Återanvändbara mottagargrupper

Sök
Adobe Sign

Adobe Sign

Öppna appen

Översikt

Återanvändbara mottagargrupper låter användare att skapa beständiga mottagargrupper som kan användas när ett avtal skapas på sidan Skicka eller när du utformar ett anpassat arbetsflöde för sändning i den anpassade arbetsflödesdesignern.

Dessa mottagargrupper kan skapas med upp till 100 mottagares e-postadresser och lagras antingen som en privat mottagargrupp eller skapas för att hanteras (ägas) på grupp- eller kontonivå (beroende på skaparens behörighetsnivå).

Obs!

Mottagargrupper måste aktiveras innan alternativet att använda dem visas på sidan Skicka.

Så fungerar det

Återanvändbara mottagargrupper kan skapas och delas baserat på användarens behörighetsnivå i Acrobat Sign-miljön:

  • Användare som inte är administratörer kan bara skapa privata (användarhanterade) mottagargrupper som bara de kan använda.
  • Administratörer på gruppnivå kan skapa privata mottagargrupper och mottagargrupper som kan hanteras av enskilda grupper under deras behörighet. 
  • Administratörer på kontonivå kan skapa privata mottagargrupper, mottagargrupper som hanteras av enskilda grupper och mottagargrupper som är kontohanterade, vilket gör dem tillgängliga för alla grupper.
Obs!

Grupphanterade mottagargrupper kan bara vara relaterade till en grupp. Relationen är strikt en-till-en.

Kontohanterade mottagargrupper omfattar alltid alla grupper. Det finns ingen metod för att exkludera en eller flera grupper.

När en mottagargrupp har skapats och sparats blir den tillgänglig för användning när ett avtal skapas och när du utformar (eller redigerar) ett anpassat sändningsarbetsflöde.

På grund av behörighetskonflikter mellan mottagargruppen och arbetsflödesmallen finns det några begränsningar att komma ihåg:

  • I ett anpassat arbetsflöde som är tillgängligt för ett helt konto kan bara kontohanterade mottagargrupper användas
  • I ett anpassat arbetsflöde som är tillgängligt för en hel grupp kan grupp- och kontohanterade mottagargrupper användas
  • I ett anpassat arbetsflöde som är tillgängligt för en enskild användare kan användar-, grupp- och kontohanterade mottagargrupper användas

Lägg till återanvändbara mottagargrupper i dina avtal:

  1. Gå till sidan Skicka .

  2. Välj länken Lägg till mottagargrupp i det övre högra hörnet av mottagarlistan.

  3. I fältet Ange gruppnamn i mottagargruppen börjar du skriva namnet på gruppen som du vill inkludera.

    Adressboken visar alla befintliga grupper som matchar vad som har angetts. Tänk på att återanvändbara mottagargrupper har behörighetsomfattningar som ger åtkomst till en användare (eller nekar det). Om du inte ser någon grupp du förväntar dig ska du kontrollera att användaren ingår i omfattningen för mottagargruppen.

  4. Markera gruppen i listan Adressbok.

    Om det inte finns någon lämplig återanvändbar mottagargrupp kan ett unikt gruppnamn användas och medlemsmottagarna kan läggas till manuellt.

  5. När en återanvändbar mottagargrupp har valts infogas listan över medlemsmottagare, där var och en tillåter individuell konfiguration av autentiseringsmetoden.

    Två bilder av mottagargruppen på sidan Skicka, en med gruppnamnet delvis angivet, som visar adressboksalternativen och en med listan över medlemsmottagare visade

    Obs!

    Medlemmar i en återanvändbar mottagargrupp kan inte få sina mottagarnamn eller e-postadresser ändrade när de infogas som mottagare. Endast autentiseringsmetoden kan redigeras.

  1. Öppna arbetsflödet.

  2. Gå till avsnittet Mottagare .

  3. Välj mottagaren för att öppna mottagarkonfigurationen.

  4. Välj knappen Lägg till mottagargrupp och välj den mottagargrupp som du vill tillämpa.

    Obs!

    Om mottagargruppen som du tänker använda inte är tillgänglig kontrollerar du Vilka kan använda det här arbetsflödet? i avsnittet Information om arbetsflöde i arbetsflödesmallen.

  5. Välj knappen Lägg till för att infoga mottagargruppen.

    Vy över avsnittet Mottagare i den anpassade arbetsflödesdesignern med mottagaren öppen och knappen Lägg till mottagargrupp markerad

    När du har lagt till panelen Mottagarkonfiguration uppdateras den och namnet på den installerade mottagargruppen visas.

    Om du vill ta bort den installerade mottagargruppen väljer du ikonen Radera till höger om namnet på mottagargruppen.

    Exempel på en mottagare med en mottagargrupp installerad och markerad

Konfiguration

Tillgänglighet:

Återanvändbara mottagargrupper finns endast tillgängliga för licensplanen Acrobat Sign Solutions.

Konfigurationsomfattning:

Funktionen är aktiverad som standard för alla användare på Acrobat Sign Solutions-licensierade konton.

