Översikt
Microsoft Dynamics arbetsflödessystem möjliggör en mycket anpassningsbar kedja av relaterade objekt för att automatisera processer inom Dynamics-miljön.Dessa processer kan utlösas manuellt av en användare eller konfigureras att utlösas när definierade händelser inträffar.
Detta dokument är avsett att presentera och förklara Adobe Acrobat Sign-objekten som har lagts till i version 7 av Adobe Acrobat Sign för MS Dynamics CRM-paketet.
Det är inte avsett som en djupgående förklaring av det anpassade arbetsflödet-systemet inom Dynamics.
Adobe Acrobat Sign för MS Dynamics CRM stöder skapandet av anpassade arbetsflöden endast i version 7-installationspaketet för 365 CRM-lösningen.
Detta paket innehåller:
- Sju Activities, de diskreta åtgärderna som kan användas för att skapa dina egna anpassade processer
- Två Actions, redo att använda "direkt ur lådan".Utmärkta återanvändbara processer för flera arbetsflöden
- Ett Workflow, ett funktionellt exempel (i utkast-status) som automatiskt skickar ett avtal när en möjlighet ställs in på "Vunnen"
Den tidigare versionen av Dynamics (2011/2013/2016) stöds inte av version 7 av Adobe Acrobat Sign-paketet.
Innan du skapar ett arbetsflöde bör du ha en gedigen förståelse för formuläret som ska signeras och antalet/ordningen för mottagarna som ska inkluderas i signeringsprocessen.
Det finns flera alternativ som kan ändra signeringsordningen, vanligtvis genom att infoga en mottagare på första mottagarpositionen och skjuta de andra mottagarna nedåt i stacken.
Aktiviteter
Activities är byggstenarna för Actions och Workflow, där var och en definierar en diskret uppgift som kan ta input från tidigare aktiviteter eller händelser och generera output för efterföljande aktiviteter.
Att kedja ihop en serie Activities skapar en Action eller Workflow.
Det finns sju Adobe Acrobat Sign Activities tillgängliga:
Fälten:
Avtalsnamn – Namnet på avtalet som det ska visas i e-postmeddelandena till mottagarna och som det refereras till i Dynamics-miljön
Avtalsmeddelande – Det globala meddelandet som läggs till i e-postmeddelandena till mottagarna
Signaturtyp – Definierar det signaturflöde som tillämpas av Adobe Acrobat Sign. Två alternativ finns:
- ESIGN – Använder e-signaturer som tillämpas helt genom en webbansluten session. Mottagare kan använda skrivbords- eller mobilplattformar för att tillämpa signaturen
- WRITTEN – Används när en fysisk signatur krävs. Processen ber mottagaren att skriva ut filen, fysiskt signera dokumentet, skanna dokumentet tillbaka till PDF-format och ladda upp det tillbaka till systemet
Ange lösenord för att öppna signerad PDF – Ett valfritt fält som accepterar en lösenordssträng som tillämpas på det slutliga signerade dokumentet. Visning av den signerade PDF-filen kräver lösenordet i alla fall
Dagar tills avtalet går ut – Alla värden som anges i det här fältet representerar hur många dagar avtalet förblir signerbart efter att det har skapats.Alla mottagare måste slutföra sin del av signaturprocessen innan denna timer går ut eller så avbryts avtalet
Avsändarens signeringsalternativ – Styr mottagarens signaturflöde från avsändarens perspektiv.Fyra alternativ finns:
- Jag signerar inte – Om avsändaren inte förväntas signera enbart därför att de är avsändaren
- Kom ihåg att avsändaren kan läggas till som mottagare genom andra metoder, till exempel en sökning
- Jag signerar först – Infogar avtalets avsändare i mottagarlistan som första signerare
- Jag signerar sist – Infogar avtalets avsändare i mottagarlistan som sista signerare
- Endast jag signerar – För processer där endast avsändaren skulle tillämpa en signatur. E.g. Semesterförfrågningar
Avsändarens signeringsalternativ påverkar direkt signaturordningen för avtalet, och åsidosätter värdet för mottagarordning enligt definitionen i AddRecipient-aktiviteterna.
Om du har definierat en mottagare med ett mottagarordning värde på 1, och sedan konfigurerar CreateAccount-aktiviteten att infoga avsändaren som första signerare (Jag signerar först), kommer värdena för mottagarordning att funktionellt skjutas nedåt i stacken.
1 kommer att behandlas som 2, och endast tillåtas åtkomst till signer2-fälten.
2 kommer att behandlas som 3, och så vidare.
Signering på plats – Används när du förväntar dig att mottagaren befinner sig på samma fysiska plats som avsändaren, och vill tillåta signering på plats, som körs på avsändarens system.
Denna metod kringgår den vanliga e-postverifieringsprocessen, så det rekommenderas starkt att du kräver att ytterligare icke-trivial information samlas in i formuläret (t.ex. körkort, personnummer osv.) för att säkerställa en rimlig koppling till den unika individen
Signeringsordning krävs – Det här alternativet styr det grundläggande avtalsflödet.
- När sant, följs en sekventiell signeringsprocess, där en mottagare i taget kan komma åt avtalet. Varje mottagare meddelas när det är deras tur att interagera med avtalet, men inte förrän det är deras tur
- När värdet är falskt följs en parallell signeringsprocess, där alla mottagare meddelas samtidigt, och signaturer/godkännanden kan tillämpas i vilken ordning som helst
URL för landningssida efter signering – En offentlig URL som du vill att dina undertecknare ska dirigeras till när de har tillämpat sin signatur.
