Uppfylla HMLR:s krav för handlingar som e-signerats

• Alla parter samtycker till användning av elektroniska signaturer och en elektronisk signaturplattform (platform) avseende handlingen.
• Alla parter har fastighetsjurister som agerar för dem (med förbehåll för begränsade undantag).
• En fastighetsjurist ansvarar för att sätta upp och kontrollera signeringsprocessen genom plattformen.

Signerings- och dateringsproceduren som anges i avsnitt 13 i Practice Guide 8 är som följer:

Fastighetsförmedlaren som lämnar in ansökan till HMLR gör det elektroniskt – vanligtvis via HMLR-portalen – och inkluderar med ansökan en PDF av den ifyllda handlingen.Men där ansökan gäller första registrering kan en utskrift av PDF:en, certifierad som en sann kopia av den ifyllda handlingen, lämnas in.

Fastighetsförmedlaren som lämnar in ansökan (inklusive en ansökan för första registrering) tillhandahåller följande certifikat: "Jag intygar att, efter bästa vetskap och övertygelse, kraven som anges i Practice Guide 8 för verkställande av handlingar med elektroniska signaturer har uppfyllts."

Alla fastighetsförmedlare med ett Adobe Acrobat Sign-konto kan initiera denna process för alla parter.Det finns inget behov för undertecknaren och vittnet att ha sitt eget Acrobat Sign-konto.

Administratören för Acrobat Sign för fastighetsförmedlaren kan ändra inställningar i Acrobat Sign för att aktivera arbetsflöden som uppfyller steg 1-6 i avsnittet Översikt över HMLR-arbetsflödet ovan.Dessa inställningar presenteras nedan i avsnittet om Konfigurera ditt Acrobat Sign-konto.

Avsnittet om Förbereda handlingen för signering ger viktig vägledning om:

• förbereda handlingen för signatur innan signeringsprocessen initieras;
• inkludera de föreskrivna verkställande- och attestklausulerna i handlingen; och
• skydda konfidentialitet genom att använda en unik funktion i Acrobat Sign som kallas "Begränsad dokumentsynlighet"

Acrobat Sign tillåter en kontoadministratör att ändra inställningar för att säkerställa att arbetsflödet överensstämmer med kraven i avsnitt 13.3 i Practice Guide 8.Innan du skickar handlingar för elektronisk verkställighet med Acrobat Sign rekommenderar vi att du gör följande ändringar:

• Kräv uttryckligt samtycke till signering med Acrobat Sign.Kontoadministratörer kan konfigurera inställningar för användningsvillkor och konsumentupplysningar för att kräva uttryckligt samtycke (via en kryssruta) till användningen av Acrobat Sign.Detta kan krävas antingen innan visning av handlingen eller innan signering av handlingen.
  • Navigera till avsnittet Grupp i administratörsmenyn
  • Klicka på gruppen som ska konfigureras (visar tillgängliga åtgärder överst i listan)
  • Klicka på Gruppinställningar
    

• Välj fliken Signaturinställningar
• Markera alternativet Åsidosätt kontoinställningar för denna sida
  
• Rulla ned till avsnittet Användningsvillkor och klicka på länken för Signerare
  
• Välj ett annat alternativ än standard-för att aktivera uttryckligt samtycke
• Spara ändringarna

• Slå på begränsad dokumentsynlighet: Begränsad dokumentsynlighet (LDV) gör det möjligt för transportören att skydda sekretessen genom att säkerställa att vittnet endast kan visa verkställighets- eller signatursidan (inte hela handlingen) och endast kan få en kopia av revisionsloggen som rör signeringsprocessen; vittnet får inte en kopia av den signerade handlingen i sig själv. Kontoadministratörer kan aktivera LDV-inställningarna enligt följande:
  • Navigera till avsnittet Grupp i administrationsmenyn
  • Klicka på gruppen som ska konfigureras (visar tillgängliga åtgärder längst upp i listan)
  • Klicka på åtgärden Gruppinställningar
    
  • Klicka på alternativet Gruppinställningar i gruppens meny
  • Markera alternativet Åsidosätt kontoinställningar för denna sida
    
