Logga in på Acrobat Sign som avsändaren.
Senast uppdaterad den
18 sep. 2024
Översikt
Det är inte ovanligt att en avsändare av ett avtal är den primära kontakten för en kunds dokument-/signaturprocess. Det innebär ofta att de behöver tillgång till den information kunden tillhandahåller i dokumentet.
Kontrollgruppen Samla in formulärdata med avtal tillhandahåller den sändande agenten:
- Möjlighet att se mottagarnas fältinmatning när de arbetar sig igenom formuläret i realtid. Detta kan vara användbart om undertecknaren kommunicerar med mottagaren för att hjälpa till att lägga till korrekt information i varje fält.
- En CSV-rapport med allt fältinnehåll när avtalet är klart. Användbart om avsändarna är skyldiga att samla in och rapportera om data som härrör från de avtal de har skickat.
Obs!
Kontrollerna för insamling av formulärdata ger endast tillgång till fältdata för avsändaren av ett avtal. Inga andra deltagare i avtalet har dessa alternativ tillgängliga.
Tillgänglighet:
Kontrollerna för att samla in formulärfältsdata och exponera dem för avsändaren är tillgängliga för licensplanerna Acrobat Sign Solutions.
Konfigurationsomfattning:
Funktionen kan aktiveras på både konto- och gruppnivå.
Så här används det
Det finns två kontroller:
- Bifoga en CSV-fil med formulärdata till avsändarens e-postmeddelande med signerat avtal – Den här inställningen behöver bara konfigureras på gruppnivå för att avsändaren ska få CSV-filen bifogad eller inte. Avsändaren behöver inte (och får inte) interagera direkt med alternativet att bifoga CSV-filen.
- Avsändare kan se uppgfiter från formulärfält när mottagarna fyller i dem – Detta är en dynamisk vy av endast fälten i ett dokument och det innehåll som den aktuella mottagaren har lagt till i dem. Avsändaren kan komma åt denna vy från sidan Hantera och se vilket innehåll som varje fält fylls med.
-
-
Gå till sidan Hantera och välj det aktuella avtalet.
Detta exponerar panelen Åtgärder till höger om avtalslistan.
-
Mottagarlistan finns under listan med åtgärder.
Varje mottagare som har lagt till fältinnehåll i avtalet visar en ikon till höger om sin mottagarpost.
- Om ingen ikon syns har mottagaren inte angett någon fältinformation ännu.
- Om bara pennikonen finns där håller mottagaren på att fylla i sin fältinformation.
- Om en bocksymbol finns bredvid pennsymbolen har mottagaren slutfört sin interaktion med avtalet
Välj den mottagare som du vill granska.
Obs!Visning av fältuppgifterna blir tillgängligt efter att mottagaren har angett sitt första värde i formuläret. Fram till dess är knappen Visa förlopp (och ikonen) dold.
Detta betyder endast att mottagaren inte har lagt till något fältinnehåll, inte att mottagaren inte har läst avtalet.Signatur- och signaturrelaterade fält (som titel, företag, namn, e-postadress och signaturdatum) klassas inte som formulärfält i den här sammanhanget, så de visas inte och om bara signaturrelaterade fält finns, visas knappen Visa förlopp och ikonen kommer inte att exponeras.
-
Tryck på knappen Visa förlopp eller Visa formulärdata.
Detta öppnar ett överliggande fönster som visar en rullande lista med fält med formulärfältets namn till vänster och det aktuella fältvärdet till höger:
Obs!Mottagaren kan inte interagera med eller redigera fältinnehållet. Detta är en skrivskyddad vy av fältvärdena.
-
När du är klar klickar du på Ok för att stänga det överliggande fönstret.
Bästa praxis
Innan du aktiverar dessa kontroller bör du vara mycket medveten om vilken typ av information du samlar in om avtalen och förstå om det är en bra praxis att exponera denna information för avtalets avsändare. Om du samlar in privat information eller faktureringsinformation kanske det inte är bästa praxis att exponera denna information för avsändare.
Var försiktig
Det fältinnehåll som exponeras för avsändarna är inte maskerat, även om fältet är avsett att maskera fältinnehållet. Detta är en metod för att leverera omaskerat fältinnehåll till den interna användare (avsändare) som kan behöva den informationen.
Konfiguration
För att granska och redigera funktionskontrollerna:
- Logga in som administratör, gå till fliken Kontoinställningar och välj undermenyfliken Globala inställningar .
De konfigurerbara alternativen är:
När den är aktiverad bifogas CSV-filen tillsammans med PDF-kopian av det undertecknade avtalet och revisionsrapporten (om kontot är konfigurerat för att inkludera dessa dokument).
Om inställningen inte är aktiverad bifogas inte den CSV-fil som innehåller fältdata till det slutliga e-postmeddelandet.
När funktionen är aktiverad kan avsändaren se alla uppgifter som mottagarna har angett i mottagarinformationen på sidan Hantera.
Signaturspecifik information som den faktiska signaturen, datum för undertecknandet osv. ingår inte. Det innebär att om de enda fälten i ditt dokument är signaturfält visas inte knappen och ikonen Visa förloppet.
När denna inställning är inaktiverad har avsändaren inte tillgång till att visa fältdata från mottagarens post.
Obs!
Alternativet att visa fältdata för mottagare på sidan Hantera är dynamiskt, vilket innebär att om du ändrar och sparar inställningen tillämpas det nya värdet på alla befintliga avtal.
(Detta gäller endast avtal som har skapats efter den 17 september 2024)
- Upphävda eller utgångna avtal behåller inte fältdata.
- Signatur- och signaturrelaterade fält klassas inte som ”formulärfält” i det här sammanhanget. De kommer inte att finnas i fältlistan, eller orsaka att knappen eller ikonen Visa förloppet visas.
- Om en mottagare ersätts i signaturflödet visar den ersatta mottagaren inte något förlopp eftersom fältdata förloras när de ersätts. Om en ny mottagare läggs till som en alternativ signerare, kommer ursprungliga mottagarens förlopp fortfarande att vara synlig.
Effektivisera ditt arbete med Acrobat Sign
Hantera och signera dokument online snabbt och enkelt.