- Om inget värde anges visas den vanliga sidan efter signatur som tillhandahålls av Adobe Acrobat Sign
Fördröjning i sekunder för omdirigering – Om en URL för landningssida efter signering anges, definierar detta fält antalet sekunder som webbläsaren väntar efter att avtalet är löst innan omdirigeringen utlöses och ändrar webbläsaren till landningssidans URL
Identitetsverifiering – Den här inställningen definierar standardverifieringsmetoden för alla mottagare kopplade till avtalet.
- Detta gäller särskilt avtal som importerar mottagare utan att använda AddRecipient -aktiviteten:
- När Avsändarens signeringsalternativ är inställt på Jag signerar först, Jag signerar sist eller Bara jag signerar
- När Lägg till primär e-postadress från överordnad entitet är sant
- Mottagare som läggs till genom en efterföljande AddRecipient -aktivitet har möjlighet att åsidosätta standardidentitetsverifieringsmetoden
Alla mottagare verifieras, åtminstone genom autentisering till den e-postadress som avtalet skickas till.
Andra faktorns autentisering finns tillgänglig i flera former:
- E-post – Standardtyp för validering.Används för varje mottagare
- Telefon – Andra faktorns verifiering som skickar ett SMS-meddelande till mottagaren när de försöker komma åt avtalet.
- Mottagarens telefonnummer och landskod måste anges i fältet Recipient Phone och fältet Recipient Country Code på AddRecipient-objektet
- Lösenord – Andra faktorns verifiering som använder en vanlig alfanumerisk lösenordssträng
- Lösenordet måste kommuniceras till mottagaren genom någon extern metod
- Kunskapsbas – Andra faktorns verifiering endast för mottagare i USA.
- Använder icke-trivial data utvunnen från offentliga databaser för att ställa en serie personliga frågor.
- Webbidentitet – Andra faktorns verifiering som använder framgångsrik autentisering till en av flera sociala medier-platser.
- Giltiga platser för autentisering inkluderar Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live och Twitter.
Ange lösenord för identitetsverifiering – Lösenordssträngen som ska användas om lösenordsverifiering väljs
Lägg till primär e-postadress för mallentitet som mottagare – När sant, importerar processen e-postadressen för den primära entiteten som första undertecknare i signaturprocessen
Lägg till primär e-postadress för överordnad entitet som mottagare påverkar direkt signaturordningen för avtalet och åsidosätter mottagarordningen som definieras i AddRecipient-aktiviteterna.
Om du har definierat en mottagare med ett mottagarordning-värde på 1, och sedan konfigurerar CreateAccount-aktiviteten till Lägg till primär e-postadress för mallentitet som mottagare, kommer mottagarordningen att funktionellt pushmeddelandes ned i stacken.
1 kommer att behandlas som 2 och får endast åtkomst till signer2-fälten.
2 kommer att behandlas som 3, och så vidare.
Schemalägg mottagarpåminnelser – Definierar påminnelseschemat för avtalet. Tre alternativ är möjliga:
- Aldrig – Inga påminnelser schemaläggs. Påminnelser kan fortfarande skickas på begäran från Agreement-objektet i Dynamics
- Varje dag, tills det signerats – Ett påminnelse-e-postmeddelande skickas varje dag tills avtalet har signerats
- Tio iterationer observeras. Efter 10 dagar upphör påminnelsen att gälla
- Varje vecka, tills det är signerat – En e-postpåminnelse skickas en gång var sjunde dag tills avtalet är signerat
- Sju iterationer observeras. Efter sextio dagar upphör påminnelsen att gälla
Fältet:
Välj en avtalsmall – Ett sökfält som presenterar de tillgängliga Adobe Acrobat Sign-mallarna som du kan använda för att generera ett avtal
GetAgreementID har inga inmatningsfält och endast en utdata, avtals-ID:t
Fälten:
Avtals-ID-indata – Importera avtals-ID från CreateAgreement-aktiviteten
Lägg till dokument från – Definierar källan för dokumentet. Dokument hämtas alltid från Anteckningar för målobjektet. Det finns två alternativ:
- Primär entitets Anteckningar – Dokumentet hämtas från Anteckningar-fältet för den primära Entity
t.ex.: Om du bifogar försäljningsofferter till försäljningsmöjligheter kan ditt arbetsflöde konfigureras för att använda möjligheten som den primära entiteten.
När arbetsflödet utlöses går processen till möjligheten för att hämta filer som är bifogade till möjlighetens Anteckningar, där offerten skulle vara bifogad
- Processanteckningar – Dokumenten hämtas från anteckningsfältet för en Process istället för en Entity
t.ex.: Om du har ett paket med standarddokument för nyanställning.Dessa är standard-malldokument och det skulle inte vara meningsfullt att bifoga unika kopior av de tomma dokumenten till varje ny användare som du anställer.Att bifoga dokumenten från processen ger administratören kontroll över versionshanteringsprocessen och gör den aktuella versionen av dokumenten tillgänglig för alla som behöver utlösa arbetsflödet.
Välj process – Endast meningsfullt när du väljer Lägg till dokument från processanteckningar.
Den här inställningen identifierar den process från vilken dokumentfilerna hämtas
Dokumentnamn – Vilken Entity eller Process som helst kan ha mer än en fil bifogad till Anteckningar -fältet.
Genom att ange ett Dokumentnamn säkerställer du att processen endast hämtar de filer som matchar den namngivna filen.
Om inget Dokumentnamn anges kommer alla filer att hämtas.
Lägg endast till den senaste versionen av dokumentet – Ofta kommer dokument att genomgå en versionshanteringsprocess. Kontrakt, till exempel, kan ha flera versioner medan villkoren förhandlas. Genom att ställa in Lägg endast till den senaste versionen av dokumentet till sant, hämtas endast den senaste versionen av dokumentet (baserat på bilagans tidsstämpel) när dokumenten hämtas.
