Översikt
Signeringsordningen styr standardarbetsflödet för signaturer som tillämpas på avtalet och i vilken utsträckning avsändare kan ändra dem.
Ett av två standardvärden måste väljas:
- Mottagarna loggar in i den ordning de anges – sekventiella signaturer, där mottagarna får avtalet i den ordning de listas på sidan Skicka. Den första mottagaren får åtkomst till avtalet, och när de har slutfört sin del meddelas nästa mottagare. Varje mottagare får åtkomst i tur och ordning tills avtalet har slutförts.
- Mottagarna loggar in i valfri ordning – parallella signaturer, där alla mottagare meddelas på en gång och alla kan slutföra sina aktiviteter med avtalet på sin egen tid. Avtalet slutfördes när alla mottagare har slutfört sin del.
Dessutom finns det två valfria kontroller:
- Tillåt avsändare att välja signeringsordning – med det här alternativet visas en växlingsknapp på sidan Skicka så att avsändaren kan växla mellan sekventiella och parallella signaturarbetsflöden. Om det är inaktiverat tillämpas standardarbetsflödet.
- Tillåt avsändare att ange hybridroutningsordning – när det här alternativet är aktiverat kan avsändare skapa ett blandat arbetsflöde som innehåller sekventiell och parallell routning för avtalet. En enkät skickas till exempel till en grupp medarbetare i ett parallellt arbetsflöde och skickas sedan till en godkännandechef när alla gruppmedlemmar har slutfört sina åtgärder (sekventiellt efter att grupprocessen har lösts).
Så fungerar det
Standardarbetsflödet tillämpas automatiskt. Om ingen av de valfria inställningarna är aktiverade kan bara standardarbetsflödet användas. Avsändare har ingen behörighet att åsidosätta standardarbetsflödet när de skickar från sidan Skicka .
Om avsändare får ändra signeringsordningen visas en växlingsknapp på sidan Skicka överst i mottagarlistan. Avsändare kan växla fritt mellan arbetsflöden.
Om hybridarbetsflöden ska konfigureras på sidan Skicka måste standardarbetsflödet vara sekventiellt. Om hybridarbetsflöden är aktiverade kan avsändaren fritt skapa hybridarbetsflöden. Ingen annan åtkomst krävs.
Bästa praxis
Konton som bara innehåller en grupp eller som inte har alternativet Användare i flera grupper (UMG) aktiverat kan behöva växla mellan de arbetsflöden som visas för att ge avsändare möjlighet att på bästa sätt dirigera sitt avtalssignaturflöde.
Konton med UMG aktiverat bör överväga att skapa grupper som starkt definierar standardarbetsflöden för avtal som skickas från gruppen och ta bort alternativet för att ändra arbetsflödet. Det här tar bort gränssnittsalternativen på sidan Skicka och ser till att avtal alltid skickas med rätt arbetsflöde.
Hybridarbetsflöden är användbara i specifika fall, men kräver att avsändaren korrekt konfigurerar dokumentflödet varje gång. För storföretagskunder kan detta göras bättre med anpassade arbetsflöden för sändning, som minskar konfigurationsbördan för avsändaren och bäddar in den i arbetsflödesmallen.
Konton som aldrig förväntar sig att använda något arbetsflöde för parallella signaturer bör välja det sekventiella arbetsflödet och inaktivera både alternativet att växla och hybridalternativen.
Konfiguration
Tillgänglighet:
Kontrollerna för Signeringsordning är tillgängliga för licensplanernastorföretag.
Licensplanerna Team och individuell innefattar att:
- Standardarbetsflödet är inställt på sekventiella signaturer
- Alternativet att växla arbetsflöden är aktiverat
- Alternativet för hybridarbetsflöden är inaktiverat
Konfigurationsomfattning:
Kontrollerna för signeringsordning kan aktiveras på både konto- och gruppnivå.
Du kan kontrollera den här funktionen genom att gå till Skicka inställningar > Signeringsordning
När standardarbetsflödet är sekventiellt representeras signaturordningen numeriskt i början av mottagarposten.
Den översta posten indexeras alltid som nummer ett, den andra alltid som nummer två osv. (Om det inte finns ett hybridarbetsflöde som kan gruppera flera mottagare under samma index, vilket anger ett parallellt avsnitt i arbetsflödet.)
När standardarbetsflödet är parallellt behövs ingen signaturordning, eftersom alla mottagare får avtalet samtidigt.
Mottagarindexet i början av mottagarposten tas bort.
När alternativet att växla mellan arbetsflöden är aktiverat visas en växlingsknapp högst upp i mottagarlistan.
Standardvärdet återspeglar det standardarbetsflöde som definierats för gruppen och avsändaren kan fritt ändra det.
När hybrida arbetsflöden är aktiverade är standardvyn på sidan Skicka identisk med det sekventiella gränssnittet för arbetsflöde.
Skillnaden är att användaren kan dra och släppa en mottagare över en annan, gruppera dem tillsammans och skapa ett parallellt segment i signaturflödet.
Mottagarposterna fäster bredvid varandra och får samma indexnummer, vilket anger deras grupperingsförhållande som ett parallellt segment.
Relaterade inställningar
En Mottagargrupp definierar en lista med användare som alla kan få tillgång till avtalet på ett parallellt sätt, men bara en gruppmedlem kan slutföra mottagarens åtgärder för hela gruppens räkning. Det motsvarar ungefär att använda en distributionslista som e-postadress för en mottagare.
Mottagargrupper är bara tillgängliga för storföretagslicensierade konton.
Kontrollen över att aktivera mottagargrupper kan nås genom att gå till Skicka-inställningar > Mottagargrupper.
Effektivisera ditt arbete med Acrobat Sign
Hantera och signera dokument online snabbt och enkelt.
