Hantera automatiskt hur länge avtal och relaterad data behålls i Adobe Acrobat Sign med hjälp av konfigurerbara bevarandepolicyer.
Dataförvaltning i Adobe Acrobat Sign gör det möjligt för administratörer att automatiskt ta bort avtal och associerade data från Acrobat Sign-systemen efter en definierad bevarandeperiod.Detta hjälper organisationer att minska lagrad data, uppfylla efterlevnadskrav och hantera avtalets livscykel utan manuell rensning.
Dataförvaltning fungerar som en fördröjd utlösare som börjar först efter att ett avtal når sitt slutliga systemtillstånd.
Bevarandepolicyer tillämpas efter att ett avtal når ett avslutat tillstånd, till exempel när det är slutfört, avbrutet eller har förfallit. När den utlösts definierar policyn hur länge avtalet och relaterad data behålls innan permanent borttagning.
Som standard behålls avtal och transaktionsdata i Acrobat Sign medan kontot är aktivt såvida de inte tas bort manuellt eller styrs av en bevaranderegel.
Så fungerar dataförvaltning
Dataförvaltning följer en utlösarbaserad modell:
- Avtal når ett avslutat tillstånd när Acrobat Sign registrerar avtalet som Slutfört, Avbrutet eller Förfallet.
- En bevaranderegel tillämpas när Acrobat Sign registrerar avtalet i ett avslutat tillstånd.
- Regeln definierar hur länge avtalet och tillhörande data behålls innan de tas bort.
- Endast en bevaranderegel är aktiv åt gången för nyligen avslutade avtal.När en ny regel skapas blir den den aktiva regeln och gäller för alla avtal som uppnår ett avslutat tillstånd i framtiden. Tidigare aktiva regler fortsätter att gälla för avtal som redan har tilldelats dem och behöver inte inaktiveras.
Bevaranderegler antas från den primära gruppen som den skickande användaren tillhör vid den tidpunkt då avtalet når sitt avslutade tillstånd. Om användaren byter primär grupp innan avtalet slutförs gäller den nya gruppens bevaranderegler.
Bevarandeperioder tillämpas baserat på den konfigurerade varaktigheten från den tidpunkt då avtalet registreras i ett avslutat tillstånd. Eftersom bearbetning av avslutat tillstånd kan försenas med upp till 12 timmar kan starten av bevarandeperioden också försenas.
Hur tidpunkten för avslutat tillstånd påverkar dataförvaltning
Dataförvaltningspolicyer börjar först efter att ett avtal når ett avslutat tillstånd, till exempel Slutfört, Avbrutet eller Förfallet.
För att optimera systemprestanda bearbetar Acrobat Sign händelser i slutligt tillstånd under lågtrafiktimmar, baserat på den server som hanterade avtalet.Lågtrafiktimmar är 19:00 till 07:00 i serverns lokala tidszon.
Om ett avtal når ett slutligt villkor under högtrafiktimmar köas händelsen och bearbetas under nästa lågtrafiktimme.Detta kan försena den slutliga statusuppdateringen med upp till 12 timmar.
Under detta bearbetningsfönster:
- Avtalet förblir i sitt tidigare tillstånd, Pågår, både på sidan Hantera och i API-svar.
- Mottagare kan inte längre signera avtalet och får ett felmeddelande om de försöker komma åt det.
- För avtal som väntar på att gå ut kan avsändare uppdatera förfallodatumet under detta fönster för att förlänga signeringsperioden.
- Den slutliga händelsen registreras inte i granskningsrapporten förrän bearbetningen är klar.
Eftersom dataförvaltningspolicyer utlöses först efter att avtalet når sitt slutliga tillstånd, försenar eventuella förseningar i bearbetningen även starten av kvarhållningsperioden.
Så här fungerar det
Organisationer använder dataförvaltning för att:
- Automatiskt ta bort slutförda eller inaktiva avtal efter en definierad period.
- Minska mängden lagrad avtalsdata.
- Anpassa dokumentkvarhållning till interna efterlevnadspolicyer.
- Hantera datalivscykeln utan manuellt ingripande.
Om ingen kvarhållningsregel definieras när ett avtal når ett slutligt tillstånd tilldelas inget raderingsdatum.Avtal förblir i systemet tills de tas bort manuellt eller tas bort via GDPR-verktyg.
Vad som kan tas bort
Kvarhållningsregler definierar vilken data som tas bort när regeln körs:
- Avtalsdokumentet.
- Granskningsrapporten.
- Associerad personlig data som samlats in under transaktionen.
- Avtal som använder en autentiseringsmetod som producerar en signeringsidentitetsrapport – den rapporten tas bort som en del av personuppgifter.
Gransknings- och personlig data måste behållas minst lika länge som avtalet och kan konfigureras att bestå längre om det behövs.
Bra att veta
- Kvarhållningsregler tillämpas när ett avtal når ett slutligt tillstånd, inte när det skapas.
- Endast en kvarhållningsregel tillämpas på ett avtal vid den tidpunkt det blir slutligt.
- Kvarhållningsregler baseras på den grupp som den sändande användaren tillhör vid den tidpunkt avtalet når sitt slutliga tillstånd.
- Om användaren byter grupp innan avtalet slutförs gäller den nya gruppens regler.
- Bearbetning av slutligt tillstånd kan försenas med upp till 12 timmar under högtrafik, vilket försenar starten av kvarhållningsregler.
- Om ingen kvarhållningsregel är definierad behålls avtal tills de tas bort manuellt eller genom andra processer.
Effektivisera ditt arbete med Acrobat Sign
Hantera och signera dokument online snabbt och enkelt.