Om inställningen är falskt kommer alla versioner av dokumentet att hämtas.
När du skapar en global process (ingen primär entitet identifierad), kom ihåg att ditt dokument måste hämtas från processanteckningarna.
Fälten:
Agreement ID-indata – Importera Agreement ID från CreateAgreement-aktiviteten
Mottagarens fullständiga namn – Ett valfritt fält som infogar fältvärdet i e-postmallar som annars skulle visa Mottagarens e-postadress-värdet
Mottagarens e-postadress – Den faktiska e-postadressen för mottagaren. Detta värde används för att leverera dokumentet och associera mottagaren med avtalet
Mottagarens roll – Vad förväntas mottagaren göra med dokumentet:
- Undertecknare – Någon som behöver tillämpa en juridisk signatur
- Godkännare – Mottagare som bara behöver godkänna dokumentet, men inte nödvändigtvis signera det
- CC – CC-mottagare har ingen möjlighet att påverka avtalet, de är bara observatörer av processen och får vanligtvis en kopia av avtalet (beroende på dina Adobe Acrobat Sign-inställningar)
Mottagarens ordning – Detta Värde representerar:
- Var i signaturcykeln mottagaren befinner sig när signaturprocessen beskriver en sekventiell signaturväg.Att ange 1 indikerar att mottagaren är den första mottagaren som får åtkomst till avtalet
- Vilka fält har mottagaren åtkomst till under signaturprocessen?Fält på ett dokument identifieras av "undertecknarnumret".Att ange 1 indikerar att mottagaren ska ha åtkomst till formulärfälten som är avsedda för "vem som helst" och "undertecknare1"
I ett sekventiellt arbetsflöde meddelas mottagare 2 om avtalet först efter att mottagare 1 har slutfört sin del, och inte tidigare.
Mottagare 2 ges åtkomst endast till fälten som är avsedda för "vem som helst" och "undertecknare2".
Anteckning för CC-mottagare: För tydlighetens skull ska alla CC-mottagare tilldelas den mottagarordning som följer den sista mottagaren som faktiskt interagerar med avtalet. Om du har tre mottagare som del av signaturcykeln ska CC-mottagare vara mottagarordning 4
Var noga med mottagarordningen och var medveten om att CreateAgreement-aktiviteten kan infoga mottagare längst fram i mottagarlistan.
Inställningarna som infogar mottagare är:
- Avsändarens signeringsalternativ: Jag signerar först - Om avsändarens signeringsalternativ är konfigurerat till jag signerar först, då kommer avsändaren av avtalet att vara den första mottagaren.Alltid.
- Lägg till primär e-postadress för överordnad entitet - När e-postadressen för den primära entiteten läggs till via I CreateAgreement-aktiviteten infogas denna e-postadress som den första mottagaren.
- Endast avsändarens signeringsalternativ (ovan) kan infoga en mottagare före den överordnade entitetens primära e-postadress.
Åsidosätta standardverifiering (avskriven från v9.4.4.0) - Tillåter att mottagaren tilldelas en annan verifieringsmetod från standardvärdet som definierats i CreateAgreement-aktiviteten
- Falskt - När falskt tillämpas standardmetoden för identitetsverifiering som definierats i CreateAgreement-aktiviteten på denna mottagare
- Sant - När sant kommer denna mottagare att ha identitetsverifieringsmetoden som definierats i denna AddRecipient-aktivitet tillämpad (se nedan)
Obs: Med utfasningen av Override Default Verification från v9.4.4.0 kommer användare som uppgraderar till v 9.4.4.0 eller senare inte att se alternativet Override Default Verification när de lägger till nya AddRecipient- och AddRecipientUsingLookup-steg. Uppgraderingen kan därför leda till att några arbetsflöden slutar fungera.
Identitetsverifiering – Alla mottagare verifieras, åtminstone genom autentisering till den e-postadress som avtalet skickas till. Tvåfaktorsautentisering finns tillgänglig i flera former:
- E-post – Standardvalideringstypen. Används för alla mottagare
- Telefon – Tvåfaktorsverifiering som skickar ett SMS-meddelande till mottagaren när denne försöker komma åt avtalet.
- Mottagarens telefonnummer och landskod måste anges i fältet Recipient Phone och fältet Recipient Country Code nedan
- Lösenord – Tvåfaktorsverifiering som använder en vanlig alfanumerisk lösenordssträng
- Lösenordet måste kommuniceras till mottagaren via någon extern metod
- Knowledge Base – Tvåfaktorsverifiering endast för mottagare i USA.
- Använder icke-trivial data som utvunnits från offentliga databaser för att ställa en serie personliga frågor
- Webbidentitet – Tvåfaktorsverifiering som använder lyckad autentisering till någon av flera sociala medier
- Giltiga webbplatser för autentisering inkluderar: Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live eller Twitter
Obs för CC-mottagare: Alla CC-mottagare bör ha sin identitetsverifiering kvar som standardvärdet E-POST
Recipient Phone – Telefonnumret som ska användas för SMS-telefonverifieringsprocessen
Recipient Country Code – Landskoden som läggs före telefonnumret för SMS-verifiering
Recipient Password – Lösenordssträngen som ska användas om lösenordsverifiering väljs
För användare med ett fungerande Dynamics-arbetsflöde kan uppgradering från en äldre version till Adobe Acrobat Sign för Dynamics 365 V 9.4.4.0 leda till att vissa arbetsflödesaktiviteter slutar fungera på grund av ändringarna i arbetsflödena. Till exempel kan AddRecipientUsingLookup-aktiviteten misslyckas eftersom den inte längre har argumentet OverrideDefaultVerification.
