Snabb guide för kontoinställning

Signaturinställningar!

Det finns mycket att tänka på när det gäller dessa inställningar, så vi börjar direkt!

Navigera till Konto > Signaturinställningar

De två första inställningarna styr den automatiska formateringen för raden där signaturen är placerad och underskriftdata som infogas under raden:

• Använd välformaterade signaturer och initialer
  • Att aktivera detta placerar raden och underskriftinnehållet under det
  • Om du vill inaktivera detta placeras endast signaturen utan markeringar som visar att signaturen är elektronisk
• Justera linjen under signaturen och initialerna dynamiskt 
  • Aktivera detta för att dynamiskt justera linjen under signaturen till att blir några pixlar längre än den faktiska underskriften/initialerna
  • Att inaktivera detta innebär att hela raden för längden på det ursprungliga fältet för underskrift skrivs ut

Tillåt mottagare att signera och ange initialer

Nästa avsnitt styr hur dina mottagare kan ange sin signatur. Om du inte vill begränsa alternativen på grund av ett specifikt affärssyfte, rekommenderar vi att mottagarna kan ange sin signatur på det sätt de vill ha den.

Det finns tre alternativ:

• Skriv deras namn och initialer – Att skriva in namnet är den enklaste processen för de flesta signerare och som inte kräver någon extra åtgärd. Mottagaren skriver sitt namn och ett skriptliknande typsnitt tillämpas.
  • Välj signeringsteckensnitt dynamiskt – det finns flera handstilsliknande teckensnitt i Acrobat Sign-systemet. Som standard tillämpas de i en fast ordning.  Om det här alternativet är aktiverat, sker startpunkten för teckensnittet slumpmässigt
• Rita en handskriven signatur och initialer direkt på skärmen med musen, en stylus eller med fingrarna – om det här alternativet är aktiverat kan mottagarna fysiskt rita sin signatur.
• Ladda upp en bild av sina signaturer och initialer – om det här alternativet är aktiverat kan mottagaren ladda upp en bild av sin signatur från sitt lokala system.

Tillåt att mottagare kan använda sin sparade signatur

Det här avsnittet styr om dina mottagare kan använda en befintlig sparad signatur (biometriska och bildbaserade signaturer sparas).  Om du väljer att inte tillåta användning av sparade signaturer kommer mottagaren att behöva skriva, rita eller överföra sin signatur, beroende på vilken typ av signatur du tillåter.

Alternativen är:

• Alla mottagare - Om detta väljs får alla mottagare använda sina sparade signaturer.
• Interna mottagare – om det här alternativet har valts kan endast mottagare som också finns som användare i ditt Acrobat Sign-konto använda sina sparade signaturer.
• Ingen – om det här alternativet har valts kan inte sparade signaturer användas.

Det finns ytterligare en kryssruta i den här sektionen:

• Tillåt användare i mitt konto att ladda upp en bild och spara till deras profil som sina signaturer och initialer – att aktivera det här alternativet tillåter användare i ditt Acrobat Sign-konto att ladda upp en bild av sin signatur i avsnittet Personliga preferenser.

Att lägga till ditt företagsvarumärke är ett praktiskt sätt att anpassa Acrobat Sign för användarna i ditt konto samt dina signerare.

Företagsnamn och URL-värdnamn

I det här avsnittet ska du ange företagsnamn och ett värdnamn för ditt konto. Det kan verka grundläggande men det bidrar till ett anpassat konto. 

Dessa två inställningarna gäller för kontot och kan inte justeras på gruppnivå.

Logga in som kontoadministratör och navigera till: Konto > Kontoinställningar > Kontoinställning

Företagsnamn

Värdet som du anger i det här fältet fylls automatiskt i fältet Företagsnamn för nya användare när de skapas i kontot.

Som standard tillåter Acrobat Sign användare att redigera personliga inställningar och det gäller även företagsnamnet för enskilda användare.

Om du vill uppdatera värdet Företagsnamn i profilen för alla användare på ditt konto:

• Markera rutan Ange företagsnamn för alla användare på kontot
• Klicka på Spara

Alla användarprofiler kommer att anta värdet i fältet Företagsnamn som företagsvärde i sina användarprofiler.