  • Rulla ned till avsnittet Begränsad dokumentsynlighet
    
  • Aktivera:
    • Signerare kommer endast att se resurser som innehåller signatur-, initial- eller datainmatningsfält som tilldelats dem
    • Signerare och kopiemottagare i mitt konto kan se alla filer
  • Spara ändringarna
    

• Skapa en meddelandemall (valfritt): Du kan skapa en meddelandemall för att hjälpa fastighetsjurister att spara tid när de skickar ett dokument för signering.Mallen kan automatiskt fylla i e-postmeddelandets brödtext med ett standardmeddelande och ämnesrad.
  • Navigera till avsnittet Grupp i administrationsmenyn
  • Klicka på gruppen som ska konfigureras (visar tillgängliga åtgärder längst upp i listan)
  • Klicka på åtgärden Gruppinställningar
    
  • Klicka på alternativet Meddelandemallar i gruppens meny
  • Klicka på + för att skapa ett nytt meddelande och följ instruktionerna för att skapa en ny mall

Den slutliga versionen av handlingen bör laddas upp till Acrobat Sign av fastighetsjuristen så att parterna kan signera i enlighet med de föreskrivna stegen som anges i avsnitt 13 i Practice Guide 8.

Avsnitt 13 förutsätter att undertecknaren signerar i fysisk närvaro av ett vittne som intygar signaturen.Tid och datum för varje signatur registreras i Acrobat Signs digitala granskningskedja.När signeringsprocessen är avslutad måste fastighetsjuristen datera handlingen i Acrobat Sign med det datum den träder i kraft.Dateringen av handlingen kommer att utgöra leverans av dokumentet som en handling av parterna.

Det finns tre viktiga överväganden för en fastighetsjurist som kontrollerar signeringsprocessen:

• För att dra nytta av LDV-inställningarna bör den slutliga versionen av handlingen och dess signeringssida förberedas som separata filer och laddas upp tillsammans till Acrobat Sign.Acrobat Sign kombinerar automatiskt flera filer till ett enda dokument under signeringsprocessen.LDV-inställningarna gör det möjligt för fastighetsjurister att presentera olika delar av dokumentet för undertecknarna och vittnena under signeringsprocessen.
• Avsnitt 2.2 i Practice Guide 8 föreskriver formen för utförande- och intygandeklausuler för manuellt utförande av handlingar av individer.Dessa klausuler bör också antas när handlingen utförs elektroniskt.För att ge försäkran om att vittnet var fysiskt närvarande när undertecknaren signerade, bör fastighetsjuristen inkludera direkt under vittnesuppgifterna i själva handlingen följande uttalande från vittnet: "Jag var fysiskt närvarande som vittne när undertecknaren applicerade sin signatur på denna handling".
• Avsnitt 13 i Practice Guide 8 förpliktar också fastighetsjuristen att intyga att HLMR-kraven har uppfyllts på vederbörligt sätt.Fastighetsjuristens certifikat lämnas in tillsammans med ansökan till HMLR för registrering av handlingen.I avsnitt 16 i Practice Guide 8 har HMLR angivit att följande certifikat skulle vara "lämpligt":

"Jag intygar att, enligt min bästa kunskap och övertygelse, kraven som anges i praktikguide 8 för utförande av handlingar med elektroniska signaturer har uppfyllts."

Genom att följa signeringsprocessen som beskrivs nedan - och med förlitan på Acrobat Signs digitala granskningskedja - kan en fastighetsjurist känna sig trygg med att tillhandahålla sitt certifikat till HMLR.

Orkestrera signeringsprocessen

Signeringsceremonin kan äga rum med alla parter på samma kontor, eller med undertecknaren och vittnet på en annan plats. Avsnittet nedan om Granskningsrapporten beskriver hur Acrobat Sign kan validera att vittnet var fysiskt närvarande när undertecknaren signerade lagfarten.

När undertecknaren och vittnet befinner sig på en annan plats (dvs. inte på samma plats som fastighetsförmedlaren), är Acrobat Sign konfigurerat för att ge fastighetsförmedlaren de garantier de behöver att signeringsprocessen följer kraven i Praktikguide 8.