För att åtgärda detta problem måste användare ta bort aktiviteten (steget) som misslyckas och lägga till den igen med alla relevanta aktivitetsattribut ifyllda på nytt.
Fälten:
Agreement ID Input – Importera avtal-ID:t från aktiviteten CreateAgreement
Välj typ av mottagare som ska läggas till – Det här fältet definierar den typ av entitet som du vill slå upp när du identifierar mottagaren.Alternativen är:
- Lead
- Kontakt
- Användare
Lägg till en Lead som mottagare – Gör att du kan mappa ett Lead-objekt i signaturcykeln när Lead väljs i fältet Välj typ av mottagare som ska läggas till
Lägg till en Contact som mottagare – Gör att du kan mappa ett Contact-objekt i signaturcykeln när Contact väljs i fältet Välj typ av mottagare som ska läggas till
Lägg till en User som mottagare – Gör att du kan mappa ett User objekt i signaturcykeln när User väljs i fältet Välja typ av mottagare som ska läggas till
Tänk på att när du lägger till mottagare med hjälp av fälten ovan kan du söka i systemet med en sökning, eller så kan du välja mottagaren genom de relaterade entiteterna för den överordnade entiteten.
Mottagarroll – Vad förväntas mottagaren göra gällande dokumentet:
- Undertecknare – Någon som behöver ansöka om en legal signatur
- Godkännare – Mottagare som bara behöver godkänna dokumentet, men inte nödvändigtvis signera det
- Kopia – Mottagare som får kopia har ingen möjlighet att påverka avtalet, de är bara observatörer av processen och får vanligtvis en kopia av avtalet (beroende på dina Adobe Acrobat Sign-inställningar)
Mottagarordning – Detta värde representerar var i signaturcykeln mottagaren befinner sig när signaturprocessen beskriver en sekventiell signaturväg. Att ange 1 indikerar att mottagaren är den första mottagaren som får åtkomst till avtalet.
Mottagare 2 meddelas om avtalet först efter att mottagare 1 har slutfört sin del, och så vidare.
Anteckning för kopiatmottagare: För tydlighetens skull bör alla kopiatmottagare tilldelas den mottagarordning som följer efter den sista mottagaren som faktiskt interagerar med avtalet. Om du har tre mottagare som del av signaturcykeln bör kopiatmottagare ha mottagarordning 4
Var mycket uppmärksam på mottagarordningen och tänk på att aktiviteten CreateAgreement kan infoga mottagare längst fram i mottagarlistan.
Inställningarna som infogar mottagare är:
- Avsändarens signeringsalternativ: Jag signerar först – Om Avsändarens signeringsalternativ är konfigurerat till Jag signerar först, då blir avsändaren av avtalet den första mottagaren. Alltid.
- Lägg till primär e-postadress för överordnad entitet – När e-postadressen för den primära entiteten läggs till via aktiviteten CreateAgreement, infogas denna e-postadress som den första mottagaren.
- Endast avsändarens signeringsalternativ (ovan) kan infoga en mottagare före den överordnade entitetens primära e-postadress.
Åsidosätt standardverifiering - Gör att mottagaren kan tilldelas en annan verifieringsmetod än standardvärdet som definierats i aktiviteten CreateAgreement
- Falskt – När falskt tillämpas standardmetoden för identitetsverifiering som definierats i aktiviteten CreateAgreement på denna mottagare
- Sant – När sant tillämpas identitetsverifieringsmetoden som definierats i denna AddRecipient-aktivitet på denna mottagare (se nedan)
Identitetsverifiering – Alla mottagare verifieras, åtminstone genom autentisering till den e-postadress som avtalet skickas till. Tvåfaktorsautentisering finns i flera former:
- E-postadress – Standardvalideringstypen. Används för alla mottagare
- Telefon – Tvåfaktorsverifiering som skickar ett SMS till mottagaren när de försöker komma åt avtalet.
- Mottagarens telefonnummer och landskod måste anges i fältet Mottagartelefon och fältet Mottagarens landskod nedan
- Lösenord – Tvåfaktorsverifiering som använder en alfanumerisk standardlösenordssträng
- Lösenordet måste meddelas till mottagaren genom någon extern metod
- Kunskapsbas – Tvåfaktorsverifiering endast för mottagare i USA.
- Använder icke-trivial data som hämtas från offentliga databaser för att ställa en serie personliga frågor
- Webbidentitet – Tvåfaktorsverifiering som använder lyckad autentisering till någon av flera sociala medier
- Giltiga webbplatser för autentisering inkluderar: Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live eller Twitter
Anteckning för CC-mottagare: Alla CC-mottagare ska ha sin identitetsverifiering kvar som standardvärdet E-POSTADRESS
Mottagartelefon – Telefonnumret som ska användas för SMS-verifieringsprocessen
Mottagarens landskod – Landskoden som läggs före telefonnumret för SMS-verifiering
Mottagarlösenord – Lösenordssträngen som ska användas om lösenordsverifiering väljs
För användare med ett fungerande Dynamics-arbetsflöde kan uppgradering från någon äldre version till Adobe Acrobat Sign för Dynamics 365 V 9.4.4.0 leda till fel i arbetsflödesaktiviteter på grund av ändringar i arbetsflöden.Till exempel kan aktiviteten AddRecipientUsingLookup misslyckas eftersom den inte längre har argumentet OverrideDefaultVerification.
För att åtgärda detta problem måste användare ta bort aktiviteten (steget) som misslyckas och lägga till den igen med alla relevanta aktivitetsattribut återifyllda.
Fältet:
Avtal-ID-indata – Importera avtal-ID:t från aktiviteten CreateAgreement
Åtgärder
Åtgärder är en typ av process som länkar samman aktiviteter för att uppnå någon produkt, men de är inte direkt tillgängliga för användare.
