Adobe Acrobat Sign för Veeva Vault: Användarhandbok

Senast uppdaterad den 20 juli 2023

Det här dokumentet är utformat för att hjälpa Veeva Vault-kunder att lära sig hur de använder integrering av Adobe Acrobat Sign för Veeva Vault för att skicka ett avtal.

Översikt

Adobe Acrobat Sign-integreringen med Veeva Vault gör det enklare att få en signatur eller ett godkännande för alla dokument som kräver giltiga signaturer eller granskningsbar dokumentbearbetning.

Den övergripande processen att skicka dokument för signering påminner om att skicka ett e-postmeddelande, så det är enkelt att använda för de flesta användare.

Integreringen mellan Adobe Acrobat Sign och Veeva Vault effektiviserar och påskyndar arbetsflödena för dokument och signaturer. Genom att använda integreringsarbetsflödet kan du:

Spara tid och resurser på snigelpost, övernattning och fax.
Skicka kontrakt för e-signering eller godkännande från Veeva Vault, få åtkomst till kontraktshistorik i realtid och visa sparade kontrakt.
Spåra erbjudandena i realtid i hela organisationen och få uppdateringar när avtal visas, signeras, avbryts eller avvisas.
e-signering på över 20 språk och stöd för faxtjänster på över 50 platser runt hela jorden.
Skapa återanvändbara avtalsmallar för sändningsalternativ.

Skicka ett avtal med Adobe Acrobat Sign för Veeva Vault

Så här skickar du ett avtal med Adobe Acrobat Sign för Veeva:

Gå till Inloggningssidan för Veeva Vault och ange ditt användarnamn och lösenord. Den öppnar Vaults startsida, som visas nedan.

Välj fliken Bibliotek och sedan i det övre högra hörnet väljer du Skapa.

Välj Överför och fortsätt.

Överför alla dokument från den lokala enheten.

I dialogrutan som visas väljer du Typ som Klinisk och väljer sedan en Undertyp och Klassificering, om så krävs.

Stäng dialogrutan genom att välja OK.

Välj Nästa.

I fönstret som visas fyller du i alla obligatoriska fält i metadataavsnittet och väljer Spara.

Ett testdokument skapas med status Utkast, enligt nedan.

I det övre högra hörnet väljer du rullgardinsmenyn och väljer Starta granskning.

Använda Adobe Acrobat Sign för Veeva Vault

Välj Granskare och Granska förfallodatum.

Välj Start. Dokumentstatusen ändras till Granskas.

Slutför den tilldelade uppgiften på uppdrag av granskarna. När du är klar ändras dokumentstatusen till Granskad.

Välj rullgardinsmenyn och välj Adobe Acrobat Sign.

Om UMG-funktionen (Användare i flera grupper) är aktiverad på Adobe Acrobat Sign-kontot och avsändaren tillhör flera grupper visas en dialogruta så som visas nedan. Markera gruppen i dialogrutan och välj sedan Nästa.

I iFrame-fönstret som öppnas i Vault anger du mottagarens e-postadress och väljer Nästa.

Obs! Om det inte finns något Adobe Acrobat Sign-användarkonto för avsändarens e-post visas ett meddelande i iFrame-fönstret, enligt nedan. Användaren får också ett e-postmeddelande med instruktioner om hur kontot aktiveras.

Däremot, om funktionen Etablera Sign-användare automatiskt är inaktiverad, misslyckas användargenerering i Adobe Acrobat Sign och i iFrame-fönstret visas ett meddelande där användaren uppmanas att kontakta sin Adobe Acrobat Sign-kontoadministratör. Kontoadministratören för Adobe Acrobat Sign kan vidta en av följande åtgärder:

Aktivera funktionen Etablera Sign-användare automatiskt för kontot.
Skapa användaren i Adobe Acrobat Sign innan du använder integreringen mellan Veeva Vault och Adobe Acrobat Sign.

När dokumentet har bearbetats drar du och släpper signaturfälten från den högra panelen och väljer Skicka.

Dokumentet skickas till mottagarna för signering. När mottagaren får e-postmeddelandet med dokumentet ändras dokumentstatusen från Granskad till I Adobe Acrobat-signering.

Obs: Förutom att få en e-postavisering får mottagarna, som är valvanvändare, även en signeringsavisering i Veeva Vault när dokumentet tilldelas dem för signering.

Mottagarna kan välja länken i aviseringen för att visa avtalet och vidta nödvändiga åtgärder. För att visa alla uppgifter som tilldelats dem kan mottagarna gå till Startsida > Mina uppgifter och sedan välja uppgiftens namn för att utföra en åtgärd på dokumentet.

När alla signaturer har samlats in och slutförts i Adobe Acrobat Sign ändras dokumentstatusen i Vault till Godkänd.

Välj alternativet Dokumentfiler och expandera avsnittet Återgivningar i Vault. Den skapar automatiskt en rendering som kallas 'Adobe Acrobat Sign Rendition' när dokumentet är i ett godkänt tillstånd.

Hämta Adobe Acrobat Sign Rendition för att validera mottagarens signatur.

Avbryta ett avtal med Adobe Acrobat Sign för Veeva Vault

Gå till inloggningssidan för Veeva Vault och ange ditt användarnamn och lösenord.
Den öppnar ditt valvs startsida, som visas nedan.

Välj fliken Bibliotek och välj sedan dokumentet.
Dokumentstatusen kan vara: I Adobe Acrobat Sign Draft, I Adobe Acrobat Sign Authoring eller I Adobe Acrobat Signing.