Värdnamn

Ange värdnamnet för dina kontoändringar, det URL som dina användare loggar in på och den URL där avtalen finns för dina signerare.

Resultatet är en anpassad URL med ditt värdnamn.

Avsnittet Globala inställningar på fliken Konto är ett av de mer funktionsrika avsnitten och alla inställningar är ärendespecifika.

Här nedan beskriver vi kortfattat varje alternativ och förklarar vår rekommendation, men det kan vara helt rimligt att ditt fall kan variera från "det mest vanliga användningssättet".

Navigera till Konto > Kontoinställningar > Globala inställningar.

• Bifoga en CSV-fil med formulärdata till avsändarens undertecknade e-postavtal
  Markera rutan om du använder formulär och vill hämta en CSV-fil med fältdata för alla signerade dokument. Individuella CSV-filer för varje transaktion kan dock vara lite opraktiska.
  
  Om du behöver samla in data eller skicka tillbaka data till ditt CRM-system kan det vara bättre att ta dig tid att bygga upp en API-lösning.
  


• Begränsad dokumentsynlighet
  Med den här funktionen kan du visa avsedda filer i din transaktion endast för olika signerare. För att få ut det mesta av Begränsad dokumentsynlighet krävs att du har en stark förståelse för ditt signaturflöde i förhållande till dokumenten du skickar och hur du bifogar dessa dokument.
  
  Om du tänker att du vill skicka en stor transaktion med flera filer till flera signerare och du vill dölja delar av det dokumentet från en eller flera signerare, då är den här inställningen för dig! Här finns en kort video om du fortfarande inte kan bestämma dig.

• Bifoga en PDF-kopia av det signerade dokumentet i skickad e-post
  När transaktionen är klar kommer alla inblandade som standard att få en kopia. Den här inställningen låter dig ändra det så att kopior skickas endast internt, endast externt, både och, eller ingendera.
  
  Hur du ställer in den här inställningen beror troligen på arten av dina dokument.Om du samlar in känslig information kan det vara bra att inte skicka ut signerade kopior med e-post. Detta är det bästa sättet att skydda dem, men det kan innebära att kunderna kontaktar dig för att få en kopia av dokumentet. I dessa fall rekommenderar vi att signeraren registrerar sig för ett kostnadsfritt konto med Acrobat Sign och överför en kopia direkt från Acrobat Sign.
  


• Bifoga revideringsrapport för slutförda dokument
  Om du behöver revideringsrapporter bifogade till kopian av det signerade dokumentet som vi skickar till dig via e-post, ska du aktivera detta alternativ för åtminstone avsändaren.
  


• Slå samman flera dokument till ett dokument efter signering
  När du laddar upp flera filer för en transaktion sammanfogar Acrobat Sign dessa filer till en PDF innan den skickas för signering.
  
  Den här inställningen avgör om dina e-postmeddelanden för Signerat och arkiverat innehåller den ena stora PDF-filen, eller om dokumentet delas upp i flera filer igen.
  

• Skicka en extra kopia av alla signerade avtal till de här e-postadresserna

Det är det externa arkivet igen, men den här inställningen kan konfigureras på gruppnivå (för företags- och storföretagskunder) vilket gör att du kan vidarebefordra slutförda försäljningsavtal till redovisningsavdelningen eller slutförda sekretessavtal till den juridiska avdelningen (till exempel).

• Ladda upp signerat dokument
  Om du tillåter signerare att skriva ut dokumentet, signera det och faxa det tillbaka, bör du aktivera den här inställningen. Någon gång kommer någon att skriva ut dokumentet och skicka det till dig och om den här inställningen inte är aktiverad kommer du inte att kunna stänga transaktionen i Acrobat Sign.
  
• Delegering för användare i mitt konto
  Delegering avser här tillåtelse för en annan signerare (e-postadress) att signera dokumentet i ditt ställe. Delegering tar inte bort åtkomst från den ursprungliga parten, den ger bara en annan användare behörighet att signera.
  
  Generellt förespråkar vi att göra signeringsprocessen så enkel som möjligt, och det innebär att tillåta delegering.Under vissa omständigheter finns det ett stort behov av att bara ha en bestämd part som signerar.
  