Istället kan de betraktas som återanvändbara moduler som kan inkluderas i arbetsflöden.Ett fåtal noggrant skapade åtgärder kan inkluderas i ett brett spektrum av olika arbetsflöden, utan att behöva konfigurera om dessa vanliga steg.
Två förkonfigurerade åtgärder är tillgängliga och redo att användas.
Det här är enkla, brett använda processer som du kanske kan utnyttja när du skapar dina egna anpassade arbetsflöden:
Denna åtgärd är en enkel, generisk åtgärd för att skicka ett avtal till en mottagare för elektronisk signatur.
Längst upp på egenskapssidan kan du se att:
- Det finns ingen entitet kopplad till denna process
- Detta gör åtgärden tillgänglig förväntas vilken typ av arbetsflöde som helst
- Eftersom det inte finns någon primär entitet, måste filen hämtas från processen
Det finns fyra aktiviteter i processkedjan:
- CreateAgreement
- Avtalsnamnet och meddelandet är generiska.Tillämpliga på nästan allt
- ESIGN är signaturtypen, en bra standard
- Avsändaren behöver inte signera
- En sekventiell signeringsordning tillämpas
- E-postverifiering är vald. Ingen tvåfaktorsverifiering
- Ingen påminnelseplan är konfigurerad
- AddRecipient
- Avtals-ID:t importeras från CreateAgreement
- Mottagarens e-postadress infogas från objektet Arguments
- Mottagaren identifieras som nummer 1 i signaturen valprocessen och är en undertecknare, så en underskrift krävs
- AddDocument
- Avtals-ID:t importeras från CreateAgreement
- Filen hämtas från Process Notes
- Processen som innehåller rätt fil är Send for Signatur process (samma process)
- Processen kommer att skicka alla versioner av alla filer som är bifogade till avsnittet Anteckningar i processen
- Inget Document Name anges, så alla unikt namngivna filer kommer att bifogas
- Add Only the Latest Version är inställt på falskt, så alla versioner kommer att inkluderas
- SendAgreement
- Avtals-ID:t importeras från CreateAgreement
Denna Process är en enkel, generisk process för att skicka ett avtal till en mottagare för elektronisk signatur.
Överst på egenskapssidan kan du se att:
- Den primära Entity är Opportunity
Det finns fyra aktiviteter i processkedjan:
- CreateAgreement
- Avtalsnamnet och meddelandet är generiska. Tillämpligt på nästan vad som helst
- ESIGN är signaturtypen, ett bra standardval
- Avsändaren behöver inte signera
- En sekventiell signaturordning tillämpas
- E-postbekräftelse är markerad.Ingen tvåfaktorsverifiering
- Inget påminnelseschema är konfigurerat
- AddRecipient
- Avtals-ID:t importeras från CreateAgreement
- Mottagarens e-postadress infogas från Contact-objektet
- Mottagaren identifieras som nummer 1 i signaturen valprocessen och är en undertecknare, så en signatur krävs
- AddDocument
- Avtals-ID:t importeras från CreateAgreement
- Filen hämtas från den primära Entity
- Processen kommer att skicka alla versioner av alla filer som är bifogade till avsnittet Anteckningar i den primära Entity
- Inget Document Name anges, så alla filer med unika namn kommer att bifogas
- Add Only the Latest Version är inställt på False, så alla versioner kommer att inkluderas
- SendAgreement
- Avtals-ID:t importeras från CreateAgreement
Arbetsflöde
Arbetsflöden är en typ av Process som kan utföras av systemet eller på begäran av användare.
Arbetsflöden skapas vanligtvis med en eller flera Actions, Conditions eller Activities.
Arbetsflöden kan reagera på ändringar på fältnivå eller initieras av användare via menyn More Options (...) på varje Entity, beroende på hur de är konfigurerade.
Paketet Adobe Acrobat Sign for MS Dynamics CRM v7 har ett förkonfigurerat arbetsflöde med utkaststatus.detta arbetsflöde är utformat med Activities för att illustrera strukturen, men kunde lika gärna ha skapats med en villkorlig utlösare och en Action som innehöll Activities:
Längst upp på egenskapssidan kan du se att:
- Den primära Entity är Opportunity
- Arbetsflödet är utformat för att tillåta åtkomst på begäran
I avsnittet Process builder är det första radobjektet ett villkor som kan utlösa arbetsflödet:
Om Opportunity Status ändras till Won, utför då en serie steg.
Det finns fyra aktiviteter i processkedjan:
- CreateAgreement
- Avtalsnamn infogas från försäljningsmöjligheten
- Avtalsmeddelandet är generiskt
- ESIGN är signaturtypen
- Avsändaren behöver inte signera
- En sekventiell signaturordning tillämpas
- E-postbekräftelse har valts.Ingen tvåfaktorsverifiering
- Inget påminnelseschema är konfigurerat
- AddRecipientUsingLookup
- Avtals-ID importeras från CreateAgreement
- Mottagaren identifieras som en kontakt
- Mottagarens e-postadress infogas från fältet Contact på objektet Opportunity
- Mottagaren identifieras som nummer 1 i signaturen valprocessen och är en undertecknare, så en signatur krävs
- AddDocument
- Avtals-ID:t importeras från CreateAgreement
- Filen hämtas från den primära Entity
- Processen skickar alla versioner av alla filer som är bifogade till avsnittet Anteckningar i den primära Entity
- Inget Document Name anges, så alla filer med unika namn bifogas
- Add Only the Latest Version är inställt på falskt, så alla versioner inkluderas
- SendAgreement
- Avtals-ID:t importeras från CreateAgreement
Bygga en anpassad arbetsflödesprocess (exempel)
Nedan följer ett exempel på hur du kan bygga en enkel process för att skicka ett sekretessavtal (NDA) till en Contact i Dynamics-systemet.
