopp, för att generera rapporter om försäljningsresultat.
- Kundtillfredsställelse – extrahera data från signerade undersökningar, till exempel bedömningar av kundtillfredsställelse, feedback och förslag för att förbättra företagets produkter och tjänster.
- Personalresurser – extrahera data från signerade resultatgranskningar, till exempel medarbetarens prestationsklassificering, mål och prestationer för att spåra medarbetarnas resultat.
-
-
På sidan Vad skulle du vilja automatisera idag? skriver du Extrahera i sökfältet.
-
Välj Start i det arbetsflöde du vill aktivera.
-
Sidan Skapa ett flöde läses in och visar:
- Det redigerbara flödesnamnet. Det är samma namn som originalmallen, vilken går att redigera.
- Anslutningarna som krävs för att flödet ska slutföras.
- En anslutning är ett omslag runt API-koden som tillhandahåller ett användarvänligt gränssnitt för att samla in den information som krävs för att autentisera varje nödvändig tjänst och för att anpassa flödet för en specifik användares behov. Du måste upprätta den autentiserade anslutningen först. Du uppmanas att ange all nödvändig information som anslutningen kräver i ett följande steg.
- För att autentisera en anslutningväljer du de tre punkterna bredvid Anslutning. En autentiseringspanel för tjänsten (programmet) visas där användarens inloggningsuppgifter kan anges.
När autentiseringen är klar upprättas en beständig anslutning mellan tjänsten och Power Automate.
En grön markering bredvid de tre punkterna anger att det finns en autentiserad anslutning.
Autentisera varje anslutning under avsnittet Logga in.
-
Välj Nästa när alla anslutningarna är autentiserade.
-
Sidan uppdateras för att visa de obligatoriska fälten från anslutningarna.
Det här flödet krävs:
- Excel Online-plats: välj plats för fillagringen i rullgardinsmenyn.
- Excel Online-dokumentbibliotek: välj ett dokumentbibliotek i rullgardinsmenyn.
- Excel Online-fil: Välj den enskilda Excel-fil som ska uppdateras i rullgardinsmenyn. Du kan behöva navigera nedåt i filstrukturen beroende på hur filen är uppbyggd.
När Redigera i avancerat läge markeras öppnas den detaljerade vyn av anslutningarna och alla tillgängliga fält som kan användas för att finjustera flödet.
Det är bara användare med en stark förståelse för Power Automate som bör försöka utföra en avancerad redigering.
-
Välj Skapa flöde när alla obligatoriska fältvärden har angetts.
Det kan ta några sekunder att skapa flödet. När du är klar visas hanteringssidan för flödet.
Obs!Flöden skapas med statusen Aktiverat. Om du inte vill att ditt flöde ska vara aktivt väljer du alternativet Stäng av i det övre fältet med åtgärder.
Använd mallen
Den här mallen utlöses av en händelse (när en avtalsstatus uppdateras till Slutför).
När flödet är korrekt konfigurerat och aktiverat körs det automatiskt när den utlösande händelsen inträffar. Ingen ytterligare användarinteraktion krävs.
Flödet fortsätter att köras tills det har inaktiverats, förutsatt att kundens Power Automate-konto har transaktioner tillgängliga (antingen via integreringens inkluderade berättiganden eller via den volym som köpts direkt från Microsoft).
-
Kontrollera Excel-bladet för att identifiera att avtalsdata har lagts till i det.
-
När arbetsflödesavtalet har slutförts utlöses flödet ibland inte.
I sådana fall bör du ta reda på om det finns några utlösarfel (med meddelanden) som visas på informationssidan och åtgärda dem.
-
Anslutningskonfiguration: när det finns mer än ett OneDrive Business-konto kan den aktuella sessionen ibland vara inloggad med ett annat konto.
Resultatet blir att filen inte är tillgänglig på det faktiska kontot. Se till att du är inloggad på rätt konto i sådana fall.
-
Om du anger en felaktig mappsökväg kan det leda till flödesfel.
/Apps/TestFiles/ skulle till exempel resultera i ett fel om TestFiles eller Apps inte finns.
Det är alltid säkrare att navigera genom den bana som finns i listrutan.
-
Behörigheter: kontrollera att Adobe Acrobat Sign har rätt behörigheter för att komma åt OneDrive-mappen. Annars kunde inte dokumentet sparas på den angivna platsen.
Vanligtvis är en grön markering på höger sida av en anslutning en av de bra indikatorerna för att anslutningen är konfigurerad som förväntat. Eventuella fel visas med ett utropstecken. Klicka på det om du vill ha mer information.
Effektivisera ditt arbete med Acrobat Sign
Hantera och signera dokument online snabbt och enkelt.
