Följ IVES

Översikt

Huvuddokumentet från IRS angående IVES-efterlevnad finns här: https://www.irs.gov/individuals/income-verification-express-services-ives-electronic-signature-requirements

Adobe Acrobat Sign är en fullständigt ESIGN Act-kompatibel lösning.Alla IRS-definitioner och ESIGN-lagkrav uppfylls av kärnlösningen för alla avtal som skickas genom tjänsten.

IVES har ytterligare krav som måste följas för att säkerställa efterlevnad av och deltagande i användningen av formulären 4506-T och 4506T-EZ.

Nedan hittar du kraven som anges i IRS-kravdokumentet och de relaterade Acrobat Sign-applikationskonfigurationerna som säkerställer efterlevnad.

Åtkomst till konfigurationsinställningarna nedan kräver en Acrobat Sign-tjänst på företags- eller storföretagsnivå.

Autentisering

IVES-efterlevnad kräver tvåfaktorsautentisering vid signering av dokument.Acrobat Sign skickar alla signaturbegäran som en unik länk per signerare till en e-postadress.Den unika signerings-URL:en och åtkomsten till e-postinkorgen utgör den första faktorn för autentisering.För att uppfylla kravet på tvåfaktorautentisering kan Acrobat Sign-kontot konfigureras för att kräva att signeraren tillhandahåller den andra autentiseringsnivån innan hen kan signera dokumentet.Acrobat Sign stöder tre alternativ för den andra faktorn:

1. Telefonautentisering (SMS)
2. Kunskapsbaserad autentisering (KBA)
3. Myndighetsutfärdat ID
   

Vi rekommenderar att gruppen eller kontot som skickar ett dokument som kräver IVES-efterlevnad konfigurerar följande inställningar:

1. Identifiera autentiseringsmetoder – Välj en av de ovan identifierade verifieringsmetoderna för tvåstegsautentisering och ställ in den som standard.
2. För att begränsa möjligheten för mänskliga fel kan du inaktivera alternativet för avsändare att ändra standardverifieringsmetoden.
3. Om du har transaktioner som inte kräver en IVES-kompatibel motsignatur, aktivera olika identitetsautentiseringsmetoder för interna mottagare.
4. Aktivera olika metoder för interna signerare och ställ in standarden till en internt acceptabel standard.

Samtycke

IVES kräver att undertecknare uttryckligen samtycker till att göra affärer elektroniskt.

• Uttryckligt samtycke kan konfigureras med tvingad granskning av användningsvillkoren och konsumentupplysningen. Se här för fullständig information
• Detaljerna om samtycket fångas i revisionskedjan för signeringsavtalet.

Elektronisk signatur

IVES-dokument kräver att en elektronisk signatur valideras mot namnet på formuläret.

• Alla signaturer som tillämpas av Acrobat Sign-systemet är fullständigt kompatibla ESIGN Act-signaturer.
• Den uttryckliga texten som föreslår att signaturen ska jämföras med namnet på formuläret antyder att användning av en fontbaserad signatur är överlägsen en mer stiliserad signaturtyp (t.ex. biometriska signaturer eller Hanko-stämplar).Därför rekommenderas det att signaturtypen begränsas till att skriva sitt namn och initialer

Manipuleringssäker försegling

IVES-dokument måste göras manipuleringsbeständiga efter att signaturerna har tillämpats.

• Acrobat Sign gör alla slutförda dokument manipuleringssäkra
• Den manipuleringsbeständiga förseglingen är tydlig när PDF:en öppnas med Adobe Acrobat eller Adobe Reader och visas som en blå stapel tvärs över fönstrets övre del.

Oavvislighet / Granskningslogg

En revisionslogg över hela signaturprocessen måste åtfölja dokumentet. Revisionsloggen måste innehålla all information om dokumentets livscykel.

• Varje transaktion i Acrobat Sign har en fullständigt kompatibel granskningslogg som kan hämtas från transaktionsposten (på sidan Hantera).
• Det rekommenderas att gruppen eller kontot som behöver vara IVES-kompatibelt har sina Inställningar konfigurerade till:

i. Bifoga granskningsrapport till färdiga dokument → Alltid

ii. Skicka en extra kopia av varje signerat avtal till dessa e-postadresser → En intern arkiv-e-postadress

Själva granskningsspåret innehåller alla element som krävs av IVES:

A. Datum och tid för skapandet

B. IP-adress för signeraren

C. Aviseringar för dokumentets livscykel

D. Resultat av autentisering

E. Resultat av samtycke

F. Resultat av varje e-signatur

Dokumentlagring

Alla 4506-T- och 4506T-EZ-formulär, inklusive deras granskningsrapporter, måste sparas i två år.

• Acrobat Sign behåller alla signerade dokument och granskningsloggar på våra servrar under hela den tjänst som tillhandahålls. Endast genom direkt kundåtgärd skulle ett dokument kunna tas bort, och även i så fall kommer granskningsloggen att kvarstå.
• Det rekommenderas att alla grupper eller konton som vill vara kompatibla etablerar en automatisk kopia till en arkive-postadress (t.ex.: AcrobatSignContracts@myDomain.dom)

Kvalitetsgranskning

Alla deltagare som använder en e-signaturlösning måste använda en oberoende part för att granska signaturerna årligen.

• Detta krav faller utanför vad Acrobat Sign kan tillhandahålla, eftersom kravet specifikt kräver att en oberoende part utför granskningen.

Anpassade arbetsflöden

Kunder på storföretagsnivå kan skapa separata arbetsflöden med hjälp av workflow designer.

Detta alternativ möjliggör ett dokumentspecifikt arbetsflöde, inklusive användarverifieringsmetoder och aviseringsprocesser, utan att behöva använda grupp- eller kontoövergripande inställningar.

Med tanke på att IVES-kraven är ganska strikta och inte förlåtande när det gäller mänskliga fel rekommenderas det här alternativet starkt.