För detta exempel finns det vissa förutsättningar som utgör ett ramverk för att fatta arbetsflödesbeslut:
- Alla som skulle skickas ett NDA finns som en Contact i Dynamics-systemet
- NDA-dokumentet är version kontrollerat, och bifogas genom Process Notes, inte Entity
- Ägaren av Contact måste medunderteckna kontraktet
- Kontraktet måste skickas till en e-postarkivfil
Om du är ovan vid att skicka utdata från en aktivitet som indatavärden till en efterföljande aktivitet kan det vara värt att granska processen.
Aktiviteter är utformade för att acceptera indatavärden från utlösarhändelser eller andra aktiviteter och sedan göra nya värden tillgängliga för efterföljande aktiviteter i processen.
I bilden nedan behöver fältet Agreement Id Input ha ID-värdet importerat från aktiviteten CreateAgreement .
För att importera resultatet från en tidigare aktivitet måste du länka objektvägen till fältet där du behöver värdet:
- Klicka en gång på fältet som du behöver importera värdet till.
- The Lookför: plocklistan fylls med objekten som är relaterade till den primära Entity samt Local Values från processen
- Klicka på plocklistan för att expandera den
- Värdet vi letar efter genererades i en tidigare Activity, vilket gör det till ett Local Value, som fylls i längst ned i listan
- Välj AdobeSign :Activities .CreateAgreement object
Listan minimeras och visar det valda objektet som Look for: värde
Listan direkt under Look för: fältet tillhandahåller alla möjliga utdatavärden för det valda objektet.
CreateAgreement har bara ett utdatavärde: Agreement ID Output
- Välj rätt utdatavärde och klicka på knappen Lägg till för att infoga värdet i avsnittet med valbara värden precis nedanför
- När du ser Agreement ID Output i avsnittet med valbara värden klickar du på OK för att infoga det värdet i fältet
För att bygga processen:
- Navigera till Adobe Acrobat Sign Admin > Skapa nytt arbetsflöde
- Ett nytt Skapa process överlägg öppnas
- Ge processen ett intuitivt namn. Processens namn syns endast för administratörer
- Välja Åtgärd från listan Kategori
- Välja den primära Entiteten från listan Entitet
- Vilken Entitet som helst i Dynamics kan väljas och tillhandahåller objekten som processen kan använda i arbetsflödet
- Ingen (global) är ett alternativ för arbetsflöden som inte är kopplade till Entiteter
Det här exemplet förutsätter att alla som skickas ett sekretessavtal kommer att vara en Kontakt, så vi använder Kontakt som den primära entiteten.
- Klicka på OK.
- En PowerApps sida öppnas som visar sidan Processinformation
Steg-för-steg-processen finns längst ner på sidan.Rulla ner till avsnittet Lägg till steg
- Klicka på Lägg till steg
- Rulla ner till listalternativet Adobe Acrobat Sign och expandera undermenyn
- De sju Aktiviteterna för Adobe Acrobat Sign visas:
- AdobeSign.Activities.AddDocument
- AdobeSign.Activities.AddRecipient
- AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup
- AdobeSign.Activities.CreateAgreement
- AdobeSign.Activities.CreateAgreementFromTemplate
- AdobeSign.Activities.GetAgreementId
- AdobeSign.Activities.SendAgreement
- De sju Aktiviteterna för Adobe Acrobat Sign visas:
Den fullständiga processen för att få ett dokument signerat innefattar minst tre av dessa i ungefär denna ordning:
Skapa ett avtal – „Avtalet" är behållarobjektet som innehåller alla konfigurationsvärden för hela transaktionen genom Adobe Acrobat Sign-systemet.
Det finns två alternativ när du skapar avtalet
- Skapa avtal från mall – Använder en avtalsmall som redan måste vara definierad och importerar alla fältvärden
- Skapa avtal – Ange fältvärdena för avtalet bara för denna process
Lägg till dokument – Detta bifogar filen (eller filerna) som ska skickas
- Det finns en gräns på 5 MB för storleken på filen du kan ladda upp till Dynamics
- Dokument läggs till via fältet Anteckningar antingen på den primära entiteten eller processen, beroende på dina behov
- Dokument som bifogas primära entiteter tenderar att vara anpassade dokument, som ett individualiserat kontrakt som skulle bifogas till en försäljningsmöjlighet
- Dokument som bifogas en process kan vara versionskontrollerade standarddokument, som ett sekretessavtal
Det är möjligt att lägga till mottagarna före dokumentet.
Linjärt tänkande tyder på att lägga till dokumentet först förbättrar förståelsen av processen eftersom, i de flesta fall, typen av dokument indikerar vilka mottagarna är och i vilken ordning de bör vara involverade i signaturprocessen.
