Översikt
Många avtal (som skattedokument, fastighetsregister, fullmakt, överföring av tillgångar och så vidare) kräver att mottagaren signerar sitt avtal i närvaro av ett vittne. Vittnet kan vara praktiskt taget vilken part som helst som är fysiskt närvarande för att observera signerarens användning av sin signatur.
Acrobat Sign tillhandahåller en valbar ”roll” i konfigurationsprocessen som infogar en ”signerarmottagare” med en associerad ”vittne”-mottagare som signeraren måste definiera.
- Innan signeraren kan granska avtalet måste han/hon ange vittnets namn och e-postadress.
- När signeraren har slutfört signeringsprocessen får vittnet ett e-postmeddelande med en begäran om attestering till vittnet vid signeringsprocessen. Vittnet uppmanas att granska sitt namn och sin e-postadress innan det kan interagera med avtalet.
- Ytterligare fält kan tilldelas vittnet för att samla in all information som dina kompatibilitetskrav kräver.
Tillgänglighet:
Rollen Signera med vittne är endast tillgänglig för licensplanerna för storföretag.
Konfigurationsomfattning:
Rollen som vittne kan aktiveras på både konto- och gruppnivå.
Ett ”vittne” är annorlunda än en ”notarius publicus”.
Ett ”vittne” kan vara en person som:
- har fyllt arton
- har sunt förnuft
- är en oberoende och opartisk person som inte är part i avtalet
- är fysiskt närvarande när signeraren signerar avtalet
Vittnen får inte betalas för att ha bevittnat signeringsprocessen.
En ”notarius publicus” är vanligtvis ett slags vittne som beställs av ett styrande organ (såsom staten). Attesteringsprocessen tenderar att vara betydligt mer formell eftersom det vanligtvis krävs en avgift för att dokumentera signerarens identitet.
E-notarietjänster är också tillgängliga via Acrobat Sign.
Samarbeta med din juridiska avdelning för att bekräfta om ett vittne eller en notarius publicus krävs för dina efterlevnadskrav.
Så här lägger avsändare till ett e-vittne i ett avtal
När rollen har aktiverats hittar avsändaren rollen Signera med vittne som anges i väljaren Roll på sidan Skriv.
När en signerare väljer rollen Signera med vittne läggs en extra post till under mottagarens post för att identifiera att ett vittne krävs och att signeraren tillhandahåller informationen för vittnet.
På grund av bevittnandeprocessens karaktär och hur vittnena indexeras stöds endast ett sekventiellt signaturflöde.
Alternativet Signera med vittne är inte tillgängligt i den nya upplevelsen Begär signatur.
Telefonautentisering är tillgänglig för användningsfall där ett engångslösenord (OTP) med en andra faktor krävs för vittnet (t.ex. HMLR-handlingar).
Telefonautentisering konfigureras av avsändaren när avtalet skapas, men avsändaren ombeds inte att ange vittnets telefonnummer. Signeraren anger vittnets telefonnummer när han/hon identifierar dem.
Vittnet måste använda en mobiltelefon för autentisering och ett textmeddelande levereras (telefonsamtalsalternativet är inaktiverat).
Om en landlinje används visas ett fel som informerar vittnet om att de måste använda en mobiltelefon.
Kontrollen för att säkerställa att telefonen är en mobil enhet är under utveckling och förväntas bli tillgänglig i mars 2024-versionen.
Vittnesautentisering med tvåfaktorautentisering med engångslösenord är valfritt i avsändarens gränssnitt, men kan krävas för företagsanvändning. Kontakta ditt juridiska team för information om din efterlevnadsskyldighet.
Privata meddelanden kan även läggas till för vittnet:
Utforma anpassade sändningsarbetsflöden
Användare som utformar anpassade arbetsflöden för sändning kan hitta alternativet Signerare med vittne när du väljer en ny mottagare i mottagarflödesdiagrammet.
Att ange rollen Signerare med vittne installerar både signerarens (mottagarens) och vittnets (vittnets mottagare) signerarobjekt.
Konfigurering av vittnen i arbetsflödesdesignern förväntas vara på plats i mars 2024-versionen. Den nuvarande versionen av Insideråtkomst stöder inte den här funktionen ännu.
Se till att de obligatoriska fälten placeras i avtalet för vittnet
Fält måste skrivas in i det dokument där vittnets underskrift krävs. Om ett signaturfält inte placeras för vittnet placeras ett automatiskt i slutet av dokumentet.
I vissa fall kan det krävas ytterligare information från vittnen för att fylla i ett giltigt vittne. Samarbeta med ditt juridiska team för att avgöra vilken information som behövs. Lägg till fälten för att samla in informationen, tilldela vittnet dem och markera fälten efter behov.
Regler för Begränsad dokumentsynlighet gäller för vittnen som alla andra deltagare. Endast de filer som innehåller fält för vittnet kan visas.
Redigering i appen: tilldela fält till vittnet
Redigeringsmiljön i programmet identifierar vittnena i signaturflödesordningen och tillhandahåller färgkodade identifierare för dem i listan Mottagare.
