Bifoga revisionsrapport till e-postmeddelanden och hämtningar i Acrobat Sign

Kontrollera om Adobe Acrobat Sign lägger till granskningsrapporten till avtal-PDF:er som levereras via det slutliga e-postmeddelandet och till PDF:er som hämtas från sidan Hantera.

Acrobat Sign kan lägga till granskningsrapporten till avtal-PDF:en som levereras i det slutliga e-postmeddelandet "Signerat och arkiverat" och till avtal-PDF:er som hämtas från sidan Hantera. Detta kombinerar det signerade dokumentet och dess granskningsspår till en enda fil, vilket förenklar arkivering men kan också expandera distributionen av granskningsdetaljer, särskilt när bilagor skickas via e-post.

Innan du börjar

• Du måste vara kontoadministratör eller gruppadministratör för att konfigurera denna inställning.
• Bekräfta hur din organisation distribuerar signerade avtal via e-post innan du aktiverar granskningsrapportbilagor.
• Granska din policy för datastyrning för att avgöra om granskningsmetadata ska delas med externa mottagare.

Konfiguration

Inställningen Bifoga granskningsrapporter till dokument gäller för alla avtal som skickas genom Acrobat Sign.

Tillgänglighet:

• Acrobat Sign Solutions: Stöds
• Acrobat Sign för myndigheter: stöds
• Acrobat Standard och Acrobat Pro: stöds inte

Konfigurationsomfattning:

Bifoga granskningsrapporter kan konfigureras på konto- och gruppnivå.

• Inställningar på gruppnivå åsidosätter inställningar på kontonivå.

Standardvärde:

• Bifoga granskningsrapporten till e-postmeddelandet Signerat och arkiverat: Alla.
• Bifoga aktuell granskningsrapport till dokument när de hämtas från sidan Hantera: Inaktiverat.

Få åtkomst till denna funktion genom att navigera i administratörens konfigurationsmeny till Globala inställningar > Bifoga granskningsrapport till dokument

Kontroller

• Bifoga granskningsrapporten till e-postmeddelandet Signerat och arkiverat
  • Aldrig: Ingen får granskningsrapporten med den slutliga e-postbilagan.
  • Endast för avsändare: Endast avsändaren får granskningsrapporten med den slutliga e-postbilagan.
  • Alla (standard): Alla mottagare av den slutliga e-postbilagan får granskningsrapporten.

Påverkan: Denna kontroll kan väsentligt expandera vad som levereras via e-post vid slutförande, eftersom mottagare kan vidarebefordra e-postmeddelandet och bilagan.

• Bifoga den aktuella granskningsrapporten till dokument när de hämtas från sidan Hantera
  • Aktiverat: Nedladdningar från sidan Hantera inkluderar en PDF med granskningsrapporten bifogad i slutet.
  • Inaktiverat (standard): Nedladdningar från sidan Hantera inkluderar endast avtalsinnehållet. Användare måste hämta granskningsrapporten separat.

Så här används det

• E-postkontrollen gäller för det slutliga e-postmeddelandet ("Signerat och arkiverat").
• Nedladdningskontrollen gäller endast när en användare hämtar ett avtal från sidan Hantera.
• När någon av kontrollerna är aktiverad lägger acrobat sign till granskningsrapporten i slutet av PDF-filen som levereras (hämtas eller bifogas till e-postadress).
• Om ett avtal fortfarande pågår lägger acrobat sign till den preliminära granskningsrapporten som den ser ut vid tidpunkten för hämtning.

Bästa praxis

• Begränsa distribution av granskningsrapporter via e-postadress om inte mottagarna behöver den fullständiga granskningskedjan.
• Använd Hantera sidans hämtningskontroll för att stödja intern dokumentation utan att automatiskt utöka e-postdistributionen.
• Bekräfta att extern delning av granskningsrapporter överensstämmer med din organisations policyer för datastyrning.

Bra att veta

• E-postkontrollen gäller endast om en signerad avtals-PDF bifogas till det slutliga e-postmeddelandet.
• Mottagare kan vidarebefordra e-postbilagor, vilket kan utöka distributionen av granskningsrapporten utöver de ursprungliga deltagarna.