• Delegering för användare utanför mitt konto
  Detta fungerar på samma sätt som ovanstående inställning, men denna funktion är specifik för användare som inte finns i ditt Acrobat Sign-konto.
• Behörighet att signera
  Den här inställningen avgör vilken standardåtkomst användarna i ditt Acrobat Sign-konto har för att signera ett dokument.
  Generellt rekommenderar vi att tillåta alla att signera som standard.Om du tänker använda Acrobat Sign för något HR-relaterat syfte behöver du definitivt låta alla signera.
  Om du väljer att neka alla signeringsbehörigheter som standard måste du uttryckligen aktivera de signerare som behöver signera.
  Tips!: Som administratör får du inte automatiskt rollen som signerare.Detta innebär att om du behöver signera dokument, och du som standard nekas att signera, ska du gå till Användare och grupper och klicka på din e-postadress och aktivera dig som signerare.
• Ställ in en standardtidszon för avtal som skapas av användare i det här kontot
  Detta ställer in tidszonen för tids-/datumstämplarna på dina transaktioner.
  
• Gruppadministratörsrelaterade inställningar
  Kunder på företags- och storföretagsnivå kan ha grupper, och om du har grupper kanske du vill ha administratörer bara för dessa grupper.
  Dessa inställningar låter gruppadministratörer lägga till nya användare eller ändra sina gruppnivåinställningar för att anpassa hur användare i deras grupper kan konfigurera avtal.
  

Skicka-inställningar är de funktioner som visas för avsändande agenter på fliken Skicka. Det här avsnittet är avsett för alla konfigurationer som kan göras på sidan.

Ungefär som med de globala inställningarna är dessa skiftlägeskänsliga.

Den här beskrivningen är lång, men börja med att navigera till: Konto > Kontoinställningar > Skicka-inställningar.

• Visa sändningssida efter inloggning
  Den här inställningen dirigerar dina användare till fliken Skicka efter att de loggat in på Acrobat Sign (istället för fliken Startsida).
  Om du upplever irriterande fördröjning när du först loggar in beror det troligen på skripten som körs på fliken Startsida för att få de coola rapportvisarna att återspegla korrekt data.Om användarna hellre vill komma direkt till sändningsprocessen och inte till fliken Hem, är detta den funktion du ska välja!
  
• Mottagarroller
  Kräver ditt arbetsflöde godkännande från en eller flera personer, eller har du en mottagare som förväntas fylla i formulärinnehåll utan att behöva använda en signatur?Att aktivera mottagarroller gör det möjligt för dig att bygga komplexa arbetsflöden med definierade specialiserade roller.
  

• Bifoga dokument
  Den här inställningen används för att aktivera olika kanaler som tillåter att en användare kan bifoga ett dokument. Om du har ett starkt behov av versionskontroll över dina dokument, kommer du troligen att vilja inaktivera allt utom det bibliotek där de aktuella versionerna av dina formulär finns.
  
• Språk
  Den här inställningen gör att användarna kan ange externa signerares signeringsspråk på sidan Skicka.
  

• Meddelandemallar
  Denna inställning sparar mycket tid för agenter med stora volymer. Meddelandemallar kan du använda för att ange ett nytt standardmeddelande och för att ytterligare definiera en stor uppsättning anpassade meddelandemallar. Om du märker att du skickar samma dokument med samma meddelande flera gånger om dagen, ta dig tid att konfigurera detta.
  
• Privata meddelanden till mottagare
  Med denna inställning kan du inkludera egna meddelanden till varje mottagare.
  
• Tillåtna signaturtyper
  Som standard är att endast en e-signatur aktiverad. Det finns emellertid fortfarande ett stort antal personer som vill skriva ut och faxa tillbaka dokumenten. Om du kan ha några kunder som känner så här, aktivera alternativet Faxsignatur.
  
• Inställningar för avsändarsignatur
  Dessa inställningar är avsedda för situationer då avsändaren ska vara motsignerare för dokumentet. Och om du tillåter avsändare att medsignera, är det värt att konfigurera standardinställningarna enligt ditt arbetsflöde för att minimera hur mycket avsändarna behöver justera i varje transaktion.
  