Du kommer åt funktionen genom att välja din avatarikon i fönstrets övre högra hörn, välja alternativet Profilinställningar på menyn och sedan välja fliken Adressbok i den vänstra listen med alternativ.

Skapa en ny återanvändbar mottagargrupp

  1. Gå till Adressbok i avsnittet Profil .

    Sidan Mottagargrupp med avatarmenyn öppen, där alternativet Profilinställningar och menyn Adressbok är markerade

  2. Klicka på knappen Lägg till mottagargrupp .

    Den tomma sidan för mottagargruppen med knappen Lägg till mottagargrupp markerad

  3. Konfigurera mottagargruppen med följande:

    • Namn på mottagargrupp – namnet som visas och är sökbart när du väljer en mottagargrupp i den anpassade arbetsflödesdesignern.
    • Vem äger den här gruppen – objektet som äger mottagargruppen efter att den har sparats. Vilka alternativ som är tillgängliga beror på behörighetsnivån för den användare som skapar gruppen.
      • Användare som inte är administratörer ser bara alternativet Bara du .
      • Administratörer på gruppnivå ser alternativet Bara du och en lista över de grupper där de har administratörsbehörighet.
      • Administratörer på kontonivå kan se alternativet Bara du , alternativet Hela organisationen och en lista över alla grupper på kontot.
    Obs!

    Det går inte att ändra på gruppens ägare när gruppen har sparats.

    Den utökade konfigurationspanelen som visar alla alternativ för en kontoadministratör

  4. När mottagargruppen har sparats visas sidan för gruppmedlemskap, som visar att det inte finns några gruppmedlemmar än.

    Om du vill lägga till medlemmar i gruppen väljer du knappen Lägg till medlem och anger de e-postadresser som ska inkluderas i mottagargruppen.

    Den tomma mottagargruppsidan med panelen Lägg till gruppmedlem synlig

    Obs!

    Medlemmar som läggs till i mottagargruppen behöver inte vara användare på ditt konto eller mottagare i din adressbok. Vilken e-postadress som helst är giltig.

  5. När alla mottagare har lagts till visas sidan Mottagargrupp:

    • Mottagargruppens namn
    • Mottagargruppens ägare
    • Datum för senaste ändring
    • Listan över medlemmar i gruppen
    En fullständigt konfigurerad mottagargrupp

    Du kan ta bort enskilda användare genom att markera ellipsen till höger om mottagarens namn.

Sök efter återanvändbara mottagargrupper

Med sökfunktionen för mottagare kan du antingen söka efter ett mottagargruppsnamn eller en medlems e-postadress.

När ett värde har angetts i sökfältet returneras resultatet. Som standard returneras alla resultaten, men du kan filtrera resultaten antingen efter gruppnamnet eller användarens e-postadress, beroende på vad du söker efter.

Sökresultatet med alla alternativ visade.

Obs!

Söksträngen matchar bara det första tecknet. Matchningar som hittades i mitten av strängen returneras inte. Du kan till exempel inte söka efter e-postdomänen (caseyjones.dom) och få resultat.

  1. Gå till Adressbok > Mottagargrupper

  2. I sökfältet skriver du in den första delen av gruppnamnet som du letar efter och väljer Retur.

  3. En lista över mottagargrupper som matchar det angivna värdet Gruppnamn returneras:

    Söksidan med alternativet Grupp markerat och de resulterande grupperna visade

  4. Välj knappen Gruppnamn.

  5. Markera gruppen och den öppnas automatiskt för redigering av grupper och medlemmar.

    Redigeringssidan för mottagargruppen med de två menyerna exponerade för att redigera eller radera gruppen eller medlemmarna.

  1. Gå till Adressbok > Mottagargrupper

  2. I sökfältet skriver du den fullständiga e-postadressen till den enskilda medlem du letar efter och väljer Retur.

  3. Välj knappen Enskild medlem.

  4. En lista över mottagargrupper som innehåller en eller flera av de enskilda medlemmarna som matchar söksträngen returneras:

    Söksidan med alternativet Individuell medlem markerat och de grupper som skapas med medlemmen visade

  5. Markera gruppen och den öppnas automatiskt för redigering av grupper och medlemmar.

    Redigeringssidan för mottagargruppen med de två menyerna exponerade för att redigera eller radera gruppen eller medlemmarna.

Bra att veta

Du kan ta bort enskilda gruppmedlemmar från gruppen genom att markera ellipsen till höger om medlemsnamnet och välja alternativet Radera .

När du uppmanas till det väljer du Radera.

foo

Namnet på mottagargruppen kan ändras genom att du väljer ellipsen bredvid knappen Lägg till medlem och väljer alternativet Redigera inställningar.

Redigera namnet och välj Spara.

foo

Du kan ta bort mottagargruppen genom att markera ellipsen bredvid knappen Lägg till medlem och välja alternativet Ta bort mottagargrupp.

När du uppmanas till det väljer du Radera.

foo

Få hjälp snabbare och enklare

Ny användare?

Snabblänkar

Visa alla dina planer Hantera dina planer
Visa snabblänkar
Dölj snabblänkar

Juridiska meddelanden         Onlinesekretesspolicy