Texttaggar
Vittnen är mottagare när det gäller indexering av deltagare. Om du har två mottagare som var och en kräver ett vittne:
- Den första signeraren är _es:signer1
- Vittnet som bifogas den första signeraren är _es:signer2
- Den andra signeraren är _es:signer3
- Vittnet som är kopplat till den andra signeraren är _es:signer4
Tilldelningen av texttaggidentifierarna är konsekvent med avtalets signaturflöde. Indexeringen på skrivsidan tar dock inte hänsyn till vittnena i gränssnittet. (Vittnen presenteras som en underordnad post till den identifierade mottagaren.)
Ta dig tid att designa och testa dina formulär noggrant för att säkerställa att signaturflödet bearbetas korrekt och att deltagarna får tillgång till rätt fält.
Den signerande mottagarens upplevelse
Signerarens upplevelse börjar med ett e-postmeddelande om att ett avtal har skickats till dem och att avtalet kräver ett vittne.
Efter att ha valt knappen Granska och signera och godkänt användningsvillkoren måste signeraren tillhandahålla informationen till vittnet. Tillgång till avtalet beviljas inte förrän vittnesuppgifterna har samlats in.
Den begärda informationen är vittnets:
- Fullständigt namn
- E-postadress
- Valfritt: Mobiltelefonnummer (om tvåfaktorsautentisering för vittnet har konfigurerats)
- Fasta telefonnummer utlöser ett fel för vittnet.
Om signeringsprocessen avslutas innan processen slutförs och signaturen måste startas om förloras vittnesinformationen och måste anges på nytt.
Observera att fältet Bekräfta e-postadress accepterar inte ett inklistrat värde. E-postadressen måste anges manuellt.
Vittnets upplevelse
När signeraren har slutfört sin signatur skickas ett e-postmeddelande till vittnets e-postadress.
Vittnet får ett e-postmeddelande som identifierar begäran om ett intyg på avtalet och identifierar den signerare som nominerade dem.
Efter att har valt knappen Granska och signera och godkänt användningsvillkoren ombeds de att verifiera sin information innan de beviljas åtkomst för att interagera med avtalet.
När åtkomst till avtalet har beviljats kan vittnet fylla i alla fält som krävs av dem och tillämpa deras signatur.
Under signeringsprocessen kan vittnet inte ändra det namnvärde som angetts av den utnämnande signeraren.
Vittnet har inte möjlighet att hämta avtalet vid något tillfälle, och det kan inte heller komma åt det efter att de har slutfört sin vittnesprocess. Ingen e-postbilaga skickas, och om vittnet har ett Acrobat Sign-konto visas inte avtalet på sidan Hantera.
Vittnesfält måste skapas i det dokument där deras signatur krävs. Om ett signaturfält inte placeras för vittnet placeras ett automatiskt i slutet av dokumentet.
Om vittnets yrke och adress inte samlas in i popup-fönstret för vittnesverifiering måste du lägga till dessa fält som obligatoriska fält som tilldelats vittnet. Om du underlåter att göra det kan det leda till att du bryter mot reglerna för att bevittna avtalet.
Regler för Begränsad dokumentsynlighet gäller för vittnen som alla andra deltagare. Endast de filer som innehåller fält för vittnet kan visas.
Redigering i appen: tilldela fält till vittnet
Redigeringsmiljön i programmet identifierar vittnena i signaturflödesordningen och tillhandahåller färgkodade identifierare för dem i listan Mottagare.
Texttaggar
Vittnen är mottagare när det gäller indexering av deltagare. Om du har två mottagare som var och en kräver ett vittne:
- Den första signeraren är _es:signer1
- Vittnet som bifogas den första signeraren är _es:signer2
- Den andra signeraren är _es:signer3
- Vittnet som är kopplat till den andra signeraren är _es:signer4
Tilldelningen av texttaggidentifierarna är konsekvent med avtalets signaturflöde. Indexeringen på skrivsidan tar dock inte hänsyn till vittnena i gränssnittet. (Vittnen presenteras som en underordnad post för den identifierade mottagaren.)
Ta dig tid att designa och testa dina formulär noggrant för att säkerställa att signaturflödet bearbetas korrekt och att deltagarna får tillgång till rätt fält.
Konfiguration
Du kan kontrollera den här funktionen genom att gå till Kontoinställningar > Sändningsinställningar > Tillåtna mottagarroller
Aktivera kryssrutan Tillåt avsändare att markera mottagare som signerare med vittne.
Rollen är antingen aktiverad och beviljar åtkomst till rollen, eller inte. Det finns inga fler kontroller.
När kontrollen är aktiverad visas rollen Signera med vittne i listan över roller som är tillgängliga för avsändaren på sidan Skapa och i den anpassade arbetsflödesdesignern för sändning:
Hantera sidstatus
Ett avtal på sidan Hantera visar statusen Skickat för bevittnande när ett vittne ska slutföra sitt intygande i signaturcykeln.
Observera att mottagare som inte är vittnen fortsätter att visa den status som är lämplig för deras roll i avtalet (Skickat för signering, Skickat för godkännande och så vidare).
Listan Aktivitet innehåller samma händelser för granskningsrapporten i ett komprimerat format. Vittnesaktiviteterna är tydligt identifierade, men signerarens händelse inkluderar inte deras krav på ett vittne.
Effektivisera ditt arbete med Acrobat Sign
Hantera och signera dokument online snabbt och enkelt.
