Översikt
Massutskick låter användare skapa ett överordnat mallavtal för att generera upp till 1 000 underordnade avtal. Varje underordnat avtal använder samma filer, fält och egenskaper i det överordnade mallavtalet, men är oberoende av allt skydd och integritet i ett individuellt skapat avtal.
Massutskick gör att mottagarna kan anges manuellt eller med hjälp av en CSV-fil för att ladda upp en lista över mottagarnas e-postmeddelanden. CSV-filen ger avsändaren ytterligare funktioner, till exempel stöd för flera mottagare, rolltilldelningar, autentiseringsalternativ och standardfältvärden som kan anpassa de enskilda avtalen när de skapas.
Så här används det
Användare som har alternativet Massutskick aktiverat i deras primära grupp kan komma åt funktionen på Startsidan genom panelen Massutskick.
Med gränssnittet kan du ladda upp filer för att definiera basdokumentationen för det överordnade mallavtalet. Alla dokument ingår i alla underordnade avtal som skapas i gruppen Massutskick.
Mottagarens e-postadresser läggs till antingen manuellt eller med en CSV-fil. När det anges manuellt får varje e-postmeddelande sitt eget underordnade avtal som genererats separat. När en CSV-fil används tillämpas varje rad i CSV-filen på ett underordnat avtal. I samtliga fall har enskilda mottagare ingen synlighet i de andra avtalen. Varje avtal är säkert och personligt.
Varje underordnat avtal kan hanteras oberoende av sidan Hantera med hjälp av filtren Pågående/Slutfört/Avbrutet/Utgånget.
Den överordnade mallen Massutskick som används för att generera de underordnade avtalen kan hanteras på sidan Hantera i filtret Massutskick. Den överordnade mallen har tre viktiga funktioner:
Den överordnade mallen innehåller en sammanfattningstabell i listan Åtgärder för alla underordnade avtal. Tabellen identifierar antalet avtal i varje status. När du klickar i sammanfattningstabellen öppnas en sorterbar vy över de enskilda underordnade avtalen.
Alternativet Visa aktivitetsrapport i listan Åtgärder innehåller en Exekveringsrapport för dokument. Den här rapporten innehåller en mer detaljerad (och utskrivbar) sammanfattning av underordnade avtal efter status.
Aktiviteten Hämta formulärfältdata hämtar fältdata för alla underordnade avtal som har skapats av den överordnade mallen.
Bästa praxis
Fundera över hur Massutskick ska användas i din organisation. Om du inte förväntar dig att alla enskilda användare ska generera avtalshändelser i grupp är det bäst att inaktivera åtkomst på kontonivå, så att alla grupper naturligt ärver funktionen som inaktiverad. Aktivera uttryckligen vissa grupper med en identifierbar användning (t.ex. Personalavdelning), eller, om du kan tilldela användare till flera grupper, skapa en grupp speciellt för användare av Massutskick som ska fungera som deras primära grupp.
Om du aktiverar CSV-filimport förbättras funktionens användbarhet oerhört. Vi rekommenderar starkt att du aktiverar CSV-filöverföring om du inte har en tvingande anledning att ange alla användare manuellt.
Aktivera den nya upplevelsen Massutskick. CSV-filerna som används i den klassiska miljön fungerar fortfarande, så det krävs ingen omkonfigurering och de nya alternativen utökar användningen av funktionen avsevärt.
Konfiguration
Tillgänglighet:
Massutskick är tillgänglig för licensplanerna team och storföretag.
Konfigurationsomfattning:
Konton på nivån Team har alternativet Massutskick aktiverat som standard, med CSV-uppladdningsalternativet aktiverat. Inga kontroller är tillgängliga i administratörsgränssnittet.
Massutskick kan aktiveras på konto- och gruppnivå för storföretagslicensierade konton.
Du kan kontrollera den här funktionen genom att gå till Globala inställningar > Massutskick
De konfigurerbara alternativen är:
När Massutskick är aktiverat visas en ruta på fliken Hem så att användarna kan komma åt funktionen.
Konton som har Användare i flera grupper aktiverat bör observera att funktionen bara är tillgänglig för användare som har funktionen aktiverad i sin primära grupp.
En användare som är medlem i en grupp där Massutskick är aktiverat (men inte i användarens primära grupp) ser rutan men kan inte aktivera gränssnittet.
Alternativet att överföra mottagarlistan i en CSV-fil rekommenderas starkt.
Genom att skapa en mottagarlista som en CSV-fil får du bättre kontroll och synlighet än om du skriver e-postmeddelanden direkt i fältet Till:.
Dessutom kan CSV-filen innehålla kolumner med data som kan definiera mottagarroller, autentiseringsalternativ och fältvärden, anpassa avtalet för varje mottagare och förbättra mottagarnas upplevelse och slutförandegrad.
När det här alternativet är aktiverat infogas en Importera CSV-länk under fältet Till::
När det här alternativet är aktiverat tillgängliggörs den nya miljön för Massutskick för användarna i gruppen.
En växlingslänk är aktiverad så att användare kan växla tillbaka till den klassiska upplevelsen om de föredrar det.
I den nya miljön aktiveras alla nya CSV-funktioner, men bakåtkompatibiliteten med det gamla CSV-formatet bibehålls. Så om en CSV-fil är byggd i klassiskt format kan den användas utan problem.
Om den nya miljön är inaktiverad kan användare få åtkomst till det klassiska gränssnittet och använda det som de alltid har.
Bra att veta
- För att en användare ska ha åtkomst till gränssnittet Massutskick måste funktionen vara aktiverad i användarens primära grupp.
- Antalet transaktioner som kan genereras med funktionen Massutskick begränsas baserat på tjänstenivån:
- Kunder på nivåerna storföretag och företag kan generera upp till 1 000 transaktioner.
- Kunder med Acrobat Pro med avancerad e-signering för team och Adobe Acrobat Sign Professional kan generera upp till 50 transaktioner.
- Acrobat Pro med avancerad e-signering kan generera upp till 50 transaktioner.
- Small business/Team-provversioner kan generera upp till fem transaktioner.
- Enterprise provversioner kan generera upp till tre transaktioner.
Effektivisera ditt arbete med Acrobat Sign
Hantera och signera dokument online snabbt och enkelt.