• Påminnelser
  Om din process kräver att du ställer in påminnelser, gör denna inställning det möjligt för dig att konfigurera standard iteration och meddelande för påminnelser, vilket ytterligare minskar cykeltiden för dina avsändare.
  
• Lösenordsskydd för signerat dokument
  Med detta aktiverat skulle användaren behöva ange ett lösenord innan de kunde öppna den signerade PDF:en eller visa den online.
  Det innebär lite friktion, men ger bra säkerhet.
  
• Alternativ för signeraridentifiering
  Acrobat Sign tillåter flera tvåfaktorsautentiseringsmetoder för signerare. Beroende på hur det förhåller sig i ditt fall, kanske du vill tillåta ett eller flera av dessa alternativ och du kanske inte vill tillåta avsändare att välja en metod.
  

• Dokumentets utgång
  Om ditt användningsfall inkluderar "försäljningsmöjligheter," som ett specialpris som bara är tillgängligt de närmaste XX dagarna, då kan du definiera det fönstret och tvinga dokumentet att gå ut om det inte signeras inom den erforderliga tiden.
  Om du aktiverar detta alternativ rekommenderar vi att du överväger att aktivera alternativet Tillåt ändring av förfallotidsinställningar efter att dokumentet har skickats.Du behöver inte utöka tidsgränsen, men det kan vara bra att möjligheten finns.
  
• Förhandsgranska, placera signaturer eller lägg till formulärfält
  Om du upptäcker att du vill lägga till fält i dokument snabbt, kan det vara bra att som standard aktivera verktyget för att dra och släppa fält. Men om du arbetar med versionskontrollerade dokument kommer du troligen att vilja ta bort alternativet för användare att justera fält.
  
• Signeringsordning
  De flesta dokument (som vi ser det) signeras i en sekventiell ordning och det är standardvärdet. Men om du upptäcker att ditt vanligaste arbetsflöde använder en parallell signeringsprocess där alla blir ombedda att signera samtidigt, kan du konfigurera det här.
  Du har också möjlighet att låta avsändaren välja vilket arbetsflöde som är bäst för sina transaktioner om du har en fot i båda världarna.

Säkerhetsinställningar för Acrobat Sign matchar de allmänna säkerhetsinställningarna för lösenord som du hittar för de program som du har hanterat – med några extra dokumentinställningar.

Du ställer in säkerheten genom att navigera till Konto > Kontoinställningar > Säkerhetsinställningar.

• Inställningar för enkel inloggning
  Autentiserar dina användare sig som antingen Adobe- eller Google-användare? Om så är fallet bör du aktivera lämpliga inställningar och inaktivera dem som du troligtvis inte kommer att använda.
  
• Inställningar för kom ihåg mig
  Här kan du välja att komma ihåg användarens inloggningsuppgifter under en viss tidsperiod. Välj tidsperioden i rullgardinsmenyn.
  
• Policy för inloggningslösenord - För användare som autentiserar till det äldre Acrobat Sign-identitetssystemet
  Denna inställning anger parametrarna för hur ofta lösenordet måste återställas, och för hur många historiska lösenord Acrobat Sign kommer att komma ihåg för att förhindra att återkommande lösenord installeras.
  
• Styrka för inloggningslösenord - För användare som autentiserar till det äldre Acrobat Sign-identitetssystemet
  Den erforderliga styrkan hos dina lösenord är nyckeln till att säkerställa din kontosäkerhet, och vi rekommenderar att du ställer in detta värde så högt som dina användare kommer att tolerera.
  
• Typ av PDF-kryptering
  Det viktiga när det gäller PDF-krypteringsnivåer är känna till vilka Reader-versioner som dina signerare troligtvis kommer att ha installerade. De mer avancerade krypteringarna kräver modernare versioner av Reader.
  Generellt gäller att om den avsedda undertecknaren har grundläggande teknisk kunskap kan du relativt säkert ange detta värde till 128-bitars AES.Acrobat 7 lanserades i början av 2005 och de flesta har nog uppgraderat därefter.
  