Lägg till mottagare – Mottagare är de personer som ingår i slutförande vägen för avtalet. De kan innefatta:
- Undertecknare – Alla som behöver använda en juridisk signatur
- Godkännare – Mottagare som bara behöver godkänna dokumentet, men inte nödvändigtvis signera det
- CC-mottagare – Enbart observatörer, CC-mottagare har ingen möjlighet att påverka avtalet
- Ett fantastiskt alternativ för att automatiskt arkivera en typ av dokument till en e-postadress
Det finns två alternativ för att lägga till mottagare:
- Lägg till mottagare med hjälp av sökning – Utnyttjar Dynamics för att importera en mottagares e-postadress från en Dynamics-entitet
- Lägg till mottagare – Tillåter att en mottagare inkluderas som inte är associerad med någon Dynamics-entitet genom att explicit konfigurera e-postadressen
Det finns två sätt att skapa en process där ingen AddRecipient aktivitet skulle krävas:
- Den enda mottagaren importeras som primär e-postadress från den överordnade entiteten på CreateAgreement-aktiviteten
- Den enda mottagaren är undertecknaren som använder alternativet Only I sign i fältet Sender Signing Options på CreateAgreement-aktiviteten
Send Agreement – Aktiviteten som tar det konfigurerade Agreement och skickar det till tjänsten Adobe Acrobat Sign, vilket startar signeringsprocessen
Vårt NDA-exempel använder fem av de sex aktiviteterna (det kan bara finnas en aktivitet av typen "Create Agreement"), i en femstegsprocess:
1. Lägg till steg - AdobeSign.Activities.CreateAgreement
- Klicka på Ange egenskaper i stegposten för att öppna aktivitetsegenskaperna
- Definiera Avtalsnamn – Avtalsnamn visas i e-postmeddelandena till dina mottagare och representerar avtalet i hela Dynamics-systemet. Använd ett intuitivt namn som anger typen av dokument som dina mottagare förväntar sig
- Klicka på Spara och stäng när du är klar
Fältvärden för det här exemplet:
- Agreement Message ändrades för att ge meningsfulla instruktioner angående det bifogade dokumentet
- Ett utgångsvärde på 5 infogades för att säkerställa att detta juridiska dokument inte lämnas öppet under en oacceptabel tidsperiod
- Avtalet kommer att löpa ut och avbrytas automatiskt efter 5 kalenderdagar
- Primär e-postadress för den överordnade entiteten kommer att importeras som första mottagare
- En påminnelse är schemalagd för daglig iteration (eftersom avtalet löper ut om fem dagar)
När du framgångsrikt konfigurerar aktiviteterna tas det röda X:et bort från stegposterna
2. Lägg till steg – AdobeSign.Activities.AddDocument
- Klicka på Ange egenskaper i stegposten för att öppna aktivitetsegenskaperna
- Infoga värdet Agreement ID i fältet Agreement Id Input
- Definiera fältet Lägg till dokument från
- Definiera fältet Välj process om du bifogar filen från en process
- Konfigurera alla andra fält som behövs
- Klicka på Spara och stäng
Fältvärden för det här exemplet:
- Lägg till dokument från field är konfigurerat att hämta NDA-filen från Processanteckningar
- Välj process – Eftersom vi hämtar filen från en process måste vi ange vilken process som innehåller filen
- Detta exempelsökning hänvisar till samma Process som vi för närvarande utvecklar
- Dokumentnamn lämnas tomt – Eftersom fokus för denna process är mycket smalt och endast gäller NDA-kontrakt finns det ingen förväntan att något annat än NDA-filen kommer att bifogas till processen
- Lägg endast till den senaste versionen av dokumentet är konfigurerat till sant. Om det finns upprepade versioner av NDA vill vi inte skicka alla versioner, bara den senaste
3. Lägg till steg - AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup (User)
- Klicka Ange Egenskaper i stegposten för att öppna aktivitetsegenskaperna
- Infoga värdet Avtal-ID i fältet Avtal-ID-inmatning
- Eftersom detta lägger till en mottagare genom sökning definierar du den Entitet som identifierar din mottagare: Lead, Kontakt eller användare
- Definiera Mottagarroll – Är denna mottagare en signerar, godkännare eller CC
- Definiera Mottagare order – Eftersom detta är den andra mottagaren anger du 2
- Eftersom aktiviteten CreateAgreement är konfigurerad till Lägg till primär e-postadress från överordnad entitet som första mottagare
- Definiera Identitetsverifiering – E-postadress är standard. Om du vill lägga till tvåfaktorsverifiering justerar du fältet därefter
- Konfigurera alla andra fält som behövs
- Klicka på Spara och stäng
Fältvärden för det här exemplet:
- Eftersom detta är den andra mottagaren väljs entitetstypen användare Entitet. Interna kontrasignaturer sker vanligtvis efter att den externa mottagaren har skrivit under
- Lägg till en användare som mottagare är konfigurerad för att söka upp användaren
- Standard-signeraren lämnas kvar eftersom en signatur krävs
- 2 anges i fältet Mottagarordning. Den interna signeraren följer alltid den externa signeraren
4. Lägg till steg - AdobeSign.Activities.AddRecipient
- Klicka på Ange egenskaper i stegposten för att öppna aktivitetsegenskaperna
- Infoga värdet Avtals-ID i fältet Avtals-ID-indata
- Ange det valfria mottagarens fullständiga namn om det finns ett
- Lägg till mottagarens e-postadress
- Definiera mottagarrollen – Är denna mottagare en undertecknare, godkännare eller kopia (CC)
- Definiera mottagarordningen – Eftersom detta är den tredje mottagaren, ange 3
- Konfigurera eventuella andra fält som behövs
- Klicka på Spara och stäng
Fältvärden för detta exempel:
- Denna mottagare är kopian till vår interna NDA-arkive-postadress
- Istället för en persons namn infogas en lämplig beskrivning i fältet mottagarens fullständiga namn istället
- Den fullständiga e-postadressen läggs till
- Kopie-alternativet väljs eftersom denna mottagare endast samlar in vårt signerade NDA:er för säkerhetskopiering av poster
- 3 anges i fältet mottagarordning. Mottagaren är inte tekniskt sett i signaturcykeln, men fältet är obligatoriskt
- Kopiemottagare ska alltid listas efter mottagarna som deltar i signatur-/godkännandeprocessen
5. Lägg till steg – AdobeSign.Activities.SendAgreement
- Klicka Ange Egenskaper i stegposten för att öppna aktivitetsegenskaperna
- Infoga värdet Avtals-ID i fältet Indata för avtals-ID
- Klicka på Spara och stäng
När alla steg är konfigurerade:
- Rulla till toppen av sidan och klicka på fliken Anteckningar.