Öppna e-postmeddelandet
Den första undertecknaren får ett e-postmeddelande i sin inkorg.

• Undertecknaren klickar på knappen Granska och signera

• Om fastighetsförmedlaren har valt telefonautentisering under lagfartens förberedelsefas, initierar klick på knappen Granska och signera autentiseringsprocessen med engångslösenord
• Undertecknaren klickar på Skicka kod

Acrobat Sign skickar en sexsiffrig engångskod till det telefonnummer som fastighetsförmedlaren nominerade under lagfartens förberedelsefas.

• Signatören anger koden och klickar på OK

• Signatören fyller i eventuella tilldelade fält i dokumentet och sätter sedan sin elektroniska signatur med något av de alternativ som tillhandahålls av Acrobat Sign:
  
  • Skriva sitt namn
    
  • Rita på pekskärmen på den enhet de håller i
  • Ladda upp en signaturbild
    
• Efter signering klickar de på Apply-knappen

• Om en policy för uttryckligt samtycke har tillämpats uppmanas signatören att acceptera användningsvillkoren som kan anpassas av överlåtaren.

• Signatören omdirigeras till en ny webbsida som meddelar att deras signatur har tillämpats och anger vem som ska signera härnäst.

• En signatör, som ska utse vittnet, får sedan ett andra e-postmeddelande som inbjuder dem att delegera ett signaturfält till vittnet
  
  • De klickar på knappen Granska och delegera för signatur för att påbörja delegeringsprocessen

• Den delegerande signatören tillhandahåller sedan:
  • Ett e-postmeddelande för vittnet
    
  • Ett telefonnummer för vittnet
  • Ett valfritt meddelande för vittnet
• När delegeringen är konfigurerad klickar du på Delegera
  

• Vittnet får ett e-postmeddelande från Adobe Acrobat Sign till den e-postadress som anges av undertecknaren, som bjuder in dem att granska och signera handlingen.

• Vittnet uppmanas att identifiera sig med hjälp av en sexsiffrig engångskod som skickas till det nummer som anges av undertecknaren

• Handlingen öppnas direkt på underteckningssidan och resten av handlingen är inte synlig för vittnet.

• Slutligen dirigeras handlingen sedan till fastighetsjuristen som lägger till datumet i fältet som tilldelats dem med det datum då det träder i kraft.
• När alla parter har slutfört signeringsprocessen får de ett e-postmeddelande med inbjudan att hämta en kopia av den slutliga e-signerade handlingen och tillhörande digital granskningsspårning.
• Däremot har vittnet endast rätt att hämta underteckningssidan och granskningsspåret som är kopplat till underteckningssidan.

Granskningsrapporten är en fullständig dokumentation av varje händelse som rör signeringsprocessen.Den innehåller viktiga bevis för fastighetsjurister angående bland annat identiteten hos undertecknare och vittnen, tiden för undertecknandet, e-postadresser och IP-adresser.

Den visar:

• Vem dokumentet (handlingen) skickades till via e-post och vid vilken tid det skickades.
• Vem som visade dokumentet och när.
• Det faktum att läget "Begränsad synlighet" var aktiverat.
• Det faktum att undertecknaren (och eventuella vittnen) fick åtkomst till dokumentet efter autentisering via mobiltelefon (Observera att telefonnumret är delvis skymt för GDPR-efterlevnad)
• Det faktum att undertecknaren samtyckte till användningsvillkoren.
• Tiden och IP-adressen som användes när dokumentet signerades.
• Vittnets e-postadress och användningen av autentisering via mobiltelefon.
• Tidpunkten då det slutliga dokumentet (handlingen) skickades via e-post till respektive parter.

Fastighetsjurister bör ha i åtanke att en IP-adress inte alltid kan tas som avgörande bevis för att individer befann sig på samma plats vid signeringstillfället om till exempel undertecknaren använder en mobilanslutning och vittnet använder ett Wi-Fi-nätverk.

Det kan därför vara att föredra att organisera signeringsprocessen på en enda enhet, eller att kräva att alla enheter är anslutna till samma Wi-Fi-nätverk och att ingen VPN-funktion används.