• API
  Här kan du tillåta att ocertifierade partnerprogram kan komma åt data från det här kontot. Dessutom kan du tillåta användare som inte är kontoadministratörer att skapa applikationer som använder Acrobat Sign-API:et.
  
• Tillåtna IP-intervall
  Om du oroar dig för att externa parter försöker få åtkomst till dina användare, så är en begränsning av IP-intervallet en bra motåtgärd. Se bara till att ingen behöver arbeta hemifrån eller på en mobil enhet utanför dina egna nätverk.
  
• Kontodelning
  Kontodelning är en praktisk funktion när det gäller att hantera dina agenter som rapporterar till dig, men det kan vara klokt att kontrollera vilka som de delar sina konton med. Många administratörer väljer att endast skapa kontodelningar när de skapar nya användare och väljer att inaktivera kontoövergripande inställningar.
  
• Verifiering av signeraridentitet
  Ska användarna behöva logga in innan de signerar ett dokument? Beroende på ditt sätt att arbeta kan detta vara en bra säkerhetskontroll.
  
• Lösenord för avtalssignering
  Du kan använda en lösenordspolicy för att skydda dokumentsignering och visning.
  
• Dokumentlösenordsstyrka
  Ange en lösenordsstyrka för lösenordet för avtalssignering.
  

Kommer du att använda API:er? Om du har en utvecklare och vill integrera Acrobat Sign med dina befintliga CRM-system (eller något annat API-aktiverat) kan det vara värt att titta närmare på detta alternativ.

Acrobat Sign stöder ett REST-API:

Gå till Konto > Acrobat Sign-API.

Om du vill använda API:erna i Adobe Document Cloud för att komma åt användardata måste du ha OAuth-tokens.

Du kan skapa en integreringsnyckel om du har ett äldre program som inte har stöd för OAuth.

Om du inte ser länken för att skapa en integreringsnyckel ska du kontakta supportavdelningen.

Du kan även hitta följande på sidan

• WSDL-länken
• Länken till OAuth-tokens
• En länk till metoddokumentationen
• Och en länk till REST API-exemplen

När API:er är aktiverade ser du en ny länk till vänster för Logg över API-förfrågningar. Den här loggen visar den inkommande XML-filen från API-anropet och den kan vara värdefull vid felsökning om du har kodrelaterade problem.

REST API är tillgängligt via alternativet API-program.

På sidan klickar du på länken Skapa ett nytt program, anger programnamnet och klickar sedan på knappen Skapa program.

Ditt nya program-id och din hemlighet skapas och visas omedelbart.

Att dela in användaren i funktionella grupper kan vara mycket praktiskt, särskilt om du har olika signeringskrav eller rapporteringsstrukturer som måste beaktas.

Lyckligtvis är det jätteenkelt att skapa en grupp i Acrobat Sign. Navigera bara till
Konto > Grupper.

På gruppsidan klickar du på plusknappen (+) i det övre högra hörnet och anger det nya gruppnamnet i fältet.

Det finns även en länk för att konfigurera gruppinställningarna. Klicka på raden för att se länken Gruppinställningar. Dessa inställningar är näst intill identiska med de globala inställningarna som du konfigurerade på kontonivån, men eftersom grupper är ett underordnat objekt till kontot kommer gruppinställningarna att åsidosätta kontoinställningarna.

Du kommer även att märka att gruppnamnet alltid är uppdateringsbart, så det är inga problem att ändra gruppnamnen.

Slutligen, det är nu dags att lägga till användare!

Den moderna användaradministrationen hanteras i Adobe Admin Console, och det finns flera metoder för att fylla din organisation med användare och ge dem rätt att använda Acrobat Sign.

Admin Console dokumenteras i den större Adobe-dokumentationen för användarhantering. Nedan finns flera av de mest relevanta sidorna beroende på hur du avser att konfigurera din organisation

• Lägg till en användare
• Skapa användare i bulk
• Lägg till användare från din katalog
• Lägg till användare från MS Azure Active Directory
• Ändra namn/e-postadress
• Befordra en användare till en administratörsroll
• Användaridentitetstyper och SSO
• Autentisera användare med MS Azure
• Autentisera användare med Google-federation
• Byt användaridentitet
• Produktprofiler