- Med fliken Anteckningar öppen klickar du i fältet där det står Skriv en anteckning
- Flikinnehållet ändras igen för att visa en Bifoga fil-knapp
- Klicka Bifoga fil
En ny pop-up genereras med en Bläddra-knapp så att du kan söka efter din fil och bifoga den.
- Klicka Bläddra...
- Leta reda på din fil och Öppna den
- Detta importerar filvägen till fältet Filnamn och stänger Bläddra...fönster
- Klicka på knappen Bifoga
- Klicka på knappen Stäng
Filen är nu korrekt bifogad till Processanteckningar
Med filen bifogad till anteckningsavsnittet i processen återstår bara att aktivera processen.
- Klicka på knappen Aktivera högst upp i fönstret
När aktiveringsutmaningen dyker upp klickar du på Aktivera
Om det inte finns några fel uppdateras sidan och visar knappen Inaktivera högst upp på sidan (som ersätter knappen Aktivera)
Åtgärden är slutförd.
För att göra den tillgänglig för användare behöver du koppla den till ett arbetsflöde:
- Klicka på knappen Stäng längst upp till vänster i fönstret för att stänga PowerApp-sidan
- Återgå till Adobe Acrobat Sign Admin-sidan och klicka på Skapa nytt arbetsflöde igen
- Skapa process-dialogrutan öppnas
- Välj Arbetsflöde från plocklistan Kategori
- Välj samma primära Entitet från plocklistan Entitet som du valde för processen
- Det här är entiteten där avsändarna kan hitta arbetsflödet listat
- Klicka på OK.
Sidan Processinformation läses in.
Eftersom det här exemplet är för ett NDA-kontrakt vill vi aktivera det som ett alternativ på begäran.
- Markera rutan bredvid Som en process på begäran
- Klicka på knappen Lägg till steg i processbyggaren
- Välj Utför åtgärd från listan med alternativ
- I fältet Action väljer du processen som precis skapades
- Fältet Entity fylls i automatiskt baserat på den valda processen
- Klicka på Set Properties i stegposten för att öppna aktivitetsegenskaperna
- Konfigurera Target-inställningen
- Klicka på Spara och stäng
- När alla steg har konfigurerats, skrolla till toppen av sidan och klicka på Activate
- Klicka på Aktivera igen när du uppmanas
Arbetsflödet ärkomplett,och relaterat till den primära entiteten (kontakt i det här exemplet).
Testa arbetsflödet:
- Navigera till valfri Contact
- Klicka på listan More Options i menyfliksområdet (…)
- Klicka på Run Workflow
En lista över arbetsflöden relaterade till Entity visas
- Markera rutan bredvid det arbetsflöde du vill utlösa
- Klicka på Add längst ner på panelen för att starta arbetsflödet
- Klicka på OK när du uppmanas om du vill köra arbetsflödet
Hybriddirigering för signaturflöden
Hybrid signaturdirigering är en kombination av en sekventiell signeringsprocess som har ett eller flera steg där signeringsprocessen blir parallell.
Mer än någon annan typ av signeringsflöde kräver hybridroutning en stark förståelse för formulär,och ordningen i vilken signaturerna förväntas tillämpas
Fälttilldelning (signer1, signer2, osv) baseras på ordningen som mottagarna listas i processen eller användargränssnittet.Inom ett parallellt signatursteg har alla mottagare samma Recipient Order-nummer, så den fysiska placeringen i processen eller användargränssnittet är den enda ledtråden för vilket formulärfält mottagaren har åtkomst till.
Den översta mottagaren i processen/användargränssnittet är signer1.
Den andra listade mottagaren i processen/användargränssnittet är signer2, även om signeringsflödet är parallellt och båda mottagarna visar en mottagarordning på 1.
Krav och begränsningar för hybridroutning
- Hybridroutning fungerar endast om det är aktiverat i Adobe Acrobat Sign-kontot
- Logga in på Adobe Acrobat Sign som kontoadministratör
- Navigera till Konto > Sändningsinställningar > Signeringsordning > Tillåt avsändare att ange hybridroutningsordning
- Spara inställningen
- Avtalsmallar kan inte konfigureras för att använda hybriddirigering
- Hybridroutning stöds inte när Signaturtypen är Handskriven
- Hybridroutning stöder inte en process där Avsändarens signeringsordning är
- Jag signerar först
- Jag signerar sist
- Bara jag signerar
- Att inkludera Primär e-postadress från mall, identifierar mottagaren med en Recipient Order på 1. Om det finns andra mottagare med en Recipient Order på 1, tillämpas hybridregler
- Om en process definieras där Order Entered = falskt (indikerar ett parallellt signeringsflöde), men mottagarna har inte alla samma Recipient Order-värde (indikerar ett sekventiellt signeringsflöde), gäller hybridroutningsregler.
Vanliga orsaker till processfel
Ibland kan en process som inte visar några fel i konfigurationen misslyckas under körning.
De vanligt identifierade orsakerna som kan inträffa är:
- Det finns ingen fil bifogad till anteckningsavsnittet som du försöker hämta filen från
- Identitetsverifieringmetoden, som definierad i AddRecipient eller CreateAgreement aktiviteten, är inte tillåten enligt inställningarna i ditt Adobe Acrobat Sign konto
- Det finns ingen kontakt på den primära enheten, och din CreateAgreement aktivitet har Lägg till primär e-postadress från mall som mottagare inställt på sant
Effektivisera ditt arbete med Acrobat Sign
Hantera och signera dokument online snabbt och enkelt.
